4.4 Enviando itens de calendário

4.4.1 Compreendendo itens de calendário

Você pode programar compromissos e lembretes para você mesmo e para outros usuários. É possível também reservar um período de tempo usando um compromisso pessoal.

Para obter informações sobre como os compromissos e os lembretes são diferentes de outros tipos de item, consulte a Seção 1.8, Compreendendo os tipos de itens do GroupWise.

Se você quiser descobrir se alguém virá à sua reunião, poderá verificar o status de aceito ou recusado nas Propriedades do item. Para obter mais informações, consulte Trabalhando com itens enviados.

Todos os itens programados poderão ser recolhidos ou reprogramados, mesmo se já tiverem sido abertos e aceitos pelos destinatários. Para obter mais informações, consulte a Seção 3.2.3, Recolhendo e-mails enviados e a Seção 3.2.5, Editando compromissos, tarefas e lembretes enviados.

Para obter mais informações sobre como gerenciar itens depois de enviá-los e recebê-los, consulte a Seção 3.1, Enviando e-mail e a Seção 3.3, Recebendo e respondendo a e-mails.

4.4.2 Programando compromissos

DICA: Para assistir ao vídeo de demonstração do recurso, consulte Sending and Receiving Appointments (Enviando e recebendo compromissos).

Utilize os compromissos para programar períodos de tempo em uma data específica ou em uma faixa de datas.

Você pode utilizar a opção Ocupado para procurar por um horário em que todos os usuários e recursos desejados para um compromisso estejam disponíveis.

Quando você faz uma Pesquisa por Horário Disponível para usuários de um fuso horário diferente do seu, o GroupWise leva em consideração a diferença entre os fusos horários. Por exemplo, se você estiver tentando programar uma reunião com um colega de trabalho que esteja 7 horas na frente de seu fuso horário, o dia de trabalho desse colega estará bloqueado na Pesquisa por Horário Disponível em algum momento após às 10:00 a.m. do seu horário.

Quando você programa um compromisso e se inclui como participante, o GroupWise aceita automaticamente o compromisso para você; exceto se houver um compromisso conflitante, que no caso você receberá uma notificação avisando sobre o compromisso em conflito. Isso ocorre quando você tenta enviar o compromisso.

Programando um compromisso para você mesmo

Caso não esteja disponível para reuniões, é possível programar um compromisso pessoal durante o horário indisponível. Quando outro usuário incluir você em um compromisso e realizar uma pesquisa por horário disponível, verá que você não está disponível naqueles horários, mas poderá programar o compromisso mesmo assim.

Os compromissos pessoais são colocados em seu Calendário na data especificada. Eles não são colocados em sua Caixa de Correio nem na Caixa de Correio de outro usuário. Da mesma forma, todos os compromissos pessoais são gravados no calendário principal do GroupWise. Para movê-los para um calendário pessoal, arraste e solte-os nesse calendário após criá-los.

  1. Na barra de ferramentas, clique na seta do botão ícone Novo compromisso e clique em Compromisso Pessoal.

    Tela de Compromisso Publicado

    ou

    No Calendário, abra uma tela com uma Lista de Compromissos, clique em uma data e clique duas vezes em um horário nesse dia.

  2. (Opcional) Digite um assunto e um local.

  3. Especifique a data de início.

    ou

    Clique em ícone Data para especificar uma data ou uma data automática para o seu compromisso. Para criar um compromisso periódico, consulte a Seção 4.4.4, Programando itens periódicos.

    ou

    Selecione O Dia Inteiro no caso de um evento que dure o dia inteiro.

    Para obter mais informações sobre os eventos de dia inteiro, consulte Compreendendo os eventos de dia inteiro.

  4. Especifique um horário de início e uma duração. A duração pode ser especificada em minutos, horas ou dias.

  5. Especifique como o compromisso deve ser exibido no menu suspenso Mostrar Como. Os compromissos podem ser exibidos como Ocupado, Livre, Fora do Escritório ou Tentativa.

  6. (Opcional) Digite uma mensagem.

    Você pode especificar várias opções, como tornar esse compromisso um compromisso de alta prioridade e muito mais, clicando na guia Opções.

  7. (Opcional) Especifique um tipo em Mostrar Compromisso Como, clicando em Ações > Mostrar Compromisso Como e, em seguida, clicando em um tipo.

  8. Clique em Publicar na barra de ferramentas.

Programando um compromisso para várias pessoas

  1. Clique em ícone Compromisso na barra de ferramentas.

  2. No campo Para, digite um nome de usuário e pressione Enter. Repita esse procedimento para usuários adicionais. Inclua IDs de recursos (como salas de reunião) no campo Para. Se necessário, clique em +Cc ou +Co para adicionar o campo desejado e digite os nomes de usuário nos campos CC e CO.

    ou

    Para selecionar nomes de usuário ou recursos em uma lista, clique em Endereço na barra de ferramentas, clique duas vezes em cada usuário e clique em OK.

    Seu nome é automaticamente adicionado ao campo Para do compromisso. Quando você envia o compromisso, ele é automaticamente adicionado ao seu calendário. Para você não ser incluído na mensagem, apague seu nome do campo Para.

    Se mais de um local for adicionado a um compromisso como recurso, apenas o primeiro será exibido no campo Local.

  3. Para mudar o nome De (para outra conta ou proxy), clique em botão suspenso De e clique em um nome.

  4. (Condicional) Se um local não for adicionado como recurso ao campo Para, digite a descrição do local no campo Local.

  5. Especifique a data de início.

    ou

    Clique em ícone Data para especificar uma data ou uma data automática para o seu compromisso. Para criar um compromisso periódico, consulte a Seção 4.4.4, Programando itens periódicos.

    ou

    Selecione O Dia Inteiro no caso de um evento que dure o dia inteiro.

    Para obter mais informações sobre os eventos de dia inteiro, consulte Compreendendo os eventos de dia inteiro.

  6. Especifique um horário de início e uma duração. A duração pode ser especificada em minutos, horas ou dias.

  7. Especifique como deseja que o compromisso seja mostrado. Os compromissos podem ser exibidos como Ocupado, Livre, Fora do Escritório ou Tentativa.

    Os destinatários nos campos CC e CO recebem o compromisso como Livre.

  8. Digite o assunto e a mensagem.

    tela Compromisso

  9. Para verificar se as pessoas e os recursos do compromisso estão disponíveis, faça uma pesquisa por horário disponível clicando em Pesquisa por Horário Disponível na barra de ferramentas. Para obter mais informações, consulte Usando a Pesquisa por Horário Disponível para verificar a disponibilidade.

    Você pode especificar várias opções, como tornar esse compromisso de alta prioridade, solicitar uma resposta dos destinatários etc. Para isso, clique na guia Opções de Envio.

  10. Na barra de ferramentas, clique em Enviar.

    Se o compromisso estiver em conflito com outro que já esteja no calendário, você terá a opção de continuar programando o compromisso ou mudá-lo.

Usando a Pesquisa por Horário Disponível para verificar a disponibilidade

Utilize o recurso Pesquisa por Horário Disponível para encontrar um horário em que todos os recursos e pessoas a serem programados para uma reunião estarão disponíveis.

Executando uma pesquisa por horário disponível

  1. No compromisso que estiver criando, especifique nomes de usuários e IDs de recursos no campo Para.

  2. Especifique a primeira data possível para a reunião no campo Data de Início.

  3. Especifique a duração da reunião.

  4. Clique em Pesquisa por Horário Disponível na barra de ferramentas.

    Caixa de diálogo Escolher Horário do Compromisso

    A legenda na parte inferior da caixa de diálogo Pesquisa por Horário Disponível mostra o significado dos vários padrões de Mostrar Compromisso como da grade.

    Se o ícone de Informações da Pesquisa por Horário Disponível aparecer à esquerda do nome de usuário ou do recurso, será possível clicar no respectivo horário programado na guia Horários Individuais para exibir mais informações sobre o compromisso na caixa a seguir. Porém, o usuário ou o proprietário do recurso deverá lhe conceder direitos de Leitura ao compromisso na Lista de Acesso para que o ícone ícone Informações de Pesquisa por Horário Disponível seja exibido. Consulte Concedendo direitos de proxy como proprietário da caixa de correio.

    Para excluir um nome de usuário ou recurso da pesquisa sem o apagar, clique na guia Horários Disponíveis, clique na caixa de seleção ao lado do usuário ou recurso para anular sua seleção. A exclusão de um usuário ou de um recurso da pesquisa será útil se um usuário (como um destinatário CC) precisar ser convidado para uma reunião, mas não precisar comparecer obrigatoriamente. Para incluir um nome de usuário ou um recurso que tenha sido excluído, clique na caixa de seleção ao lado do usuário ou do recurso para marcá-la.

  5. Clique em Seleção Auto. para selecionar o primeiro horário disponível para reunião e clique em OK para transferir os usuários, os recursos, o horário e a duração para o compromisso que está programando.

    ou

    Clique em Seleção Auto. até chegar ao horário que deseja exibir, depois clique em OK para transferir os usuários, os recursos, o horário e a duração para o compromisso que está programando.

    ou

    Clique na guia Horários Disponíveis para ver os horários de reunião possíveis, clique em um horário para selecioná-lo e, em seguida, clique em OK para transferir os usuários, os recursos, além da duração e do horário selecionados, de volta para o compromisso que você estava programando.

  6. Para remover um usuário ou recurso da lista Convidar para Reunião após a pesquisa, clique na guia Horários Disponíveis, clique no nome de usuário ou recurso a ser removido, pressione Delete e clique em Sim.

    Isso será útil se você desejar incluir várias salas de reunião na pesquisa para encontrar uma que esteja disponível e eliminar as que não deseja.

  7. Conclua e envie o compromisso.

    Se desejar realizar uma pesquisa por horário disponível antes de criar um compromisso, clique em Ferramentas > Pesquisa por Horário Disponível. Especifique informações na caixa de diálogo Pesquisa por Horário Disponível e clique em OK para realizar uma pesquisa por horário disponível. Quando encontrar o horário desejado para uma reunião, clique em Solicitar Reunião para transferir as informações para uma nova tela de compromissos e conclua o compromisso.

    Você pode mudar a faixa da pesquisa de um compromisso, programando o compromisso com Ferramentas > Pesquisa por Horário Disponível e mudando o número no campo Nº de dias a pesquisar.

    Esse método é útil quando estiver programando compromissos periódicos ou planejando compromissos com usuários e quiser ver as programações dos usuários além do padrão de sete dias.

Mudando as opções de Ocupado

Você pode mudar os padrões de faixa de pesquisa, horário e dias de todos os compromissos na guia Pesquisa por Horário Disponível em Opções de Data e Horário.

  1. Clique em Ferramentas > Opções, clique duas vezes em Calendário e, em seguida, clique na guia Pesquisa por Horário Disponível.

  2. Mude as opções desejadas.

    As opções incluem a faixa de datas ou dias específicos a serem pesquisados.

  3. Clique em OK.

Compreendendo os eventos de dia inteiro

Ao criar um compromisso do GroupWise, você pode torná-lo de dia inteiro selecionando O Dia Inteiro, localizado ao lado do campo de entrada de horário.

É possível especificar como deseja exibir o compromisso clicando no botão de disponibilidade, localizado abaixo da caixa de seleção O Dia Inteiro. Os compromissos podem ser exibidos como Ocupado, Livre, Fora do Escritório ou Tentativa. Diferentemente dos compromissos comuns, por padrão, todos os destinatários recebem compromissos de dia inteiro como Livres. Isso acontece porque os eventos de dia inteiro geralmente são planejados para serem estritamente informativos aos destinatários. Por exemplo, para enviar um evento de dia inteiro informando aos colegas que você vai sair de férias. Nesse caso, os colegas que recebem o evento não são mostrados como Ocupados no evento de dia inteiro.

Mudando a exibição dos eventos do dia todo

É possível mudar a maneira como os eventos do dia todo são aceitos em seu calendário usando o menu Opções.

  1. Clique em Ferramentas > Opções, clique duas vezes em Calendário e clique na guia Geral.

  2. Na área Aceitar Opções, clique no menu suspenso que fica abaixo de Aceitar Eventos do Dia Todo que enviei para mim como e escolha a opção desejada.

  3. Clique em OK.

Quando você envia um Evento do Dia Todo para os destinatários, por padrão, o horário aparece como Livre. O remetente escolhe se o evento será exibido como Ocupado nos calendários dos destinatários, mas deverá fazer isso sempre que enviar um Evento do Dia Todo.

Entrada de Horário

Ao programar compromissos e outros itens, você pode precisar especificar um horário. Na maioria dos casos, você tem a opção de especificar o horário digitando-o diretamente no campo do horário ou digitando-o no campo de entrada de horário. Clique em Ícone Entrada de Horário para abrir a janela de entrada de horário.

Figura 4-8 Janela de entrada de horário

Use a seta verde para selecionar um horário de início e a seta vermelha para selecionar um horário de término. Os horários selecionados são exibidos na lateral direita da tela. É possível usar intervalos mínimos de 15 minutos.

Se a duração correta já tiver sido especificada, você poderá movê-la arrastando a área selecionada para cima ou para baixo.

A opção de fuso horário está disponível para especificar determinando fuso horário para o evento. Para obter mais informações sobre fusos horários, consulte Especificando um fuso horário para um compromisso.

Especificando um fuso horário para um compromisso

O recurso Fuso Horário permite programar uma reunião para destinatários em diferentes fusos horários que tenham que se encontrar em um único local.

Em geral, o GroupWise ajusta automaticamente os horários de reunião com base nos fusos horários dos destinatários. Por exemplo, uma reunião programada por um usuário em Utah para as 10:00 será mostrada como 9:00 para um destinatário na Califórnia e como 12:00 para um usuário em Nova Iorque. Isso ocorre porque esses usuários encontram-se em fusos horários diferentes. Como o GroupWise ajusta o horário, todos os usuários programados para uma conferência telefônica ligarão no mesmo momento, mesmo que seu horário local seja diferente.

Use o recurso Fuso Horário se não desejar que o GroupWise faça o ajuste para o fuso horário local dos destinatários. Por exemplo, se você estiver no fuso horário de Saskatchewan e incluir usuários do fuso horário das Montanhas (EUA e Canadá) em seu compromisso, utilize o recurso Fuso Horário se esses usuários viajarem para Saskatchewan para comparecerem ao compromisso. Esse recurso garante que o compromisso mostrará o horário correto de Saskatchewan nos Calendários e nas Caixas de Correio dos usuários.

  1. Abra e crie um novo compromisso.

  2. Clique em Ações > Selecionar Fuso Horário, clique na lista suspensa Fuso Horário e selecione o fuso horário do local do compromisso e, em seguida, clique em OK.

    Caixa de diálogo Selecionar Fuso Horário

  3. Na barra de ferramentas, clique em Enviar.

Quando os usuários programados com o recurso Fuso Horário receberem o compromisso, eles verão uma anotação de horário após o assunto ao exibirem o compromisso em suas Caixas de Correio. Por exemplo, se o assunto da reunião for “Conferência de Marketing” e o fuso horário for o de Saskatchewan, os usuários verão um assunto e uma anotação de horário semelhantes a: Conferência de Marketing (Saskatchewan). Nos Calendários dos usuários, o local é anotado com o fuso horário, e não com o assunto.

Cancelando um compromisso

Você poderá cancelar um compromisso se o tiver programado ou se tiver os direitos de Proxy necessários na Caixa de Correio do programador.

  1. No seu calendário, clique o botão direito do mouse no compromisso que você deseja cancelar e clique em Apagar.

  2. Selecione Apagar item de todas as caixas de correio do destinatário para removê-lo das caixas de correios dos outros usuários. Deixe essa opção desmarcada para apagá-lo apenas da sua caixa de correio.

  3. (Opcional) Digite uma mensagem explicando o cancelamento.

  4. Em seguida, clique em OK.

Uma mensagem de Reunião Cancelada é enviada para cada usuário que recebeu o compromisso, e o compromisso é removido do calendário do usuário. Os usuários que tinham o compromisso delegado a eles não receberão a mensagem de Reunião Cancelada, mas o compromisso será removido de seus calendários.

Cancelando um compromisso recorrente

Você poderá cancelar um compromisso recorrente se já o tiver programado ou se tiver os direitos de Proxy necessários para a Caixa de Correio do programador.

  1. Em seu calendário, clique o botão direito do mouse no compromisso recorrente que deseja cancelar e clique em Apagar.

  2. Selecione Apagar item de todas as caixas de correio do destinatário.

  3. (Opcional) Digite uma mensagem explicando o cancelamento.

  4. Clique em OK.

  5. Clique em Esta Instância, Todas as Instâncias ou Encaminhar esta Instância.

Uma mensagem de Reunião Cancelada é enviada para cada usuário que recebeu o compromisso, e o compromisso é removido do calendário do usuário. Os usuários que tinham o compromisso delegado a eles não receberão a mensagem de Reunião Cancelada, mas o compromisso será removido de seus calendários.

Modificando um compromisso

Quando um compromisso é modificado, as mudanças simplesmente aparecem nos compromissos dos destinatários sem nenhuma mensagem nas caixas de correio dos usuários. O compromisso modificado é exibido em negrito e um banner de notificação é exibido no compromisso, indicando aos usuários quais seções do compromisso foram modificadas. Os usuários não precisam aceitar o compromisso novamente.

Para obter informações sobre como modificar um compromisso e outros itens de e-mail, consulte a Seção 3.2.5, Editando compromissos, tarefas e lembretes enviados.

Para reprogramar um compromisso para um novo horário no mesmo dia:

  1. Abra o Calendário e arraste o compromisso para o novo horário.

Copiando um compromisso

Como em outros tipos de itens de e-mail, é possível copiar um compromisso existente para criar um novo. Para obter mais informações, consulte a Seção 3.2.6, Duplicando e-mails enviados.

4.4.3 Enviando lembretes

Os lembretes são semelhantes às mensagens de correio, porém são programados para um dia em particular e exibidos no Calendário nessa data. Você pode usar lembretes para indicar, entre outros eventos, férias, feriados, dias de pagamento e aniversários.

Programando um lembrete para você mesmo

Um lembrete para você mesmo é chamado de lembrete pessoal. Os lembretes pessoais são colocados em seu Calendário na data especificada. Eles não são colocados em sua Caixa de Correio nem na Caixa de Correio de outro usuário.

  1. Em seu Calendário, abra uma tela com uma Lista de Lembretes (por exemplo, a tela Semana).

  2. Clique em uma data e, em seguida, clique duas vezes em um espaço vazio na Lista de Lembretes.

  3. Se necessário, clique em Ícone Calendário para especificar uma data de início ou uma data automática para o lembrete.

  4. Digite um assunto e a mensagem de lembrete.

    Você pode especificar várias opções, como tornar esse lembrete de alta prioridade etc. Para isso, clique na guia Opções de Envio.

  5. Clique em Publicar na barra de ferramentas.

Para acessar as informações mais tarde, abra o seu Calendário e selecione a data em que as informações são exibidas. Clique duas vezes no lembrete na Lista de Lembretes.

Programando um lembrete para outras pessoas

  1. Clique em Arquivo > Novo > Lembrete.

    Tela de lembrete

  2. No campo Para, digite um nome de usuário e pressione Enter. Repita esse procedimento para usuários adicionais. Se necessário, clique em +Cc ou +Co para adicionar o campo desejado, depois digite os nomes de usuário nos campos CC e CO.

    ou

    Para selecionar nomes de usuário em uma lista, clique em Endereço na barra de ferramentas, clique duas vezes em cada usuário e clique em OK.

  3. Para mudar o nome De (para outra conta ou proxy), clique em lista suspensa De e clique em um nome.

  4. (Opcional) Digite um assunto e a mensagem de lembrete.

  5. No campo Data de Início, digite a data em que esse lembrete deverá aparecer nos Calendários dos destinatários.

    ou

    Clique em Ícone Calendário para especificar uma data de início ou uma data automática para o seu lembrete.

    Você pode especificar várias opções, como tornar esse lembrete de alta prioridade, solicitar uma resposta dos destinatários etc. Para isso, clique na guia Opções de Envio.

  6. Na barra de ferramentas, clique em Enviar.

4.4.4 Programando itens periódicos

É possível enviar compromissos, tarefas e lembretes como itens recorrentes. É possível programar lembretes diariamente, semanalmente, mensalmente, anualmente ou de acordo com as configurações personalizadas que você definir.

Quando você envia um item recorrente, o GroupWise o copia e insere uma das datas definidas em cada cópia do item. Por exemplo, se você definir cinco datas para o evento, o GroupWise fará cinco cópias do item e programará uma cópia para cada data. Se você enviar o item a outros usuários, terá cinco itens enviados com cinco ocorrências. Se você receber o evento, encontrará cinco cópias do item recebido na Caixa de Correio, cada um programado para uma data diferente.

Programando um item recorrente diário

  1. Para um compromisso, uma tarefa ou um lembrete que você esteja programando, clique em Recorrência e depois em Diário.

  2. Selecione o padrão de recorrência, a data de início e de término (ou o número de ocorrências), depois clique em Concluído.

Programando um item recorrente semanal

  1. Para um compromisso, uma tarefa ou um lembrete que você esteja programando, clique em Recorrência e depois em Semanal.

  2. Selecione o padrão de recorrência, a data de início e de término (ou o número de ocorrências), depois clique em Concluído.

Programando um item recorrente mensal

  1. Para um compromisso, uma tarefa ou um lembrete que você esteja programando, clique em Recorrência e depois em Mensal.

  2. Selecione o padrão de recorrência, a data de início e de término (ou o número de ocorrências), depois clique em Concluído.

Programando um item recorrente anual

  1. Para um compromisso, uma tarefa ou um lembrete que você esteja programando, clique em Recorrência e depois em Anual.

  2. Selecione o padrão de recorrência, a data de início e de término (ou o número de ocorrências), depois clique em Concluído.

Programando um item recorrente personalizado por datas

Esse tipo de recorrência personalizada permite selecionar dias específicos de um calendário anual.

  1. Para um compromisso, uma tarefa ou um lembrete que você esteja programando, clique em Recorrência e depois em Personalizada.

  2. Na guia Data, clique nos dias que deseja programar.

  3. Para ir para outro ano, clique no botão de ano, digite o novo ano e clique em OK.

  4. Para limpar todas as datas selecionadas, clique em Reconfigurar.

  5. Clique em OK.