16.3 Arquivando e-mails

Use a opção Armazenar para gravar recados, mensagens de correio, compromissos, lembretes ou tarefas em um banco de dados indicado em uma unidade local. O armazenamento de itens economiza espaço na rede e ajuda a manter sua caixa de correio organizada. Ele também impede que os itens sejam apagados automaticamente.

16.3.1 Compreendendo seu armazenamento

Você pode ver os itens armazenados sempre que precisar. Também pode desarquivar qualquer item armazenado. Ao armazenar um item já enviado, você não poderá monitorar o status desse item.

O administrador do GroupWise pode especificar que seus itens sejam arquivados automaticamente e com regularidade. O armazenamento automático ocorre sempre que o cliente GroupWise é aberto. Os itens são armazenados a partir da caixa de correio que o usuário está usando no momento. Isso quer dizer que, se você estiver no Modo de Cache, os itens serão arquivados da sua Caixa de Correio de Cache e, se estiver no Modo Online, os itens serão arquivados da sua Caixa de Correio Online.

Alguns itens, como compromissos, podem ser programados para serem arquivados antes de sua data real. Quando esses itens são arquivados, eles são removidos da pasta Itens Enviados, mas permanecem em seu calendário. Isso permite programar itens mais no futuro, sem se preocupar em perdê-los de seu calendário.

Quando você move um item para uma pasta, ele não é armazenado. Os itens em todas as pastas são afetados pelas opções de limpeza especificadas nas Opções de Ambiente, e pelas opções de armazenamento ou limpeza especificadas pelo administrador.

Os itens arquivados nunca são apagados, exceto se você os apagar do armazenamento manualmente.

16.3.2 Especificando onde os arquivos reserva são armazenados

  1. Clique em Ferramentas > Opções.

  2. Clique duas vezes em Ambiente e, em seguida, clique na guia Localização de Arquivos.

    Caixa de diálogo Ambiente com a guia Localização de Arquivos aberta

  3. Especifique a localização do diretório de armazenamento no campo Diretório de armazenamento.

  4. Clique em OK.

Para obter informações sobre como armazenar itens na Caixa de Correio, consulte a Seção 16.3, Arquivando e-mails.

IMPORTANTE:Se você executar o GroupWise em várias estações de trabalho, verifique se o local de armazenamento especificado existe em apenas uma das estações de trabalho. Após a criação inicial do arquivo, o processo de arquivamento ocorrerá somente se o GroupWise puder acessar a localização especificada. Se o arquivo existir em vários computadores, o resultado será vários arquivos, o que deve ser evitado. Para obter informações sobre como corrigir esse problema, consulte a Seção 16.3.8, Combinando itens arquivados de vários arquivos.

16.3.3 Movendo um item para o arquivo reserva

  1. Se você ainda não tiver feito isso, especifique o caminho de armazenamento em Localização de Arquivos na caixa de diálogo Ambiente. Consulte a Seção 16.3.2, Especificando onde os arquivos reserva são armazenados.

  2. Em sua Caixa de Correio, selecione o item que deseja armazenar.

  3. Clique em Ações > Mover para Armazenar.

Ao armazenar um item já enviado, você não poderá monitorar o status desse item.

16.3.4 Armazenando itens automaticamente

  1. Clique em Ferramentas > Opções.

  2. Clique duas vezes em Ambiente e, em seguida, clique na guia Limpeza.

    Caixa de diálogo Ambiente com a guia Limpeza aberta

  3. Selecione Autoarmazenar após para o tipo de item desejado.

  4. Especifique quantos dias após a entrega ou a conclusão do item você deseja que ele seja armazenado.

  5. Clique em OK.

Se o administrador do GroupWise tiver especificado que os itens sejam arquivados automaticamente com regularidade, talvez você não consiga mudar essa opção.

Se o autoarquivamento for configurado para os itens da Caixa de Correio, os itens da pasta Lista de Tarefas também serão arquivados com base na data original de recebimento dos itens, e não na data de vencimento atribuída.

Se você trabalha em um computador que tenha o arquivamento automático configurado, ele arquivará os itens apenas em um computador. Se você trabalha em um computador sem o arquivamento automático disponível, os itens não serão arquivados nesse computador.

16.3.5 Vendo itens armazenados

  1. Na Janela Principal, clique em Arquivo > Abrir Arquivo.

    ou

    Clique na lista suspensa do cabeçalho da lista de pastas (acima de Lista de Pastas; provavelmente exibindo Online ou Cache para indicar o modo do GroupWise que está sendo executado) e, em seguida, clique em Armazenar.

16.3.6 Recuperando itens

  1. Clique em Arquivo > Abrir Arquivo.

    ou

    Clique na lista suspensa do cabeçalho da lista de pastas (acima de Lista de Pastas; provavelmente exibindo Online ou Cache para indicar o modo do GroupWise que está sendo executado) e, em seguida, clique em Armazenar.

  2. Clique no item cujo armazenamento você deseja cancelar, clique em Ações > Mover para Armazenar.

  3. Clique em Arquivo > Abrir Arquivo Reserva para fechar o arquivo e retornar à Janela Principal.

    ou

    Clique na lista suspensa do cabeçalho da lista de pastas (acima de Lista de Pastas; exibindo Armazenar) e, em seguida, clique na sua pasta de usuário (seu nome) para retornar ao modo do GroupWise que você estava executando anteriormente.

As mensagens desarquivadas retornarão à pasta a partir da qual foram armazenadas. Se a pasta tiver sido apagada, o GroupWise criará uma nova pasta. Se o arquivamento automático tiver sido configurado, as mensagens não arquivadas permanecerão em sua caixa de correio ativa por 7 dias antes de voltarem para o arquivo.

16.3.7 Movendo seu arquivo de um local para outro

Para mover o armazenamento de um local para outro no sistema de arquivos do computador:

  1. Clique em Ferramentas > Opções.

  2. Clique duas vezes em Ambiente e, em seguida, clique na guia Localização de Arquivos.

    Caixa de diálogo Ambiente com a guia Localização de Arquivos aberta

  3. No campo Diretório de armazenamento, especifique o local para onde deseja mover seu arquivo.

    Se estiver movendo seu arquivo para um local onde exista ou já existiu um arquivo do GroupWise, não especifique um diretório que tenha arquivos de reserva. Os arquivos de reserva são armazenados no diretório ofxxxarc, que o GroupWise gera automaticamente como um subdiretório do diretório de armazenamento.

    Se você especificar o diretório ofxxxarc como o diretório de armazenamento do GroupWise, isso resultará em vários arquivos, o que você deve evitar. Para obter informações sobre como corrigir esse problema, consulte a Seção 16.3.8, Combinando itens arquivados de vários arquivos.

  4. Clique em Aplicar.

  5. (Condicional) Caso não tenha habilitado o arquivamento, você deverá especificar se vai querer habilitá-lo. Clique em Sim.

  6. (Condicional) Se estiver movendo seu arquivo para um diretório que ainda não tenha arquivos de reserva, você verá uma mensagem perguntando se deseja mover o conteúdo do arquivo para o novo local.

  7. Confirme se esse é o local para onde você deseja mover o armazenamento e clique em Sim.

  8. Clique em OK.

16.3.8 Combinando itens arquivados de vários arquivos

Para combinar os itens de vários armazenamentos em apenas um:

  1. No cliente do GroupWise, especifique o diretório de armazenamento que tenha o menor número de itens arquivados.

    Para obter informações, consulte a Seção 16.3.2, Especificando onde os arquivos reserva são armazenados.

    Você deve estar no computador físico que tem o diretório em que está o armazenamento.

  2. Remova todos os itens do arquivo, conforme descrito na Seção 16.3.6, Recuperando itens.

  3. Especifique o diretório de armazenamento principal.

    Para obter informações, consulte a Seção 16.3.2, Especificando onde os arquivos reserva são armazenados.

    Você deve estar no computador físico que tem o diretório em que está o armazenamento.

  4. Arquive todos os itens que deseja mover para o arquivo principal, conforme descrito na Seção 16.3.3, Movendo um item para o arquivo reserva.

  5. Repita da Etapa 1 até a Etapa 4 para qualquer armazenamento adicional, até arquivar os itens apenas em seu armazenamento principal.