3.6 Anexação de arquivos

Use Anexar Arquivo para enviar um ou mais arquivos a outros usuários. Você pode anexar um arquivo existente no disco rígido, disquete ou na unidade da rede. Os destinatários podem abrir, gravar, exibir ou imprimir o arquivo anexado. Se você mudar o arquivo anexado após tê-lo enviado, os destinatários não verão as mudanças.

Se você anexar um arquivo protegido por senha, o destinatário não poderá abrir nem exibir o anexo sem digitar a senha.

Para obter informações sobre como anexar documentos que estão em uma Biblioteca do GroupWise, consulte Anexando uma referência de documento a um item.

Esta seção contém os seguintes tópicos:

3.6.1 Anexando um arquivo a um item

  1. Abra um novo item.

  2. Preencha os campos Para, Assunto e Mensagem.

  3. Na barra de ferramentas, clique em ícone de Anexo e procure e selecione o(s) arquivo(s) que você deseja enviar.

    Caixa de diálogo Anexar Arquivo

    Para remover um arquivo anexado, clique o botão direito do mouse no anexo e, em seguida, clique em Apagar.

  4. Clique em OK.

  5. Na barra de ferramentas, clique em Enviar.

Mover ou apagar um arquivo de uma unidade de rede ou do disco não afetará o arquivo anexado a um item e enviado.

Se você apagar um arquivo anexado, ele não será apagado da unidade de rede nem do disco; ele apenas será removido da lista de anexos.

Além disso, você pode clicar o botão direito do mouse em um arquivo do Windows e, em seguida, clicar em Enviar Para > Destinatário do GroupWise. Um novo item é criado com o anexo da janela.

3.6.2 Anexando uma referência de documento a um item

Se o arquivo que deseja anexar for um documento armazenado na Biblioteca do GroupWise, você poderá anexar uma referência de documento. Quando um destinatário abre o anexo, o documento da biblioteca é aberto se o destinatário possuir direitos para abrir ou ver o documento e se a biblioteca estiver disponível.

Se os destinatários não possuírem direitos suficientes ao documento ou se não estiverem utilizando um produto de e-mail que suporte a Biblioteca do GroupWise ou, ainda, se a biblioteca não estiver disponível, apenas uma cópia do documento será aberta. Se o destinatário editar a cópia, as mudanças não afetarão o documento real na biblioteca. Para obter mais informações sobre direitos de documentos, consulte a Section 13.5, Compartilhando documentos.

Arrastando e soltando um anexo de um item recebido

Ao receber um item, você poderá arrastar um de seus anexos para uma pasta ou para a área de trabalho. Um anexo de referência de documento que você arrasta e solta torna-se um atalho para uma referência de documento ou para uma cópia do documento, dependendo dos seus direitos com relação ao documento e da disponibilidade da biblioteca.

Anexos de referência de documento e modo Remoto

É possível que você receba um item com um anexo de referência de documento quando estiver executando no modo Remoto. Quando você abrir o anexo, o documento será aberto a partir da Biblioteca Remota, mesmo que a versão do documento contido na sua Biblioteca Remota seja mais antiga que a do anexo. Se o documento não existir na sua Biblioteca Remota, você será solicitado a se conectar, no momento ou mais tarde, à Caixa de Correio Online para recuperá-lo.

Você também pode enviar itens com anexos de referência de documento do modo Remoto. No entanto, se o documento não existir em sua Biblioteca Remota, os destinatários que não tiverem direitos suficientes ao documento na Biblioteca Master, ou que não estiverem usando um produto de e-mail com suporte à Biblioteca do GroupWise, não receberão uma cópia do documento.

Além disso, se a Biblioteca Master não estiver disponível, os destinatários não receberão uma cópia do documento. Existindo qualquer uma dessas condições, será necessário anexar uma cópia real do documento além da referência do documento.

Para anexar uma referência de documento a um item:

  1. Abra um novo item.

  2. Preencha os campos Para, Assunto e Mensagem.

  3. Clique o botão direito do mouse na caixa Anexos e, em seguida, clique em Anexar Referência de Documento.

    Tela de correio mostrando menu da caixa Anexos

  4. A caixa de diálogo Selecionar Documento é mostrada.

    Caixa de diálogo Selecionar Documento

  5. Na lista suspensa Biblioteca, clique na biblioteca que contém o documento a ser anexado.

  6. Na caixa Documento#, digite o número do documento.

    Se você não souber o número do documento, clique em Encontrar para localizar o documento na biblioteca. Para anexar um documento mostrado na caixa de diálogo Resultados da Pesquisa, clique no documento e, em seguida, clique em OK.

  7. Na lista suspensa Versão, clique na versão a ser anexada. Se você selecionar Versão Específica, digite o número da versão no campo Versão#.

  8. Clique em OK.

  9. Na barra de ferramentas, clique em Enviar.

3.6.3 Incorporando um objeto OLE a um item

Para ver ou editar objetos OLE incorporados, o destinatário de um item precisa estar usando o GroupWise para Windows. Por exemplo, um destinatário do GroupWise para Macintosh* não pode ver objetos OLE incorporados.

  1. Abra e enderece um item.

  2. Clique em Arquivo > Anexos > Anexar Objeto.

    Caixa de diálogo Inserir Objeto

  3. Para incorporar um objeto existente, clique em Criar do Arquivo, digite o caminho e o nome do arquivo e clique em OK. Vá para a Etapa 8.

    ou

    Para criar um novo objeto e incorporá-lo, siga as Etapas de 4 a 8.

  4. Clique em Criar Novo e selecione um tipo de objeto.

  5. Clique em OK para abrir o aplicativo.

  6. Crie o objeto a ser incorporado.

  7. Clique no menu Arquivo do aplicativo e, em seguida, clique em Sair.

    Essa etapa pode variar em função do aplicativo.

  8. Conclua o item, se necessário, e clique em Enviar na barra de ferramentas.

Se os destinatários abrirem o objeto e o editarem, terão que gravá-lo com um novo nome de arquivo. Caso contrário, eles receberão um erro ao tentarem fechar a mensagem de correio.

Se tiver copiado um objeto OLE para a Área de Transferência, você poderá incorporá-lo a um item aberto usando o comando Colar Especial do menu Editar.

3.6.4 Vendo arquivos anexados

Quando clicamos em um arquivo anexado, o anexo é mostrado no painel de mensagem por meio de um viewer. Em geral, esse procedimento é mais rápido que abrir o anexo; no entanto, o anexo pode não estar formatado adequadamente. Se o tipo de anexo não for aceito, aparecerá uma mensagem de erro.

  1. Abra o item que contém o anexo.

  2. Clique no anexo.

    ou

    Clique o botão direito do mouse no anexo e, em seguida, clique em Ver Anexo ou Ver em Nova Janela.

    ou

    Se você não vir um ícone representando o anexo na tela, clique em Arquivo > Anexos > Ver.

3.6.5 Abrindo arquivos anexados

Quando você abre um arquivo anexado clicando duas vezes nele, o GroupWise determina o aplicativo correto para essa operação. Você pode aceitar o aplicativo sugerido ou digitar o caminho e o nome de arquivo de outro aplicativo.

  1. Abra o item que contém o anexo.

  2. Clique duas vezes no anexo.

    ou

    Clique o botão direito do mouse no anexo e, em seguida, clique em Abrir ou Abrir Com.

    ou

    Se você não vir um ícone representando o anexo na tela, clique em Arquivo > Anexos > Abrir.

Por padrão, o GroupWise o avisará se um anexo for maior do que 1.000 KB (1 MB). Para eliminar a mensagem de aviso, clique em Ferramentas > Opções, clique duas vezes em Ambiente, clique na guia Ações Padrão e anule a seleção de Avisar se for maior do que. Você também pode ajustar o tamanho do anexo no qual a mensagem de aviso será exibida.