Use a Data Automática para programar compromissos, tarefas e lembretes periódicos.
As Datas Automáticas podem ocorrer no mesmo dia todas as semanas (por exemplo, todas as segundas-feiras), nos mesmos dias do mês (por exemplo, no 15o e no último dia) ou em qualquer outra seqüência de datas definida. Você também pode utilizar a Data Automática para programar eventos irregulares ou não freqüentes, como feriados.
Quando você envia um item de data automática, o GroupWise copia esse item e coloca uma das datas definidas em cada cópia do item. Por exemplo, se você definir cinco datas para o evento, o GroupWise fará cinco cópias do item e programará uma cópia para cada data. Se você enviar o item a outros usuários, haverá cinco itens enviados com cinco ocorrências de data automática. Ao receber o evento, você encontrará cinco cópias do item recebido em sua Caixa de Correio, cada uma programada para uma data diferente.
Você pode criar uma data automática de três maneiras.
Esta seção contém os seguintes tópicos:
No compromisso, na tarefa ou no lembrete que você está programando, clique em Ações e, em seguida, clique em .
Clique nos dias que você deseja programar.
Para ir para outro ano, clique no botão de ano, digite o novo ano e clique em .
Para limpar todas as datas selecionadas, clique em .
Clique em .
Em um compromisso, tarefa ou lembrete que você esteja agendando, clique em > .
Clique na guia .
No campo de grupo Faixa, especifique as datas de início e término.
ou
Para especificar um determinado número de ocorrências em vez de uma faixa, especifique a data inicial, clique na lista suspensa , clique em e especifique o número de ocorrências.
Clique na lista suspensa e, em seguida, clique em uma opção.
Clique nos meses a serem programados. Para programar todos os meses, clique duas vezes em qualquer mês.
Se você tiver clicado em , clique em uma opção da lista suspensa e, em seguida, clique nos dias numerados a serem programados (por exemplo, 1 e 15).
ou
Se você tiver clicado em , clique no número ordinal ao lado do dia da semana que você deseja programar (por exemplo, 2ª Ter).
ou
Se tiver clicado em , especifique a duração do período (por exemplo, Repetir em 15 Dias).
Para limpar as datas selecionadas, clique em .
Para verificar se você programou as datas corretas, clique na guia . As datas programadas na guia são selecionadas nos calendários. Para anular a seleção de qualquer ocorrência, clique nos dias cuja seleção deseja anular na guia .
Clique em .
Você pode programar itens periódicos para eventos que ocorrem em um determinado número de dias antes ou depois do dia da semana especificado. Por exemplo, você pode programar uma reunião para a segunda-feira seguinte ao primeiro domingo de cada mês (que pode ou não ser a primeira segunda-feira do mês).
Em um compromisso, tarefa ou lembrete que você esteja agendando, clique em > .
Clique na guia .
Na caixa de grupo , especifique as datas de início e término.
Clique nos meses que deseja incluir. Para incluir todos os meses, clique duas vezes em qualquer mês na caixa de grupo .
Clique em um ou mais números ordinais na linha do dia da semana no qual você deseja basear a programação (por exemplo, 1º na linha Dom).
Clique em um dia da semana (por exemplo, Dom).
Especifique o número de dias de diferença (por exemplo, 1) e clique em OK.
Para verificar as datas programadas, clique na guia e verifique as datas selecionadas no calendário.
Clique em .
Você pode programar itens periódicos para eventos que ocorrem um determinado número de dias antes ou depois do último dia do mês. Por exemplo, se você deseja que um lembrete seja mostrado na Lista de Lembretes no penúltimo dia de cada mês, digite -1 na Etapa 8 a seguir.
Em um compromisso, tarefa ou lembrete que você esteja agendando, clique em > .
Clique na guia .
Na caixa de grupo , especifique as datas de início e término.
Clique nos meses que deseja incluir.
Para incluir todos os meses, clique duas vezes em qualquer mês na caixa de grupo .
Clique na lista pop-up e, em seguida, clique em .
Clique em um ou mais dias da semana (por exemplo, seg, qua e sex).
Para incluir todos os dias, clique duas vezes em qualquer dia na caixa de grupo.
Clique em e, em seguida, clique no botão .
Especifique o número de dias de diferença e clique em duas vezes.
Para verificar as datas programadas, clique na guia e verifique as datas selecionadas no calendário.
Clique em .
Programe itens desta forma para eventos que ocorrem no mesmo dia da semana (por exemplo, toda segunda-feira), no mesmo dia do mês (por exemplo, dia 15 ou no último dia), no mesmo dia do ano a cada ano (por exemplo, 20 de junho) ou em um período definido (por exemplo, a cada 14 dias). Será muito mais fácil realizar o mesmo tipo de programação se você usar as guias Exemplo e Datas. Use as fórmulas somente se estiver familiarizado com elas.
Em um compromisso, tarefa ou lembrete que você esteja agendando, clique em > .
Clique na guia .
Na caixa de grupo , especifique as datas de início e término.
ou
Para especificar um determinado número de ocorrências em vez de uma faixa, especifique a data inicial, clique em , na lista suspensa e especifique o número de ocorrências.
Digite o texto da fórmula.
Para limpar a caixa de diálogo Data Automática, clique em .
Para verificar se os dias corretos foram programados, clique na guia . Os dias programados são selecionados no calendário. Para anular a seleção de qualquer ocorrência, clique no dia cuja seleção deseja anular na guia .
Clique em .
Se quiser que o item seja programado anualmente, basta digitar o mês e a data no campo de texto da fórmula (por exemplo, 20 de junho). Um compromisso anual é útil para lembretes, como lembretes de aniversários.
Para obter informações sobre como digitar o texto da fórmula, consulte Usando operadores e funções de fórmulas de data automática.
É possível programar itens de data automática por fórmula, data ou exemplo. Use fórmulas somente se preferir; é muito mais fácil programar por data ou exemplo.
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Use as funções de data automática relacionadas a seguir para programar dias específicos da semana, do mês ou do ano. Utilize a ortografia exata das funções. Por exemplo, o GroupWise lê “ter”, mas não “terç”. As funções de fórmula do GroupWise não fazem distinção entre maiúsculas e minúsculas.
Dia da semana: Por exemplo, TER programará todas as terças-feiras.
Dia do mês: Por exemplo, o número 3 programará o dia 3 do mês. Além disso, a palavra ÚLTIMO programará o último dia do mês.
Dia do ano: Por exemplo, 35 programará o trigésimo quinto dia do ano.
Mês do ano: Por exemplo, JAN programará todos os dias de janeiro.
Ano: Por exemplo, 2006 programará todos os dias de 2006.
Dia da semana do mês: Por exemplo, TER(1). Programará a primeira terça-feira do mês. Além disso, DOM(ÚLTIMO) programará o último domingo do mês e SEX(ÚLTIMO-1) programará a penúltima sexta-feira do mês.
Um operador é um caractere ou uma palavra que você insere em uma fórmula de data automática para realizar uma operação específica. Uma prioridade é designada para cada operador, indicando que quando uma fórmula é avaliada, algumas operações são realizadas antes de outras.
Você pode utilizar operadores de agrupamento para agrupar operadores de acordo com suas prioridades. A tabela a seguir mostra os operadores e suas prioridades. Detalhes adicionais sobre os operadores são fornecidos após a tabela.
Operadores de agrupamento: Use parênteses como operadores de agrupamento para mudar a prioridade de operadores ou para agrupar funções de modo a simplificar o entendimento.
Por exemplo, como a prioridade do operador E de prioridade alta (espaço) é mais alta que a prioridade do operador Ou (vírgula), a fórmula a seguir significa que todos os dias programados devem cair em uma terça ou uma quinta-feira do mês de julho ou de agosto.
ter,qui jul,ago
Em outras palavras, a fórmula é executada como se parênteses tivessem sido inseridos da seguinte maneira:
(ter,qui) (jul,ago)
Agora examine a seguinte fórmula:
(ter),(qui jul),(ago)
Essa fórmula programa todas as terças-feiras, todas as quintas-feiras do mês de julho, bem como todos os dias do mês de agosto. Observe como o significado muda quando são incluídos parênteses como na fórmula abaixo.
(ter,qui) (jul,ago)
De acordo com a fórmula anterior, todos os dias programados devem cair em uma terça ou quinta-feira do mês de julho ou agosto. O resultado final é que apenas as terças-feiras e as quintas-feiras de julho e agosto são programadas.
E de prioridade alta: Um espaço entre duas funções atua como um operador E, o que significa que as duas funções devem ser verdadeiras. Por exemplo, 25 indica o vigésimo-quinto dia de todos os meses de todos os anos. Porém, 25 out indica que todos os dias programados devem cair no 25o dia do mês de outubro. E 25 out 2006 indica que todos os dias programados devem cair no 25o dia do mês de outubro do ano de 2006.
Operadores de diferença: Você pode utilizar um operador de diferença positiva (+ ou a palavra MAIS) ou um operador de diferença negativa ( - ou a palavra MENOS) para adicionar uma diferença relativa a uma função ou instrução.
Por exemplo, para programar um evento três dias antes da primeira quinta-feira de fevereiro de todos os anos, você pode digitar a seguinte fórmula:
qui(1) fev-3
Faixa: O operador de faixa (: ou a palavra Para) funciona como uma seqüência de operadores Ou (consulte Ou:) entre cada item (dia, mês, etc.) da faixa. Por exemplo, se desejar programar o 15° dia de cada mês, mas apenas se esse dia for um dia útil, digite uma das seguintes fórmulas:
15&seg:sex
15(seg:sex)
Essa fórmula indica que todos os dias programados devem cair no 15° dia do mês e estar entre segunda-feira e sexta-feira. Outra maneira de descrever a fórmula é dizer que todos os dias programados devem cair no 15° dia do mês e ser uma segunda-feira, uma terça-feira, uma quarta-feira, uma quinta-feira ou uma sexta-feira.
Operadores periódicos: Os três operadores periódicos são A Cada, Iniciando e Terminando. Utilize A cada com Iniciando e/ou Terminando para programar dias em intervalos regulares, iniciando e/ou terminando em uma data específica. Por exemplo, suponha que você deseje programar uma reunião para que ocorra uma vez por semana a partir de 03.03.06 até 11.06.06. Você poderá utilizar a seguinte fórmula:
a cada 7 iniciando 3 mar 2006 terminando 11 jun 2006
A fórmula programará cada sétimo dia começando em 03.03.06 e terminando em 11.06.06. A data inicial será sempre programada como o primeiro dia e a data final será programada apenas se cair naturalmente no intervalo A cada.
Se você não utilizar os operadores Iniciando e Terminando, a data de início ou a data de término será a primeira ou a última data do arquivo de Calendário.
Por exemplo, analise a seguinte fórmula:
a cada 7 iniciando mar 3 2006
A fórmula anterior programa cada sétimo dia iniciando em 03.03.06 e continuando até a última data no arquivo de calendário. O comando A cada funciona com números até 30. Por exemplo, “a cada 45 iniciando 3 mar 2006” não é uma fórmula válida.
Operadores relativos: Os seis operadores relativos são Antes de, Em/Antes, Após, Em/Após, Próximo e Em/Próximo. Use esses operadores para programar dias relativos a uma data específica. Por exemplo, para programar a segunda-feira mais próxima a 6 de novembro de todos os anos, digite a seguinte fórmula:
seg em/próximo 6 nov
Se precisar programar a primeira terça-feira após 06.11.06, digite a seguinte fórmula:
ter após 6 nov 2006
Ou: Você pode utilizar o operador Ou (uma vírgula ou a palavra Ou) para indicar que uma das duas funções ou instruções deverá ser verdadeira para que os dias sejam programados.
Por exemplo, para programar um compromisso no 15° dia de cada mês do ano de 2006, mas apenas se o 15° dia cair em uma terça-feira ou quinta-feira, digite a seguinte fórmula:
15 2006 (ter,qui)
Não: Quando colocado antes de uma função, o operador Não (! ou a palavra Não) nega essa função.
Por exemplo, se quiser programar todos os dias de janeiro de 2006, com a exceção das terças e das quintas-feiras, você poderá utilizar esta fórmula:
jan 2006 !ter !qui
E de prioridade baixa: Como um espaço, o operador E de prioridade baixa (& ou a palavra E) entre duas funções indica que as duas funções devem ser verdadeiras. Entretanto, o E de prioridade baixa tem a prioridade mais baixa de todos os operadores.
Por exemplo, analise a seguinte fórmula:
ter,qui jul,ago
Isso significa que os dias programados devem ser uma terça-feira ou uma quinta-feira do mês de julho ou agosto. Entretanto, suponha que você substitua o operador E de prioridade alta (um espaço) por um operador E de prioridade baixa, como na seguinte fórmula:
ter,qui e jul,ago
A fórmula acima indica que os dias programados devem ser uma terça-feira ou uma quinta-feira do mês de julho ou agosto. Na primeira fórmula, o operador E é avaliado antes dos operadores Ou. Na segunda, o operador E é avaliado depois dos operadores Ou.