5.1 Programando compromissos

Utilize os compromissos para programar períodos de tempo em uma data específica ou em uma faixa de datas.

Você pode utilizar a opção Ocupado para procurar por um horário em que todos os usuários e recursos desejados para um compromisso estejam disponíveis.

Esta seção contém os seguintes tópicos:

5.1.1 Programando um compromisso para outros usuários

  1. Clique em ícone Compromisso na barra de ferramentas.

  2. No campo Para, digite um nome de usuário e pressione Enter. Repita esse procedimento para usuários adicionais. Além disso, inclua IDs de recursos (como salas de reunião) no campo Para. Se necessário, digite nomes de usuários nos campos CC e CO.

    ou

    Para selecionar nomes de usuários ou recursos em uma lista, clique em Endereço na barra de ferramentas, clique duas vezes em cada usuário e, em seguida, clique em OK.

  3. Para mudar o nome De (para outra conta ou proxy), clique em botão suspenso De e clique em um nome.

  4. Digite a descrição do local no campo Local.

  5. Especifique a data de início.

    ou

    Clique em ícone Data para especificar uma data ou uma data automática para o seu compromisso.

    ou

    Selecione O Dia Inteiro no caso de um evento que dure o dia inteiro.

  6. Especifique um horário de início e uma duração. A duração pode ser especificada em minutos, horas ou dias.

  7. Especifique como deseja que o compromisso seja mostrado. Compromissos podem aparecer como Livre, Tentativa, Ocupado ou Fora do Escritório.

  8. Digite um assunto e a mensagem.

    Se desejar, mude a fonte do texto da mensagem. Para obter informações, consulte Mudando a fonte de itens enviados.

    Tela Compromisso

  9. Se quiser verificar se as pessoas e os recursos necessários para esse compromisso estão disponíveis, realize uma pesquisa por horário livre clicando em Ocupado na barra de ferramentas. Consulte Verificando quando todos estão disponíveis.

    Você pode especificar várias opções, como tornar esse compromisso de alta prioridade, solicitar uma resposta dos destinatários etc. Para isso, clique na guia Opções de Envio.

  10. Na barra de ferramentas, clique em Enviar.

5.1.2 Reprogramando um compromisso

Se quiser verificar se as pessoas e os recursos necessários para esse compromisso estão disponíveis, realize uma pesquisa por horário livre clicando em Ocupado na barra de ferramentas.

  1. Clique na pasta Itens Enviados na Lista de Pastas.

  2. Clique no compromisso a ser reprogramado.

  3. Clique em Ações > Reenviar.

  4. Se o compromisso original tinha uma data automática, clique em Esta Instância ou em Todas as Instâncias.

  5. Faça as mudanças desejadas e clique em Enviar na barra de ferramentas.

  6. Clique em Sim para recolher o item original.

Para reprogramar um compromisso para um novo horário no mesmo dia, abra o Calendário e arraste o compromisso para o novo horário.

5.1.3 Reprogramando compromissos periódicos

  1. Na Lista de Pastas, clique na pasta Itens Enviados.

  2. Clique no compromisso que você deseja reprogramar.

    Se estiver reprogramando apenas um compromisso de uma série de compromissos periódicos, selecione-o no dia em que deverá ocorrer sua reprogramação.

  3. Clique em Ações > Reenviar.

  4. Clique em Todas as Instâncias para todos os compromissos existentes no compromisso periódico.

    ou

    Clique em Esta Instância para apenas um compromisso da série de compromissos periódicos.

  5. Faça as mudanças desejadas e clique em Enviar na barra de ferramentas.

  6. Clique em Sim para recolher o item original.

Para reprogramar um compromisso para um novo horário no mesmo dia, abra o Calendário e arraste o compromisso para o novo horário.

5.1.4 Cancelando um compromisso

Você poderá cancelar um compromisso se o tiver programado ou se tiver os direitos Proxy necessários na Caixa de Correio do programador.

  1. Clique na pasta Itens Enviados na Lista de Pastas.

  2. Clique no compromisso que você deseja cancelar.

  3. Clique em Editar e, em seguida, clique em Apagar.

  4. Se o compromisso original tinha uma data automática, clique em Esta Instância ou em Todas as Instâncias.

  5. Clique em Todas as Caixas de Correio e em OK.

5.1.5 Programando um compromisso para você mesmo

Se você não estiver disponível para reuniões em certos horários, programe um compromisso publicado para esses horários. Quando outro usuário incluir você em um compromisso e realizar uma pesquisa por horário disponível, verá que você não está disponível naqueles horários, mas poderá programar o compromisso mesmo assim.

Os compromissos publicados são colocados no seu Calendário na data especificada. Eles não são colocados em sua Caixa de Correio nem na Caixa de Correio de outro usuário.

  1. Na barra de ferramentas, clique na seta do botão ícone Novo compromisso e, em seguida, clique em Compromisso Publicado.

    Tela de compromisso publicado

    ou

    No Calendário, abra uma tela com uma Lista de Compromissos, clique em uma data e clique duas vezes em um horário na Lista de Compromissos.

  2. (Opcional) Digite um assunto e um local, se necessário.

  3. Especifique a data de início.

    ou

    Clique em ícone Data para especificar uma data ou uma data automática para o seu compromisso.

    ou

    Selecione O Dia Inteiro no caso de um evento que dure o dia inteiro.

  4. Especifique um horário de início e uma duração. A duração pode ser especificada em minutos, horas ou dias.

  5. Especifique como deseja que o compromisso seja mostrado. Compromissos podem aparecer como Livre, Tentativa, Ocupado ou Fora do Escritório.

  6. (Opcional) Digite uma mensagem.

    Você pode especificar várias opções, como tornar esse compromisso de alta prioridade etc. Para isso, clique na guia Opções.

  7. (Opcional) Especifique um tipo em Mostrar Compromisso Como, clicando em Ações > Mostrar Compromisso Como e, em seguida, clicando em um tipo.

  8. Clique em Publicar na barra de ferramentas.

Os compromissos publicados são colocados no seu Calendário na data especificada. Eles não são colocados em sua Caixa de Correio nem na Caixa de Correio de outro usuário.

5.1.6 Verificando quando todos estão disponíveis

Utilize o recurso Pesquisa por Horário Disponível para encontrar um horário em que todos os recursos e pessoas a serem programados para uma reunião estarão disponíveis.

Esta seção contém os seguintes tópicos:

Executando uma pesquisa por horário disponível

  1. No compromisso que estiver criando, especifique nomes de usuários e IDs de recursos no campo Para.

  2. Especifique a primeira data possível para a reunião no campo Data Início.

  3. Especifique a duração da reunião.

  4. Clique em Pesquisa por Horário Disponível na barra de ferramentas.

    Caixa de diálogo Escolher Horário do Compromisso

    A legenda na parte inferior da caixa de diálogo Pesquisa por Horário Disponível mostra o significado dos vários padrões de Mostrar Compromisso como da grade.

    Se ícone Informações de Pesquisa por Horário Disponível aparecer à esquerda do nome do usuário ou do recurso, você poderá clicar em um horário programado ao lado do nome do usuário ou do recurso na guia Horários Individuais para exibir mais informações sobre o compromisso na caixa abaixo. Porém, o usuário ou o proprietário do recurso deverá lhe conceder direitos Ler ao compromisso na Lista de Acesso para que o ícone ícone Informações de Pesquisa por Horário Disponível seja exibido. Consulte Adicionando e removendo direitos e nomes de proxy da Lista de Acesso.

    Para excluir um nome de usuário ou um recurso da pesquisa sem apagá-lo, clique na guia Horários Disponíveis e, em seguida, clique na caixa de seleção ao lado do usuário ou do recurso para anular a seleção. A exclusão de um usuário ou de um recurso da pesquisa será útil se um usuário (como um destinatário CC) precisar ser convidado para uma reunião, mas não precisar comparecer obrigatoriamente. Para incluir um nome de usuário ou um recurso que tenha sido excluído, clique na caixa de seleção ao lado do usuário ou do recurso para marcá-la.

  5. Clique em Seleção Auto. para selecionar o primeiro horário de reunião disponível e, em seguida, clique em OK para transferir os usuários, os recursos, além do horário e da duração selecionados, de volta para o compromisso que você estava programando.

    ou

    Clique em Seleção Auto. até que o horário desejado seja exibido e, em seguida, clique em OK para transferir os usuários, os recursos, além do horário e da duração selecionados, de volta para o compromisso que você estava programando.

    ou

    Clique na guia Horários Disponíveis para ver os horários de reunião possíveis, clique em um horário para selecioná-lo e, em seguida, clique em OK para transferir os usuários, os recursos, além da duração e do horário selecionados, de volta para o compromisso que você estava programando.

  6. Para remover um usuário ou um recurso da lista Convidar para Reunião após a pesquisa, clique na guia Horários Disponíveis, clique no nome do usuário ou no recurso a ser removido, pressione Apagar e clique em Sim.

    Isso será útil se você desejar incluir várias salas de reunião na pesquisa para encontrar uma que esteja disponível e eliminar as que não deseja.

  7. Conclua e envie o compromisso.

    Se desejar realizar uma pesquisa por horário disponível antes de criar um compromisso, clique em Ferramentas > Pesquisa por Horário Disponível. Especifique informações na caixa de diálogo Pesquisa por Horário Disponível e clique em OK para realizar uma pesquisa por horário disponível. Quando encontrar o horário desejado para uma reunião, clique em Solicitar Reunião para transferir as informações para uma nova tela de compromissos e conclua o compromisso.

    Você pode mudar a faixa da pesquisa de um compromisso, programando o compromisso com Ferramentas > Pesquisa por Horário Disponível e mudando o número no campo Nº de dias a pesquisar.

Mudando as opções de Ocupado

Você pode mudar os padrões de faixa de pesquisa, horário e dias de todos os compromissos na guia Ocupado, em Opções de Data e Horário.

  1. Clique em Ferramentas > Opções, clique duas vezes em Data & Horário e, em seguida, clique na guia Pesquisa por Horário Disponível.

  2. Mude as opções desejadas.

  3. Clique em OK.

5.1.7 Formatando o compromisso em ICAL

  1. Clique em Contas > Opções de Conta.

  2. Clique em Opções Gerais.

  3. Selecione Usar ICAL ao enviar compromissos via SMTP.

  4. Clique em OK.

Se os destinatários do compromisso usarem um software de mensagens e calendário que suporte ICAL, eles receberão um item de compromisso. Se o software de mensagens e calendário não suportar ICAL, eles receberão um item de correio com as informações do compromisso adicionadas ao texto da mensagem.