13.4 Importando documentos para uma biblioteca do GroupWise

Você pode importar documentos criados fora do GroupWise para uma biblioteca do GroupWise.

Esta seção contém os seguintes tópicos:

13.4.1 Especificação de arquivos a serem importados

Ao especificar os documentos que deseja importar, você pode selecionar arquivos individuais ou selecionar uma ou mais pastas e importar todos os documentos dessas pastas. Essa ação facilita a importação de grandes quantidades de documentos sem que seja necessário selecionar cada documento individualmente.

Importação de pastas

Quando você importa uma pasta, o GroupWise importa os documentos contidos nela; no entanto, ele não importa a pasta propriamente dita nem sua estrutura. As pastas não são importadas porque os documentos da Biblioteca do GroupWise não são armazenados em uma estrutura de pasta e, portanto, as pastas não têm significado na biblioteca.

Ao importar documentos de uma pasta, você pode especificar se deseja importar todos, alguns ou nenhum dos documentos contidos nas subpastas da pasta. Além disso, você pode determinar os tipos de arquivos que deseja importar, especificando as extensões dos arquivos na caixa Filtro de Nomes de Arquivo.

13.4.2 Seleção de um método de importação

Por padrão, o GroupWise executa uma Importação Rápida e copia os documentos que você especifica na biblioteca padrão. Se desejar ter maior controle sobre o modo como seus documentos são importados, desmarque a caixa de seleção Importação Rápida. Esse procedimento permite uma importação personalizada.

Ao executar uma importação personalizada, você pode especificar as seguintes informações:

  • Se deseja copiar ou mover os documentos para a biblioteca.
  • O nome e o local de um arquivo de registro para gravar mensagens de status e erros de importação.
  • A biblioteca em que os documentos devem ser armazenados.
  • Se deseja ou não criar referências de documentos em uma pasta. Ao criar referências de documentos, especifique em qual pasta da lista de pastas você deseja armazená-las.
  • Se deseja especificar propriedades para cada documento individualmente ou se o GroupWise deve criar as propriedades dos documentos usando os valores padrão.
  • Se os nomes de arquivos atuais serão ou não usados como parte do assunto do documento.

13.4.3 Importando documentos com a Importação Rápida

  1. Clique em Arquivo > Importar Documentos.

    Caixa de diálogo Selecionar Arquivos a Importar

  2. Clique em Adicionar Arq. Individuais, selecione os arquivos que você deseja importar e clique em OK. (Para selecionar vários arquivos, pressione a tecla Ctrl e clique em cada documento adicional.)

    ou

    Clique em Adicionar Dir. Inteiro, selecione as pastas que contêm os documentos a serem importados.

    Digite uma extensão de arquivo, como *.doc ou *.wpd no campo Filtro de Nomes de Arquivo se quiser importar tipos de arquivos específicos das pastas selecionadas e, em seguida, clique em OK.

  3. Clique em Próximo.

    Caixa de diálogo Criar Referências de Documentos

  4. Se você quiser que o GroupWise crie referências para cada documento, clique em Mostrar Documentos na Pasta e, em seguida, clique na pasta em que deseja armazenar as referências de documento.

    ou

    Se não desejar criar referências de documentos, clique em Importar sem Mostrar os Documentos em uma Pasta.

    Se não criar referências de documento durante a importação, você poderá criá-las mais tarde usando Arquivo > Novo > Referência de Documento.

  5. Clique em Próximo.

  6. Clique em Concluir para iniciar a importação.

O GroupWise copia os documentos para a biblioteca especificada.

Você também pode importar um documento arrastando-o de uma janela ou da sua área de trabalho para uma pasta do GroupWise.

13.4.4 Importando documentos com a importação personalizada

  1. Clique em Arquivo > Importar Documentos.

  2. Clique em Adicionar Arq. Individuais, selecione os arquivos que você deseja importar e clique em OK. (Para selecionar vários arquivos, pressione a tecla Ctrl e clique em cada documento adicional.)

    ou

    Clique em Adicionar Dir. Inteiro e selecione as pastas que deseja importar.

    Digite uma extensão de arquivo, como *.doc ou *.wpd no campo Filtro de Nomes de Arquivo se quiser importar tipos de arquivos específicos das pastas selecionadas e, em seguida, clique em OK.

  3. Verifique se a opção Importação Rápida está desmarcada.

  4. Clique em Próximo.

    Caixa de diálogo Método de Importação

  5. Clique em Copiar Arquivos para o GroupWise para colocar uma cópia dos arquivos na biblioteca e deixar os arquivos originais na localização de origem.

    ou

    Clique em Mover Arquivos para o GroupWise para mover os arquivos para a biblioteca e apagar os originais da localização de origem.

  6. Para gravar os erros de importação em um arquivo de registro, clique em Armazenar todas as mensagens de status e erro em um arquivo de registro e especifique um nome de arquivo.

  7. Clique em Próximo.

    Caixa de diálogo Selecionar Biblioteca

  8. Clique na biblioteca em que deseja armazenar os documentos.

  9. Clique em Próximo.

    Caixa de diálogo Criar Referências de Documentos

  10. Se desejar que o GroupWise crie referências para cada documento, clique em Mostrar documentos na pasta e, em seguida, clique na pasta em que deseja armazená-los.

    ou

    Se não desejar criar referências de documentos, clique em Importar sem mostrar os documentos em uma pasta.

  11. Clique em Próximo.

    Caixa de diálogo Definir Opções de Propriedades de Documentos

  12. Para especificar as propriedades de cada documento que estiver importando, clique em Solicitar propriedades de cada documento individualmente.

    ou

    Para que o GroupWise especifique as propriedades com base nos valores de propriedades padrão especificados nas opções de Documento, clique em Definir propriedades usando valores padrão.

  13. Se desejar especificar valores padrão diferentes apenas para esta sessão de importação, clique em Modificar Valores Padrão, especifique os valores e clique em OK.

  14. Clique em Próximo.

  15. Clique em Concluir para iniciar a importação.