13.15 Gerenciando grupos de documentos

Quer seja um usuário responsável por vinte documentos, quer seja um administrador de sistema responsável por milhares de documentos, você poderá usar o Assistente de Operações de Documentos em Massa para gerenciar com eficiência grupos de documentos. Usando o assistente, você pode executar todas as seguintes tarefas:

Esta seção contém os seguintes tópicos:

13.15.1 Preparação para uma operação em massa

Antes de executar uma operação em massa em um grupo de documentos, você precisa ter direitos suficientes aos documentos. Se tiver direitos Gerenciar, você será chamado de bibliotecário e poderá executar operações em massa em todos os documentos da biblioteca. Se não for um bibliotecário, você só poderá executar operações em massa nos documentos nos quais possuir direitos. A tabela a seguir mostra os direitos que você precisa ter para executar cada operação:

Operação com documentos

Direitos necessários

Mover

Requer os direitos Ver e Apagar ao documento ou você deve ser o bibliotecário da biblioteca. Além disso, você precisa ter direitos Adicionar na biblioteca de destino.

Copiar

Requer direitos Ver ao documento; se não tiver esses direitos, você precisará ser o bibliotecário da biblioteca. Além disso, você precisa ter direitos Adicionar na biblioteca de destino.

Apagar

Requer direitos Apagar ao documento; se não tiver esses direitos, você precisará ser o bibliotecário da biblioteca. Além disso, você precisa ter direitos Apagar na biblioteca.

Compartilhar

Requer direitos Modificar Segurança ao documento; se não tiver esses direitos, você precisará ser o bibliotecário da biblioteca. Além disso, você precisa ter direitos Mudar na biblioteca.

Designar documentos para um novo autor

Requer os direitos Editar e Modificar Segurança ao documento; se não tiver esses direitos, você precisará ser o bibliotecário da biblioteca.

Modificar as propriedades do documento

Requer direitos Editar; se não tiver esses direitos, você precisará ser o bibliotecário da biblioteca. Além disso, você precisa ter direitos Mudar na biblioteca.

13.15.2 Selecionando documentos para a operação em massa

Antes de iniciar a operação em massa, você deve especificar os documentos que deseja incluir. Para selecionar os documentos, você pode usar quatro métodos:

  • Você pode selecionar os documentos na caixa de diálogo Pesquisa/Pesquisa Avançada no Assistente de Operações de Documentos em Massa.
  • Você pode selecionar os documentos na caixa de diálogo Pesquisa por Exemplo no Assistente de Operações de Documentos em Massa.
  • Você pode selecionar os documentos em uma pasta ou na Caixa de Correio antes de abrir o Assistente de Operações de Documentos em Massa.
  • Você pode especificar o nome de um arquivo em disco que contenha uma lista de IDs de documentos.

Visualizando os resultados de uma operação de documentos em massa

Quando usar o recurso Encontrar no Assistente de Operações de Documentos em Massa para especificar os documentos que deseja mover, copiar, apagar ou mudar, você poderá clicar no botão Visualizar (na última caixa de diálogo do assistente) para ver uma lista dos documentos que serão movidos, copiados, apagados ou mudados com base nos critérios especificados em Encontrar. Esse procedimento permite revisar esses resultados, verificar se os critérios são precisos e selecionar os documentos corretos. Se os critérios não forem precisos, você poderá voltar ao assistente e modificar os critérios especificados em Encontrar para expandir ou limitar os documentos incluídos na operação.

Depois de executar uma operação de documentos em massa

Se você efetuar quaisquer mudanças nos direitos de compartilhamento ou de autor de um documento, o autor original do documento receberá uma mensagem de correio notificando-o da mudança.

Usando operações de documentos em massa nos modos Remoto/de Cache

IMPORTANT:O Assistente de Operações de Documentos em Massa não está disponível no modo Remoto ou de Cache. Você poderá executar as mesmas tarefas em documentos específicos enquanto estiver na Caixa de Correio Remota/de Cache, porém, não poderá executá-las com grupos de documentos.

13.15.3 Agindo como o bibliotecário

O administrador do sistema pode conceder aos usuários direitos Gerenciar a uma biblioteca. Quando você possui direitos Gerenciar, é chamado de bibliotecário e pode executar operações em massa (como mudar as propriedades dos documentos, mover documentos etc.) em todos os documentos da biblioteca.

Quando um bibliotecário executa uma pesquisa, a caixa de diálogo Encontrar exibe uma opção extra: Aplicar Direitos de Bibliotecário. Quando selecionada, essa opção permite ao bibliotecário pesquisar documentos criados por outros usuários que podem não ter sido explicitamente compartilhados com ele. Entretanto, o bibliotecário não pode executar uma pesquisa de texto completo ao usar essa opção.

O bibliotecário pode ver e modificar todas as propriedades de um documento, como autor, criador, segurança, assunto, tipo de documento e assim por diante, mas não pode ver o conteúdo do documento. (Para ver o conteúdo de um documento, o bibliotecário precisa ter direitos Ver na versão correspondente do documento.) Se o bibliotecário efetuar quaisquer mudanças nos direitos de compartilhamento ou de autor de um documento, o autor original do documento receberá uma mensagem de correio notificando-o da mudança. Isso impede que o bibliotecário conceda a usuários não-autorizados acesso a um documento.

Além de modificar as propriedades mencionadas acima, o bibliotecário também pode executar as seguintes ações em todos os documentos da biblioteca:

  • Apagar um grupo de documentos da biblioteca.
  • Mover ou copiar documentos para outra biblioteca.
  • Mudar as propriedades (autor, tipo de documento, assunto etc.) de um grupo de documentos da biblioteca.
  • Mudar os direitos de compartilhamento para um grupo de documentos da biblioteca.
  • Redefinir o status de um documento.
  • Usar as APIs de terceiros do GroupWise para gerar relatórios sobre todos os documentos da biblioteca.

O bibliotecário e os modos Remoto/de Cache

O bibliotecário poderá ver todas as propriedades de um documento enquanto estiver nos modos Remoto e de Cache; no entanto, ele não poderá mudar os direitos de compartilhamento ou de autor de um documento enquanto estiver usando o modo Remoto ou de Cache.

O bibliotecário e versões mais antigas do GroupWise

Se um bibliotecário acessar uma biblioteca usando uma versão mais antiga do cliente do GroupWise, como o GroupWise 5.1 ou 5.2, ele não terá acesso de bibliotecário aos documentos, pois nem o direito Gerenciar nem a função de bibliotecário existiam nas versões anteriores do GroupWise.

13.15.4 Copiando um grupo de documentos

Você pode copiar grupos de documentos usando o Assistente de Operações de Documentos em Massa. Para copiar um grupo de documentos, você precisa ter direitos Ver em cada documento ou ser o bibliotecário da biblioteca. Além disso, você deve ter direitos Adicionar na biblioteca para a qual deseja copiar os documentos.

Quando você copia um grupo de documentos, todas as versões do documento são copiadas. Na biblioteca de destino, cada cópia do documento recebe um novo número de documento; no entanto, o documento mantém o mesmo número de versão que possuía na biblioteca de origem. Por exemplo, se o documento #458 possuía as versões um, dois e cinco na biblioteca Marketing e você o copiar para a biblioteca Vendas, ele passará a ser o documento #459 (ou qualquer que seja o próximo número) na biblioteca Vendas, mas ainda terá as versões um, dois e cinco. O GroupWise copia todas as propriedades do documento, incluindo os campos personalizados e de atividade do documento, para a biblioteca de destino e os armazena com o documento; no entanto, os campos personalizados não mostram em Propriedades do Documento se a biblioteca de destino não contiver o campo. Quando você copia documentos, as referências de documento não são atualizadas.

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Copiando um grupo de documentos selecionado com Pesquisa por Exemplo

  1. Clique em Ferramentas > Operações de Documentos em Massa.

    Caixa de diálogo Operações de Documentos em Massa

  2. Na caixa de grupo Operação, clique em Copiar.

  3. Na caixa de grupo Método de seleção, clique em Usar Pesquisa por Exemplo para selecionar documentos e, em seguida, clique em Avançar.

    Caixa de diálogo Pesquisa por Exemplo

  4. Na lista suspensa Biblioteca, clique na biblioteca a ser pesquisada.

  5. Em cada campo, especifique as informações que deseja pesquisar.

  6. Clique em Avançar.

  7. Na caixa de listagem Selecionar biblioteca para a qual copiar documentos, selecione a biblioteca de destino e clique em Avançar.

    Caixa de diálogo Selecionar Biblioteca

  8. Clique em Visualizar para ver um exemplo dos documentos que serão copiados com base nos critérios de localização especificados.

    A qualquer momento, você pode clicar em Fechar, na caixa de diálogo Resultados da Pesquisa, para cancelar a visualização.

  9. Especifique o diretório em que deseja gravar o arquivo de registro.

    Clique em Gerar um arquivo de registro sem realizar a operação de cópia para ver o resultado da movimentação sem realmente copiar os documentos.

    Se for um bibliotecário na biblioteca de destino, você terá duas opções adicionais na página Registro de Operações de Documentos em Massa. A opção Validar Campos de Propriedade de Documento permite optar por validar os campos de propriedade dos documentos que você está copiando ou movendo. A opção Permitir que Documentos com Erros de Validação Sejam Criados ou Atualizados permite optar por ignorar qualquer erro de validação.

  10. Clique em Concluir para copiar os documentos.

Copiando um grupo de documentos selecionados

  1. Na Caixa de Correio ou nas pastas, selecione as referências dos documentos que você deseja copiar.

  2. Clique em Ferramentas > Operações de Documentos em Massa.

  3. Na caixa de grupo Operação, clique em Copiar.

  4. Na caixa de grupo Método de seleção, clique em Usar os documentos selecionados no momento e, em seguida, clique em Avançar.

  5. Na caixa de listagem Selecionar biblioteca para a qual copiar documentos, clique na biblioteca de destino e, em seguida, clique em Avançar.

  6. Especifique o diretório em que deseja gravar o arquivo de registro.

    Clique em Gerar um arquivo de registro sem realizar a operação de cópia para ver o resultado da cópia sem realmente copiar os documentos.

    Se for um bibliotecário na biblioteca de destino, você terá duas opções adicionais na página Registro de Operações de Documentos em Massa. A opção Validar Campos de Propriedade de Documento permite optar por validar os campos de propriedade dos documentos que você está copiando. A opção Permitir que Documentos com Erros de Validação Sejam Criados ou Atualizados permite optar por ignorar qualquer erro de validação.

  7. Clique em Concluir para copiar os documentos.

Copiando um grupo de documentos relacionados em um arquivo

  1. Clique em Ferramentas > Operações de Documentos em Massa.

  2. Na caixa de grupo Operação, clique em Copiar.

  3. Na caixa de grupo Método de seleção, clique em Usar os documentos listados em um arquivo.

  4. Especifique o nome do arquivo que contém uma lista dos documentos a serem copiados e clique em Avançar.

    Você pode especificar qualquer arquivo de texto (ASCII ou ANSI) como o arquivo de origem de uma operação de cópia, desde que ele contenha uma lista dos IDs de documentos. Se você estiver criando um arquivo, verifique se o ID de cada documento está no início de uma linha e se existe somente um documento por linha.

    Se o arquivo especificado for um arquivo de registro de uma operação de cópia anterior, você poderá clicar em Processar apenas erros para que o GroupWise só processe os documentos que geraram erros durante a sessão anterior.

  5. Na caixa de listagem Selecionar biblioteca para a qual copiar documentos, clique na biblioteca de destino e, em seguida, clique em Avançar.

  6. Especifique o diretório em que deseja gravar o arquivo de registro.

    Clique em Gerar um arquivo de registro sem realizar a operação de cópia para ver o resultado da cópia sem realmente copiar os documentos.

    Se for um bibliotecário na biblioteca de destino, você terá duas opções adicionais na página Registro de Operações de Documentos em Massa. A opção Validar Campos de Propriedade de Documento permite optar por validar os campos de propriedade dos documentos que você está copiando. A opção Permitir que Documentos com Erros de Validação Sejam Criados ou Atualizados permite optar por ignorar qualquer erro de validação.

  7. Clique em Concluir para copiar os documentos.

13.15.5 Movendo um grupo de documentos

Você pode mover um grupo de documentos para outra biblioteca usando o Assistente de Operações de Documentos em Massa. Para mover um grupo de documentos, você deverá ter os direitos Ver e Apagar em cada documento que deseja mover ou ser o bibliotecário da biblioteca selecionada. Além disso, você deve ter direitos Adicionar à biblioteca de destino.

Os documentos selecionados para serem movidos podem ser armazenados em várias bibliotecas, em diferentes agências postais. O GroupWise move todas as versões dos documentos selecionados e todas as propriedades dos documentos, incluindo os campos personalizados e a atividade dos documentos. Se a biblioteca de destino não contiver um ou mais campos personalizados que existam na biblioteca de origem, o GroupWise moverá o valor do campo personalizado e o armazenará com o documento na nova biblioteca; no entanto, o valor só será mostrado em Propriedades do Documento quando o administrador do sistema adicionar esse campo personalizado à biblioteca de destino.

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Notificação de autores e usuários de documentos movidos

Após a conclusão da movimentação, o GroupWise enviará a você uma mensagem contendo uma lista de todos os documentos movidos. Além disso, o GroupWise enviará uma mensagem ao autor de cada documento movido mostrando a nova localização do documento. Se um usuário for o autor de vários documentos movidos, a mensagem conterá uma lista de todos os documentos movidos e a sua nova localização. Outros usuários, que não sejam autores do documento, serão notificados de que o documento foi movido.

O GroupWise atualiza automaticamente quaisquer referências aos documentos movidos ao final do processo de movimentação. No entanto, se a referência de um documento estiver anexada a uma mensagem de correio, o GroupWise não atualizará a referência. Quando um usuário clicar na referência anexada do documento, será mostrada uma mensagem explicando que o documento foi movido e fornecendo sua nova localização.

Movendo um grupo de documentos selecionado com Pesquisa por Exemplo

  1. Clique em Ferramentas > Operações de Documentos em Massa.

  2. Na caixa de grupo Operação, clique em Mover.

    Caixa de diálogo Operações de Documentos em Massa

  3. Na caixa de grupo Método de seleção, clique em Usar Pesquisa por Exemplo para selecionar documentos e, em seguida, clique em Avançar.

    Caixa de diálogo Pesquisa por Exemplo

  4. Na lista suspensa Biblioteca, clique na biblioteca a ser pesquisada.

  5. Em cada campo, especifique as informações que deseja pesquisar.

  6. Clique em Avançar.

  7. Na caixa de listagem Selecionar biblioteca para a qual mover documentos, clique na biblioteca de destino e, em seguida, clique em Avançar.

  8. Clique em Visualizar para ver um exemplo dos documentos a serem movidos com base nos critérios de localização especificados.

    A qualquer momento, você pode clicar em Fechar, na caixa de diálogo Resultados da Pesquisa, para cancelar a visualização.

  9. Especifique o diretório em que deseja gravar o arquivo de registro.

    Clique em Gerar um arquivo de registro sem realizar a operação de movimentação para ver o resultado da movimentação sem realmente mover os documentos.

    Se for um bibliotecário na biblioteca de destino, você terá duas opções adicionais na página Registro de Operações de Documentos em Massa. A opção Validar Campos de Propriedade de Documento permite optar por validar os campos de propriedade dos documentos que você está movendo. A opção Permitir que Documentos com Erros de Validação Sejam Criados ou Atualizados permite optar por ignorar qualquer erro de validação.

  10. Clique em Concluir para mover os documentos.

Movendo um grupo de documentos selecionados

  1. Na Caixa de Correio ou nas pastas, selecione as referências dos documentos que você deseja mover.

  2. Clique em Ferramentas > Operações de Documentos em Massa.

  3. Na caixa de grupo Operação, clique em Mover.

  4. Na caixa de grupo Método de seleção, clique em Usar os documentos selecionados no momento e, em seguida, clique em Avançar.

  5. Na caixa de listagem Selecionar biblioteca para a qual copiar documentos, clique na biblioteca de destino e, em seguida, clique em Avançar.

  6. Especifique o diretório em que deseja gravar o arquivo de registro.

    Clique em Gerar um arquivo de registro sem realizar a operação de movimentação para ver o resultado da movimentação sem realmente mover os documentos.

    Se for um bibliotecário na biblioteca de destino, você terá duas opções adicionais na página Registro de Operações de Documentos em Massa. A opção Validar Campos de Propriedade de Documento permite optar por validar os campos de propriedade dos documentos que você está movendo. A opção Permitir que Documentos com Erros de Validação Sejam Criados ou Atualizados permite optar por ignorar qualquer erro de validação.

  7. Clique em Concluir para mover os documentos.

Movendo os documentos de um grupo em um arquivo

  1. Clique em Ferramentas > Operações de Documentos em Massa.

  2. Na caixa de grupo Operação, clique em Mover.

  3. Na caixa de grupo Método de seleção, clique em Usar os documentos listados em um arquivo.

  4. Especifique o nome do arquivo que contém a lista dos documentos a serem movidos e clique em Avançar.

    Você pode especificar qualquer arquivo de texto (ASCII ou ANSI) como o arquivo de origem de uma operação de movimentação, desde que o arquivo contenha uma lista dos IDs de documentos. Se você estiver criando um arquivo, verifique se o ID de cada documento está no início de uma linha e se existe somente um documento por linha.

    Se o arquivo especificado for um arquivo de registro de uma operação de movimentação anterior, você poderá clicar em Processar apenas erros para que o GroupWise só processe os documentos que geraram erros durante a sessão anterior.

  5. Na caixa de listagem Selecionar biblioteca para a qual mover documentos, clique na biblioteca de destino e, em seguida, clique em Avançar.

  6. Especifique o diretório em que deseja gravar o arquivo de registro.

    Clique em Gerar um arquivo de registro sem realizar a operação de movimentação para ver o resultado da movimentação sem realmente mover os documentos.

    Se for um bibliotecário na biblioteca de destino, você terá duas opções adicionais na página Registro de Operações de Documentos em Massa. A opção Validar Campos de Propriedade de Documento permite optar por validar os campos de propriedade dos documentos que você está movendo. A opção Permitir que Documentos com Erros de Validação Sejam Criados ou Atualizados permite optar por ignorar qualquer erro de validação.

  7. Clique em Concluir para mover os documentos.

13.15.6 Mudando as propriedades de um grupo de documentos

À medida que gerencia os documentos do GroupWise, você com freqüência precisa mudar as propriedades de vários documentos ao mesmo tempo. Por exemplo, se um funcionário sair da empresa, talvez seja necessário que você reatribua todos os documentos dele a outra pessoa ou, caso outro funcionário seja contrato pela empresa, você lhe conceda o acesso a vários documentos. Você pode usar Mudar Propriedades no Assistente de Operações de Documentos em Massa para executar, de forma eficaz, esses tipos de tarefa (redesignar documentos, mudar tipos de documentos etc.) com grupos de documentos.

Você pode mudar o assunto, o autor ou o tipo de um grupo de documentos. Além disso, é possível mudar o valor de qualquer campo personalizado definido na biblioteca. Os campos que você pode modificar variam dependendo do local dos documentos selecionados para a operação de alteração em massa. Se os documentos que você selecionou estiverem todos armazenados na mesma biblioteca, só será possível fazer as alterações nos campos do sistema (assunto, autor e tipo de documento) e nos campos personalizados. Se os documentos selecionados estiverem armazenados em bibliotecas diferentes, você só poderá modificar os campos do sistema. O GroupWise impõe essa restrição, pois talvez as bibliotecas selecionadas não contenham os mesmos campos personalizados.

Esta seção contém os seguintes tópicos:

Mudando as propriedades de um grupo de documentos selecionado com Pesquisa por Exemplo

  1. Clique em Ferramentas > Operações de Documentos em Massa.

  2. Na caixa de grupo Operação, clique em Mudar Propriedades.

    Caixa de diálogo Operações de Documentos em Massa

  3. Na caixa de grupo Método de seleção, clique em Usar Pesquisa por Exemplo para selecionar documentos e, em seguida, clique em Avançar.

    Caixa de diálogo Pesquisa por Exemplo

  4. Na lista suspensa Biblioteca, clique na biblioteca a ser pesquisada.

  5. Em cada campo, especifique as informações que deseja pesquisar.

  6. Clique em Avançar.

    Caixa de diálogo Documento

  7. Especifique novos valores para qualquer uma das propriedades do documento e clique em Avançar.

  8. Clique em Visualizar para ver um exemplo dos documentos a serem modificados com base nos critérios de localização especificados.

    A qualquer momento, você pode clicar em Fechar, na caixa de diálogo Resultados da Pesquisa, para cancelar a visualização.

  9. Especifique o diretório em que deseja gravar o arquivo de registro.

    Clique em Gerar um arquivo de registro sem realizar a operação para ver o resultado da operação sem realmente mudar os documentos.

    Se for um bibliotecário na biblioteca padrão, você terá duas opções adicionais na página Registro de Operações de Documentos em Massa. A opção Validar Campos de Propriedade de Documento permite optar por validar os campos de propriedade dos documentos. A opção Permitir que Documentos com Erros de Validação Sejam Criados ou Atualizados permite optar por ignorar qualquer erro de validação.

  10. Clique em Concluir para mudar as propriedades do documento.

Mudando as propriedades dos documentos selecionados

  1. Na Caixa de Correio ou nas pastas, selecione as referências dos documentos cujas propriedades você deseja modificar.

  2. Clique em Ferramentas > Operações de Documentos em Massa.

  3. Na caixa de grupo Operação, clique em Mudar Propriedades.

  4. Na caixa de grupo Método de seleção, clique em Usar os documentos selecionados no momento e, em seguida, clique em Avançar.

  5. Especifique novos valores para qualquer um dos campos de propriedades do documento e clique em Avançar.

  6. Clique em Visualizar para ver um exemplo dos documentos a serem modificados com base nos critérios de localização especificados.

    A qualquer momento, você pode clicar em Fechar, na caixa de diálogo Resultados da Pesquisa, para cancelar a visualização.

  7. Especifique o diretório em que deseja gravar o arquivo de registro.

    Clique em Gerar um arquivo de registro sem realizar a operação para ver o resultado da operação sem realmente modificar os documentos.

    Se for um bibliotecário na biblioteca padrão, você terá duas opções adicionais na página Registro de Operações de Documentos em Massa. A opção Validar Campos de Propriedade de Documento permite optar por validar os campos de propriedade dos documentos. A opção Permitir que Documentos com Erros de Validação Sejam Criados ou Atualizados permite optar por ignorar qualquer erro de validação.

  8. Clique em Concluir para mudar as propriedades do documento.

Mudando as propriedades de um grupo de documentos em um arquivo

  1. Clique em Ferramentas > Operações de Documentos em Massa.

  2. Na caixa de grupo Operação, clique em Mudar Propriedades.

  3. Na caixa de grupo Método de seleção, clique em Usar os documentos listados em um arquivo.

  4. Especifique o nome do arquivo que contém a lista de documentos cujas propriedades você deseja mudar e clique em Avançar.

    Você pode especificar qualquer arquivo de texto (ASCII ou ANSI) como o arquivo de origem para uma operação de mudança de propriedades, desde que o arquivo contenha uma lista dos IDs dos documentos. Se estiver criando um arquivo, verifique se o ID de cada documento está no início de uma linha e se existe apenas um ID de documento em cada linha.

    Se o arquivo especificado for um arquivo de registro de uma sessão anterior, você poderá clicar em Processar apenas erros para que o GroupWise só processe os documentos que geraram erros durante essa sessão.

  5. Especifique novos valores para qualquer um dos campos de propriedades do documento e clique em Avançar.

  6. Clique em Visualizar para ver um exemplo dos documentos a serem modificados com base nos critérios de localização especificados.

    A qualquer momento, você pode clicar em Fechar, na caixa de diálogo Resultados da Pesquisa, para cancelar a visualização.

  7. Especifique o diretório em que deseja gravar o arquivo de registro.

    Clique em Gerar um arquivo de registro sem realizar a operação para ver o resultado da operação sem realmente modificar os documentos.

    Se for um bibliotecário na biblioteca padrão, você terá duas opções adicionais na página Registro de Operações de Documentos em Massa. A opção Validar Campos de Propriedade de Documento permite optar por validar os campos de propriedade dos documentos. A opção Permitir que Documentos com Erros de Validação Sejam Criados ou Atualizados permite optar por ignorar qualquer erro de validação.

  8. Clique em Concluir para mudar as propriedades do documento.

13.15.7 Mudando o compartilhamento de um grupo de documentos

Você pode conceder, modificar ou remover um acesso do usuário a um grupo de documentos. Isso pode ser feito de duas maneiras: modificando os direitos do usuário na Lista de Compartilhamento do grupo de documentos ou criando uma nova Lista de Compartilhamento que substituirá a já existente para cada documento do grupo.

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Modificando a Lista de Compartilhamento existente

Se selecionar Adicionar Novos Usuários e Direitos a Documentos Selecionados, você poderá adicionar, remover ou mudar os direitos de um usuário ao grupo de documentos sem mudar quaisquer direitos concedidos a outros usuários. Por exemplo, você pode conceder a um novo funcionário direitos a todos os documentos de benefícios na biblioteca. Isso adicionará o novo funcionário à Lista de Compartilhamento de cada documento do grupo, mas não modificará os direitos dos outros funcionários.

Se o usuário que você deseja adicionar já tiver direitos a um ou mais documentos do grupo, os direitos especificados no assistente substituirão os direitos que esse usuário tinha anteriormente aos documentos, mas não reduzirá os direitos que ele já possuir. Por exemplo, suponha que você conceda a Pam direitos Ver a um grupo de documentos que inclui o Documento A, mas que Pam já tenha os direitos Ver e Editar a esse documento. Nesse caso, o GroupWise concederá a Pam direitos Ver a todos os documentos do grupo, incluindo o Documento A, mas não removerá os direitos Editar de Pam ao Documento A.

Substituindo uma Lista de Compartilhamento existente por uma nova Lista de Compartilhamento

Se selecionar Substituir Listas de Compartilhamento para Documentos Selecionados, você poderá criar uma nova Lista de Compartilhamento para cada um dos documentos selecionados. Essa nova Lista de Compartilhamento substituirá a existente e somente os usuários da nova Lista de Compartilhamento terão direitos aos documentos selecionados.

Mudando os direitos de compartilhamento de um grupo de documentos selecionado com Pesquisa por Exemplo

  1. Clique em Ferramentas > Operações de Documentos em Massa.

  2. Na caixa de grupo Operação, clique em Mudar compartilhamento.

    Caixa de diálogo Operações de Documentos em Massa

  3. Na caixa de grupo Método de seleção, clique em Usar Pesquisa por Exemplo para selecionar documentos e, em seguida, clique em Avançar.

    Caixa de diálogo Pesquisa por Exemplo

  4. Na lista suspensa Biblioteca, clique na biblioteca a ser pesquisada.

  5. Em cada campo, especifique as informações que deseja pesquisar.

  6. Clique em Avançar.

    Caixa de diálogo Compartilhar

  7. Clique em Adicionar novos usuários e direitos a documentos selecionados para modificar as Listas de compartilhamento existentes para cada documento do grupo.

    ou

    Clique em Substituir listas de compartilhamento para documentos selecionados para criar uma nova Lista de Compartilhamento para substituir a Lista de Compartilhamento existente para cada documento do grupo.

  8. No campo Nome, digite o nome do usuário para o qual deseja modificar o compartilhamento e clique em Adicionar Usuário.

  9. Na Lista de compartilhamento, clique no nome do usuário cujos direitos de compartilhamento você deseja modificar.

  10. Na caixa de grupo Direitos sobre todas as versões, clique nos direitos a serem designados ao usuário para o grupo de documentos selecionado.

  11. Para especificar direitos de compartilhamento em versões específicas, clique em Segurança do nível de versão, especifique os direitos para cada versão e clique em OK.

  12. Clique em Avançar.

  13. Clique em Visualizar para ver um exemplo dos documentos a serem modificados com base nos critérios de localização especificados.

    A qualquer momento, você pode clicar em Fechar, na caixa de diálogo Resultados da Pesquisa, para cancelar a visualização.

  14. Especifique o diretório em que deseja gravar o arquivo de registro.

    Clique em Gerar um arquivo de registro sem realizar a operação para ver o resultado da operação sem realmente modificar os documentos.

  15. Clique em Concluir para modificar o compartilhamento do documento.

Mudando os direitos de compartilhamento de documentos selecionados

  1. Na Caixa de Correio ou nas pastas, selecione as referências dos documentos cujos direitos de compartilhamento você deseja mudar.

  2. Clique em Ferramentas > Operações de Documentos em Massa.

  3. Na caixa de grupo Operação, clique em Mudar compartilhamento.

  4. Na caixa de grupo Método de seleção, clique em Usar os documentos selecionados no momento e, em seguida, clique em Avançar.

  5. Para modificar as Listas de Compartilhamento existentes para cada documento do grupo, clique em Adicionar novos usuários e direitos a documentos selecionados.

    ou

    Para criar uma nova Lista de Compartilhamento para substituir a Lista de Compartilhamento existente de cada documento do grupo, clique em Substituir listas de compartilhamento para documentos selecionados.

  6. No campo Nome, digite o nome do usuário para o qual deseja modificar o compartilhamento e clique em Adicionar Usuário.

  7. Na Lista de compartilhamento, clique no nome do usuário cujos direitos de compartilhamento você deseja modificar.

  8. Na caixa de grupo Direitos sobre todas as versões, clique nos direitos a serem designados ao usuário para o grupo de documentos selecionado.

  9. Para especificar direitos de compartilhamento em versões específicas, clique em Segurança do nível de versão, especifique os direitos para cada versão e clique em OK.

  10. Clique em Avançar.

  11. Clique em Visualizar para ver um exemplo dos documentos a serem modificados com base nos critérios de localização especificados.

    A qualquer momento, você pode clicar em Fechar, na caixa de diálogo Resultados da Pesquisa, para cancelar a visualização.

  12. Especifique o diretório em que deseja gravar o arquivo de registro.

    Clique em Gerar um arquivo de registro sem realizar a operação para ver o resultado da operação sem realmente modificar os documentos.

  13. Clique em Concluir para modificar o compartilhamento do documento.

Mudando os direitos de compartilhamento de documentos em um arquivo

  1. Clique em Ferramentas > Operações de Documentos em Massa.

  2. Na caixa de grupo Operação, clique em Mudar compartilhamento.

  3. Na caixa de grupo Método de seleção, clique em Usar os documentos listados em um arquivo.

  4. Especifique o nome do arquivo que contém uma lista dos documentos cujos direitos de compartilhamento você deseja mudar e clique em Avançar.

    Você pode especificar qualquer arquivo de texto (ASCII ou ANSI) como o arquivo de origem de uma operação de mudança de compartilhamento, desde que o arquivo contenha uma lista dos IDs de documento. Se você estiver criando um arquivo, verifique se o ID de cada documento está no início de uma linha e se existe somente um documento por linha.

    Se o arquivo especificado for um arquivo de registro de uma operação anterior, você poderá clicar em Processar apenas erros para que o GroupWise só processe os documentos que geraram erros durante a sessão anterior.

  5. Clique em Adicionar novos usuários e direitos a documentos selecionados para modificar as Listas de Compartilhamento existentes para cada documento do grupo.

    ou

    Clique em Substituir listas de compartilhamento para documentos selecionados para criar uma nova Lista de Compartilhamento para substituir a Lista de Compartilhamento existente para cada documento do grupo.

  6. No campo Nome, digite o nome do usuário para o qual deseja modificar o compartilhamento e clique em Adicionar Usuário.

  7. Em Lista de compartilhamento, clique no nome do usuário cujos direitos de compartilhamento você deseja modificar.

  8. Na caixa de grupo Direitos sobre todas as versões, clique nos direitos a serem designados ao usuário para o grupo de documentos selecionado.

  9. Para especificar direitos de compartilhamento em versões específicas, clique em Segurança do nível de versão, especifique os direitos para cada versão e clique em OK.

  10. Clique em Avançar.

  11. Clique em Visualizar para ver um exemplo dos documentos a serem modificados com base nos critérios de localização especificados.

    A qualquer momento, você pode clicar em Fechar, na caixa de diálogo Resultados da Pesquisa, para cancelar a visualização.

  12. Especifique o diretório em que deseja gravar o arquivo de registro.

    Clique em Gerar um arquivo de registro sem realizar a operação para ver o resultado da operação sem realmente modificar os documentos.

  13. Clique em Concluir para modificar o compartilhamento do documento.

13.15.8 Apagando um grupo de documentos

Você pode apagar um grupo de documentos usando o Assistente de Operações de Documentos em Massa. Para apagar um grupo de documentos, você deve ter direitos Apagar aos documentos ou ser o bibliotecário da biblioteca. Além disso, você deve ter direitos Apagar à biblioteca da qual deseja remover os documentos.

Quando você apaga um grupo de documentos, todas as versões dos documentos são apagadas; no entanto, os registros de atividade dos documentos apagados não são removidos. As referências que apontam para os documentos apagados não são apagadas. Se você clicar na referência de um documento apagado, será mostrada uma mensagem informando que o documento foi apagado.

Esta seção contém os seguintes tópicos:

Apagando um grupo de documentos selecionado com Pesquisa por Exemplo

  1. Clique em Ferramentas > Operações de Documentos em Massa.

  2. Na caixa de grupo Operação, clique em Apagar.

    Caixa de diálogo Operações de Documentos em Massa

  3. Na caixa de grupo Método de seleção, clique em Usar Pesquisa por Exemplo para selecionar documentos e, em seguida, clique em Avançar.

    Caixa de diálogo Pesquisa por Exemplo

  4. Na lista suspensa Biblioteca, clique na biblioteca a ser pesquisada.

  5. Em cada campo, especifique as informações que deseja pesquisar.

  6. Clique em Avançar.

  7. Clique em Visualizar para ver um exemplo dos documentos a serem apagados com base nos critérios de localização especificados.

  8. A qualquer momento, você pode clicar em Fechar, na caixa de diálogo Resultados da Pesquisa, para cancelar a visualização.

  9. Especifique o diretório em que deseja gravar o arquivo de registro.

    Clique em Gerar um arquivo de registro sem realizar a operação de exclusão para ver o resultado da exclusão sem realmente apagar os documentos.

  10. Clique em Concluir para apagar os documentos.

Apagando um grupo de documentos selecionados

  1. Na Caixa de Correio ou nas pastas, clique nas referências dos documentos a serem apagados.

  2. Clique em Ferramentas > Operações de Documentos em Massa.

  3. Na caixa de grupo Operação, clique em Apagar.

  4. Na caixa de grupo Método de seleção, clique em Usar os documentos selecionados no momento e, em seguida, clique em Avançar.

  5. Especifique o diretório em que deseja gravar o arquivo de registro.

    Clique em Gerar um arquivo de registro sem realizar a operação de exclusão para ver o resultado da exclusão sem realmente apagar os documentos.

  6. Clique em Concluir para apagar os documentos.

Apagando um grupo de documentos relacionados em um arquivo

  1. Clique em Ferramentas > Operações de Documentos em Massa.

  2. Na caixa de grupo Operação, clique em Apagar.

  3. Na caixa de grupo Método de seleção, clique em Usar os documentos listados em um arquivo.

  4. Especifique o nome do arquivo que contém a lista dos documentos a serem apagados e clique em Avançar.

    Se o arquivo especificado for um arquivo de registro de uma operação de exclusão anterior, você poderá clicar em Processar apenas erros para que o GroupWise só processe os documentos que geraram erros durante a sessão anterior.

  5. Especifique o diretório em que deseja gravar o arquivo de registro.

  6. Clique em Gerar um arquivo de registro sem realizar a operação de exclusão para ver o resultado da exclusão sem realmente apagar os documentos.

  7. Clique em Concluir para apagar os documentos.