3.2 Gerenciando e-mails enviados

3.2.1 Trabalhando com itens enviados

Você pode exibir os itens já enviados. Por exemplo, você pode ler um item enviado, reenviá-lo com ou sem correções e, em alguns casos, recolhê-lo (se ele ainda não tiver sido aberto pelo destinatário).

  1. Na lista de pastas, clique na pasta Itens Enviados.

Todos os itens enviados residem nessa pasta, a menos que sejam movidos para uma pasta que não seja a pasta Caixa de Correio ou Calendário. Se um item enviado for movido para outra pasta, ele não será mais exibido na pasta Itens Enviados. Para exibir itens enviados que foram movidos para outras pastas, abra essas pastas.

Se você estiver enviando mensagens para sistemas não-GroupWise, lembre-se que esses sistemas precisam ter um recurso de monitoramento de status para retornar o status da mensagem enviada para o seu sistema GroupWise.

3.2.2 Recolhendo e-mails enviados

Use a opção Apagar para recolher um item enviado da Caixa de Correio do destinatário. Você pode recolher uma mensagem de e-mail ou um recado de destinatários do GroupWise que ainda não abriram o item. É possível recolher um compromisso, um lembrete ou uma tarefa a qualquer momento.

  1. Na lista de pastas, clique na pasta Itens Enviados.

  2. Linux: clique o botão direito do mouse no item que você deseja recolher.

    Mac: clique pressionando a tecla Control no item que você deseja recolher.

  3. Clique em Apagar.

  4. Selecione a opção adequada.

  5. Se você tiver optado por recolher esse item das caixas de correio de outros destinatários, poderá digitar um comentário para os destinatários, explicando por que o item foi recolhido.

  6. Clique em OK.

Para ver quais destinatários abriram sua mensagem, consulte a Seção 3.2.4, Verificando o status de e-mails enviados. Não será possível recolher o e-mail caso ele já tenha sido aberto.

3.2.3 Reenviando e-mails

Utilize Reenviar para enviar um item pela segunda vez, talvez com correções.

  1. Na lista de pastas, clique na pasta Itens Enviados.

  2. Linux: clique o botão direito do mouse no item que você deseja reenviar.

    Mac: clique o botão direito do mouse no item que você deseja reenviar.

  3. Clique em Reenviar.

  4. Se o item tiver uma data automática, clique em Esta Instância ou em Todas as Instâncias.

  5. Faça as mudanças no item, se necessário, e clique em Enviar na barra de ferramentas.

  6. Clique em Sim para recolher o item original.

    ou

    Clique em Não para deixar o item original.

Para ver quais destinatários abriram sua mensagem, consulte a Seção 3.2.4, Verificando o status de e-mails enviados. Não será possível recolher o e-mail caso ele já tenha sido aberto.

3.2.4 Verificando o status de e-mails enviados

A janela Propriedades permite verificar o status de qualquer item enviado. Por exemplo, você pode ver quando um item foi entregue e quando o destinatário o abriu ou apagou. Se um destinatário tiver aceitado ou recusado um compromisso e incluído um comentário, você verá esse comentário na janela Propriedades. Você também verá se um destinatário marcou uma tarefa como Concluída.

A janela Propriedades também mostra informações sobre os itens recebidos. Você pode ver quem mais recebeu o item (exceto no caso de destinatários de cópia oculta), o tamanho e a data de criação dos arquivos anexados e outras informações.

Na sua Caixa de Correio ou Calendário:

  1. Linux: clique o botão direito do mouse em um item.

    Mac: clique pressionando a tecla Control em um item.

  2. Clique em Propriedades.

  3. Vá para as informações de status próximas à parte inferior da página Propriedades.

Os ícones ao lado de um item também podem fornecer informações úteis de status. Consulte Identificando os ícones que aparecem próximos aos itens.

Se você estiver enviando mensagens para sistemas não-GroupWise, lembre-se que esses sistemas precisam ter um recurso de monitoramento de status para retornar o status da mensagem enviada para o seu sistema GroupWise.

3.2.5 Confirmando a entrega do e-mail enviado

O GroupWise oferece várias maneiras de você confirmar a entrega de um item.

Se você estiver enviando mensagens para sistemas não-GroupWise, lembre-se que esses sistemas precisam ter um recurso de monitoramento de status para retornar o status da mensagem enviada para o seu sistema GroupWise.

Recebendo notificação sobre itens enviados

Você pode receber uma notificação quando o destinatário abrir ou apagar uma mensagem, recusar um compromisso ou concluir uma tarefa.

  1. Para obter um comprovante de retorno para um item, abra uma tela de item, clique em Opções de Envio > Monitoramento do Status.

    ou

    Para receber sempre um comprovante de retorno para os itens enviados,

    Linux: clique em Ferramentas > Opções > Enviar > Monitoramento do Status.

    Mac: clique em GroupWise > Preferências > Monitoramento do Status.

  2. Selecione um tipo de item.

  3. Na caixa de grupo Retornar Notificação, especifique o tipo de comprovante de retorno desejado.

    Você é automaticamente associado a Notificar em Opções. Se você tiver anulado a seleção do recebimento de alarmes e notificações, não poderá receber notificações através de Notificar. Para obter mais informações, consulte a Seção 8.2, Usando o Notify.

    Ao enviar um item para um endereço da Internet, você pode clicar em Habilitar confirmação de entrega. Se o sistema de e-mail de Internet do destinatário tiver o monitoramento de status habilitado, você poderá receber o status do item enviado.

  4. Volte ao item que você está compondo.

    ou

    Clique em OK e em Fechar para gravar a configuração de todos os itens.

Solicitando uma resposta

Você pode informar o destinatário de um item de que você precisa de uma resposta. O GroupWise adiciona uma frase ao item, indicando que uma resposta é necessária, e muda o ícone para uma seta dupla na Caixa de Correio do destinatário.

  1. Para solicitar uma resposta para um item, abra uma tela de item, clique em Opções de Envio > Geral.

    ou

    Para solicitar uma resposta para todos os itens enviados:

    Linux: clique em Ferramentas > Opções > Enviar > Opções de Envio.

    Mac: clique em GroupWise > Preferências > Enviar > Opções de Envio.

  2. Clique em Resposta solicitada e especifique quando deseja receber a resposta.

    O destinatário verá o ícone de Resposta Solicitada ao lado da mensagem. Se você selecionar Quando Conveniente, “Resposta Solicitada: Quando Conveniente” será exibido na parte superior da mensagem. Se você selecionar Dentro de x Dias, “Resposta Solicitada: Por xx/xx/xx” será exibido na parte superior da mensagem.

  3. Volte ao item que você está compondo.

    ou

    Clique em OK e em Fechar para gravar a configuração de todos os itens.

Notificando os destinatários sobre um item que você enviou

  1. Para notificar os destinatários de um item, abra uma tela de item e clique em Opções de Envio > Geral.

    ou

    Para notificar os destinatários sobre todos os itens enviados:

    Linux: clique em Ferramentas > Opções > Enviar > Opções de Envio.

    Mac: clique em GroupWise > Preferências > Enviar > Opções de Envio.

  2. Clique em Notificar Destinatários.

    Os usuários são automaticamente associados a Notificar em Opções. Se eles tiverem anulado a seleção da opção para receber alarmes e notificações, não poderão ser notificados sobre as mensagens enviadas. Para obter mais informações, consulte Receber uma notificação de outro usuário ou recurso.

  3. Volte ao item que você está compondo.

    ou

    Clique em OK e em Fechar para gravar a configuração de todos os itens.

3.2.6 Monitorando o status do envio de e-mail

Você pode configurar um único item para ajudá-lo a monitorar seu status. Por exemplo, para obter informações sobre o monitoramento do status de um e-mail, consulte Notificando os destinatários sobre um item que você enviou.

Você também pode configurar o GroupWise para controlar o status de todos os itens enviados.

  1. Linux: clique em Ferramentas > Opções.

    Mac: clique em GroupWise > Preferências.

  2. Clique em Enviar > Monitoramento do Status.

  3. Na lista suspensa Configurações para, selecione o tipo de item que deseja configurar.

    Você pode controlar o status de:

    • E-mail

    • Compromissos

    • Tarefas

    • Lembretes

  4. Selecione Criar um item enviado para monitorar informações.

    IMPORTANTE:Esta configuração é selecionada por padrão. É altamente recomendável não anular essa seleção. Se essa opção não for selecionada, nenhum item enviado será criado quando você enviar um item; portanto, não haverá uma cópia dos itens enviados, a menos que você os grave.

  5. Verifique se o tipo de informação de status a ser monitorado está selecionado.

    As opções são:

    • Entregue

    • Entregue e aberto

    • Todas as informações (padrão, recomendado)

  6. (Opcional) Deixe Apagar automaticamente item enviado desmarcado.

    Se você selecionar essa opção, perderá a cópia do item enviado.

  7. Na caixa de grupo Retornar notificação, especifique o tipo de comprovante de retorno desejado.

  8. (Condicional) Se você estiver enviando um item para um endereço da Internet, selecione Habilitar confirmação de entrega e selecione Enviar notificação para minha caixa de correio (se desejar).

    Se o sistema de e-mail de Internet do destinatário tiver o monitoramento de status habilitado, você poderá receber o status do item enviado.

  9. Clique em OK.