9.4 Criando uma regra

9.4.1 Criando uma regra básica

As regras podem ajudá-lo a ordenar as mensagens, informar a outras pessoas que você está em férias ou encaminhar as mensagens para outra conta de e-mail.

  1. Clique em Ferramentas > Regras e, em seguida, clique em Nova.

    Caixa de diálogo Nova Regra

  2. Digite um nome no campo Nome da regra.

  3. Clique na lista pop-up Quando o evento ée, em seguida, clique em um evento para acionar a regra.

  4. Se tiver clicado em Novo Item, Iniciar, Sair ou Ativado pelo Usuário, clique em uma ou mais origens para o item. Por exemplo, clique em Recebido e Publicado.

    ou

    Se tiver clicado em Item Arquivado, Abrir Pasta ou Fechar Pasta, clique no ícone da pasta, clique em uma pasta e, em seguida, clique em OK para mostrar o nome da pasta.

  5. Clique em um ou mais tipos de item sobre os quais a regra deverá agir na lista Tipos de Item.

    Se desejar restringir ainda mais os itens afetados pela regra, clique em Definir Condições, clique nas opções adequadas e, em seguida, clique em OK. Para obter mais informações, consulte Limitando os itens afetados por uma regra.

  6. Clique em Adicionar Ação e, em seguida, clique na ação a ser executada pela regra.

    Algumas ações, como Mover para Pasta e Responder requerem o preenchimento de informações adicionais.

  7. Clique em Gravar.

Para funcionar, uma regra precisa ser habilitada. Consulte Habilitando ou desabilitando uma regra.

9.4.2 Criando uma regra de férias ou uma resposta automática.

  1. Clique em Ferramentas > Regras e, em seguida, clique em Nova.

  2. Digite um nome no campo Regra, como Regra de Férias.

  3. Clique na lista pop-up Quando o evento é e, em seguida, clique em Novo Item.

  4. Ao lado de E os itens são, selecione Recebido. Garanta que nenhuma outra origem de item esteja selecionada.

  5. Não faça seleções em Tipos de item.

  6. Use Definir Condições para adicionar informações específicas à sua regra. Veja a seguir exemplos de utilização de Definir Condições.

    • Para configurar as datas durante as quais a regra estará em vigor: Clique em Definir Condições, clique em Entregue na primeira lista suspensa, clique em Em ou Após a Data na segunda lista suspensa e, no campo de data, selecione a data em que sairá de férias. Clique na lista pop-up Fim e, em seguida, clique em E. Na nova linha, clique emEntregue na primeira linha suspensa e clique em Em ou Antes da Data na segunda lista suspensa. No campo de data, selecione a data em que você voltará das férias e clique em OK.

    • Para ter certeza de que só responderá aos itens enviados especificamente para você (e não para servidores de listas ou grupos de discussão): Clique em Definir Condições. Caso já tenha especificado informações nessa caixa de diálogo, clique na lista pop-up Fim e, em seguida, clique em E. Na nova linha, clique em Para na primeira lista suspensa, clique em [ ] Contém na segunda lista suspensa e, no campo seguinte, digite seu nome conforme ele é mostrado no campo Para de uma mensagem de correio.

    • Para garantir que você não responda a itens enviados por você mesmo (possivelmente devido à entrega atrasada, a proxies etc.): Clique em Definir Condições. Caso já tenha especificado informações nessa caixa de diálogo, clique na lista pop-up Fim e, em seguida, clique em E. Na nova linha, clique na primeira lista pop-up De, clique em [x] Não Contém na segunda lista suspensa, no próximo campo, digite seu nome conforme exibido no campo De de uma mensagem de e-mail e clique em OK.

    • Para responder apenas a itens internos: Clique em Definir Condições. Caso já tenha especificado informações nessa caixa de diálogo, clique na lista pop-up Fim e, em seguida, clique em E. Na nova Linha, clique em De na primeira lista suspensa, clique em [x] Não Contém na segunda lista suspensa; no próximo campo, digite *@* e clique em OK.

  7. Em As ações são, clique em Adicionar Ação e, em seguida, clique em Responder.

    A caixa de diálogo Responder é exibida, mostrando a opção Responder ao Remetente selecionada (você não pode selecionar Responder a Todos). Se desejar que a sua resposta inclua a mensagem original do remetente, selecione Incluir Mensagem Recebida do Remetente. Clique em OK.

  8. Digite uma mensagem, por exemplo:

    Estarei fora do escritório de 3 a 10 de setembro. Se você precisar de ajuda durante esse período, entre em contato com Marta Ribeiro, no ramal 1234.

  9. Clique em OK.

  10. Clique em Gravar, verifique se há uma marca de seleção ao lado da regra indicando que ela está habilitada e, em seguida, clique em Fechar.

As regras que acionam uma resposta (como essa regra de férias) mantêm um registro que mostra para quem a resposta foi enviada e verificam se a resposta foi enviada apenas uma vez para esse usuário.

9.4.3 Criando uma regra para encaminhar e-mails para outra conta

  1. Clique em Ferramentas > Regras e, em seguida, clique em Nova.

  2. Digite um nome no campo Regra, como Regra de Encaminhamento.

  3. Clique na lista pop-up Quando o evento é e, em seguida, clique em Novo Item.

  4. Ao lado de E os itens são, selecione Recebido. Garanta que nenhuma outra origem de item esteja selecionada.

  5. Selecione Correio em Tipos de item.

    Se desejar restringir ainda mais os itens afetados pela regra, clique em Definir Condições, clique nas opções adequadas e, em seguida, clique em OK. Para obter mais informações, consulte Limitando os itens afetados por uma regra.

  6. Clique em Adicionar Ação e, em seguida, selecione Encaminhar.

  7. Digite no campo Para o endereço ao qual deseja que os itens sejam encaminhados.

  8. Digite um assunto que você deseja usar para itens encaminhados, por exemplo, Enc.:

  9. (Opcional) Digite uma mensagem a ser usada em todos os itens encaminhados.

  10. Clique em OK.

  11. Clique em Gravar, verifique se há uma marca de seleção ao lado da regra indicando que ela está habilitada e, em seguida, clique em Fechar.

9.4.4 Copiando uma regra para criar uma nova regra

  1. Clique em Ferramentas > Regras.

  2. Clique na regra que deseja copiar e, em seguida, clique em Copiar.

  3. Digite o nome da nova regra.

  4. Faça as mudanças na regra.

  5. Clique em Gravar, verifique se há uma marca de seleção ao lado da regra indicando que ela está habilitada e, em seguida, clique em Fechar.

9.4.5 Limitando os itens afetados por uma regra

Use Definir Condições para limitar ainda mais os itens afetados por uma regra.

  1. Na caixa de diálogo Regras, clique em Definir Condições.

  2. Clique na primeira lista suspensa e, em seguida, clique em um campo.

    Para aprender mais sobre o que os campos representam, consulte Selecionando campos em pesquisas avançadas e regras.

  3. Clique na lista suspensa do operador e, em seguida, clique em um operador.

    Para aprender como usar operadores, consulte Usando operadores em pesquisas avançadas e regras.

  4. Digite os critérios da regra.

    ou

    Se uma lista suspensa estiver disponível, clique nela e nos critérios existentes.

    Se digitar critérios, como o nome de uma pessoa ou um assunto, você poderá incluir curingas, como um asterisco (*) ou um ponto de interrogação (?). O texto digitado não faz distinção entre maiúsculas e minúsculas.

    Para aprender mais sobre caracteres curinga e switches, consulte a Seção 7.3.4, Usando caracteres curinga e switches em pesquisas avançadas e regras.

  5. Clique na última lista suspensa e, em seguida, clique em Fim.

    ou

    Clique na última lista suspensa e, em seguida, clique em E ou Ou para limitar ainda mais os itens afetados pela regra.