3.1 Enviando e-mail

Ao enviar uma mensagem de e-mail do GroupWise, você pode enviá-la como texto ou HTML. Além disso, você pode optar por anexar um arquivo, adicionar uma assinatura à mensagem e verificar a ortografia da mensagem antes de enviá-la.

O bloco de endereços e a complementação de nomes ajudam a localizar de forma rápida e fácil os contatos de que você precisa ao enviar uma mensagem de e-mail.

3.1.1 Compondo e-mails

  1. Clique em Novo na barra de ferramentas.

  2. Na caixa Para, digite um nome de usuário e pressione Enter. Quando você começar a digitar, o sistema tentará automaticamente identificar o nome e completá-lo. Repita esse procedimento para usuários adicionais. Se necessário, digite nomes de usuário nas caixas CC e CO.

    ou

    Para selecionar nomes de usuário em uma lista, clique em Bloco de Endereços na barra de ferramentas, procure e selecione cada usuário, clique em Para, CC ou CO para cada usuário e clique em OK.

  3. Digite um assunto.

  4. Digite uma mensagem.

    Você pode especificar várias opções, por exemplo, tornar essa mensagem de alta prioridade, solicitar uma resposta dos destinatários etc., clicando na guia Opções de Envio.

  5. Inclua anexos clicando na guia Anexos na barra de ferramentas.

  6. Na barra de ferramentas, clique em Enviar.

3.1.2 Formatando mensagens

Ao enviar uma mensagem, você pode selecionar dentre várias opções de formato. Você pode optar por enviar a mensagem como texto ou mensagem HTML e também pode mudar as fontes, as cores e o layout da mensagem.

Mudando a fonte na tela HTML

O destinatário de um item verá as mudanças feitas na tela Texto Puro se ele também usar essa tela para visualizar o item. O destinatário de um item verá as mudanças feitas na tela HTML se ele também usar essa tela para visualizar o item. Convém permitir que o destinatário saiba em qual tela você compôs o item.

  1. Em um item aberto que você esteja compondo, verifique se a barra de ferramentas HTML é exibida.

    O administrador pode desativar a opção de formato HTML.

    tela HTML

  2. Use a barra de ferramentas HTML para mudar a fonte, adicionar cores de segundo plano, adicionar imagens e muito mais.

Talvez você precise redimensionar a tela do item horizontalmente para ver todos os botões da barra de ferramentas HTML.

Formatando listas numeradas e com marcadores

Você pode incluir facilmente listas com marcadores e números nas mensagens.

  1. Em um item aberto que você estiver compondo na visualização HTML, use a barra de ferramentas HTML para inserir uma lista com marcadores ou numerada.

  2. Digite o item da lista e pressione Enter para criar o próximo item da lista.

  3. Pressione Enter duas vezes depois do último item da lista para desativar a formatação da lista.

Desfazendo a última ação de texto

Você pode desfazer a última ação de texto no campo Assunto ou Mensagem da mensagem que estiver criando.

  1. Clique em Editar > Desfazer.

Você também pode desfazer uma ação pressionando Ctrl+Z. (Para obter informações sobre outras teclas de atalho, consulte o Seção C.0, Utilizando teclas de atalho.)

3.1.3 Verificando a ortografia das mensagens

O Corretor Ortográfico permite verificar palavras incorretas nas mensagens criadas. Ele verifica se os itens que você está criando possuem palavras incorretas, palavras repetidas e uso irregular de maiúsculas e minúsculas.

Quando o Corretor Ortográfico encontra uma palavra com erro ortográfico, você pode substituí-la por uma palavra sugerida por ele, editar a palavra manualmente ou ignorá-la.

Use as opções de composição para configurar o Corretor Ortográfico para corrigir automaticamente a ortografia de suas mensagens antes de enviá-las.

Verificando a ortografia de um item com o Corretor Ortográfico

  1. Clique no campo Assunto ou Mensagem.

  2. Clique em Corrigir Ortografia.

    O GroupWise realça as palavras incorretas.

  3. Clique em qualquer palavra realçada.

  4. Selecione uma das palavras sugeridas pelo Corretor Ortográfico para substituir a palavra incorreta.

    ou

    Clique em Editar para fazer suas próprias correções.

  5. Clique em Continuar Edição quando a correção ortográfica terminar.

Verificando automaticamente a ortografia de itens com o Corretor Ortográfico

Você poderá verificar a ortografia dos itens automaticamente toda vez que clicar em Enviar.

  1. Na Janela Principal, clique em Opções no canto superior direito.

  2. Clique na guia Compor .

  3. Clique na caixa ao lado de Corrigir a ortografia automaticamente ao enviar.

  4. Clique em Gravar e em Fechar.

Selecionando o idioma do corretor ortográfico

  1. Clique no campo Assunto ou Mensagem.

  2. Clique no menu suspenso ao lado de Corrigir Ortografia.

  3. Selecione o idioma a ser usado.

3.1.4 Anexação de arquivos

Use a guia Anexos para enviar um ou mais arquivos para outros usuários. Você pode anexar arquivos existentes no seu disco rígido, disquete ou unidade de rede em um item a ser enviado. Os destinatários podem abrir, gravar, exibir ou imprimir o arquivo anexado. Se você mudar o arquivo anexado após tê-lo enviado, os destinatários não verão as mudanças.

Se você anexar um arquivo protegido por senha, o destinatário não poderá abrir nem exibir o anexo sem digitar a senha.

  1. Abra um novo item.

  2. Preencha os campos Para, Assunto e Mensagem.

  3. Clique em Anexos e, em seguida, pesquise e selecione o(s) arquivo(s) que deseja enviar.

  4. Clique em Anexar.

    Para remover um arquivo anexado, clique no anexo e, em seguida, clique em Remover.

  5. Na barra de ferramentas, clique em Enviar.

Mover ou apagar um arquivo em um disco ou unidade de rede não afeta um arquivo que tenha sido anexado a um item e enviado.

Se você apagar um arquivo anexado, ele não será apagado da unidade de rede nem do disco; ele apenas será removido da lista de anexos.

3.1.5 Adicionando uma assinatura

Utilize o recurso de assinaturas para inserir uma assinatura ou uma marca de identificação no final dos itens enviados. Por exemplo, você pode fazer com que o GroupWise insira automaticamente seu nome, telefone e endereço de e-mail na parte inferior de cada item enviado.

Além das assinaturas pessoais, o administrador do sistema pode criar uma assinatura global para uso de todos. Se isso for feito, a assinatura global será anexada automaticamente a todos os itens enviados. Quando você envia novamente um item, a assinatura global não é adicionada automaticamente à mensagem.

  1. Na Janela Principal, clique em Opções no canto superior direito.

  2. Clique em Compor.

  3. Clique em Habilitar a assinatura.

  4. Digite o texto da sua assinatura na caixa.

    tela Opções de Composição

  5. Clique em Adicionar Assinatura Automaticamente para que o GroupWise adicione a assinatura automaticamente quando você enviar o item.

    ou

    Clique em Avisar antes de adicionar assinatura para que o GroupWise avise antes de adicionar a assinatura quando você enviar o item.

  6. Clique em Gravar e em Fechar.

3.1.6 Gravando e-mails

Compreendendo a Gravação Automática

Quando uma nova mensagem é composta no GroupWise, os itens são automaticamente gravados. Isso impedirá a perda das mensagens que você está criando se o GroupWise for encerrado inesperadamente. Quando o GroupWise for reiniciado, você terá a opção de recuperar essas mensagens para acabar de compô-las.

Se você parar de usar o GroupWise WebAccess por 10 segundos (o valor padrão de não uso) e houver mensagens não enviadas ou se você tiver composto mensagens ativamente por 60 segundos (o valor padrão de uso contínuo), o GroupWise gravará automaticamente as mensagens na pasta Trabalho em Andamento. O GroupWise adiciona dois caracteres ao título de todas as mensagens gravadas automaticamente para distingui-las de outros itens que você pode ter gravado manualmente na pasta Trabalho em Andamento.

O administrador pode desabilitar o recurso de gravação automática e mudar os valores de não uso e de uso contínuo.

Quando o GroupWise for iniciado, se houver mensagens de gravação automática, a seguinte janela será exibida:

Figura 3-1 Caixa de diálogo Gravação Automática

Você tem as seguintes opções para lidar com as mensagens de gravação automática:

Aberto: Abre mensagens gravadas automaticamente, para você poder terminar a composição das mesmas.

Gravar: Grava as mensagens como um item regular de Trabalho em Andamento de modo que você possa concluir a composição das mensagens posteriormente.

Apagar: Apaga as mensagens gravadas automaticamente. As informações contidas nelas são perdidas permanentemente.

Ignorar: Retém as mensagens gravadas no disco mas não as recupera no GroupWise. Na próxima vez que o GroupWise for iniciado, a mesma janela é reexibida.

Habilitando ou desabilitando a gravação automática

Por padrão, a Gravação Automática será habilitada se você usar uma conexão de alta velocidade para acessar o GroupWise WebAccess. Ela será desabilitada por padrão se você usar uma velocidade de conexão baixa. Para obter mais informações sobre as opções de login, consulte a Seção 1.2, Iniciando o GroupWise.

  1. Na Janela Principal, clique em Opções no canto superior direito.

  2. Clique na guia Compor .

  3. Selecione Habilitar gravação automática para habilitar a Gravação Automática.

    ou

    Anule a seleção de Habilitar gravação automática para desabilitar a Gravação Automática.

  4. Clique em Gravar e em Fechar.

Gravando um e-mail não acabado

  1. Em um item aberto, clique no ícone Gravar.

  2. Clique na pasta em que você deseja gravar o item e, em seguida, clique em OK.

A mensagem de rascunho é colocada na pasta escolhida na Etapa 2. A pasta padrão para mensagens não concluídas é a pasta Trabalho em Andamento ícone da pasta Trabalho em Andamento.

3.1.7 Selecionando a tela de composição padrão

Ao compor uma mensagem no GroupWise, você pode usar o formato de composição padrão como texto puro ou HTML.

  1. Na Janela Principal, clique em Opções no canto superior direito.

  2. Clique na guia Compor .

  3. Selecione Texto puro ou HTML na seção Formato da Mensagem.

  4. Clique em Gravar e em OK.

3.1.8 Endereçando mensagens de e-mail

Uma mensagem de correio possui um destinatário principal, uma linha de assunto e pode ser enviada com uma cópia carbono ou uma cópia oculta para outros usuários. Você também pode anexar arquivos, referências de documentos, sons, filmes e objetos OLE às suas mensagens de correio.

Utilizando o Bloco de Endereços

Para obter informações sobre como usar o Bloco de Endereços, consulte o Seção 6.0, Blocos de endereços e contatos.

CC (Cópia Carbono)

Os destinatários de cópia carbono (CC) recebem uma cópia de um item. Destinatários CC são usuários que se beneficiam das informações contidas em um item, mas não são afetados pelo item nem são diretamente responsáveis por ele. Todos os destinatários podem ver que uma cópia carbono foi enviada. Eles também podem ver os nomes dos destinatários CC.

CO (Cópia Oculta)

Os destinatários de cópia oculta (CO) recebem uma cópia de um item. Outros destinatários não recebem informações sobre cópias ocultas. Apenas o remetente e o destinatário da cópia oculta sabem que a cópia foi enviada. Se um destinatário responder e escolher Responder a Todos, o destinatário da cópia oculta não receberá a resposta.

Adicionando endereços a mensagens de e-mail

  1. Clique em Novo na barra de ferramentas.

  2. No campo Para, digite um nome de usuário e pressione Enter. Repita esse procedimento para usuários adicionais. Se necessário, digite nomes de usuários nos campos CC e CO.

    ou

    Para selecionar nomes de usuário em uma lista, clique em Bloco de Endereços na barra de ferramentas, procure e selecione cada usuário e clique em OK.

  3. Digite um assunto.

  4. Digite uma mensagem.

    Você pode especificar várias opções, como tornar essa mensagem uma mensagem de alta prioridade, solicitar uma resposta dos destinatários, entre outras; basta clicar na guia Opções de Envio.

    Opções de envio da tela de correio

    Se desejar, você poderá mudar a fonte do texto da mensagem. Para obter informações, consulte Mudando a fonte na tela HTML.

  5. Inclua anexos clicando na guia Anexos.

  6. Na barra de ferramentas, clique em Enviar.

3.1.9 Selecionando opções de envio

Mudando a prioridade dos e-mails enviados

  1. Para mudar a prioridade de um item, abra um item e, em seguida, clique na guia Opções de Envio.

    ou

    Para mudar a prioridade de todos os itens enviados, clique em Opções no canto direito da Janela Principal e clique na guia Opções de Envio.

  2. Selecione Alta Prioridade, Prioridade Normal ou Baixa Prioridade.

    O pequeno ícone ao lado de um item da Caixa de Correio fica vermelho quando a prioridade é alta, branco quando é normal e cinza quando é baixa.

  3. Clique em Gravar e em Fechar.

Mudando a configuração de segurança (classificação) de todos os itens enviados

Uma classificação é uma configuração de segurança que permite ao destinatário saber se o item é confidencial, altamente secreto e assim por diante. Esta informação aparece na parte superior do item. Uma classificação não fornece criptografia nem segurança adicional. Ela foi criada para alertar o destinatário sobre a sensibilidade relativa do item.

  1. Na Janela Principal, clique em Opções no canto superior direito.

  2. Clique na guia Opções de Envio.

    Tela Opções com o item Opções de Envio selecionado

  3. Selecione uma configuração de segurança na lista suspensa Classificação.

  4. Clique em Gravar e em Fechar.

Mudando a codificação de uma mensagem

Muitos idiomas requerem codificações diferentes de caracteres para exibir determinados caracteres adequadamente. No GroupWise você pode mudar a codificação de itens enviados e recebidos.

Mudando a codificação de todos os itens enviados

  1. Na Janela Principal, clique em Opções no canto superior direito.

  2. Clique na guia Opções de Envio > .

  3. Selecione sua codificação MIME na lista suspensa Codificação MIME.

  4. Clique em Gravar e em Fechar.

Mudando a codificação para um item

  1. Na janela Compor, clique na guia Opções de Envio.

  2. Selecione sua codificação MIME na lista suspensa Codificação MIME.

  3. Clique em Enviar na barra de ferramentas para enviar a mensagem.

3.1.10 Publicando uma nota

Nota de discussão é uma mensagem publicada somente em sua caixa de correio. As notas de discussão consistem em uma maneira de criar notas pessoais para você mesmo.

  1. Na Janela Principal, clique na seta ao lado de Novo e em Lembrete Publicado.

  2. Digite um assunto.

  3. Digite uma mensagem.

  4. Para incluir anexos, clique em Anexos na barra de ferramentas.

  5. Clique em Publicar na barra de ferramentas.

3.1.11 Enviando recados

Um recado é um lembrete que você pode enviar para notificar outros usuários do GroupWise de chamadas que receberam enquanto estavam fora do escritório ou não disponíveis. As mensagens telefônicas são armazenadas na Caixa de Correio do destinatário. Não é possível atender uma ligação a partir de um recado.

  1. Na Janela Principal, clique na seta ao lado de Novo e em Telefone.

    Tela de Recado

  2. No campo Para, digite um nome de usuário e pressione Enter. Repita esse procedimento para usuários adicionais. Se necessário, digite nomes de usuários nos campos CC e CO.

    ou

    Para selecionar nomes de usuário em uma lista, clique em Bloco de Endereços na barra de ferramentas, procure e selecione cada usuário e clique em OK.

  3. Digite o nome, a empresa e o telefone de quem ligou.

  4. Digite a mensagem no campo Mensagem.

    Se desejar, você poderá mudar a fonte do texto da mensagem. Para obter informações, consulte Mudando a fonte na tela HTML.

  5. Na barra de ferramentas, clique em Enviar.