3.3 Recebendo e-mails

O GroupWise armazena na Caixa de Correio as mensagens de correio, os compromissos e todos os outros itens que você recebe.

Na sua caixa de correio, você pode ler itens, responder a eles e encaminhá-los. Você pode organizar itens designando-lhes categorias ou criando uma Lista de Tarefas. Você pode delegar tarefas e compromissos a outros usuários. Você também pode gerenciar e-mails indesejados da Internet com o Gerenciamento de Mensagens Indesejadas. Você pode até mesmo mudar um item, como uma mensagem de correio, para outro tipo de item, como um compromisso.

Figura 3-1 Tela da caixa de correio

3.3.1 Lendo e-mails recebidos

Você pode ler os itens recebidos na Caixa de Correio ou no Calendário. A Caixa de Correio exibe uma lista de todos os itens que você recebeu de outros usuários. Os lembretes, as tarefas e os compromissos publicados aparecem no Calendário, mas não na Caixa de Correio.

Você pode abrir e ler todos os tipos de itens novos na Caixa de Correio. No entanto, convém ler tarefas e lembretes no Calendário. Dessa forma, você pode ver as novas mensagens enquanto examina sua programação.

Os recados e as mensagens de correio permanecem na Caixa de Correio até que você os apague. Os compromissos, os lembretes e as tarefas permanecem na Caixa de Correio até serem aceitos, recusados ou apagados. Quando você aceita um compromisso, um lembrete ou uma tarefa, o item é movido para o Calendário.

Todos os itens da Caixa de Correio são marcados com um ícone. Os ícones mudam, dependendo de o item ter sido aberto ou não. Consulte a Seção 1.8, Identificando os ícones exibidos ao lado de itens para obter mais informações.

Todos os itens não abertos da sua Caixa de Correio ficam em negrito para ajudar você a identificar facilmente quais itens e documentos ainda não foram lidos. Isso é útil especialmente para threads de discussão comprimidos, pois economiza o tempo gasto para expandir cada thread e verificar se há itens publicados recentemente.

Selecionando a Tela de Leitura Padrão

Por padrão, o GroupWise usa a tela Ler HTML para exibir itens para leitura. Essa tela Ler habilita a exibição correta de e-mail formatado em HTML e texto simples.

Quando você lê um item no GroupWise, pode selecionar como deve ser a exibição da mensagem. Você pode selecionar se a mensagem deve ser exibida em texto ou HTML. Se a mensagem for de texto, você também poderá selecionar a fonte padrão e seu tamanho.

  1. Clique em Ferramentas > Opções e clique duas vezes em Ambiente.

  2. Clique na guia Telas.

  3. Clique em Usar telas padrão para leitura.

  4. Selecione Texto puro ou HTML.

    Se você selecionar Texto puro, selecione a fonte e seu tamanho nos campos adequados.

  5. (Opcional) Selecione Forçar se desejar forçar a exibição de todas as mensagens somente em formato de texto.

  6. Clique em OK.

Lendo itens

Lendo itens de texto

Dependendo das suas opções de visualização padrão, as mensagens de texto serão exibidas automaticamente no formato de texto.

Para ler uma mensagem de texto:

  1. Clique duas vezes na mensagem na lista de Mensagens para vê-la em uma nova janela.

    ou

    Selecione a mensagem para vê-la no QuickViewer.

Lendo itens em HTML

Dependendo das opções de visualização padrão, as mensagens HTML são exibidas automaticamente no formato HTML.

Para ler uma mensagem HTML:

  1. Clique duas vezes na mensagem na lista de Mensagens para vê-la em uma nova janela.

    ou

    Selecione a mensagem para vê-la no QuickViewer.

NOTA:Por motivos de segurança, imagens não são exibidas por padrão em mensagens HTML. Para ver as imagens, clique em O GroupWise impediu a exibição de imagens nesta página. Clique aqui para exibir as imagens.

Configurando opções padrão para imagens em e-mails HTML

Quando você recebe uma mensagem HTML de um endereço externo, as imagens são bloqueadas por motivos de segurança. Para exibir as imagens na mensagem, clique na mensagem O GroupWise impediu a exibição de imagens nesta página. Clique aqui para exibir as imagens.

Para definir sua configuração padrão para exibir imagens HTML externas:

  1. Clique em Ferramentas > Opções e clique duas vezes em Ambiente.

  2. Clique na guia Ações Padrão.

  3. Selecione se você deseja Sempre mostrar aviso, Nunca mostrar aviso ou Verificar Contatos Freqüentes.

    Se você selecionar Verificar Contatos Freqüentes, as imagens serão exibidas de remetentes em seu bloco de endereços de Contatos Freqüentes, mas o aviso será exibido para todas as pessoas.

  4. Clique em OK.

Mudando a fonte dos itens recebidos

Estas informações se aplicam à leitura de itens em uma tela de item ou no QuickViewer. Esta mudança de fonte só ficará em vigor enquanto você estiver lendo o item. Se você fechar e reabrir o item, a fonte voltará a ser a fonte padrão do sistema Windows ou a fonte com a qual o remetente compôs o item. A fonte padrão do sistema Windows afeta todos os programas do seu desktop. Para mudar a fonte padrão do sistema Windows, abra o Control Panel (Painel de Controle) e mude as Display Properties (Propriedades de Vídeo).

Você não poderá mudar a fonte no QuickViewer se o item tiver sido composto em tela HTML.

  1. Selecione o texto que você deseja mudar.

  2. Clique em Editar > Fonte.

    ou

    Clique o botão direito do mouse na janela e clique em Fonte > Fonte.

  3. Clique em uma fonte e em um estilo de fonte.

  4. Clique em um tamanho.

  5. Clique nas outras opções que deseja mudar e, em seguida, clique em OK.

Definindo o viewer padrão

Ao ver um anexo de mensagem no GroupWise, você pode optar por usar o aplicativo viewer padrão para o tipo de arquivo do anexo. Os seguintes viewers estão disponíveis para uso no GroupWise:

  • Adobe* Acrobat*

  • Microsoft Office

  • OpenOffice.org

  • Apple* QuickTime*

  • Macromedia* Flash*

  • AutoVue*

Para mudar o viewer padrão:

  1. Clique em Ferramentas > Opções.

  2. Clique em Ambiente > Editores/Viewers.

  3. Na caixa de grupo Viewers, selecione o viewer a ser usado.

  4. Clique em OK.

Configurando o comportamento do Browser da Web

  1. Clique em Ferramentas > Opções.

  2. Clique em Ambiente > Ações Padrão.

  3. Selecione se deseja Usar janela existente ou Abrir nova janela.

  4. Clique em OK.

Marcando um item para leitura posterior

Se você abrir um item para lê-lo e depois decidir que deseja lê-lo mais tarde, poderá marcá-lo para leitura posterior. Se você marcar o item para leitura posterior, ele ficará em negrito e seu ícone será mudado para não aberto para que você saiba que ainda precisa lê-lo.

  1. Na Caixa de Correio, clique no item na Lista de Itens.

  2. Clique em Ações > Ler Mais Tarde.

Se você abrir um item e marcá-lo para ser lido posteriormente, o status do item não será mudado em Propriedades. Por exemplo, se você abrir um item e depois marcá-lo para leitura posterior, o remetente do item ainda verá o status dele como Aberto na janela Propriedades.

Marcando um item como lido

  1. Na Caixa de Correio, clique no item na Lista de Itens.

  2. Clique em Ações > Marcar Lido.

Se você marcar um item como Lido, o status dele mudará em Propriedades. Por exemplo, se você não tiver aberto um item, mas o tiver marcado como lido, o remetente do item verá o status desse item como Aberto na janela Propriedades.

3.3.2 Lendo anexos

O GroupWise tem a capacidade de enviar e receber anexos com itens. Quando você recebe um anexo com um item, a lista de anexos é exibida na Janela Anexo ou à direita do assunto.

Vendo arquivos anexados

Quando você clica em um arquivo anexado, o anexo é exibido no painel de mensagens do QuickViewer. Em geral, isso é mais rápido do que abrir o anexo; no entanto, o anexo pode não estar formatado adequadamente. Se o tipo de anexo não for suportado, você receberá uma mensagem de erro.

  1. Abra o item que contém o anexo.

  2. Clique no anexo.

    ou

    Clique o botão direito do mouse no anexo e, em seguida, clique em Ver Anexo ou Ver em Nova Janela.

    ou

    Se você não vir um ícone representando o anexo na tela, clique em Arquivo > Anexos > Ver.

Se você receber uma mensagem indicando que “O anexo só pode ser visto com um aplicativo externo”, será necessário abrir o arquivo. Para obter mais informações sobre como abrir um anexo, consulte Abrindo arquivos anexados.

Abrindo arquivos anexados

Quando você abre um arquivo anexado clicando duas vezes nele, o GroupWise determina o aplicativo correto para essa operação. Você pode aceitar o aplicativo sugerido ou digitar o caminho e o nome de arquivo de outro aplicativo.

  1. Abra o item que contém o anexo.

  2. Clique duas vezes no anexo.

    ou

    Clique o botão direito do mouse no anexo e, em seguida, clique em Abrir ou Abrir Com.

    ou

    Se você não vir um ícone representando o anexo na tela, clique em Arquivo > Anexos > Abrir.

Por padrão, o GroupWise o avisará se um anexo for maior do que 1.000 KB (1 MB)

Para eliminar a mensagem de aviso:

  1. Clique em Ferramentas > Opções.

  2. Clique em Ambiente > Ações Padrão.

  3. Anule a seleção de Avisar se for maior que.

    Você também pode ajustar o tamanho do anexo para quando a mensagem de aviso for exibida.

  4. Clique em OK.

Arrastando e soltando anexos

Ao receber um item, você poderá arrastar um de seus anexos para uma pasta ou para a área de trabalho. Um anexo de referência de documento que você arrasta e solta torna-se um atalho para uma referência de documento ou para uma cópia do documento, dependendo dos seus direitos com relação ao documento e da disponibilidade da biblioteca.

Vendo um vCard anexado

vCards são cartões de visitas eletrônicos, formatados de acordo com os padrões definidos pelo Internet Mail Consortium.

Para ver um vCard que foi anexado a um item:

  1. Clique o botão direito do mouse no anexo do vCard.

  2. Clique em Ver Anexo.

Para obter informações sobre a importação de dados de vCard para um bloco de endereços, consulte Importando contatos de um vCard.

3.3.3 Respondendo a e-mails

Use Responder para responder a um item. Você pode responder a todas as pessoas que receberam o item original ou apenas ao remetente, sem criar e endereçar uma nova mensagem. Você também pode incluir uma cópia da mensagem original em sua resposta. Sua resposta inclui Re: antecedendo o texto de assunto original. Se desejar, você poderá modificar esse texto.

Respondendo a um e-mail

  1. Abra o item a ser respondido.

  2. Clique em Responder na barra de ferramentas para enviar o e-mail apenas ao remetente.

    ou

    Clique em Responder a Todos na barra de ferramentas para enviar o e-mail para o remetente e todos os destinatários.

  3. Digite sua mensagem e clique em Enviar na barra de ferramentas.

Se o item original incluir destinatários CO ou CC e você optar por responder a todos, sua resposta será enviada aos destinatários CC, mas não aos destinatários CO.

Incluindo a mensagem ou anexos do remetente em uma resposta

Ao responder a um e-mail, você poderá selecionar para incluir a mensagem do remetente e qualquer anexo incluído na mensagem.

  1. Abra o e-mail a ser respondido.

  2. Clique em Ações > Responder.

  3. Selecione se deseja responder ao remetente ou a todos.

  4. Para incluir a mensagem do remetente, selecione Incluir mensagem recebida do remetente.

  5. Para incluir os anexos do remetente na resposta, selecione Incluir anexos recebidos do remetente.

  6. Clique em OK.

Configurando o formato de resposta padrão

  1. Clique em Ferramentas > Opções.

  2. Clique em Ambiente > Formato de Resposta.

  3. Se você usar a tela Compor Texto Simples, selecione as seguintes opções de formato:

    GroupWise Clássico: Fornece caracteres separadores, remetente original, data e horário.

    Incluir Cabeçalhos: Permite a seleção de caracteres separadores; fornece o remetente original, destinatário, data, horário e assunto.

    Padrão da Internet: Permite a seleção do caractere separador; permite optar por incluir o remetente original, endereço de e-mail, data, horário e identificador da mensagem.

    Cor: Permite selecionar uma cor de resposta, independentemente do formato de resposta selecionado acima.

    Digitar minha resposta: Selecione Superior ou Inferior caso tenha selecionado Incluir cabeçalhos ou Padrão da Internet acima.

  4. Se você usar a tela Compor HTML, selecione as seguintes opções de formato:

    GroupWise Clássico: Fornece caracteres separadores, remetente original, data e horário.

    HTML avançado: Permite a seleção do caractere separador; permite optar por incluir o remetente original, endereço de e-mail, data, horário e identificador da mensagem. Selecione Incluir cabeçalhos para fornecer o remetente original, destinatário, data, horário e assunto.

    Digitar minha resposta: Selecione Superior ou Inferior caso você tenha selecionado HTML avançado acima.

  5. Clique em OK.

Configurando uma resposta automática

Se você for entrar de férias ou se ausentar do escritório por algum motivo, poderá criar uma regra para responder mensagens recebidas durante sua ausência. Para obter instruções de configuração, consulte a Seção 9.4.2, Criando uma regra de férias ou uma resposta automática..

Respondendo a um e-mail em uma pasta compartilhada

  1. Abra ou selecione um item na pasta compartilhada.

  2. Clique em Responder na barra de ferramentas.

  3. Clique em uma opção de resposta.

    Você pode responder ao tópico original da discussão, em vez de responder ao item que está lendo. Ou então, você pode responder a qualquer item que esteja lendo, seja um tópico de discussão original ou uma resposta de outra pessoa. Em ambos os casos, essas respostas são publicadas na pasta compartilhada e não são enviadas às pessoas.

    Se você responder somente para a pessoa que escreveu o item, sua resposta não será publicada na pasta compartilhada.

  4. Clique em OK.

  5. Digite sua resposta e clique em Publicar na barra de ferramentas.

3.3.4 Encaminhando e-mail

Utilize Encaminhar para enviar itens recebidos e referências de documentos a outros usuários. Quando você encaminha um item, ele é enviado como um anexo de uma mensagem de correio. A mensagem de correio inclui seu nome e qualquer comentário adicional que você tenha feito.

Se você quiser encaminhar algumas ou todas as mensagens para outra conta de e-mail automaticamente, consulte a Seção 9.4.3, Criando uma regra para encaminhar todos os e-mails para outra conta.

Encaminhando um e-mail

  1. Abra o item a ser encaminhado.

  2. Clique em Encaminhar na barra de ferramentas.

    ou

    Clique em Ações > Encaminhar como Anexo.

  3. Adicione os nomes dos usuários para os quais deseja encaminhar o item.

  4. (Opcional) Digite uma mensagem.

  5. Na barra de ferramentas, clique em Enviar.

Se não puder aceitar um compromisso, uma tarefa ou um lembrete, você poderá delegar o item, em vez de encaminhá-lo. A delegação insere o status Delegado na janela Propriedades do item, informando ao remetente que você transferiu a responsabilidade pelo item para outra pessoa.

Encaminhando vários e-mails

  1. Pressione a tecla Ctrl e clique nos itens que você deseja encaminhar em sua Caixa de Correio.

  2. Clique em Ações > Encaminhar como Anexo.

  3. Adicione os nomes dos usuários para os quais deseja encaminhar o item.

  4. Digite uma mensagem (opcional).

  5. Na barra de ferramentas, clique em Enviar.