15.2 Criando documentos

Ao criar um documento no GroupWise, você o adiciona à biblioteca. Você também pode adicionar documentos à biblioteca importando, copiando ou registrando a entrada de um documento existente.

15.2.1 Selecionando um gabarito

Quando você cria um novo documento utilizando Arquivo > Novo > Documento, o GroupWise o instrui a selecionar um gabarito para o documento. Você pode usar um gabarito de aplicativo, um gabarito do GroupWise ou um arquivo em disco como a base do seu novo documento.

Tabela 15-1 Tipos de gabaritos

Gabaritos

Descrição

Gabaritos de aplicativos

Você pode selecionar um aplicativo para criar um documento com base no arquivo de gabarito desse aplicativo. A caixa de listagem Aplicativos relaciona todos os aplicativos que estão registrados com gabaritos no arquivo de registro do Windows.

Gabaritos do GroupWise

Você pode selecionar gabaritos do GroupWise para usar um documento da biblioteca como a base de um novo documento.

É possível transformar qualquer documento em um gabarito e usar esses gabaritos como a base para novos documentos. Todos os documentos têm um tipo (memorando, relatório de despesas, carta, gabarito etc.). Quando o documento é do tipo gabarito, ele aparece na lista Gabaritos.

Arquivos como gabaritos

Os gabaritos de arquivos são documentos que não estão contidos na biblioteca. Você pode selecionar um arquivo armazenado em qualquer parte do sistema e usá-lo como a base para um novo documento.

Se o documento já existir na biblioteca e você desejar apenas criar um item para ele na Caixa de Correio, clique em Arquivo > Novo e, em seguida, clique em Referência de Documento. Você também pode usar o recurso Encontrar para localizar um documento e arrastá-lo para sua Caixa de Correio ou sua pasta.

Criando um documento com um gabarito de aplicativo

Você pode criar um documento utilizando o gabarito padrão de um aplicativo. Por exemplo, você pode selecionar o Word para criar um novo documento do Word.

  1. Clique em Arquivo > Novo > Documento.

  2. Clique em Selecionar um Aplicativo, clique no aplicativo que você quer usar como gabarito na caixa de listagem Aplicativos e clique em OK.

    A caixa de listagem Aplicativos contém todos os aplicativos que estão registrados como tendo gabaritos no arquivo de registro do Windows.

  3. Digite um assunto para o documento.

    Para especificar informações adicionais sobre o documento, como o nome do autor ou o tipo de documento, clique em Propriedades após digitar o assunto.

  4. Clique em OK.

Criando um documento com um gabarito do GroupWise

  1. Clique em Arquivo > Novo > Documento.

    Caixa de diálogo Novo Documento com a opção Selecionar um Modelo do GroupWise habilitada

  2. Clique em Selecionar um modelo do GroupWise e selecione um gabarito na caixa de listagem.

    Para selecionar um gabarito em uma outra biblioteca, clique na biblioteca na lista suspensa.

  3. Clique em OK.

    Caixa de diálogo Novo Documento

  4. Digite o assunto do documento e clique em OK.

    Para especificar informações adicionais sobre o documento, como o nome do autor ou o tipo de documento, clique em Propriedades após digitar o assunto.

  5. Clique duas vezes na referência de documento na pasta atual para abrir o novo documento.

Você pode selecionar Abrir documento agora para abrir imediatamente o documento.

Criando um documento com um arquivo como gabarito

  1. Clique em Arquivo > Novo > Documento.

  2. Clique em Selecionar um Arquivo.

    Caixa de diálogo Novo Documento com a opção Selecionar um Arquivo habilitada

  3. Digite o nome do arquivo que você deseja utilizar como gabarito para o novo documento.

    Você também pode clicar no botão Procurar para encontrar o arquivo.

  4. Clique em OK.

  5. Digite um assunto.

    Para especificar informações adicionais sobre o documento, como o nome do autor ou o tipo de documento, clique em Propriedades após digitar o assunto.

  6. Clique em OK.

15.2.2 Transformando qualquer documento em gabarito

Todos os documentos com o tipo de documento Gabarito aparecem na lista Gabaritos da caixa de diálogo Novos Documentos.

  1. Clique na referência de documento em sua Caixa de Correio.

  2. Clique em Arquivo > Propriedades.

  3. No campo Tipo de documento, digite gabarito e clique em OK.

15.2.3 Criando uma referência para um documento

Se um documento já existir na biblioteca, você poderá criar uma referência para ele na Caixa de Correio.

  1. Clique em Arquivo > Novo > Referência de Documento.

    Caixa de diálogo Selecionar Documento

  2. Na lista suspensa Biblioteca, clique na biblioteca que contém o documento a ser acessado.

  3. No campo Documento:, digite o número do documento.

    Se não souber o número do documento, use o recurso Encontrar para localizá-lo (se o documento não tiver sido apagado) e criar uma referência para ele na Caixa de Correio ou na pasta.

  4. Na lista suspensa Versão, clique na versão para a qual deve apontar a referência de documento.

  5. Clique em OK.