3.2 Gerenciando e-mail enviado

3.2.1 Trabalhando com itens enviados

É possível monitorar as informações de status de um item na pasta Itens Enviados. Normalmente, o monitoramento está ativado por padrão para as informações entregues e abertas. Se você optar por não criar itens enviados, o GroupWise não poderá monitorar qualquer informação dos itens enviados.

Listando os itens enviados

Você pode exibir os itens já enviados. Por exemplo, você pode ler um item enviado, reenviá-lo com ou sem correções e, em alguns casos, recolhê-lo (se ele ainda não tiver sido aberto pelo destinatário).

  1. Na Barra de Navegação, clique na pasta Itens Enviados.

Os ícones ao lado de um item também podem fornecer informações úteis de status. Consulte a Seção 1.8, Identificando os ícones exibidos ao lado de itens.

Todos os itens enviados residem nessa pasta, a menos que sejam movidos para uma pasta que não seja a pasta Caixa de Correio ou Calendário. Se um item enviado for movido para outra pasta, ele não será mais exibido na pasta Itens Enviados. Para exibir itens enviados que foram movidos para outras pastas, abra essas pastas.

Se você estiver enviando mensagens para sistemas não-GroupWise, lembre-se que esses sistemas precisam ter um recurso de monitoramento de status para retornar o status da mensagem enviada para o seu sistema GroupWise.

Exibindo as propriedades dos itens enviados

A janela Propriedades permite verificar o status de qualquer item enviado. Por exemplo, você pode ver quando um item foi entregue e quando o destinatário o abriu ou apagou. Se um destinatário tiver aceitado ou recusado um compromisso e incluído um comentário, você verá esse comentário na janela Propriedades. Você também verá se um destinatário marcou uma tarefa como Concluída.

A janela Propriedades também mostra informações sobre os itens recebidos. Você pode ver quem mais recebeu o item (exceto no caso de destinatários de cópia oculta), o tamanho e a data de criação dos arquivos anexados e outras informações.

Compreendendo as propriedades dos itens enviados

Existem duas telas de propriedades:

Propriedades Básicas: Exibe o cabeçalho Propriedades e uma lista de destinatários. A lista de destinatários exibe o nome do destinatário e o ID do usuário, quais ações o destinatário executou em relação ao item, a data e o horário da última ação e os comentários.

Propriedades Avançadas: Exibe o cabeçalho Propriedades, os destinatários, as Agências Postais, os arquivos e as opções referentes ao item. A página Propriedades Avançadas é útil para administradores de sistema quando eles precisam monitorar o item para solucionar problemas.

Para obter informações sobre um documento, use o Registro de Atividades em Propriedades do Documento. Consulte a Seção 15.7, Vendo o histórico de um documento.

Vendo as propriedades dos itens enviados

Na pasta Itens Enviados:

  1. Clique o botão direito do mouse em um item.

  2. Clique em Propriedades.

  3. Vá para as informações de status próximas à parte inferior da página Propriedades.

Os ícones ao lado de um item também podem fornecer informações úteis de status. Consulte a Seção 1.8, Identificando os ícones exibidos ao lado de itens.

Se você estiver enviando mensagens para sistemas não-GroupWise, lembre-se que esses sistemas precisam ter um recurso de monitoramento de status para retornar o status da mensagem enviada para o seu sistema GroupWise.

Gravando as informações de status de um item

  1. Clique o botão direito do mouse em um item e, em seguida, clique em Propriedades.

  2. Clique em Arquivo > Gravar Como.

    O GroupWise fornece ao item um nome de arquivo temporário. É possível mudar o nome do arquivo e a pasta padrão.

  3. Clique em Gravar.

Imprimindo as informações de status de um item

  1. Clique o botão direito do mouse em um item e, em seguida, clique em Propriedades.

  2. Clique o botão direito do mouse na janela Propriedades e, em seguida, clique em Imprimir.

Configurando a ação de tela padrão de itens enviados

Ao clicar duas vezes em um item na pasta Itens Enviados, você poderá escolher se a mensagem ou as propriedades do item serão exibidas.

  1. Clique em Ferramentas > Opções.

  2. Clique em Ambiente > Ações Padrão.

  3. Selecione se deseja usar as opções Abrir item ou Mostrar propriedades no item enviado.

  4. Clique em OK.

Configurando as informações sobre itens enviados a serem monitoradas

  1. Para mudar as informações enviadas a fim de monitorar um item, abra um novo item, clique em Opções de Envio > Monitoramento do Status.

    ou

    Para mudar as informações enviadas a fim de monitorar todos os itens enviados, clique em Ferramentas > Opções > Enviar e clique na guia referente ao tipo de item.

    IMPORTANTE:A opção Criar um item enviado para monitorar informações é selecionada por padrão. É altamente recomendável não anular essa seleção. Se essa opção não for selecionada, nenhum item enviado será criado quando você enviar um item; portanto, não haverá uma cópia dos itens enviados, a menos que você os grave.

  2. Selecionar as informações a serem monitoradas:

    Entregue: Monitora quando um item enviado foi entregue à caixa de correio de um usuário.

    Entregue e aberto: Monitora o horário em que um item que você enviou foi entregue e aberto pelo destinatário.

    Todas as informações: Monitora quando um item enviado foi entregue, aberto, apagado e esvaziado.

  3. (Opcional) Decida se deseja habilitar Auto-apagar item enviado. Isso removerá os itens enviados da sua caixa de correio depois que todos os destinatários apagarem os itens e esvaziarem o Lixo.

  4. Volte ao item que você está compondo.

    ou

    Selecione as informações a serem monitoradas para cada tipo de item, clique em OK e depois clique em Fechar para gravar a configuração para todos os itens.

3.2.2 Recolhendo e-mails enviados

Use a opção Apagar para recolher um item enviado da Caixa de Correio do destinatário. Você pode recolher uma mensagem de correio ou um recado enviado aos destinatários que ainda não abriram o item. É possível recolher um compromisso, um lembrete ou uma tarefa a qualquer momento.

  1. Na Barra de Navegação, clique na pasta Itens Enviados.

  2. Clique o botão direito do mouse no item a ser recolhido e, em seguida, clique em Apagar.

  3. Selecione a opção adequada.

  4. Se você tiver optado por recolher esse item das caixas de correio de outros destinatários, poderá digitar um comentário para os destinatários, explicando por que o item foi recolhido.

  5. Clique em OK.

Para ver quais destinatários abriram a mensagem, clique o botão direito do mouse no item e, em seguida, clique em Propriedades.

3.2.3 Reenviando e-mails

Utilize Reenviar para enviar um item pela segunda vez, talvez com correções.

  1. Na Barra de Navegação, clique na pasta Itens Enviados.

  2. Clique o botão direito do mouse no item a ser reenviado e, em seguida, clique em Reenviar.

  3. Se o item tiver uma data automática, clique em Esta Instância ou em Todas as Instâncias.

  4. Faça as mudanças no item, se necessário, e clique em Enviar na barra de ferramentas.

  5. Clique em Sim para recolher o item original.

    ou

    Clique em Não para deixar o item original.

Você pode verificar as Propriedades do item original para ver se o GroupWise conseguiu recolhê-lo. Clique o botão direito do mouse no item da pasta Itens Enviados e, em seguida, clique em Propriedades. As mensagens de correio e os recados não poderão ser recolhidos se já tiverem sido abertos.

3.2.4 Confirmando a entrega de e-mails enviados

O GroupWise oferece várias maneiras de você confirmar a entrega de um item.

Se você estiver enviando mensagens para sistemas não-GroupWise, lembre-se que esses sistemas precisam ter um recurso de monitoramento de status para retornar o status da mensagem enviada para o seu sistema GroupWise.

Recebendo notificação sobre itens enviados

Você pode receber uma notificação quando o destinatário abrir ou apagar uma mensagem, recusar um compromisso ou concluir uma tarefa.

  1. Para obter um comprovante de retorno de um item, abra uma tela de item, clique na guia Opções de Envio e clique em Monitoramento do Status.

    ou

    Para sempre receber um comprovante de retorno para itens enviados, clique em Ferramentas > Opções, clique duas vezes em Enviar e, em seguida, clique na guia que corresponde ao tipo de item.

  2. Na caixa de grupo Retornar notificação, especifique o tipo de comprovante de retorno desejado.

    Nenhum: Nenhuma ação é executada. As informações são monitoradas no item enviado.

    Comprovante: Você recebe um e-mail.

    Notify: Você recebe um alarme em Notificar.

    Notificar e Enviar Correio: Você recebe um e-mail e um alarme em Notificar.

    Se você tiver anulado a seleção do recebimento de alarmes e notificações, não poderá receber notificações através de Notificar. Para obter mais informações, consulte a Seção 8.2, Iniciando o Notify.

    Ao enviar um item para um endereço da Internet, você pode clicar em Habilitar confirmação de entrega. Se o sistema de e-mail de Internet do destinatário tiver o monitoramento de status habilitado, você poderá receber o status do item enviado.

Solicitando uma resposta para os itens enviados

Você pode informar o destinatário de um item de que você precisa de uma resposta. O GroupWise adiciona uma frase ao item, indicando que uma resposta é necessária, e muda o ícone para uma seta dupla na Caixa de Correio do destinatário.

  1. Para solicitar uma resposta para um item, abra a tela do item, clique na guia Opções de Envio e, em seguida, clique em Geral.

    ou

    Para solicitar respostas para todos os itens enviados, clique em Ferramentas > Opções e, em seguida, clique duas vezes em Enviar.

  2. Clique em Resposta solicitada e especifique quando deseja receber a resposta.

    O destinatário vê ao lado da mensagem. Se você selecionar Quando Conveniente, “Resposta Solicitada: Quando Conveniente” será exibido na parte superior da mensagem. Se você selecionar Dentro de x Dias, “Resposta Solicitada: Por xx/xx/xx” será exibido na parte superior da mensagem.

  3. Clique em OK.

Notificando destinatários sobre os itens enviados

  1. Para notificar os destinatários de um item, abra uma tela de item e clique em Opções de Envio > Geral.

    ou

    Para notificar os destinatários de todos os itens enviados, clique em Ferramentas > Opções de Envio.

  2. Selecione Notificar Destinatários.

    Os usuários são automaticamente associados a Notificar em Opções. Se eles tiverem anulado a seleção da opção para receber alarmes e notificações, não poderão ser notificados sobre as mensagens enviadas. Para obter mais informações, consulte a Seção 8.5, Sendo notificado de mensagens de outras pessoas.

  3. Volte ao item que você está compondo.

    ou

    Clique em OK e em Fechar para gravar a configuração de todos os itens.