4.2 Gerenciando seu calendário

4.2.1 Vendo o Calendário

Há várias maneiras de ver o calendário do GroupWise®, desde uma tela de dia até uma tela de mês. Da mesma maneira, você pode ver seu calendário e um calendário de proxies simultaneamente.

Todos os itens não aceitos no Calendário ficam em itálico para ajudá-lo a identificar facilmente os itens ainda não aceitos por você.

Personalizando telas de calendário ao ver um calendário

O Calendário tem várias opções de tela. A tela exibida quando você sai do Calendário é exibida quando você abre novamente a pasta Calendário.

  1. Na Barra de Navegação, clique em Calendário e clique nos botões da barra de ferramentas do Calendário para escolher telas diferentes.

    Tela de calendário mostrando a tela Semana

    Figura 4-1 Tela de Calendário

Você pode exibir o Calendário em vários formatos, incluindo semana, mês e ano. Para ver outra tela, clique em um botão diferente na barra de ferramentas do Calendário.

Você pode clicar o botão direito do mouse em qualquer dia no Calendário para obter mais opções. Por exemplo, você pode ver qualquer dia em uma tela expandida mostrada em uma janela separada. Também é possível alternar entre Tela Gráfica e Tela de Texto.

Se desejar, feche a lista de pastas para deixar mais espaço para outras telas na Janela Principal. Clique em Ver > Lista de Pastas para abrir ou fechar a tela Lista de Pastas.

Alternando entre a tela gráfica e a tela de texto na tela de calendário

  1. Clique o botão direito do mouse em Lista de Compromissos > clique em Tela Gráfica para mostrar linhas na caixa.

    ou

    Clique o botão direito do mouse em Lista de Compromissos > clique em Tela de Texto para remover as linhas existentes.

Isso se aplica somente às telas de calendário que possuem uma Lista de Compromissos.

Selecionando calendários para exibição

O GroupWise tem a capacidade de exibir vários calendários em seu calendário principal. Você pode optar por ver o calendário principal do GroupWise, os calendários pessoais e os calendários compartilhados.

  1. Na lista de pastas simples, na tela Calendário, marque a caixa de seleção ao lado dos calendários que você deseja exibir.

    Para exibir a Lista de Pastas Simples, clique na seta suspensa da lista de pastas Lista Suspensa de Pastas (acima da Lista de Pastas; fica à direita de Online e Em Cache) e clique em Simples ou Simples e Completa.

Vendo outra data no Calendário

  1. Se a tela exibida tiver a barra de ferramenta Calendário, clique em ícone Seletor de data no Calendário e clique em uma data.

    ou

    Se a tela exibida não tiver nenhuma barra de ferramentas, clique em Ver > Ir para Data, especifique uma data e, em seguida, clique em OK.

  2. Se a tela exibida tiver uma barra de ferramentas Calendário, clique em ícone Ir para hoje.

    ou

    Se a tela mostrada não tiver uma barra de ferramentas Calendário, clique em Ver > Ir para Hoje.

A opção de ir para uma data diferente não se aplica a algumas telas.

Vendo eventos de dia inteiro no calendário

Os eventos que duram o dia inteiro estão localizados na parte superior do calendário, no painel O Dia Inteiro.

Figura 4-2 Painel Eventos do Dia Todo

Navegando no Calendário

Use a barra de ferramentas do Calendário para navegar pelo calendário.

Figura 4-3 Barra de ferramentas Calendário

Tabela 4-1 Descrições de botões da barra de ferramentas Calendário

Botão

Descrição

seletor de data no Calendário

Selecione uma data para ver.

ícone Ir para Hoje

Retorna para a data de hoje.

Ícone de avançar ou voltar dias, semanas, meses ou anos

Avançar ou voltar um dia, uma semana, um mês ou um ano, dependendo do que estiver definido na exibição de calendário.
ícone de tela de dia

Mostra uma tela de dia.
ícone de tela de semana

Mostra uma tela de semana.
ícone de tela de mês

Mostra uma tela de mês.
ícone de tela de ano

Mostra uma tela de ano.
Ícone da tela Multiusuário

Consulte a tela Multiusuário.

ícone Mostrar Compromissos

Mostra ou oculta compromissos (nas telas em que isso se aplica).

ícone Mostrar Tarefas

Mostra ou oculta tarefas (nas telas em que isso se aplica).

Ícone Mostrar Lembretes

Mostra ou oculta lembretes (nas telas em que isso se aplica).

ícone Mostrar Outro Dia

Mostra outro dia na tela de semana.

ícone Remover um dia

Remove um dia da tela de semana.

Exibindo dois fusos horários no Calendário

Você pode exibir dois fusos horários distintos no calendário. Além disso, pode alternar rapidamente entre eles. Isso é útil quando você viaja freqüentemente entre fusos horários, ou quando precisa programar reuniões com fusos horários diferentes.

  1. Clique o botão direito do mouse no Calendário e selecione Fuso Horário Adicional.

  2. Selecione Exibir Fuso Horário Adicional.

  3. Digite um rótulo para o fuso horário adicional, como Londres.

  4. Selecione o fuso horário na lista suspensa adicional de Fuso horário.

  5. Digite um rótulo para o fuso horário de sua estação de trabalho.

  6. Na lista suspensa de fusos horários de estação de trabalho, selecione o fuso horário em que sua estação de trabalho está localizada.

  7. Clique em OK.

Para trocar os dois fusos horários, clique em Troca na janela Fuso Horário Adicional. Clicando em Troca, você também muda o fuso horário de sua máquina.

Trabalhando com diferenças de horário e data

Você pode configurar o Calendário para mostrar a diferença entre dois fusos horários e para calcular as datas de início e término com base em um número de dias especificado.

Utilize Diferença de Horário para ver o fuso horário de um local com base no fuso horário de outro local. Por exemplo, se você estiver em Nova York, poderá utilizar Diferença de Horário para ver o horário de Londres.

Você pode calcular uma data de início ou de término com base em uma determinada data e em um número de dias especificado. Por exemplo, talvez você tenha um prazo de 90 dias depois de determinada ação. A opção Diferença entre Datas permite que você calcule a data referente a esse prazo.

Vendo os fusos horários de outros locais

  1. Clique em Ferramentas > Diferença de Horário.

  2. Na caixa Fuso horário A, selecione o fuso horário do local de origem.

  3. Na caixa Fuso horário B, selecione o fuso horário do local de destino.

  4. Ao concluir, clique em Fechar.

Calculando uma data de início ou de término

  1. Clique em Ferramentas > Diferença de Data.

  2. Para calcular uma data de início quando você souber quando será a data de término, clique nos botões de seta para avançar ou voltar um mês ou um ano de cada vez na caixa de grupo Data de Término e, em seguida, clique em uma data.

    ou

    Para calcular uma data de término quando você souber quando será a data de início, utilize os botões de seta para avançar ou voltar um mês ou um ano de cada vez na caixa de grupo Data de Início e, em seguida, clique em uma data.

  3. Digite um número na caixa de texto Número de dias de diferença.

  4. Clique em Calcular Data de Início e verifique a data de início calculada na caixa de texto Data de Início e no calendário.

    ou

    Clique em Calcular Data de Término e verifique a data de término calculada na caixa de texto Data de Término e no calendário.

Compreendendo os ícones do item de calendário

Os ícones que aparecem no calendário fornecem informações adicionais sobre os itens. Para obter mais informações, consulte a Seção 1.8, Identificando os ícones exibidos ao lado de itens.

Compreendendo o sombreamento do calendário

Os compromissos do seu calendário aparecem em diferentes sombreamentos, dependendo de como o compromisso é mostrado:

  • Ocupado. O compromisso é exibido em cinza.

  • Livre. O compromisso é exibido em branco.

  • Fora do Escritório. O compromisso é exibido em cinza escuro.

  • Provisório. O compromisso é exibido em cinza com listras brancas e cinzas ao lado.

Para mudar o status Mostrar Compromisso Como de um compromisso:

  1. Clique em Ações > Mostrar Compromisso Como e selecione Ocupado, Livre, Fora do Escritório ou Tentativa.

Vendo qualquer pasta como calendário

Esse método de ver o Calendário será útil se você armazenar todos os seus compromissos ou outros itens relativos a um projeto ou a um cliente específico em uma pasta e desejar ver a sua programação apenas para esse projeto.

  1. Clique em uma pasta de projeto na Lista de Pastas.

  2. Clique em Ver > Configurações de Tela > Como Calendário para exibir todos os itens programados e aceitos, gravados nessa tela de pasta.

Abrindo uma nova tela de calendário

Você pode abrir uma nova tela de calendário em uma janela separada, fora da pasta Calendário.

  1. Clique em Janela > Nova Janela de Calendário e, em seguida, clique em uma tela de calendário.

Você pode ver o Calendário por dia, semana, semana e mês, mês e ano.

4.2.2 Lendo uma entrada de calendário

  1. Na Lista de Pastas, clique em Calendário.

  2. Clique duas vezes no item que deseja ler.

Em todas as telas, exceto a tela Ano, você pode posicionar o ponteiro do mouse sobre a maioria dos itens para ver mais informações, como Assunto, Horário, Local e Para.

4.2.3 Criando um calendário pessoal

  1. Clique em Arquivo > Novo> Calendário.

    Caixa de diálogo Gerenciar Calendários

  2. Digite um nome para o novo calendário.

  3. (Opcional) Selecione uma cor para o calendário clicando no quadrado colorido.

  4. Selecione em que ordem você deseja que o calendário seja mostrado selecionando o calendário e, em seguida, clicando em Mover para Cima ou Mover para Baixo.

  5. Clique em OK.

4.2.4 Personalizando um novo calendário

Você pode definir várias opções para personalizar a tela Calendário. Por exemplo, você pode facilitar a exibição dos dias úteis especificando o primeiro dia da semana e realçando os fins de semana.

Personalizando as telas de calendário para um novo calendário

É possível selecionar várias telas de calendário do GroupWise para proporcionar uma aparência mais adequada às suas necessidades. Por exemplo, você pode remover os calendários mensais da tela da semana ou exibir os calendários com páginas semelhantes a um planejador.

As seções a seguir contêm exemplos de algumas das formas de personalizar a tela de calendário. Essas seções não fornecem informações sobre todas as telas possíveis, porém, mostram como executar algumas mudanças comuns.

Mudando uma tela de calendário

  1. Clique em Calendário na barra de navegação.

  2. Clique o botão direito do mouse na tela que deseja mudar e clique em Propriedades.

    A caixa de diálogo Propriedades da Visualização de Calendário é aberta.

    A caixa de diálogo Propriedades da Visualização de Calendário permite mudar a tela usada para exibir os calendários Dia, Semana, Mês, Ano e Multiusuário.

  3. Selecione o nome da tela a ser mudada e clique em Editar.

    A caixa de diálogo Editar Visualização é aberta.

  4. Clique na seta para baixo para abrir a lista suspensa Ver.

    A lista suspensa Ver contém várias telas disponíveis.

  5. Selecione a tela que você deseja usar e clique em OK para fechar a caixa de diálogo Editar Visualização.

  6. Clique em OK para fechar a caixa de diálogo Propriedades da Visualização de Calendário.

Removendo o calendário mensal da tela da semana

Convém remover o calendário mensal da tela da semana para que haja mais espaço para a exibição dos compromissos semanais.

  1. Clique em Calendário na barra de navegação.

  2. Clique o botão direito do mouse em Semana e clique em Propriedades.

    A caixa de diálogo Propriedades da Visualização de Calendário é aberta.

  3. Selecione Semana e clique em Editar.

    A caixa de diálogo Editar Visualização é aberta.

  4. Clique na seta para baixo para abrir a lista suspensa Ver.

  5. Selecione Semana — e não Semana (Padrão) — e clique em OK para fechar a caixa de diálogo Editar Visualização.

  6. Clique em OK para fechar a caixa de diálogo Propriedades da Visualização de Calendário.

    Agora, o calendário mensal não será mais exibido, apenas o calendário semanal.

Adicionando calendários mensais à tela mensal

Por padrão, a tela mensal mostra os compromissos mensais atuais. Para mostrar os calendários mensais referentes ao mês anterior e aos próximos meses, mude a tela mensal de Mês (Padrão) para Calendário Mensal.

  1. Clique em Calendário na barra de navegação.

  2. Clique o botão direito do mouse em Mês e depois clique em Propriedades.

    A caixa de diálogo Propriedades da Visualização de Calendário é aberta.

  3. Selecione Mês e clique em Editar.

    A caixa de diálogo Editar Visualização é aberta.

  4. Clique na seta para baixo para abrir a lista suspensa Ver.

  5. Selecione Calendário Mensal e clique em OK para fechar a caixa de diálogo Editar Visualização.

  6. Clique em OK para fechar a caixa de diálogo Propriedades da Visualização de Calendário.

    Agora, quando o calendário mensal for exibido, também serão exibidos, abaixo do calendário de compromissos do mês atual, todos os calendários mensais que caibam na janela do GroupWise.

Adicionando navegação estendida ao calendário

Por padrão, o calendário é aberto com o recurso Navegação Simples selecionado. A Navegação Simples permite avançar ou voltar um dia, uma semana, um mês ou um ano, dependendo da tela de calendário selecionada, clicando no botão Avançar ou Voltar.

Figura 4-4 Botões Avançar e Voltar na Navegação Simples

O recurso Navegação Simples oferece funcionalidade adicional possibilitando avançar ou voltar 1, 7, 31 ou 365 dias.

Figura 4-5 Botões Avançar e Voltar na Navegação Estendida

  1. Clique em Calendário na barra de navegação.

  2. Clique o botão direito do mouse em qualquer tela e depois clique em Propriedades.

    A caixa de diálogo Propriedades da Visualização de Calendário é aberta.

  3. Selecione Navegação Estendida.

  4. Clique em OK para fechar a caixa de diálogo Propriedades da Visualização de Calendário.

    Agora, quando o calendário mensal for exibido, também serão exibidos, abaixo do calendário de compromissos do mês atual, todos os calendários mensais que caibam na janela do GroupWise.

Gravando uma tela de calendário

É possível gravar uma tela de calendário personalizada.

  1. Clique em Calendário na barra de navegação.

  2. Personalize suas telas de calendário.

  3. Clique o botão direito do mouse em qualquer tela e depois clique em Propriedades.

    A caixa de diálogo Propriedades da Visualização de Calendário é aberta.

  4. Selecione a tela que deseja gravar e clique em Novo.

  5. Digite o nome da tela personalizada, selecione um tipo de tela e clique em OK.

    A nova tela é adicionada à lista de telas.

Definindo o seu horário de trabalho

Seu horário de trabalho mostra a outras pessoas quando você está disponível e afeta o modo de exibição dos calendários. Por padrão, o GroupWise pressupõe um dia útil de 8:00 às 17:00, de segunda a sexta-feira. Se você tiver um horário de trabalho diferente, poderá definir seu horário para que seja exibido com precisão.

  1. Clique em Ferramentas > Opções > Calendário e clique na guia Horário de Trabalho.

  2. (Opcional) Se você sempre estiver disponível para compromissos, clique em Definir Sempre Disponível e ignore as demais etapas.

  3. No campo Horário de início, especifique o horário em que normalmente começa o seu dia.

  4. No campo Horário de término, especifique o horário em que normalmente termina o seu dia.

  5. Selecione os dias em que você trabalha e deixe seus dias de folga normais desmarcados.

  6. Confirme se o fuso horário mostrado está correto.

    Se o fuso horário estiver incorreto, clique o botão direito do mouse no relógio na bandeja do sistema do Windows, selecione Ajustar Data/Hora, clique na guia Fuso Horário e selecione o fuso horário correto.

  7. Clique em OK.

Mudando o primeiro dia da semana no calendário

  1. Clique em Ferramentas > Opções.

  2. Clique duas vezes em Calendário e depois clique na guia Geral.

  3. Selecione um dia na caixa de grupo Opções de Exibição de Calendário e clique em OK.

Realçando fins de semana

Para realçar os fins de semana e torná-los mais fáceis de diferenciar de dias úteis no seu Calendário:

  1. Clique em Ferramentas > Opções > Calendário e depois clique na guia Geral.

  2. Marque a caixa de seleção Realçar fins de semana e clique em OK.

Mostrar números da semana

  1. Clique em Ferramentas > Opções > Calendário e depois clique na guia Geral.

  2. Marque a caixa de seleção Mostrar número da semana e clique em OK.

Definindo se você deve ser incluído em novos compromissos

Por padrão, o GroupWise inclui o seu nome automaticamente na listaPara quando você cria um novo compromisso. Para desabilitar esse recurso de modo que você não seja incluído automaticamente ou para habilitá-lo se tiver sido desabilitado:

  1. Clique em Ferramentas > Opções > Calendário e depois clique na guia Geral.

  2. Marque a caixa de seleção Incluir-me em novos compromissos e clique em OK.

Definindo como exibir a duração do compromisso

Ao configurar como exibir a duração dos novos compromissos, você pode selecionar se deve exibir simplesmente a duração ou uma data e um horário de término. Você também pode definir a duração padrão dos compromissos.

Exibindo simplesmente a duração do compromisso ou a data e o horário de término

Por padrão, o GroupWise exibe simplesmente a duração do compromisso. Ou seja, quando você cria um compromisso, é exibido um campo em que você pode digitar o período (por exemplo, 30 minutos ou 2 horas) para indicar a duração desse compromisso.

Se preferir, você pode especificar a data e o horário de término de cada compromisso. Se configurado dessa maneira, o GroupWise exibirá um campo para a inserção da data de término e outro para a inserção do horário de término em que você criará um novo compromisso.

  1. Clique em Ferramentas > Opções > Calendário e depois clique na guia Geral.

  2. Em Exibir duração do compromisso usando, selecione Duração ou Data e horário de término e clique em OK.

Definindo a duração do compromisso padrão

Por padrão, um novo compromisso tem uma hora de duração, embora você possa ajustar o horário quando criar o compromisso. Por exemplo, se a maioria dos compromissos configurados normalmente dura 30 minutos, é possível mudar o padrão para esse período.

  1. Clique em Ferramentas > Opções > Calendário e depois clique na guia Geral.

  2. Digite ou selecione o número de horas e minutos para a Duração padrão do compromisso e clique em OK.

Mudando a cor de um calendário

  1. Na Lista de Pastas, clique no quadrado de cores do Calendário.

  2. Selecione uma cor.

Mudando o segundo plano nas áreas do Calendário

Você pode mudar a aparência de segundo plano para eventos do dia inteiro, compromissos, lembretes e tarefas.

  1. Clique em Ferramentas > Opções.

  2. Clique em Calendário > Geral.

  3. Em Opções de Linha, Cor, selecione se deseja exibir uma cor de segundo plano para Eventos do Dia Todo, Compromissos, Lembretes e Tarefas.

  4. Se tiver optado por exibir uma cor de fundo para algum dos itens de calendário, selecione uma cor para cada item.

    Para usar as cores de segundo plano padrão do GroupWise 6.0, clique em GW60. Para usar as cores de segundo plano padrão do GroupWise 6.5, clique em GW65. As cores de background padrão do GroupWise 6.5 e do GroupWise 7 são as mesmas.

  5. Selecione se deseja exibir linhas de separação para lembretes e tarefas.

  6. Clique em OK e depois em Fechar.

4.2.5 Enviando um calendário

Quando você envia um calendário, ele é enviado como um anexo do Calendário da Internet para uma mensagem de e-mail. Os anexos do Calendário da Internet têm a extensão de arquivo .ics.

  1. Clique o botão direito do mouse no calendário a ser exportado e clique em Enviar.

  2. Selecione o período.

    Selecione Calendário inteiro para enviar o calendário inteiro.

    ou

    Selecione Anterior para enviar parte de seu calendário. Se você selecionar Anterior, deverá especificar uma faixa de dias para envio.

  3. Selecione o nível de detalhe:

    • Somente Hora Ocupada: Envia somente as informações de disponibilidade do calendário e nenhuma informação sobre os itens de calendário.

    • Hora Ocupada e Assunto: Envia as informações de disponibilidade, bem como o assunto do compromisso.

    • Detalhes Completos: Envia a hora ocupada e todas as informações associadas aos itens do calendário.

  4. Selecione Itens Particulares para incluir itens particulares.

  5. Selecione Incluir Anexos para incluir anexos.

  6. Clique em OK.

  7. Uma nova mensagem de e-mail é gerada com um anexo .ics. Especifique para quem você deseja enviar a mensagem e clique em Enviar.

4.2.6 Exportando um calendário

Quando você exporta um calendário, ele é exportado como um Calendário da Internet. Os anexos do Calendário da Internet têm a extensão de arquivo .ics.

  1. Clique o botão direito do mouse no calendário a ser exportado e clique em Exportar.

  2. Digite um nome de arquivo para o item no campo Nome do arquivo .

  3. Para gravar o item em um diretório diferente do mostrado, procure o novo diretório.

  4. Clique em Gravar.

4.2.7 Importando um calendário

Você pode importar um calendário gravado como um arquivo .ics. Para obter informações sobre como gravar um calendário como um arquivo, consulte a Seção 4.2.6, Exportando um calendário.

  1. Clique o botão direito do mouse na guia Calendário ou no calendário a ser importado e depois clique em Importar Calendário.

  2. Especifique o nome de arquivo do calendário a ser importado, incluindo o caminho do arquivo, ou clique em Pesquisar e localize o arquivo.

  3. (Condicional) Se quiser renomear o calendário, especifique um nome; caso contrário, mantenha o nome especificado no campo Nome no momento em que o arquivo de calendário foi selecionado.

  4. Se estiver disponível para o calendário que está sendo importado, digite uma descrição e especifique se o conteúdo existente deverá ser substituído ou adicionado.

  5. Clique em OK.