6.3 使用联系人文件夹

使用“联系人”文件夹查看、更新、删除和添加信息到通讯录中的联系人。

默认情况下，GroupWise 文件夹列表中的“联系人”文件夹 表示“常用联系人”通讯录。

在“联系人”文件夹中所做的任何修改也将应用到相应的通讯录（“常用联系人”或其它通讯录）中。

“文件夹列表”会在“联系人”文件夹下显示所有个人通讯录列表。您可以通过单击“文件夹列表”中的通讯录来快速选择不同的个人通讯录。

单击工具栏上的快速查看器图标 可快速查看和编辑联系人、组、资源或组织的细节。

有关详细信息，请参见管理联系人、管理组、管理资源和管理组织。

6.3.1 管理联系人

联系人文件夹中的每个联系人都标记有 “个人”图标 。双击联系人后，将显示联系人项目视图。

添加联系人

可以向“常用联系人”通讯录或个人通讯录添加联系人。

  1. 在 WebAccess 主页上，单击导航栏上的联系人。

  2. 选择要添加该联系人的通讯录。

  3. 单击工具栏上联系人旁的下拉箭头，然后单击联系人。

  4. 在姓名字段中，指定联系人的名、中间名和姓。

  5. 在显示名称字段中，指定要用于该联系人的名称。

    显示名称字段中的信息会在联系人列表中显示。

  6. 单击以下选项卡指定希望记录的有关联系人的任何其他信息：

    摘要： （此选项卡仅在修改联系人时可用）显示其他页面所含信息的摘要。

    联系人： 使用此页面可指定联系人的姓名、照片、电子邮件地址、多个电话号码和即时讯息 ID。

    细节： 使用该页面可指定联系人的专业、部门、助理、生日、周年纪念、配偶、子女、爱好以及与该联系人关联的任何因特网地址。

    要为联系人办公室、个人或空闲/繁忙信息指定因特网地址，请在相应的字段中指定地址。

    地址： 使用该页面可指定联系人办公室、家庭和任何其他地址。

    注释： 使用该页面可查看在 GroupWise Windows 客户端中输入的与该联系人交互的信息。此页面的功能与联系人日记类似。

    历史： （此选项卡仅在修改联系人时可用）显示与该联系人之间收发的所有项目。

  7. 单击保存并关闭。

修改联系人

可以在“常用联系人”通讯录或个人通讯录中修改联系人的信息。要修改公司通讯录中的联系人，必须先将该联系人复制到您的“常用联系人”通讯录或个人通讯录。

  1. 单击导航栏上的联系人选项卡。

  2. 选择要用于修改该联系人的通讯录。

  3. 在联系人列表中，双击要修改的联系人。

  4. 对联系人进行任何所需的修改。

    有关可以在每个选项卡上输入的联系人细节信息，请参见添加联系人中的步骤 6。

  5. 单击保存并关闭。

删除联系人

可以在“常用联系人”通讯录或个人通讯录中删除联系人。不能从公司通讯录中删除联系人。

  1. 单击导航栏上的联系人选项卡。

  2. 选择要删除该联系人的通讯录。

  3. 在联系人列表中，单击该联系人，然后单击删除。

更改联系人的显示名称

显示名称是在讯息的发往（或抄送或密送）字段中开始键入时显示的名称。当开始键入名称（例如“Ta”）时，“名称补全”会使用通讯录中的名称（例如“Tabitha Hu”）填写名称的剩余部分。但是，如果通讯录中有两个 Tabitha Hus，一个在会计部，另一个在设备部，您可能很难知道名称补全填写的是哪个人的名称，除非花时间查看更多属性。

可以更改显示名称，以便知道“名称补全”填写的是哪个人的名称。例如，如果仅与会计部的 Tabitha Hu 联系，可以将显示名称更改为 Tabitha--Accounting。

  1. 单击导航栏上的联系人选项卡。

  2. 单击要修改该联系人的通讯录。

  3. 双击联系人。

  4. 在显示名称字段中键入新名称。

  5. 单击保存并关闭。

查看与一个联系人的所有通信

  1. 单击导航栏上的联系人选项卡。

  2. 单击要使用的通讯录。

  3. 双击联系人。

  4. 单击历史选项卡。

    将会显示所有从此联系人接收或发送给此联系人的项目。

记录与联系人的交互

记事的功能与日记类似，可以记录与联系人的各种交互。

  1. 单击导航栏上的联系人选项卡。

  2. 单击要使用的通讯录。

  3. 双击联系人。

  4. 单击记事选项卡。

  5. 在注释字段中添加与联系人相关的信息。

  6. 单击保存并关闭。

6.3.2 管理组

联系人文件夹中的每个组标记有 “组”图标 。双击组时，将显示组项目视图。

使用组来组织地址

组是可以接收您发送的讯息的用户或资源列表。利用组功能，您只需在收件人、密送或抄送字段中键入组名，便可将讯息发送给多位用户或资源。组有两种类型：公共和个人。

公共组是指由 GroupWise 管理员创建的一组用户，每个 GroupWise 用户都可以使用它。例如，财会部门可能有一个公共组。财会部门中的每个雇员都包括在该组中。公共组在系统通讯录中列出。

个人组是由您创建的一个组。例如，如果您经常要将约会发送到工作组，则可将每位工作伙伴的地址或姓名以及会议地点（资源）加到个人组中。

创建和保存个人组

  1. 在 WebAccess 主页上，单击联系人选项卡。

  2. 单击要添加该组的个人通讯录。

  3. 单击组。

  4. 请指定下列信息：

    选择通讯录： 如果要将组添加到所选通讯录以外的通讯录，则单击下拉列表。

    组名： 指定组名称。

    成员数： 键入要添加到该组中的成员的名称，然后在名称出现时单击添加（或按 Enter 键）。对要添加到该组中的每个用户重复此步骤。

    您可以单击地址选择器搜索并选择每个用户，如使用地址选择器中所述。

    评论： 指定与该组相关的任何注释，例如组的说明。

  5. 单击保存并关闭将该组保存在个人通讯录中。

修改组

创建组后可以修改其组名、成员资格和注释。

  1. 在 WebAccess 主页上，单击联系人选项卡。

  2. 单击包含要修改的组的个人通讯录。

  3. 双击要修改的组。

    组标记有 “组”图标 。

  4. 进行所需修改，然后单击保存并关闭。

向组中添加联系人

如果要向组中添加联系人（如公司分发列表），则必须具有 GroupWise 管理员授予您的正确权限。

  1. 在 WebAccess 主页上，单击联系人选项卡。

  2. 单击包含要添加联系人的组的个人通讯录。

  3. 双击要添加联系人的组。

    组标记有 “组”图标 。

  4. 在成员部分中，键入要添加到该组中的成员的名称，然后在名称出现时单击添加（或按 Enter 键）。

    对要添加到该组中的每个用户重复此步骤。

  5. 单击保存并关闭。

从组中删除联系人

  1. 在 WebAccess 主页上，单击联系人选项卡。

  2. 单击包含要去除联系人的组的个人通讯录。

  3. 双击要去除联系人的组。

    组标记有 “组”图标 。

  4. 在成员部分中，选择要从该组中去除的用户，然后单击去除。

  5. 单击保存并关闭。

将项目发送给组

  1. 在项目视图中，单击工具栏上的地址。

    将显示地址选择器。

  2. 指定希望接收项目的组名，然后单击查找。

  3. （可选）单击加号图标 按姓名、名、姓和部门优化搜索；按开始于、等于和不等于优化搜索；以及按通讯录和项类型优化搜索。

  4. 选择组，然后单击收件人、抄送或密送。

  5. 单击确定返回到项目视图。

查看组信息

  1. 在 WebAccess 主页上，单击联系人选项卡。

  2. 单击包含要查看其信息的组的通讯录。

  3. 双击要查看其信息的组。

  4. 查看完信息后单击取消。

6.3.3 管理资源

资源是可以安排用于会议或其他用途的项目。资源可以包括房间、计算机投影仪、汽车等。GroupWise 管理员通过为资源提供一个标识名并将其指派给用户来定义资源。资源如用户一样可以包括在忙搜索中。资源 ID 在“发往”框中输入。

被指派管理资源的用户是该资源的拥有者。资源拥有者负责接受或谢绝对资源的约会。为做到这一点，拥有者必须拥有对资源的全部代理权限。作为资源拥有者，您可以选择接收资源约会的通知。

联系人文件夹中的每个资源都标记有 资源 。当单击资源时，将显示资源项目视图。

接受和谢绝资源请求

只有当您是资源的拥有者并且已被授予“读”和“写”权限时，您才可以接受或谢绝资源请求。

  1. 在 WebAccess 主页上，单击工具栏上的代理。

  2. 单击拥有的资源。

    如果您拥有的资源未列出，请键入您拥有的资源的名称，然后单击登录。

  3. 单击要接受或谢绝的项目。

  4. 单击工具栏上的接受或谢绝。

添加个人资源

可以向“常用联系人”通讯录或个人通讯录添加个人资源。

  1. 在 WebAccess 主页上，单击导航栏上的联系人选项卡。

  2. 选择要添加该资源的个人通讯录。

  3. 单击联系人旁的下拉箭头，然后单击资源。

  4. 在名称字段中，指定该资源的名称。

  5. 指定要记录的关于该资源的任何其他信息。

  6. 在注释字段中，指定对该资源的任何注释。

    例如，您可能想要指定会议室面积多大或会议室中的设备类型如何。

  7. 单击保存并关闭。

修改个人资源

  1. 在 WebAccess 主页上，单击导航栏上的联系人选项卡。

  2. 选择包含要修改的资源的个人通讯录。

  3. 双击该资源。

  4. 按需要修改任何信息。

  5. 单击保存并关闭。

删除个人资源

  1. 在 WebAccess 主页上，单击导航栏上的联系人选项卡。

  2. 选择该资源所在的个人通讯录，然后搜索该资源。

  3. 选择该资源，然后单击删除。

6.3.4 管理组织

联系人文件夹中的每个组织都标记有 “组织”图标 “组织”图标。当单击组织时，将显示组织项目视图。

添加个人组织

可以向“常用联系人”通讯录或个人通讯录添加组织。

  1. 在 WebAccess 主页上，单击导航栏上的联系人选项卡。

  2. 选择要添加该组织的个人通讯录。

  3. 单击联系人旁的下拉箭头，然后单击组织。

  4. 在组织字段中，指定该组织的名称。

  5. 指定要记录的关于该组织的任何其他信息。

  6. 单击保存并关闭。

修改个人组织

  1. 在 WebAccess 主页上，单击导航栏上的联系人选项卡。

  2. 选择要修改的组织所在的通讯录。

  3. 搜索组织。

  4. 双击该组织。

  5. 按需要修改任何信息。

  6. 单击保存并关闭。

删除个人组织

  1. 在 WebAccess 主页上，单击导航栏上的联系人选项卡。

  2. 选择要删除的组织所在的通讯录。

  3. 选择组织，然后单击删除。

  4. 单击确定。

6.3.5 使用常用联系人为项目寻址

使用“常用联系人”通讯录访问最近使用过或最常使用的项。当在讯息中使用地址时，该项会复制到“常用联系人”通讯录。

一旦将某项置于“常用联系人”中，该项将一直保留在该处，除非被删除。此项也保留在原始通讯录中。

  1. 在正在撰写的项目中单击地址。

    将显示地址选择器。

  2. 单击 查找字段旁的加号图标 。

  3. 在所有通讯录下拉列表中，选择常用联系人。

  4. 搜索并选择所需用户。

  5. 为所选用户单击发往、抄送或密送。

  6. 单击确定。

可以关闭“常用联系”通讯录，但不可删除。

6.3.6 向联系人文件夹中的联系人发送邮件

  1. 单击导航栏上的联系人。

  2. 单击包含要向其发送电子邮件的联系人的通讯录。

  3. 选择要向其发送电子邮件的联系人，然后单击工具栏上的发送邮件。

  4. 撰写完电子邮件，然后单击发送。