3.1 一般工作區管理

本節包含適用於所有工作區類型的任務資訊。

3.1.1 建立新工作區

Novell Vibe 可讓您在任何您具有相應權限的工作區中建立新工作區。

  1. 導覽至要在其中建立新工作區的工作區。

  2. 按一下「工作區」>「新工作區」。

    「新工作區」頁面即會顯示。

  3. 為該頁面指定相應資訊。

    工作區標題︰ 指定工作區的標題。

    如果將此欄位保留為空白，工作區的標題將為工作區。

    工作區︰ 選取要建立的工作區類型。

    填寫在您選取工作區類型時顯示的任何其他資訊欄位。

    團隊成員︰ (視情況而定) 僅當您在建立團隊工作區時才會顯示此區段。使用此區段可指定要將其納入為團隊工作區成員的使用者和群組。

    工作區資料夾︰ 使用此區段可選取要讓工作區包含的資料夾。

    通知︰ (選擇性) 建立要傳送至團隊所有成員的通知郵件。

    如果要建立的不是團隊工作區，此郵件會傳送至父工作區的所有團隊成員。

  4. 按一下「確定」。

3.1.2 修改工作區

工作區建立完成後，您可以修改工作區標題與描述，變更代表工作區的圖示以及將附件上載到工作區。

  1. 導覽至要修改的工作區。

  2. 按一下「工作區」>「編輯工作區」。

  3. 視需要修改工作區，然後按一下「確定」。

3.1.3 刪除工作區

  1. 導覽至要刪除的工作區。

  2. 按一下「工作區」>「刪除工作區」。

    「刪除工作區」頁面即會顯示。

  3. (選擇性) 若要清除工作區讓其無法復原，請選取「立即清除此工作區」。

    重要：選取此選項會使工作區及工作區內的所有資料夾與項目無法復原，它們將會從 Vibe 站台永久刪除。

    若不選取此選項，則可以依照節 3.1.4, 解除刪除工作區 所述解除刪除工作區。

  4. (視情況而定) 如果工作區包含鏡射資料夾，則可以選擇刪除資料夾的來源檔案，以及鏡射資料夾的所有子資料夾。

  5. 按一下「確定」。

3.1.4 解除刪除工作區

Vibe 可讓您解除刪除先前刪除的工作區，將其還原至先前的位置。

  1. 導覽至已刪除工作區先前所在的工作區。

    例如，若要還原先前位於「團隊工作區」目錄中的某個團隊工作區，請導覽至「團隊工作區」目錄。

    提示：若要檢視已在 Vibe 站台中刪除的所有項目，請導覽至最高層級的工作區。(預設為「主工作區」目錄。)

  2. 按一下「導覽」面板中的「垃圾筒」資料夾。

    或

    按一下「動作」工具列中的「檢視」>「垃圾筒」。

    「垃圾筒」頁面會顯示目前工作區中或子位置中已刪除的所有工作區、資料夾及項目。已清除的項目不會顯示，因為它們無法恢復。

  3. 選取要解除刪除的工作區。

  4. 按一下「還原」。

    工作區即會還原至先前位置。

如需有關解除刪除的詳細資訊，請參閱《Novell Vibe OnPrem 3.1 Advanced User Guide》(Novell Vibe OnPrem 3.1 進階使用者指南) 中的「Restoring Deleted Items」(還原已刪除項目)。

3.1.5 複製工作區

  1. 導覽至要複製的工作區。

  2. 按一下「工作區」>「複製工作區」。

    「複製工作區」頁面即會顯示。

  3. 使用下列方法之一複製工作區︰

    • 選取目的資料夾或工作區︰ 使用「工作區」樹狀結構導覽至要從中複製工作區的資料夾或工作區，並加以選取。

    • 尋找目的資料夾或工作區︰ 在提供的欄位中，指定要在其中複製工作區的資料夾或工作區的名稱。

  4. 按一下「確定」。

3.1.6 移動工作區

Vibe 可讓您將工作區移至任何您具有相應權限的資料夾或工作區中。

  1. 導覽至要移動的工作區。

  2. 按一下「工作區」>「移動工作區」。

    「移動工作區」頁面即會顯示。

  3. 使用下列方法之一移動工作區︰

    • 選取目的資料夾或工作區︰ 使用「工作區」樹狀結構導覽至要移動之工作區所在的資料夾或工作區，並加以選取。

    • 尋找目的資料夾或工作區︰ 在提供的欄位中，指定要將工作區移至其中的資料夾或工作區的名稱。

  4. 按一下「確定」。

3.1.7 新增子工作區

Vibe 可讓您在現有工作區內建立子工作區。

  1. 導覽至要在其中新增子工作區的工作區。

  2. 按一下「工作區」>「新工作區」。

    「新工作區」頁面即會顯示。

  3. 指定資訊。

    工作區標題︰ 指定工作區的標題。

    如果將此欄位保留為空白，工作區的標題將為工作區。

    團隊成員︰ (視情況而定) 僅當您在建立團隊工作區時才會顯示此區段。使用此區段可指定要將其納入為團隊工作區成員的使用者和群組。

    工作區︰ 選取要建立的工作區類型。

    填寫在您選取工作區類型時顯示的任何其他資訊欄位。

    工作區資料夾︰ 使用此區段可選取要讓工作區包含的資料夾。

    通知︰ (選擇性) 建立要傳送至團隊所有成員的通知郵件。

    如果要建立的不是團隊工作區，此郵件會傳送至父工作區的所有團隊成員。

  4. 按一下「確定」。

3.1.8 為工作區新增更多資料夾

Vibe 可讓您隨時為您的工作區新增更多資料夾。

  1. 導覽至要在其中新增新資料夾的工作區。

  2. 按一下「工作區」>「新資料夾」。

    「新資料夾」頁面即會顯示。

  3. 指定下列資訊︰

    資料夾標題︰ 指定資料夾的標題。

    如果您不提供標題，系統將為資料夾指定預設資料夾名稱。例如，討論資料夾會命名為「討論」。

    資料夾︰ 選取要建立的資料夾類型。

  4. 按一下「確定」。

3.1.9 產生工作區的活動報告

Vibe 可讓您產生有關特定工作區中發生之活動的報告。

  1. 導覽至要產生其活動報告的工作區。

  2. 按一下「檢視」>「活動報告」。

    「資料夾活動」頁面即會顯示。

  3. 指定下列資訊︰

    以下時間內的活動報告︰ 選取要產生活動報告的日期範圍。

    報告工作區或資料夾活動︰ 選取此選項可查看資料夾中進行的檢視、新增、修改及刪除的次數。可以為以下使用者類別產生報告︰

    • 團隊成員︰ 僅檢視個別團隊成員的工作區活動。

    • 所有使用者︰ 檢視所有 Vibe 使用者的工作區活動。此選項會顯示每個在工作區中進行了某類活動之使用者的名稱。

    • 摘要︰ 檢視工作區中已發生的所有活動的摘要。此選項不會列出個別使用者。

    報告工作流程狀態︰ 選取此選項可檢視工作流程的活動。您可以選擇顯示工作流程在每種狀態平均花費的時間，或者顯示每種狀態目前存在的項目數。

    選取要報告的資料夾︰ 選取要產生其活動報告的資料夾。若選取工作區，則 Vibe 會產生包含工作區中所有資料夾的活動報告。

  4. 按一下「確定」。

    Vibe 會在試算表中啟動報告。

3.1.10 為工作區或資料夾定義易記的 URL

為您的工作區或資料夾定義易記的 URL 可讓他人更容易地導覽至該工作區或資料夾。

  1. 導覽至要定義 URL 的工作區。

  2. 按一下「動作」工具列中的「工作區」>「設定」。

    「設定預設設定」頁面即會顯示。

  3. 在「為此資料夾或工作區定義簡易 URL」區段中，從「定義 URL」下拉式清單中選取一個預先定義的全域關鍵字。

    除非您是站台管理員，否則 URL 必須以某個預先定義的全域關鍵字開頭。

  4. 在提供的欄位中，為資料夾或工作區指定所需的 URL。

  5. 按一下「新增」>「關閉」。

若要刪除已定義的 URL，請在「目前定義的 URL」區段中選取該 URL，然後按一下「刪除選定的 URL」。

定義易記的資料夾 URL 還可讓使用者透過電子郵件將資料夾項目傳送至資料夾。

3.1.11 設定工作區的資料配額

Vibe 管理員可讓您為自己設定工作區與資料夾的資料配額。如需詳細資訊，請參閱《Novell Vibe OnPrem 3.1 Advanced User Guide》(Novell Vibe OnPrem 3.1 進階使用者指南) 中的「Setting a Data Quota for Workspaces and Folders」(設定工作區與資料夾的資料配額)。

3.1.12 自定工作區檢視窗

Vibe 可讓您自定工作區的配置。如需詳細資訊，請參閱《Novell Vibe OnPrem 3.1 Advanced User Guide》(Novell Vibe OnPrem 3.1 進階使用者指南) 中的「Creating Custom Workspace Views」(建立自定工作區檢視窗)。

3.1.13 為工作區設定品牌

為工作區設定品牌是讓工作區更別緻且更容易識別的一個好方法。為工作區設定品牌後，該品牌也會套用於所有子工作區和子資料夾。

如需有關設定品牌的詳細資訊，請參閱《Novell Vibe OnPrem 3.1 Advanced User Guide》(Novell Vibe OnPrem 3.1 進階使用者指南) 中的「Branding a Folder or Workspace」(為資料夾或工作區設定品牌)。

3.1.14 在工作區中顯示 YouTube 視訊

本節介紹如何在工作區的「描述」區段中顯示 YouTube 視訊。如需有關如何在工作區的「品牌」區段中顯示 YouTube 視訊的資訊，請參閱《Novell Vibe OnPrem 3.1 Advanced User Guide》(Novell Vibe OnPrem 3.1 進階使用者指南) 中的「Branding a Folder or Workspace」(為資料夾或工作區設定品牌)。

若要在工作區的「描述」區段中顯示 YouTube 視訊︰

  1. 導覽至要在其中顯示 YouTube 視訊的工作區。

  2. 按一下「動作」工具列中的「工作區」>「編輯工作區」。

  3. 在「描述」區段中，按一下「展開」圖示 展開 HTML 編輯器中的選項，然後按一下「視訊」圖示 。

  4. 在「YouTube 視訊的 URL」欄位中貼上要張貼的 YouTube 視訊的 URL。

  5. 在「維度」欄位中，若要保留預設 YouTube 維度，請不要進行任何變更。

  6. 按一下「插入」，然後按一下「確定」以在工作區中顯示視訊。

如需可在 Vibe 中顯示 YouTube 視訊的其他位置的詳細資訊，請參閱節 5.15, 在資料夾項目中顯示 YouTube 視訊。