9.4 Erstellen von Regeln

Mithilfe von Regeln können Sie Ihre Nachrichten sortieren, andere darüber informieren, dass Sie sich im Urlaub befinden, oder Ihre E-Mails an ein anderes E-Mail-Konto weiterleiten.

9.4.1 Erstellen einer grundlegenden Regel

  1. Klicken Sie auf Werkzeuge > Regeln und dann auf Neu.

    Dialogfeld „Neue Regel“

  2. Geben Sie in das Feld Regelname einen Namen ein.

  3. Klicken Sie auf die Popup-Liste Bei Ereignis und anschließend auf ein Ereignis, um die Regel auszulösen.

  4. Falls Sie auf Neue Nachricht, Programmstart, Beenden oder Vom Benutzer aktiviert geklickt haben, klicken Sie anschließend auf eine oder mehrere Quellen für die Nachricht. Klicken Sie beispielsweise auf Empfangen und Empfängerlos.

    oder

    Klicken Sie auf das Ordnersymbol, falls Sie auf Abgelegte Nachricht, Ordner öffnen oder Ordner schließen geklickt haben. Klicken Sie auf einen Ordner und anschließend auf OK, um den Ordnernamen anzuzeigen.

  5. Klicken Sie in der Liste Kategorien auf eine oder mehrere Nachrichtenkategorien, auf die sich die Regel auswirken soll.

    Wenn Sie die von der Regel betroffenen Nachrichten weiter einschränken möchten, klicken Sie auf Bedingungen definieren. Klicken Sie auf die entsprechenden Bedingungen und anschließend auf OK. Weitere Informationen zu den Optionen, aus denen Sie auswählen können, finden Sie unter Abschnitt 7.3.2, Auswählen von Feldern in erweiterten Suchen und Regeln.

  6. Klicken Sie auf Aktion hinzufügen und anschließend auf die Aktion, die von der Regel durchgeführt werden soll.

    Bei bestimmten Aktionen wie z. B. „In Ordner verschieben“ oder „Antwort“ müssen Sie zusätzliche Informationen eingeben.

  7. Klicken Sie auf Speichern.

Bevor eine Regel angewendet werden kann, muss sie aktiviert werden. Weitere Informationen hierzu finden Sie unter Aktivieren oder Deaktivieren von Regeln.

9.4.2 Erstellen einer Urlaubsregel oder automatischen Antwort

Wenn Sie eine Urlaubsregel erstellen und aktivieren, blockt GroupWise Ihren Kalender für den angegebenen Datumsbereich mit ganztägigen Ereignissen und zeigt für Sie den Status „Abwesend“ an.

  1. Klicken Sie auf Werkzeuge > Urlaubsregel.

  2. Wählen Sie Urlaubsregel aktivieren aus.

    Damit Ihre Urlaubsregel auch wirklich aktiv ist, müssen Sie diese Option auswählen und einen Datumsbereich angeben. Da die Urlaubsregel nur im angegebenen Datumsbereich aktiv ist, bleibt die Urlaubsregel nicht immer aktiv, wenn Sie diese Option immer aktiviert lassen. Ihre Urlaubsregel läuft nach dem letzten Datum im angegebenen Datumsbereich aus.

    Wenn Sie diese Option deaktivieren, bevor die Regel abgelaufen ist, werden die ganztägigen Ereignisse aus Ihrem Kalender gelöscht.

  3. Geben Sie für die automatische Antwort einen Betreff ein.

    Betreffangaben werden in der Antwort nach dem Betreff der ursprünglichen Nachricht in Klammern angezeigt. Wenn der Betreff beispielsweise „Abwesenheitsmeldung“ lautet und die Nachricht „Budgetüberwachung“ an Sie gesendet wird, gibt die Funktion der automatischen Antwort den Betreff „Re: Budgetüberwachung (Abwesenheitsmeldung)“ zurück.

  4. Geben Sie die Nachricht ein, die in der automatischen Antwort erscheinen soll.

  5. Wählen Sie aus, ob auf Emails von außerhalb Ihres internen Netzwerks geantwortet werden soll.

  6. Geben Sie das jeweilige Datum an, zu dem die Regel in Kraft treten und zu dem sie beendet werden soll.

  7. Klicken Sie auf Speichern.

Regeln, die eine Antwort auslösen (beispielsweise diese Urlaubsregel), speichern, wem eine Antwort gesendet wurde und stellen sicher, dass eine Antwort nur ein Mal an diesen Benutzer gesendet wird.

9.4.3 Erstellen einer Regel, um sämtliche Mail an ein anderes Konto weiterzuleiten

  1. Klicken Sie auf Werkzeuge > Regeln und dann auf Neu.

  2. Geben Sie im Feld Regelname einen Namen, beispielsweise Weiterleitungsregel, ein.

  3. Klicken Sie auf die Dropdown-Liste Bei Ereignis und anschließend auf Neue Nachricht.

  4. Wählen Sie neben Und Nachrichten die Option Empfangen. Vergewissern Sie sich, dass keine andere Nachrichtenquelle ausgewählt ist.

  5. Wählen Sie unter Nachrichtenkategorien die Option Mail aus.

  6. Klicken Sie auf Aktion hinzufügen und anschließend auf Weiterleiten.

  7. Geben Sie in das Feld An die Adresse ein, an die die Nachrichten weitergeleitet werden sollen.

  8. Geben Sie einen Betreff ein, den Sie für weitergeleitete Nachrichten verwenden möchten, z. B. „Wtr:“.

  9. (Optional) Geben Sie den Namen eines Filters ein, der für weitergeleitete Nachrichten verwendet werden soll.

  10. (Optional) Geben Sie eine Mitteilung für alle weitergeleiteten Nachrichten ein.

  11. Klicken Sie auf OK.

  12. Klicken Sie auf Speichern. Stellen Sie sicher, dass neben der Regel ein Häkchen ist, das anzeigt, dass diese aktiviert ist, und klicken Sie anschließend auf Schließen.

9.4.4 Erstellen einer Regel zum Senden einer neuen Email

  1. Klicken Sie auf Werkzeuge > Regeln und dann auf Neu.

  2. Klicken Sie auf Aktion hinzufügen und wählen Sie anschließend Mail senden aus.

  3. Füllen Sie im Formular „Neue Mail-Nachricht“ die relevanten Felder aus.

    Sie müssen für die neue Email zumindest einen Empfänger angeben.

  4. Klicken Sie auf OK.

9.4.5 Kopieren von Regeln zum Erstellen einer neuen Regel

  1. Klicken Sie auf Werkzeuge > Regeln.

  2. Klicken Sie auf die zu kopierende Regel und anschließend auf Kopieren.

  3. Geben Sie den Namen der neuen Regel ein.

  4. Nehmen Sie die Änderungen an der Regel vor.

  5. Klicken Sie auf Speichern.

9.4.6 Beschränken von Nachrichten, auf die eine Regel angewendet wird

Mithilfe der Option Bedingungen definieren können Sie die Nachrichten weiter eingrenzen, auf die sich eine Regel auswirken soll.

  1. Klicken Sie im Dialogfeld „Regeln“ auf Bedingungen definieren.

  2. Klicken Sie auf die erste Dropdown-Liste und anschließend auf ein Feld.

    Weitere Informationen zu den Optionen, aus denen Sie auswählen können, finden Sie unter Abschnitt 7.3.2, Auswählen von Feldern in erweiterten Suchen und Regeln.

  3. Klicken Sie auf die Dropdown-Liste „Operator“ und anschließend auf „Ende“.

    Informationen zur Verwendung der Operatoren finden Sie unter Verwenden der erweiterten Suche.

  4. Geben Sie die Kriterien für die Regel an.

    oder

    Wenn eine Dropdown-Liste angezeigt wird, klicken Sie auf die Dropdown-Liste und dann auf vorhandene Kriterien.

    Wenn Sie Kriterien manuell eingeben, beispielsweise den Namen einer Person oder einen Betreff, können Sie auch Platzhalterzeichen wie beispielsweise Sternchen (*) oder Fragezeichen (?) verwenden. Der von Ihnen eingegebene Text unterliegt nicht der Groß-/Kleinschreibung.

    Informationen zu Stellvertreterzeichen und Schaltern finden Sie unter Suchen nach Nachrichten an beliebiger Stelle in Ihrer Mailbox.

  5. Klicken Sie auf die letzte Dropdown-Liste und anschließend auf Ende.

    oder

    Klicken Sie auf die letzte Dropdown-Liste. Klicken Sie anschließend auf Und oder Oder, um die von der Regel betroffenen Nachrichten einzuschränken.