15.3 Organisieren von Dokumenten

Die Dokumentverweise werden im Dokumentordner abgelegt und können dort schnell ermittelt werden. Der Ordner „Dokumente“ kann nur Dokumente enthalten. Wenn ein GroupWise-Client, der älter ist als Version 5.5, Daten eines anderen Typs in diesem Ordner ablegt (z. B. aus einer älteren Version von GroupWise Remote), werden die Daten gelöscht.

Jeder von Ihnen erstellte oder geöffnete Dokumentverweis wird dem Dokumentordner hinzugefügt. Zusätzlich können Sie festlegen, dass auch die von Ihnen angezeigten oder importierten Dokumentverweise hinzugefügt werden. Sie können ferner festlegen, dass dem Ordner „Dokumente“ durch keine dieser Aktionen Dokumentverweise hinzugefügt werden.

Der Ordner „Dokumente“ enthält standardmäßig die letzten 20 Dokumentverweise. Sie können diesen Wert auf 0 bis 5.000 Dokumentverweise setzen. Sobald die maximale Anzahl an Dokumentverweisen erreicht wurde, wird der älteste Dokumentverweis gelöscht. Sie können die Dokumentverweise auch manuell im Dokumentordner löschen. Das Löschen eines Dokumentverweises betrifft das Dokument selbst nicht.

Der Ordner „Dokumente“ beinhaltet zwei Suchergebnisordner. Der Ordner „Autorisiert“ enthält die Dokumentverweise für alle Dokumente, deren Autor Sie sind. Die Standardbibliothek enthält die Dokumentverweise für alle Dokumente, auf die Sie in der Standardbibliothek Zugriff haben. Sie können die Ordner „Autorisiert“ und „Standardbibliothek“ ändern oder löschen. Entsprechend Ihrer Anforderungen können Sie andere Dokumentordner für die Suchergebnisse erstellen. Sie können beispielsweise einen Suchergebnisordner für eine bestimmte Bibliothek, einen Betreff, einen Autor oder Dokumenttyp erstellen.