14.1 Prüfen der Mailbox-Größe

Sie können die Größe bzw. den Speicherplatz Ihrer Mailbox regelmäßig überprüfen und diesen Speicherplatz selbst verwalten. Es kann auch sein, dass Sie bestimmte Aktionen nicht durchführen können, bis Sie die Größe Ihrer Mailbox reduzieren.

14.1.1 Einstellungsoption

Das Dropdown-Menü Einstellungen enthält eine Option mit der Bezeichnung Mailboxgröße prüfen. Diese Option ist immer verfügbar und hängt nicht von den Speichereinstellungen der Mailbox des Administrators ab. Wenn Sie diese Option öffnen, können Sie den Mailbox-Speicherplatz einsehen. Wenn der Administrator Speicherbegrenzungen festgelegt hat, sehen Sie in diesem Dialogfeld, wie viel Speicherplatz (in Prozent) Sie derzeit in Ihrer Mailbox verbraucht haben. Wenn keine Kontrollen implementiert sind, wird immer 0 % angezeigt, unabhängig davon, wie viele Nachrichten sich in Ihrer Mailbox befinden.

HINWEIS:Das Verhalten des Vertreters bei der Anzeige der Mailboxgröße unterscheidet sich derzeit vom GroupWise-Client. Der Vertreter muss Lese- und Schreibzugriff auf alle Nachrichtentypen haben, um die Option Größe der Mailbox prüfen im Menü Einstellungen sehen zu können.

Wenn für Ihre Mailbox ein Limit festgelegt ist (oder auch wenn nicht), können Sie direkt von Mailbox-Speicherplatz aus Maßnahmen ergreifen, um die Größe der Mailbox zu verringern. Die Informationen werden über vier Schaltflächen für Nachrichten angezeigt: Papierkorb, Gesendet, Empfangen und Persönlich/Entwurf.

Wenn Sie die Mailbox-Speicherplatz zum ersten Mal öffnen, werden bei neuen Anmeldungen keine Nachrichten angezeigt. Sobald Sie jedoch die Funktion öffnen und auf eine Nachrichtenschaltfläche klicken, werden die Daten für diesen und alle anderen von Ihnen ausgewählten Nachrichtentypen zwischengespeichert. Wenn Sie das Dialogfeld in derselben Anmeldesitzung erneut öffnen, wird/werden dieselbe(n) Liste(n) im Cache angezeigt. Wenn Sie eine Liste aktualisieren möchten, löschen Sie mindestens eine Nachricht in dieser Liste oder aktualisieren Sie Ihren Browser.

Die Liste ist nach den größten Nachrichten in Ihrer Mailbox sortiert, absteigend nach Größe. Wenn Sie die Sortierung zu aufsteigend ändern möchten, klicken Sie in der Datentabelle einfach auf die Kopfzeile Größe.

Informationen zum Verringern der Speichergröße Ihrer Mailbox direkt im Dialogfeld Mailbox-Speicherplatz oder allgemein finden Sie unter Verringern der Mailbox-Größe.

14.1.2 Symbol für die Größe der Mailbox und Benachrichtigungen über Beschränkungen

Wenn der GroupWise-Administrator den Speicherplatz für Ihre Mailbox begrenzt hat, sehen Sie in der rechten oberen Ecke der Web-App zwischen den Symbolen für Einstellungen und Abmelden ein Symbol, das den aktuellen Speicherplatz für Ihre Mailbox anzeigt. Wenn Sie mit der Maus über das Symbol fahren, wird der aktuelle Prozentsatz des Speichers im Verhältnis zum eingestellten Limit angezeigt.

Drei verschiedene Farben sind bei diesem Instrument möglich: grau, gelb und rot. Diese Farben stehen für Folgendes:

Grau: Die Größe der Mailbox liegt in einem akzeptablen Rahmen und bietet Platz für weitere Ablagemöglichkeiten.
Gelb: Die Größe der Mailbox hat eine vom Administrator festgelegte Warnschwelle überschritten.

Durch diese Einstellung haben Sie Zeit, Ihre Mailbox zu bereinigen, bevor Einschränkungen eingeführt werden.
Rot: Die Größe der Mailbox hat das Speicherlimit überschritten und Sie können erst wieder Mails versenden, wenn Sie die Größe der Mailbox reduzieren.

Zusätzlich zu den visuellen Indikatoren können Sie den Mailbox-Speicherplatz direkt über das Instrumentensymbol öffnen, wenn Sie darauf klicken. Wenn der Posteingang einen „roten“ Speicherstatus verursacht, während Sie abgemeldet sind, wird dieses Dialogfeld automatisch geöffnet, wenn Sie sich anmelden. Im oberen Teil des Dialogfelds werden Sie darüber informiert, dass Sie das Limit überschritten haben. Sie können erst dann wieder Nachrichten versenden, wenn Sie genügend Nachrichten in Ihrer Mailbox gelöscht haben, um das Limit zu unterschreiten.

Wenn Sie versuchen, eine Nachricht zu versenden, durch die Sie das Speicherlimit überschreiten, werden Sie mit einem Hinweis darauf aufmerksam gemacht. Informationen zum Verkleinern Ihrer Mailbox finden Sie unter Verringern der Mailbox-Größe.