Senden und Empfangen von Nachrichten

Dieser Abschnitt enthält folgende Themen:


Senden von Mail-Nachrichten

Eine Mail-Nachricht hat einen Primärempfänger, einen Betreff und ein Datum. Außerdem können Kopien und Blindkopien an andere Benutzer gesendet werden. Sie können auch Dateien, Dokumentverweise, Audio-Clips, Filme und OLE-Objekte als Anlage Ihren Nachrichten beifügen.


CC (Carbon Copy)

Die Empfänger von Blindkopien (CC) erhalten eine Kopie der Nachricht. Die Empfänger einer CC-Nachricht sind solche Benutzer, für die die Informationen in einer Nachricht nützlich sind. Diese Nachrichten fallen aber nicht direkt in den Verantwortungsbereich dieser Benutzer. Jeder Empfänger kann erkennen, an wen eine Carbon Copy gesendet wurde. Sie können darüber hinaus die Namen der CC-Empfänger sehen.


BK (Blindkopie)

Der Empfänger einer Blindkopie (BK) erhält eine Kopie der Nachricht. Andere Empfänger erhalten keine Informationen zu Blindkopien. Nur der Absender und der Empfänger wissen, dass eine Blindkopie gesendet wurde. Wenn ein Empfänger antwortet und "Antwort an alle" auswählt, erhält der Empfänger der Blindkopie keine Antwort.

  1. Klicken Sie Mail icon auf der Symbolleiste an.

    Zum Auswählen eines anderen Mail-Layouts klicken Sie auf den Abwärtspfeil im Symbol Mail icon.


    Layout "Mail"

  2. Geben Sie in das Feld "An" einen Benutzernamen ein und drücken Sie anschließend die Eingabetaste. Wiederholen Sie das Verfahren für jeden weiteren Benutzer. Falls erforderlich, geben Sie in die Felder "CC" und "BK" Benutzernamen ein.

    oder:

    Um Benutzernamen in einer Liste auszuwählen, klicken Sie "Adresse" auf der Symbolleiste an, doppelklicken Sie auf den jeweiligen Benutzer und klicken Sie anschließend auf "OK".

  3. Um den "Von"-Namen (auf ein anderes Konto oder eine Vertretung) zu ändern, klicken Sie auf From drop-down button und anschließend auf einen Namen.

  4. Geben Sie einen Betreff ein.

  5. Geben Sie eine Nachricht ein.

    Wenn Sie auf das Register "Sendeoptionen" klicken, können Sie verschiedene Optionen festlegen. Sie können beispielsweise für diese Nachricht eine hohe Priorität festlegen und eine Antwort von den Empfängern anfordern.


    Layout "Mail - Sendeoptionen"

    Ändern Sie gegebenenfalls die Schrift für den Nachrichtentext. Informationen hierzu erhalten Sie unter Ändern der Schrift von gesendeten Nachrichten.

  6. Sie können Anlagen hinzufügen, indem Sie "Eine Datei beifügen" auf der Symbolleiste anklicken.

  7. Klicken Sie "Senden" auf der Symbolleiste an.


Senden von telefonischen Nachrichten

Eine telefonische Nachricht ist eine Notiz, die Sie an andere GroupWise-Benutzer senden können, um über Anrufe zu informieren, die in deren Abwesenheit eingingen (bzw. während sie nicht verfügbar waren). Telefonische Nachrichten werden in der Mailbox des Empfängers gespeichert. Sie können einen Anruf nicht von einer telefonischen Nachricht aus beantworten.

Eingegangene telefonische Nachrichten können in Jobs, Notizen oder andere empfängerlose Nachrichtenlayouts umgewandelt werden. Auf diese Weise können Sie eine Aufzeichnung des Gesprächs an dem Tag, an dem es stattgefunden hat, (als Notiz) ablegen oder einen Job erstellen, der zu einem späteren Zeitpunkt erledigt werden soll. Siehe Ändern von Nachrichtenkategorien.

  1. Klicken Sie auf "Datei", "Neu" und anschließend auf "Telefonische Nachricht".

    Sie können eine Schaltfläche für eine neue telefonische Nachricht in die Symbolleiste einfügen. Siehe Anpassen der Symbolleisten-Anzeige.


    Layout "Telefonische Nachricht"

  2. Geben Sie in das Feld "An" einen Benutzernamen ein und drücken Sie anschließend die Eingabetaste. Wiederholen Sie das Verfahren für jeden weiteren Benutzer. Falls erforderlich, geben Sie in die Felder "CC" und "BK" Benutzernamen ein.

    oder:

    Um Benutzernamen in einer Liste auszuwählen, klicken Sie "Adresse" auf der Symbolleiste an, doppelklicken Sie auf den jeweiligen Benutzer und klicken Sie anschließend auf "OK".

  3. Geben Sie Name, Firma und Telefonnummer des Anrufers ein.

  4. Aktivieren Sie die Optionen, die für diese telefonische Nachricht in Frage kommen.

  5. Geben Sie die Nachricht in das Feld "Mitteilung" ein.

    Ändern Sie gegebenenfalls die Schrift für den Nachrichtentext. Informationen hierzu erhalten Sie unter Ändern der Schrift von gesendeten Nachrichten.

  6. Um den "Von"-Namen (auf ein anderes Konto oder eine Vertretung) zu ändern, klicken Sie auf From drop-down button und anschließend auf einen Namen.

  7. Klicken Sie "Senden" auf der Symbolleiste an.


Ändern der Schrift von gesendeten Nachrichten

Der Empfänger einer Nachricht sieht die im Layout "Einfacher Text" vorgenommenen Änderungen, wenn die Nachricht im Layout "Einfacher Text" angezeigt wird. Der Empfänger einer Nachricht sieht die im HTML-Layout vorgenommenen Änderungen, wenn die Nachricht im HTML-Layout angezeigt wird. Sie können dem Empfänger mitteilen, in welchem Layout die Nachricht erstellt wurde.

Dieser Abschnitt enthält folgende Themen:


Ändern der Schrift im Layout "Einfacher Text"

  1. Klicken Sie in einer geöffneten Nachricht, die Sie erstellen, auf "Layout" und anschließend auf "Einfacher Text".

  2. Klicken Sie in das Feld "Mitteilung".

  3. Klicken Sie auf "Bearbeiten" und anschließend zweimal auf "Schrift".


    Dialogfeld "Schrift"

  4. Klicken Sie auf eine Schrift und auf einen Schriftstil.

  5. Klicken Sie auf eine Größe.

  6. Klicken Sie auf eine andere Option, die Sie ändern möchten, und klicken Sie anschließend auf "OK".

Sie können Textabschnitte mithilfe der Symbolleistenschaltflächen auch fett, kursiv oder unterstrichen formatieren.


Ändern der Schrift im HTML-Layout

  1. Klicken Sie in einer geöffneten Nachricht, die Sie erstellen, auf "Layout" und anschließend auf "HTML".


    Layout "HTML"

  2. Mit der HTML-Symbolleiste können Sie unter anderem die Schrift ändern sowie Hintergrundfarben und Grafiken hinzufügen.

Sie müssen möglicherweise die Größe des Nachrichtenlayouts (horizontal) ändern, um alle Schaltflächen auf der HTML-Symbolleiste anzuzeigen.

Sie können eine Standardschrift für Nachrichten festlegen, die im HTML-Layout erstellt wurden. Informationen hierzu erhalten Sie unter Anzeigen und Erstellen von Nachrichten in HTML.


Formatieren von symbolgegliederten und nummerierten Listen

Sie können problemlos symbolgegliederte und nummerierte Listen in Nachrichten einfügen.


Formatieren von Listen im Layout "Einfacher Text"

Gehen Sie in einer geöffneten Nachricht, die Sie erstellen, im Layout "Einfacher Text" folgendermaßen vor:

  1. Drücken Sie Strg + Umschalt + L, um eine symbolgegliederte Liste einzufügen.

  2. Drücken Sie noch einmal Strg + Umschalt + L, um sie in eine nummerierte Liste zu ändern.

  3. Drücken Sie weiter Strg + Umschalt + L, um eins der sechs verfügbaren Listenformate auszuwählen.

  4. Geben Sie den Listeneintrag ein und drücken Sie die Eingabetaste, um den nächsten Eintrag in der Liste zu erstellen.

  5. Drücken Sie nach dem letzten Listeneintrag zweimal die Eingabetaste, um die Listenformatierung auszuschalten.


Formatieren von Listen im HTML-Layout

Gehen Sie in einer geöffneten Nachricht, die Sie erstellen, im Layout "HTML" folgendermaßen vor:

  1. Verwenden Sie die HTML-Symbolleiste, um eine symbolgegliederte oder nummerierte Liste einzufügen.

  2. Geben Sie den Listeneintrag ein und drücken Sie die Eingabetaste, um den nächsten Eintrag in der Liste zu erstellen.

  3. Drücken Sie nach dem letzten Listeneintrag die Eingabetaste und dann die Rücktaste, um die Listenformatierung auszuschalten.


Hinzufügen einer Signatur oder vCard zu gesendeten Nachrichten

Verwenden Sie die Funktion "Signaturen", um eine Signatur oder Attributzeile am Ende der gesendeten Nachrichten einzufügen. Sie können GroupWise so einstellen, dass Ihr Name, Ihre Telefonnummer und Email-Adresse automatisch am Ende jeder gesendeten Nachricht angezeigt werden. Wenn Sie über verschiedene Konten verfügen (einschließlich POP3- und IMAP4- und NNTP Newsgroup-Konten) können Sie für jedes Konto eine separate Signatur erstellen. Sie können auch mehrere Signaturen für ein und dasselbe Konto erstellen. Signaturen werden in HTML erstellt. Dies gibt Ihnen die Möglichkeit, Grafiken und Formatierungen hinzuzufügen. Wenn Sie eine Textnachricht senden, wird die HTML-Signatur in Text konvertiert.

Neben persönlichen Signaturen kann Ihr Systemverwalter eine globale Signatur erstellen, die von jedem verwendet werden kann. Der Systemverwalter kann angeben, dass die globale Signatur verbindlich ist. In diesem Fall wird sie automatisch an alle gesendeten Nachrichten angehängt. Wenn der Systemverwalter die globale Signatur nicht als verbindlich angegeben hat, wird sie nicht an Ihre Signatur (falls vorhanden) angehängt. Wenn Sie keine Signatur haben und die globale Signatur nicht verbindlich ist, wird sie nicht zu gesendeten Nachrichten hinzugefügt.

Außerdem kann GroupWise so konfiguriert werden, dass automatisch eine vCard* (virtuelle Visitenkarte) am Ende von Nachrichten eingefügt wird. GroupWise durchsucht das Adressbuch nach Ihren Benutzerinformationen und fügt diese am Ende der gesendeten Nachrichten ein.

Dieser Abschnitt enthält folgende Themen:


vCard-Dateien

vCards sind elektronische Visitenkarten, die entsprechend der vom Internet Mail Konsortium festgelegten Standards formatiert sind. Eine vCard-Datei hat die Erweiterung "vcf". Sie können die Datei zu Ihren ausgehenden Email-Nachrichten hinzufügen. Mit der Software von Drittanbietern können Sie vCards erstellen, die Text, Grafiken und Audio enthalten. Wenn Sie Ihre vCard mit GroupWise erstellen, werden die Informationen der Felder in Ihrem Adressbuch verwendet.

Um die einer Nachricht beigefügte vCard anzuzeigen, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die vCard und anschließend auf "Anlage anzeigen". Weitere Informationen zum Importieren von vCard-Informationen in ein Adressbuch finden Sie unter Importieren der Informationen von einer vCard.


Erstellen einer Signatur

  1. Klicken Sie auf "Werkzeuge" > "Optionen" und doppelklicken Sie dann auf "Umgebung".

  2. Klicken Sie auf das Register "Signatur".

  3. Wählen Sie "Signatur" und klicken Sie dann auf "Neu".

  4. Geben Sie einen Namen für die Signatur ein und klicken Sie anschließend auf "OK".

  5. Erstellen Sie Ihre Signatur im bereitgestellten HTML-Editor.

  6. Wählen Sie aus, ob diese Signatur die Standardsignatur sein soll.

  7. Klicken Sie auf "OK".


Hinzufügen einer Signatur oder vCard zu Nachrichten

  1. Um eine Signatur für alle Nachrichten anzugeben, klicken Sie auf "Werkzeuge", "Optionen" und doppelklicken Sie anschließend auf "Umgebung".

  2. Klicken Sie auf das Register "Signatur".

  3. Klicken Sie auf "Elektronische Visitenkarte (vCard)" oder "Signatur".


    Dialogfeld "Umgebung", Register "Signatur"

  4. Wenn Sie "Signatur" ausgewählt haben, wählen Sie die zu verwendende Signatur in der Dropdown-Liste "Signaturname" aus.

    oder:

    Wenn Sie "vCard" ausgewählt haben, können Sie entweder eine VCF-Datei angeben oder das entsprechende Feld leer lassen, damit die Informationen aus der Auflistung im Adressbuch verwendet werden.

  5. Klicken Sie auf eine Signaturoption.

  6. Klicken Sie auf "OK".

Sie können gleichzeitig eine Signatur und eine vCard verwenden.


Rechtschreibprüfung für gesendete Nachrichten

Sie haben zwei Möglichkeiten, die Rechtschreibung der von Ihnen gesendeten Nachrichten zu prüfen. Bei der Blitz-Rechtschreibprüfung wird die Rechtschreibung während der Eingabe geprüft. Falsch geschriebene Wörter werden unterstrichen. Die Rechtschreibprüfung führen Sie getrennt aus, entweder manuell oder, nach Auswahl der entsprechenden Option, automatisch beim Klicken auf "Senden".

Mit beiden Funktionen können Sie sicherstellen, dass die von Ihnen erstellten Nachrichten richtig geschrieben wurden, dass keine doppelten Wörter enthalten sind und dass keine unzulässige Großschreibung vorliegt.

Wenn die Blitz-Rechtschreibprüfung ein falsch geschriebenes Wort findet, können Sie es durch ein vorgeschlagenes Wort ersetzen oder in der gesamten Nachricht überspringen. Sie können das Wort auch in eine Benutzerwortliste aufnehmen.

Wenn die Rechtschreibprüfung ein falsch geschriebenes Wort findet, können Sie es durch ein vorgeschlagenes Wort ersetzen, das Wort manuell bearbeiten oder überspringen. Weiterhin können Sie festlegen, dass das Wort automatisch durch ein anderes ersetzt wird oder einer benutzerdefinierten Wörterliste hinzugefügt werden soll.

Die Umgebungsoptionen bieten Ihnen die Möglichkeit, die Rechtschreibprüfung so einzurichten, dass Ihre Nachrichten automatisch vor der Versendung auf die richtige Schreibweise geprüft werden.

Dieser Abschnitt enthält folgende Themen:


Blitz-Rechtschreibprüfung für Nachrichten

  1. Klicken Sie im Feld "Betreff" oder "Nachricht" mit der rechten Maustaste auf das falsch geschriebene Wort.

  2. Klicken Sie auf das richtig geschriebene Wort.

    oder:

    Klicken Sie auf "Ignorieren", um das Wort im Rest der Nachricht zu ignorieren.

    oder:

    Klicken Sie auf "Zu Wortliste hinzufügen", um das Wort zu Ihrer Wortliste hinzuzufügen.


Deaktivieren der Blitz-Rechtschreibprüfung

  1. Klicken Sie im Feld "Betreff" oder "Nachricht" mit der rechten Maustaste auf das falsch geschriebene Wort.

  2. Klicken Sie auf "Blitz-Rechtschreibprüfung deaktivieren".

    Wenn Sie die Blitz-Rechtschreibprüfung wieder aktivieren möchten, klicken Sie mit der rechten Maustaste in das Feld "Betreff" oder "Nachricht" und klicken Sie dann auf "Blitz-Rechtschreibprüfung aktivieren".


Rechtschreibprüfung für Nachrichten

  1. Klicken Sie in das Feld "Betreff" bzw. "Nachricht".

    oder:

    Markieren Sie den zu prüfenden Text.

  2. Klicken Sie auf "Werkzeuge" und anschließend auf "Rechtschreibprüfung".


    Dialogfeld "Schreibwerkzeuge"

  3. Zum Festlegen einer Benutzerwortliste, der Wörter hinzugefügt werden können, klicken Sie auf die Dropdown-Liste "Hinzufügen zu" und wählen eine Option aus.

  4. Zum Festlegen eines zu überprüfenden Textbereichs klicken Sie auf die Dropdown-Liste "Überprüfen" und wählen eine Option aus.

  5. Wenn die Rechtschreibprüfung bei einem Wort stoppt, klicken Sie auf eine der verfügbaren Optionen, oder bearbeiten Sie das Wort manuell.

    Sie können zwischen den folgenden Optionen auswählen:

    Ersetzen: Ersetzt ein falsch geschriebenes Wort durch ein von der Rechtschreibprüfung vorgeschlagenes Wort. Um ein falsch geschriebenes Wort zu ersetzen, doppelklicken oder klicken Sie auf das Wort und klicken Sie anschließend auf "Ersetzen". Um Ihre eigenen Korrekturen vorzunehmen, bearbeiten Sie das Wort im Feld "Ersetzen durch" und klicken Sie anschließend auf "Ersetzen".

    1x ignorieren:Überspringt das Wort einmal. Die Rechtschreibprüfung wird beim nächsten Auftreten des Wortes angehalten.

    Ignorieren:Überspringt das Wort bei jedem Auftreten im ganzen Dokument. Die Rechtschreibprüfung ignoriert das Wort während der ganzen aktuellen Rechtschreibprüfung.

    Hinzufügen:Fügt das Wort zu der aktuellen benutzerdefinierten Wörterliste hinzu, in der zusätzliche Wörter gespeichert werden. So wird das Wort bei zukünftigen Rechtschreibprüfungen erkannt.

    Blitzkorrektur: Definiert einen automatischen Ersatz für ein Wort oder einen Satzteil. Wenn die Rechtschreibprüfung bei einem Wort stoppt, klicken Sie auf "Blitzkorrektur", um das Wort durch den Text im Feld "Ersetzen durch" zu ersetzen und den Ersatz zu der von der Blitzkorrektur verwendeten benutzerdefinierten Wörterliste hinzuzufügen. Wenn Sie das nächste Mal dieses Wort eingeben, wird es durch die Blitzkorrektur automatisch ersetzt.

    Vorschlag:Zeigt zusätzliche Wörter oder Satzteile im Listenfeld "Ersatz" an.

  6. Klicken Sie auf "Ja", wenn die Rechtschreibprüfung abgeschlossen ist.


Automatische Rechtschreibprüfung für Nachrichten

Sie können Ihre Nachrichten jedesmal automatisch auf korrekte Rechtschreibung prüfen lassen, wenn Sie auf "Senden" klicken.

  1. Klicken Sie auf "Werkzeuge", "Optionen" und doppelklicken Sie anschließend auf "Umgebung".

  2. Klicken Sie auf "Rechtschreibung vor Senden prüfen" und klicken Sie anschließend auf "OK".


Bearbeiten Ihrer benutzerdefinierten Wörterliste

Änderungen in einer benutzerdefinierten Wörterliste sind nur wirksam, wenn Sie die Blitzkorrektur aktiviert haben. Klicken Sie im Mitteilungsfeld einer erstellten Nachricht auf "Tools" und "Blitzkorrektur". Stellen Sie anschließend sicher, dass das Kontrollkästchen "Wörter beim Schreiben ersetzen" mit einem Häkchen versehen ist.

Klicken Sie in einer erstellten Nachricht auf "Werkzeuge" und anschließend auf "Rechtschreibprüfung", um weitere Informationen zu benutzerdefinierten Wörterlisten zu erhalten. Klicken Sie im Dialogfeld "Schreibwerkzeuge" auf "Anpassen" und "Benutzerdefinierte Wörterliste". Klicken Sie anschließend auf "Hilfe".

So nehmen Sie Änderungen in Ihrer benutzerdefinierten Wörterliste vor:

  1. Klicken Sie in der Rechtschreibprüfung auf "Anpassen" und "Benutzerdefinierte Wörterliste". Klicken Sie anschließend auf die zu ändernde Liste.

    Wenn Sie noch keine eigenen Listen hinzugefügt haben, steht Ihnen nur die Standardwortliste zur Verfügung.


    Dialogfeld "Benutzerdefinierte Wörterliste"

  2. Um einen neuen Eintrag hinzuzufügen, geben Sie den Eintrag im Textfeld "Wort(folge)" ein und klicken Sie anschließend auf "Eintrag hinzufügen".

    oder:

    Um einen Eintrag zu löschen, markieren Sie den Eintrag und klicken Sie anschließend auf "Eintrag löschen".

    oder:

    Um einen Eintrag zu ändern, markieren Sie den Eintrag. Nehmen Sie die Änderungen vor und klicken Sie anschließend auf "Eintrag hinzufügen".

  3. Klicken Sie auf "Schließen", wenn Sie die gewünschten Änderungen vorgenommen haben.


Widerrufen der letzten Textaktion

Sie können in einer zu erstellenden Nachricht die letzte Aktion im Betreff- oder Mitteilungsfeld rückgängig machen.

  1. Klicken Sie auf "Bearbeiten" und anschließend auf "Rückgängig".

Sie können eine Aktion auch durch Drücken von Strg+Z rückgängig machen. (Weitere Informationen zu anderen Schnelltasten finden Sie unter Verwenden von Schnelltasten.)