Verwenden von freigegebenen Ordnern

Ein freigegebener Ordner ist identisch mit jedem anderen Ordner in Ihrem Aktenschrank, mit der einzigen Ausnahme, dass andere Personen Zugang zu diesem Ordner haben und der Ordner in deren Aktenschrank angezeigt wird. Sie können freigegebene Ordner erstellen oder vorhandene persönliche Ordner in Ihrem Aktenschrank freigeben. Sie wählen dann die Benutzer aus, die den Ordner gemeinsam nutzen dürfen, und legen fest, welche Rechte diesen Benutzern erteilt werden. Danach können die Benutzer Nachrichten im freigegebenen Ordner ablegen, in den Ordner verschieben und Diskursabfolgen erstellen. Systemordner können nicht freigegeben werden. Dazu gehören: Kalender-, Dokument-, Mailbox-, Ausgangsnachrichten-, Checklisten-, Kontakte-, Aktenschrank-, In Arbeit-, Junkmail-Behandlungs- und Papierkorbordner. Der Inhalt eines typischen freigegebenen Ordners sieht ungefähr so aus:


Layout "Freigegebener Ordner"

Wenn Sie ein Dokument in einem freigegebenen Ordner ablegen, haben Personen mit Rechten auf den freigegebenen Ordner nicht auch automatisch das Recht zur Bearbeitung des Dokuments. Bevor die Benutzer das Dokument bearbeiten können, müssen Sie ihnen Bearbeitungsrechte im Register "Freigabe" einräumen.

Im Remote- und Caching-Modus werden die in freigegebenen Ordnern vorgenommenen Änderungen jedesmal aktualisiert, wenn Sie eine Verbindung zum Master-GroupWise-System herstellen.

Dieser Abschnitt enthält folgende Themen:


Freigeben von vorhandenen Ordnern für andere Benutzer (Version 6.5 und 6.5 für NNLS 1.0)

  1. Klicken Sie in der Ordnerliste mit der rechten Maustaste auf den Ordner, den Sie freigeben möchten, und klicken Sie dann auf "Freigabe".


    Dialogfeld "Ordnereigenschaften"

  2. Klicken Sie auf "Freigegeben für".

  3. Beginnen Sie im Namensfeld mit der Eingabe eines Benutzernamens oder klicken Sie zur Auswahl des Benutzers aus dem Dialogfeld "Adressauswahl" auf die Schaltfläche "Adressbuch".

  4. Wenn der Name des Benutzers in dem Feld angezeigt wird, klicken Sie auf "Hinzufügen", um den Benutzer in die Freigabeliste zu verschieben.

  5. Klicken Sie auf den Benutzernamen in der Freigabeliste.

  6. Wählen Sie die Zugriffsoptionen aus, die Sie dem Benutzer zuweisen möchten.

  7. Wiederholen Sie die Schritte 3-6 für jeden Benutzer, für den Sie den Ordner freigeben möchten.

  8. Klicken Sie auf "OK".

Wenn der Ordner eine spezielle Funktion haben soll, können Sie neue Anzeigeeinstellungen erstellen. Beispiel: Wenn der Ordner für bestimmte Besprechungen verwendet werden soll, erstellen Sie eine Einstellung, die die Nachrichten entsprechend ihrer Abfolge anzeigt und sowohl Ausgangs- als auch Eingangsnachrichten enthält. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Ordner. Klicken Sie auf "Eigenschaften" und anschließend auf "Anzeigen".


Ablegen von Nachrichten in einem freigegebenen Ordner

  1. Klicken Sie in der Ordnerliste auf den freigegebenen Ordner, um ihn zu öffnen.

  2. Klicken Sie auf "Datei" > "Neu" > "Diskurs/Notiz".

    Klicken Sie zum Erstellen einer anderen Nachrichtenkategorie (beispielsweise eines Jobs) auf "Bearbeiten" und "Ändern in". Klicken Sie anschließend auf eine Nachrichtenkategorie.

  3. Geben Sie einen Betreff ein.

  4. Geben Sie die Nachricht ein.

  5. Klicken Sie auf "Beifügen", um die Dateien beizufügen.

  6. Klicken Sie "Aufgeben" auf der Symbolleiste an.

Wenn Sie auf eine bereits vorhandene Nachricht in einem freigegebenen Ordner antworten möchten, öffnen Sie die Nachricht und klicken Sie auf "Antwort". Wählen Sie eine Antwortoption aus und klicken Sie anschließend auf "OK". Weitere Informationen hierzu finden Sie unter Beantworten von Nachrichten in einem freigegebenen Ordner.


Anzeigen von Diskursabfolgen in einem freigegebenen Ordner

  1. Klicken Sie in einem freigegebenen Ordner auf den Dropdown-Pfeil für die Navigationsleistenoptionen und dann auf "Anzeigen" >"Anzeigeeinstellungen" > "Diskursabfolgen".

  2. Zum Erweitern oder Ausblenden einer Diskursabfolge klicken Sie auf das Pluszeichen (+) bzw. Minuszeichen (-) neben der ursprünglichen Diskursnachricht.

  3. Wenn Sie einen Bildlauf durch verschiedene Diskurse durchführen möchten, drücken Sie Strg+Nach-links oder Strg+Nach-rechts.