Gewähren von Zugriff auf Ihre Mailbox für andere Benutzer

Mithilfe der Option "Vertretung" können Sie die Mailbox und den Kalender eines anderen Benutzers verwalten. Als Vertretung können Sie verschiedene Aktionen durchführen, beispielsweise Nachrichten im Namen eines anderen Benutzers lesen, akzeptieren oder ablehnen, und zwar im Rahmen der Beschränkungen, die der andere Benutzer hierfür festgelegt hat.

WICHTIG:  Sie können einen Benutzer in einem anderen Post-Office oder einer anderen Domäne vertreten, sofern sich dieser Benutzer in demselben GroupWise-System befindet. Die Vertretung eines Benutzers in einem anderen GroupWise-System ist nicht möglich.

Dieser Abschnitt enthält folgende Themen:


Erhalten von Vertretungsrechten

Bevor Sie einen anderen Benutzer vertreten können, müssen zwei Schritte zur Vorbereitung ausgeführt werden. Zum einen muss Ihnen die Person, die Sie vertreten sollen, in der Zugriffsliste unter "Optionen" bestimmte Rechte einräumen. Zum anderen müssen Sie den Namen dieses Benutzers in die Popup-Liste "Vertretung" eintragen, um auf seine Mailbox oder seinen Kalender zugreifen zu können.

Wenn Sie diese beiden Schritte ausgeführt haben, können Sie in der Vertretungsliste auf den Namen der Person klicken, für die Sie die Vertretung übernehmen, falls Sie auf deren Mailbox oder Kalender zugreifen möchten. Mit dem Mehrfachbenutzerlayout können Sie auch die Terminpläne von Benutzern und Ressourcen verwalten, für die Ihnen Vertretungsrechte eingeräumt wurden.


Zuweisen von Vertretungsrechten für einen anderen Benutzer

Mithilfe der Zugriffsliste unter "Sicherheitsoptionen" können Sie andere Benutzer mit Rechten für die Vertretung ausstatten. Sie können den einzelnen Benutzern unterschiedliche Rechte für den Zugriff auf Ihre Kalender- und Nachrichteninformationen einräumen. Räumen Sie anderen Benutzern Lesezugriff auf Termine ein, damit sie bei einer Terminzeitensuche in Ihrem Kalender spezifische Informationen zu Ihren Terminen anzeigen können. In der folgenden Tabelle sind die Rechte beschrieben, die Sie anderen Benutzern einräumen können:

Recht Ermöglicht Ihrer Vertretung Folgendes

Lesen

Empfangene Nachrichten lesen Vertretungen mit diesem oder einem anderen Vertretungsrecht können Ihren Kontakte-Ordner nicht anzeigen.

Schreiben

Nachrichten in Ihrem Namen erstellen und senden sowie Ihre Signatur hinzufügen (falls definiert). Nachrichten Kategorien zuordnen, den Betreff von Nachrichten ändern und Checklistenoptionen für Nachrichten ausführen.

Berechtigung für Alarmmeldungen

Dieselben Alarmmeldungen wie Sie empfangen. Der Empfang von Alarmen wird nur dann unterstützt, wenn der Vertreter zu demselben Post-Office gehört wie Sie selbst.

Berechtigung für Benachrichtigung

Benachrichtigungen empfangen, wenn Nachrichten für Sie eingehen. Der Empfang von Benachrichtigungen wird nur dann unterstützt, wenn der Vertreter zu demselben Post-Office gehört wie Sie selbst.

Optionen/Regeln/Ordner ändern

Die Optionen in Ihrer Mailbox ändern. Die Vertretung kann jede Ihrer Optionseinstellungen bearbeiten, einschließlich der Zugriffsrechte, die Sie an andere Benutzer vergeben haben. Die Vertretung kann auch Regeln und Ordner erstellen und ändern, wenn sie über Zugriffsrechte auf Ihre Mails verfügt. Mit diesem Recht kann eine Vertretung Kategorien hinzufügen, löschen und bearbeiten.

Private Nachrichten lesen

Die von Ihnen als "Privat" gekennzeichneten Nachrichten lesen. Wenn Sie einer Vertretung keine privaten Rechte einräumen, bleiben alle in der Mailbox als "Privat" gekennzeichneten Nachrichten für die Vertretung unsichtbar.


Hinzufügen und Entfernen von Vertretungsnamen und Rechten in der Vertretungsliste

  1. Klicken Sie auf "Werkzeuge" > "Optionen".

  2. Doppelklicken Sie auf "Sicherheit" und klicken Sie anschließend auf das Register "Vertretungszugriff".

  3. Zum Hinzufügen eines Benutzers zur Liste geben Sie den Namen im Feld "Name" ein. Klicken Sie anschließend auf "Benutzer hinzufügen", wenn der vollständige Name angezeigt wird.

  4. Klicken Sie auf einen Benutzer in der Zugriffsliste.


    Dialogfeld "Notify-Optionen", Register "Vertretungszugriff"

  5. Wählen Sie die Rechte aus, die Sie dem Benutzer einräumen möchten.

  6. Wiederholen Sie die Schritte 4-5, um jedem Benutzer in der Zugriffsliste die erforderlichen Rechte einzuräumen.

    Sie können in der Zugriffsliste die Option "Allgemeiner Zugriff" wählen und allen Benutzern im Adressbuch Rechte zuweisen. Wenn Sie beispielsweise allen Benutzern Leserechte auf Ihre Email-Nachrichten einräumen möchten, aktivieren Sie die Leserechte für die Option "Allgemeiner Zugriff".

  7. Um einen Benutzer aus der Zugriffsliste zu löschen, klicken Sie auf den Benutzer und anschließend auf "Benutzer löschen".

  8. Klicken Sie auf "OK".


Verwalten von Mailbox/Kalender eines anderen Benutzers

Sie können erst dann einen anderen Benutzer vertreten, wenn der betreffende Benutzer Ihnen unter "Optionen" in seiner Zugriffsliste die benötigten Vertretungsrechte eingeräumt hat. Der Umfang Ihrer Zugriffsmöglichkeiten richtet sich nach den erteilten Rechten.

  1. Sofern dies noch nicht geschehen ist, fügen Sie Ihrer Vertretungsliste den Benutzernamen der Person hinzu.

    Siehe Hinzufügen und Entfernen von Benutzern in Ihrer Vertretungsliste.

  2. Klicken Sie im Hauptfenster oder Kalender auf "Datei" > "Vertretung".

    oder:

    Klicken Sie auf die Dropdown-Liste für den Ordnerlisten-Kopftext über der Ordnerliste (möglicherweise wird "Online" oder "Caching" als Modus von GroupWise angezeigt) und anschließend auf "Vertretung".

  3. Klicken Sie auf die Person, auf deren Mailbox Sie zugreifen möchten.

  4. Nachdem Sie die Arbeit in der Mailbox der anderen Person beendet haben, klicken Sie auf die Dropdown-Liste für den Ordnerlisten-Kopftext und anschließend auf Ihren Namen, um wieder zu Ihrer Mailbox zurückzukehren.

Sie können gleichzeitig in mehreren Mailboxen arbeiten, indem Sie für jede Mailbox ein neues Hauptfenster öffnen. (Klicken Sie auf "Fenster" und "Neues Hauptfenster". Navigieren Sie anschließend zur gewünschten Mailbox.) Sie können die Mailboxen voneinander unterscheiden, indem Sie den Namen des Mailbox-Eigentümers suchen, der in jeder Mailbox als Beschriftung für den Stammordner angezeigt wird.

Wenn Sie über die entsprechenden Vertretungsrechte verfügen, können Sie die Terminpläne von mehreren Benutzern oder Ressourcen nebeneinander anzeigen. Siehe Verwenden des Mehrfachbenutzer-Kalenders.


Hinzufügen und Entfernen von Benutzern in Ihrer Vertretungsliste

Sie können erst dann einen anderen Benutzer vertreten, wenn der betreffende Benutzer Ihnen unter "Optionen" in seiner Zugriffsliste die benötigten Vertretungsrechte eingeräumt hat. Außerdem müssen Sie diese Person zu Ihrer Vertretungsliste hinzufügen. Der Umfang Ihrer Zugriffsmöglichkeiten richtet sich nach den erteilten Rechten.

  1. Klicken Sie im Hauptfenster oder Kalender auf "Datei" > "Vertretung".

    oder:

    Klicken Sie auf die Dropdown-Liste für den Ordnerlisten-Kopftext über der Ordnerliste (möglicherweise wird "Online" oder "Caching" als Modus von GroupWise angezeigt) und anschließend auf "Vertretung".

  2. Klicken Sie auf einen Benutzer und anschließend auf "Entfernen", um diesen Benutzer zu entfernen.

  3. Um einen Benutzer hinzuzufügen, geben Sie den Namen im Feld "Name" ein und klicken Sie anschließend auf "OK".

    Die Mailbox des Benutzers wird geöffnet. Der Name der Person, für die Sie die Vertretung übernommen haben, wird oben in der Ordnerliste angezeigt.

    Wenn Ihnen der Benutzer in seiner Zugriffsliste noch keine Vertretungsrechte erteilt hat, wird der Name zu der Vertretungsliste hinzugefügt. Die Mailbox des Benutzers wird jedoch nicht geöffnet.

  4. Wenn Sie wieder zu Ihrer eigenen Mailbox zurückkehren möchten, klicken Sie auf die Dropdown-Liste für den Ordnerlisten-Kopftext und anschließend auf Ihren Namen.

Sie können gleichzeitig mit mehreren geöffneten Mailboxen arbeiten. (Klicken Sie auf "Fenster" und "Neues Hauptfenster". Navigieren Sie anschließend zur gewünschten Mailbox.) Sie können die Mailboxen voneinander unterscheiden, indem Sie den Namen des Mailbox-Eigentümers suchen, der in jeder Mailbox als Beschriftung für den Stammordner angezeigt wird.

Durch Entfernen eines Benutzers aus Ihrer Vertretungsliste verlieren Sie nicht das Recht, die Vertretung für diesen Benutzer zu übernehmen. Der Benutzer, auf dessen Mailbox Sie zugreifen, muss Ihre Rechte in seiner Zugriffsliste ändern.


Kennzeichnen von Nachrichten als "Privat"

Sie können einen Vertretungszugriff auf einzelne Nachrichten in Ihrer Mailbox oder in Ihrem Kalender sperren, indem Sie die Nachrichten als "Privat" kennzeichnen.

Wenn Sie eine Nachricht als "Privat" kennzeichnen, können unbefugte Vertretungen die Nachricht nicht mehr öffnen. Die Vertretung kann die als "Privat" gekennzeichneten Nachrichten nur dann öffnen, wenn Sie ihr in der Zugriffsliste die entsprechenden Rechte eingeräumt haben.

Wenn Sie eine als "Privat" gekennzeichnete Nachricht senden, können weder Ihre eigenen Vertretungen noch die Vertretungen des Empfängers die Nachricht öffnen, sofern sie nicht mit den entsprechenden Rechten ausgestattet sind. Wenn Sie eine empfangene Nachricht als "Privat" kennzeichnen, können Ihre unbefugten Vertretungen die Nachricht nicht lesen, wohl aber die Vertretungen des Senders. Als "Privat" markierte Termine werden in der Terminzeitensuche abhängig von dem von Ihnen ausgewählten Status angezeigt, wenn Sie den Termin akzeptiert haben.

  1. Klicken Sie in einer geöffneten Nachricht auf "Aktionen" und anschließend auf "Als "Privat" kennzeichnen".

    oder:

    Klicken Sie im Kalender auf eine Nachricht in der Termin-, Notiz- oder Jobliste. Klicken Sie auf "Aktionen" und anschließend auf "Als 'Privat' kennzeichnen".