Herunterladen von Nachrichten, Regeln, Adressen und Dokumenten in Ihre Remote-Mailbox

1. Wenn GroupWise im Online-Modus ausgeführt wird, klicken Sie auf "Werkzeuge" > "Mobildienst". Geben Sie Ihr Passwort für die Online-Mailbox ein, wählen Sie eine Telefonnummer für die Verbindung aus, wenn Sie dazu aufgefordert werden, und klicken Sie anschließend auf "OK".

   oder:

   Wird GroupWise im Remote-Modus ausgeführt, klicken Sie auf "Konten" > "Senden/Abrufen" und dann auf "GroupWise-Optionen".

   
   

2. Vergewissern Sie sich zum Abrufen von Nachrichten, dass die Option "Nachrichten" ausgewählt ist. Klicken Sie auf "Spezielle Optionen" und gegebenenfalls auf ein Register. Klicken Sie auf eine Option und anschließend auf "OK".

   Wenn Sie die Anzahl der zu empfangenen Nachrichten beschränkt haben, beispielsweise indem Sie die Option "Nur Betreffzeile abrufen" ausgewählt haben, können Sie die restlichen Nachrichten späteren herunterladen. Dies gilt auch, wenn Sie Größenbegrenzungen festgelegt haben. Siehe Abrufen von Nachrichten, die nicht vollständig heruntergeladen wurden.

   Wenn Sie sich im Remote-Modus befinden und lediglich neue Nachrichten herunterladen möchten, wählen Sie im Register "Abrufen" die Option "Nur Neueingänge" aus.

3. Klicken Sie auf "OK".

4. Zum Abrufen von Regeln aktivieren Sie die Option "Regeln".

5. Zum Abrufen von Adressen aus dem Systemadressbuch klicken Sie auf "Systemadressbuch" und anschließend auf "Filter". Geben Sie die abzurufenden Adressen an und klicken Sie anschließend auf "OK".

   Da das Abrufen von Adressbüchern über eine Modemverbindung viel Zeit in Anspruch nehmen kann, empfiehlt es sich, Adressbücher über eine Netzwerk- oder TCP/IP-Verbindung abzurufen.

   Weitere Informationen zum filtern des Systemadressbuchs finden Sie unter Filtern des Systemadressbuchs für Ihre Remote-Mailbox.

6. Zum Abrufen Ihres persönlichen Adressbuchs klicken Sie auf "Persönliche Adressbücher", um es auszuwählen.

7. Um Kopien der Dokumenten aus der Online-Mailbox abzurufen, aktivieren Sie das Kontrollkästchen "Dokumente" und klicken Sie auf "Dokumente". Wählen Sie Ihre Dokumente aus und versehen Sie gegebenenfalls die in Benutzung befindlichen Dokumente mit der Kennzeichnung "In Benutzung". Klicken Sie anschließend auf "OK".

   Wenn Sie ein Dokument mit "In Benutzung" kennzeichnen, können andere Benutzer das Dokument nicht mehr ändern. Wenn Sie ein Dokument nicht als "In Benutzung" kennzeichnen, kann es bearbeitet werden, während sich eine Kopie in der Remote-Mailbox befindet. Wird das Dokument bearbeitet und an die Master-Bibliothek zurückgesendet, speichert GroupWise es als neue Version. Die Änderungen werden in der alten Version nicht gespeichert. Wenn Sie das Dokument nicht bearbeiten möchten, sollten Sie es nicht als "In Benutzung" kennzeichnen.

   Wenn Sie ein mit "In Benutzung" gekennzeichnetes Dokument schließen, werden Sie aufgefordert, das Dokument an die Master-Bibliothek zu senden und es als "Verfügbar" zu kennzeichnen. Sobald Sie die Bearbeitung des Dokuments abgeschlossen haben, sollte das Dokument als "Verfügbar" gekennzeichnet werden, sodass es von anderen Benutzern bearbeitet werden kann.

8. Wenn Sie sich im Remote-Modus befinden und den Remote-Standort und die Verbindung vor dem Herunterladen festlegen möchten, klicken Sie auf "Konfigurieren" und wählen Sie Ihren Remote-Standort in der Dropdown-Liste "Verbindung von" aus. Wählen Sie eine Verbindung in der Dropdown-Liste "Verbinden mit" aus und klicken Sie anschließend auf "OK".

9. Klicken Sie auf "Verbinden" oder auf "Fertig stellen".

Falls Sie sich im Remote-Modus befinden, werden alle Nachrichten aus der Liste "Ausstehende Anforderungen" zu diesem Zeitpunkt gesendet.

Senden von Nachrichten im Remote-Modus

1. Erstellen Sie eine neue Nachricht und klicken Sie anschließend "Senden" auf der Symbolleiste an.

   Remote trägt die Nachricht in die Liste "Ausstehende Anforderungen" ein. Wenn Sie eine Verbindung zu Ihrem GroupWise-System herstellen, werden alle Nachrichten in der Liste "Ausstehende Anforderungen" gesendet.

2. Klicken Sie auf "Konten" > "Senden/Abrufen". Klicken Sie anschließend auf das Remote-Konto.

   oder:

   Wenn Sie den Remote-Standort und die Verbindung vor dem Herunterladen festlegen möchten, klicken Sie auf "Konten" > "Senden/Abrufen". Klicken Sie anschließend auf "GroupWise-Optionen" und "Konfigurieren". Wählen Sie Ihren Remote-Standort in der Dropdown-Liste "Verbindung von" aus. Wählen Sie eine Verbindung in der Dropdown-Liste "Verbinden mit" aus. Klicken Sie auf "OK" und anschließend auf "Verbinden".

Wenn Ihre Nachrichten versendet werden, werden zur gleichen Zeit neue Nachrichten gemäß den im Dialogfeld "Senden/Abrufen" vorgenommenen Einstellungen abgerufen.

Sie können zwischen Verbindungstypen (Netzwerk, Modem und TCP/IP) umschalten, wenn die gerade verwendete Verbindung keine ausstehenden Anforderungen enthält. Wenn Sie beispielsweise mit einer Netzwerkverbindung Nachrichten abrufen oder senden und die Verbindung trennen, bevor die Daten vollständig übertragen wurden, sollten Sie anschließend nicht zu einer Modemverbindung umschalten, um die Anforderungen zu verarbeiten. Verwenden Sie die ursprüngliche Verbindung, um die begonnene Anforderung zu vervollständigen.

Anzeigen von ausstehenden Anforderungen

Wenn Sie eine Aktion ausführen, bei der Informationen von Ihrer Remote-Mailbox zu Ihrer Online-Mailbox gesendet werden müssen, erstellt GroupWise immer eine Anforderung, die in die Liste "Ausstehende Anforderungen" eingetragen wird. Wenn Sie eine Verbindung zu Ihrem GroupWise-System herstellen, werden alle Anforderungen an Ihre Online-Mailbox gesendet. Anhand der Liste "Ausstehende Anforderungen" können Sie überprüfen, ob Anforderungen ausstehen.

1. Klicken Sie auf "Konten" > "Ausstehende Anforderungen".

   
   

Wenn Sie die Verarbeitung einer Anforderung verhindern möchten, klicken Sie auf die Anforderung und anschließend auf "Löschen". Es können nur solche Anforderungen gelöscht werden, die noch nicht an das Master-GroupWise-System gesendet wurden und den Status "Sendevorgang wird vorbereitet" haben. Wenn Sie die Anforderung bereits an das Master-GroupWise-System gesendet haben, können Sie sie nicht mehr rückgängig machen.

Abrufen von Nachrichten, die nicht vollständig heruntergeladen wurden

Wenn Sie Größenbeschränkungen oder eine bestimmte Betreffzeile erst beim Herunterladen der Nachrichten festgelegt haben, enthält Ihre Remote-Mailbox möglicherweise Nachrichten, die nur teilweise heruntergeladen wurden.

1. Markieren Sie die Nachrichten in der Remote-Mailbox.

2. Klicken Sie auf "Konten" > "Markierte Nachrichten abrufen".

3. Zum direkten Herstellen einer Verbindung zur Online-Mailbox klicken Sie auf "Jetzt verbinden".

   oder:

   Wenn Sie die Anforderung erstellen möchten, ohne sie sofort zu senden, klicken Sie auf "Später verbinden". Auf diese Weise können Sie warten, bis sich mehrere Anforderungen angesammelt haben und die Verbindung später herstellen.

Verwenden der Terminzeitensuche im Remote-Modus

1. Erstellen Sie einen neuen Termin.

2. Zum Auswählen des ersten möglichen Tages klicken Sie auf und anschließend auf ein Datum.

3. Klicken Sie "Terminzeitensuche" auf der Symbolleiste an.

   
   

4. Wenn direkt eine Verbindung zum Master-GroupWise-System hergestellt und nach verfügbare Zeiten gesucht werden soll, klicken Sie auf "Jetzt verbinden".

   oder:

   Wenn zu einem späteren Zeitpunkt nach freien Terminzeiten gesucht werden soll, klicken Sie auf "Später verbinden".

   Durch Klicken auf "Später verbinden" wird eine Terminzeitensuche erstellt. Die Anforderung wird aber nicht an das Master-GroupWise-System gesendet. Sie können den Termin als Entwurf im Ordner "In Arbeit" speichern, bis Sie bereit sind, ihn zu senden. Wenn Sie Terminzeiten zu einem späteren Zeitpunkt überprüfen, klicken Sie auf "Frei?" und anschließend auf "Jetzt verbinden".

5. Wenn das Fenster "Terminzeit auswählen" eingeblendet wird, klicken Sie auf "Autom. Auswahl", um die erste freie Besprechungszeit auszuwählen. Klicken Sie so lange auf "Autom. Auswahl", bis die beste verfügbare Zeit angezeigt wird. Klicken Sie anschließend auf "OK".

   oder:

   Klicken Sie auf das Register "Verfügbare Zeiten". Klicken Sie auf eine verfügbare Zeit und anschließend auf "OK".

6. Schließen Sie die Terminerstellung ab und klicken Sie anschließend "Senden" auf der Symbolleiste an.

Falls die Verbindung getrennt wird, bevor die Terminzeitensuche alle Terminplaninformationen ermittelt hat, können Sie nochmals auf "Frei?" klicken, um die aus der ursprünglichen Terminzeitensuche stammenden Informationen zu aktualisieren.

Filtern des Systemadressbuchs für Ihre Remote-Mailbox

Das Systemadressbuch ist in der Regel umfangreich, weil es Informationen enthält, die Ihre gesamte Organisation betreffen. Wenn Sie GroupWise außerhalb des Büros verwenden und nur einen Teil der im Systemadressbuch enthaltenen Informationen benötigen, können Sie mithilfe des Systemadressbuch-Filters nur die gerade benötigten Benutzeradressen, Ressourcenadressen und Systemgruppen aus dem GroupWise-System abrufen.

Mit der Filteranweisung "Abteilung [ ] Marketing" werden beispielsweise alle Adressen abgerufen, die in der Spalte "Abteilung" die Angabe "Marketing" enthalten. Somit haben Sie Zugriff auf die Adressen aller Mitarbeiter der Marketingabteilung.

Außerdem empfiehlt es sich, Informationen aus dem Systemadressbuch noch vor dem Verlassen des Büros abzurufen, um Zeit und Kosten bei der Übertragung der Daten einzusparen. Das gilt insbesondere, wenn das Ziel Ihrer bevorstehenden Geschäftsreise so weit entfernt ist, dass beim Herunterladen Gebühren für Fernverbindungen anfallen.

1. Wenn GroupWise im Online-Modus ausgeführt wird, klicken Sie auf "Werkzeuge" > "Mobildienst". Geben Sie Ihr Passwort für die Online-Mailbox ein, wählen Sie eine Telefonnummer für die Verbindung aus, wenn Sie dazu aufgefordert werden, und klicken Sie anschließend auf "OK".

   oder:

   Wird GroupWise im Remote-Modus ausgeführt, klicken Sie auf "Konten" > "Senden/Abrufen" > "GroupWise-Optionen".

2. Klicken Sie auf "Systemadressbuch" und anschließend auf "Filter".

   
   

3. Klicken Sie in der ersten Dropdown-Liste auf eine Adressbuchspalte.

   Klicken Sie beispielsweise auf "Abteilung", um nach Adressen aus einer bestimmten Abteilung zu suchen.

4. Klicken Sie auf die Dropdown-Liste "Operator". Klicken Sie auf einen Operator und geben Sie anschließend die Suchkriterien in das Textfeld ein, oder klicken Sie gegebenenfalls auf einen vorgegebenen Wert.

   Klicken Sie beispielsweise auf [ ] und geben Sie "Buchhaltung" ein, um nach Adressen aus der Buchhaltung zu suchen. Verwenden Sie den für Ihre Suche am besten geeigneten Operator. Die Suchkriterien, beispielsweise der Name einer Person oder ein Betreff, können Platzhalterzeichen wie Sternchen (*) oder Fragezeichen (?) enthalten. Der Filter unterscheidet nicht nach Groß-/Kleinschreibung.

5. Um weitere Filterbedingungen hinzuzufügen, klicken Sie auf die letzte Dropdown-Liste und anschließend auf "Und".

6. Wenn Sie alle Filterbedingungen angegeben haben, lesen Sie beim Erstellen des Filters den Text, der mit "Einträge einschließen, für die gilt" beginnt. Hier wird zusammengefasst, was der Filter in der aktuellen Einstellung bewirkt.

7. Klicken Sie auf "OK" und anschließend auf "Verbinden".

Weitere Informationen zu Operatoren finden Sie unter Verwenden von Filter- und Regeloperatoren.

Löschen von Nachrichten aus der Remote-Mailbox

Mit den Optionen "Löschen", "Tilgen" und "Bibliotheksgröße verwalten" können Sie Nachrichten aus Ihrer Remote-Mailbox entfernen.

Dieser Abschnitt enthält folgende Themen:

• Löschen von Nachrichten aus der Remote-Mailbox
• Löschen von nicht benötigten Dokumenten aus Ihrer Remote-Bibliothek