Verwenden des Adressbuchs, der Adressauswahl und des Kontakte-Ordners

Es gibt drei Möglicheiten, auf Adressbuchinformationen zuzugreifen: das Adressbuch, die Adressauswahl, und der Kontakteordner.

Adressbuch

Um das GroupWise^®-Adressbuch zu öffnen, klicken Sie die Schaltfläche "Adressbuch" auf der Symbolleiste des Hauptfensters an. Das Adressbuch wird geöffnet. Im linken Teilfenster werden das Systemadressbuch, das LDAP-Adressbuch, das Primärbuch und die von Ihnen erstellten persönlichen Adressbücher aufgelistet.

Mit "Datei" > "Buch öffnen" und "Datei" > "Buch schließen" können Sie die Adressbücher in diesem Teilfenster ein- bzw. ausblenden. Im rechten Teilfenster werden alle Einträge im ausgewählten Adressbuch aufgelistet.

Optionen des Adressbuchs

Sie können das Adressbuch verwenden, um Kontakte zum Anzeigen von Details zu öffnen, Namen zum Senden einer Nachricht auszuwählen, Gruppen zu erstellen und zu löschen.

Das Adressbuch enthält auch erweiterte Adressbuchoptionen, beispielsweise: Erstellen und Ändern von persönlichen Adressbüchern, Ändern der Suchfolge für die Namensergänzung, Ändern der Eigenschaften eines Adressbuchs, Festlegen von Kopieroptionen, Ändern der MAPI-Konfiguration, Importieren und Exportieren von Adressbüchern, Freigeben von Adressbüchern, Hinzufügen von Directory Services oder Drucken von Etiketten.

Adressauswahl

Wenn Sie eine neue Nachricht verfassen und die Schaltfläche "Adresse" auf einer Nachrichtenlayout-Symbolleiste anklicken, wird die Adressauswahl angezeigt. Die Adressauswahl stellt ein vereinfachtes Layout des Adressbuchs dar, in der die Optionen enthalten sind, die Sie zum Auswählen eines Namens oder zum Erstellen einer Gruppe benötigen.

Ändern des in der Adressauswahl angezeigten Adressbuchs

In der Adressauswahl können Sie jeweils ein Adressbuch anzeigen. Um ein anderes Adressbuch auszuwählen, klicken Sie in der Dropdown-Liste "Suchen in" das gewünschte Adressbuch an.

Optionen der Adressauswahl

Doppelklicken Sie auf die Einträge, die in den Feldern "An", "CC" oder "BK" der von Ihnen erstellten Nachricht eingefügt werden sollen. Mit der Dropdown-Liste können Sie die Liste von Einträgen nach Kontakten, Gruppen und Ressourcen filtern. Mit der Dropdown-Liste "Entsprechung" können Sie die Liste nach Namen, Nachnamen oder Vornamen sortieren.

Sie können Spalten hinzufügen bzw. entfernen und in der Liste von Adresseinträgen die Spaltenreihenfolge ändern. Sie können die Einträge einer beliebigen Spalte als Grundlage für die Sortierreihenfolge wählen. Sie können die Größe der Adressauswahl ändern, indem Sie an einer Ecke des Fensters ziehen. Sie können einen Kontakteintrag öffnen, um die Details anzuzeigen. Klicken Sie hierzu auf den Kontakt und anschließend auf "Details".

Sie können Kontakte dem rechten Teilfenster hinzufügen und anschließend eine Gruppe erstellen, indem Sie auf "Gruppe speichern" klicken. Wenn Sie auf den Abwärtspfeil auf der Schaltfläche "Gruppe senden" klicken, können Sie auswählen, in welchem Adressbuch die Gruppe gespeichert wird. Andernfalls wird die Gruppe in dem Adressbuch gespeichert, das in der Adressauswahl angezeigt wird.

Mit der Schaltfläche "Neuer Kontakt" können Sie neue Kontakte erstellen. Diese Schaltfläche ist nicht aktiv, wenn derzeit das Systemadressbuch angezeigt wird. Um einen neuen Kontakt zu erstellen, klicken Sie auf "Neuer Kontakt". Geben Sie die Kontaktinformationen in den jeweiligen Registern ein und klicken Sie anschließend auf "OK". Weitere Informationen finden Sie unter Verwalten von Kontakten über Ihre Mailbox.

Um eine Leitkarte in der von Ihnen verfassten Nachricht zu erstellten, klicken Sie auf "Leitkarte". Weitere Informationen finden Sie unter Erstellen von Leitwegnachrichten.

Wo die Adressauswahl angezeigt wird

Die Adressauswahl wird auch an anderen Stellen in GroupWise angezeigt. Dies ist beispielsweise dann der Fall, wenn Sie Mitglieder einer Gruppe oder Einträge für einen Filter bzw. einen Suchvorgang auswählen. In der Adressauswahl werden dann möglicherweise nur kontextbezogene Optionen angezeigt.

Ordner "Kontakte"

Der Kontakte-Ordner in der GroupWise-Ordnerliste stellt standardmäßig das Primärbuch im Adressbuch dar.

Wenn Sie festlegen möchten, dass im Kontakte-Ordner auch Einträge aus einem anderen Adressbuch angezeigt werden, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Kontakte-Ordner und klicken Sie anschließend auf "Eigenschaften". Klicken Sie in der Dropdown-Liste auf den gewünschten Adressbuchnamen und anschließend auf "OK".

Alle Änderungen, die Sie im Ordner "Kontakte" vornehmen, werden auch im entsprechenden Adressbuch (dem Primärbuch oder ein anderes Adressbuch) vorgenommen.

Optionen des Kontakte-Ordners

Mit dem Kontakte-Ordner können Sie Informationen anzeigen, aktualisieren, löschen und zu den Kontakten in Ihrem Adressbuch hinzufügen. Weitere Informationen finden Sie unter Verwalten von Kontakten über Ihre Mailbox.

Systemadressbuch

Das Systemadressbuch ist mit dem Symbol gekennzeichnet.

Beim Systemadressbuch handelt es sich um das Adressbuch, das vom Systemverwalter konfiguriert und verwaltet wird. Mit diesem Adressbuch können Sie Informationen zu jedem Mitglied in Ihrem GroupWise-System anzeigen.

Da das Systemadressbuch in der Regel sehr groß ist, können Sie nach Namen suchen oder vordefinierte Filter verwenden, um die gesuchten Namen zu finden. Sie müssen dadurch nicht durch das gesamte Adressbuch blättern. Weitere Informationen hierzu finden Sie unter Suchen nach Benutzer, Ressource, Organisation und Gruppenadressen und Eingrenzen der Suche nach einer Adresse mit Filtern.

Sie können Informationen zu Kontakten im Systemadressbuch anzeigen. Diese Informationen können jedoch nicht bearbeitet werden.

Um die Downloadzeit zu reduzieren, können Sie im Remote-Modus die Anzahl der Einträge einschränken, die aus dem Systemadressbuch heruntergeladen werden. Siehe Filtern des Systemadressbuchs für Ihre Remote-Mailbox.

Primärbücher

Das Primärbuch ist mit dem Symbol gekennzeichnet.

Verwenden Sie das Primärbuch, um auf die am häufigsten verwendeten oder die kurz zuvor verwendeten Einträge zuzugreifen. Wenn Sie eine Adresse in einer Nachricht verwenden, wird der Eintrag in das Primärbuch kopiert, falls seine Optionen entsprechend gesetzt sind. Sie können anzeigen, wann Sie zum letzten Mal den Eintrag verwendet haben (Datum und Uhrzeit) und wie oft Sie ihn verwendet haben.

Ein Eintrag im Primärbuch bleibt dort so lange gespeichert, bis Sie ihn löschen. Der Eintrag ist weiterhin im Originaladressbuch vorhanden.

Mit den Primärbuch-Eigenschaften können Sie festlegen, welche Adressen von Eingangs- oder Ausgangsnachrichten gespeichert werden und wie lange Adressen im Adressbuch verbleiben, bevor sie gelöscht werden.

Obwohl das Primärbuch von GroupWise erstellt wird, wird dieses als persönliches Adressbuch betrachtet, weil Sie die Informationen zu Kontakten bearbeiten können.

Wenn Sie in der Option zur Behandlung von Werbemails festgelegt haben, dass nur Emails von Kontakten in persönlichen Adressbüchern akzeptiert werden, dann erhalten Sie auch Emails von allen Kontakten, die im Primärbuch verzeichnet sind.

Persönliche Adressbücher

Persönliche Adressbücher sind mit dem Symbol gekennzeichnet.

Sie können mehrere Adressbücher für Ihren persönlichen Bedarf erstellen, bearbeiten, speichern und umbenennen sowie diese Adressbücher zur gemeinsamen Nutzung freigeben.

In Ihren persönlichen Adressbüchern können Sie Namen oder Adressen beliebiger Personen, Unternehmen oder Ressourcen hinzufügen und löschen. Sie können auch Ihre eigenen Informationseigenschaften (Felder) erstellen. Wenn Sie ein persönliches Adressbuch erstellen, wird im Hauptfenster des Adressbuchs ein Buchsymbol hinzugefügt. Sie können geöffnete Bücher erweitern und komprimieren, indem Sie auf das Plus- (+) oder Minuszeichen (-) klicken.

Wenn Sie mehrere Adressbücher erstellen, können Sie dieselben Namen und Adressen in verschiedenen Büchern speichern. Wenn der Eintrag aus einem Adressbuch kopiert wurde und Sie die in diesem Eintrag vorhandenen Informationen in einem Buch bearbeiten, wird er in allen Büchern aktualisiert.

In persönlichen Adressbüchern werden die Adressen anhand der von Ihnen gewählten Einstellungen aufgeführt. Sie können beispielsweise die Internet-Adressen der Personen hinzufügen, die Sie in Ihre persönlichen Adressbücher aufnehmen, oder auf das Hinzufügen von Adressen ganz verzichten. Sie können persönliche Gruppen erstellen. Wenn Sie eine Personenliste als Gruppe gespeichert haben, müssen Sie nur den Gruppennamen in das Feld "An" eingeben, um die Nachricht an die ganze Gruppe zu senden. Siehe Verwenden von Gruppen zur Adressierung von Nachrichten.

LDAP-Addressbücher

LDAP-Adressbücher sind mit dem Symbol gekennzeichnet.

Sie können über LDAP-Anbieter (Lightweight Directory Access Protocol) auf Adressbücher im Internet zugreifen. Siehe Verwenden von LDAP im Adressbuch.

Freigegebene Adressbücher

Freigegebene Adressbücher sind mit dem Symbol gekennzeichnet. Dieses Symbol kann etwas anders aussehen, und zwar abhängig davon, ob Sie das Adressbuch erstellt haben.

Sie können persönliche Adressbücher mit anderen Benutzern gemeinsam nutzen. Sie können Benutzern Lesezugriff erteilen. Sie haben auch die Möglichkeit, ihnen Rechte zum Lesen, Hinzufügen, Bearbeiten und Löschen von Informationen zu gewähren. Wenn Sie ein Adressbuch freigeben, empfangen die Benutzer eine Benachrichtigung, die sie akzeptieren oder ablehnen können. Siehe Freigeben von Adressbüchern für andere Benutzer.