Senden und Empfangen von Nachrichten

Dieser Abschnitt enthält folgende Themen:


Senden von Mail-Nachrichten

Eine Mail-Nachricht hat einen Primärempfänger, einen Betreff und ein Datum. Außerdem können Kopien und Blindkopien an andere Benutzer gesendet werden. Sie können auch Dateien, Dokumentverweise, Audio-Clips, Filme und OLE-Objekte als Anlage Ihren Nachrichten beifügen.


CC (Carbon Copy)

Die Empfänger von Blindkopien (CC) erhalten eine Kopie der Nachricht. Die Empfänger einer CC-Nachricht sind solche Benutzer, für die die Informationen in einer Nachricht nützlich sind. Diese Nachrichten fallen aber nicht direkt in den Verantwortungsbereich dieser Benutzer. Jeder Empfänger kann erkennen, an wen eine Carbon Copy gesendet wurde. Sie können darüber hinaus die Namen der CC-Empfänger sehen.


BK (Blindkopie)

Der Empfänger einer Blindkopie (BK) erhält eine Kopie der Nachricht. Andere Empfänger erhalten keine Informationen zu Blindkopien. Nur der Absender und der Empfänger wissen, dass eine Blindkopie gesendet wurde. Wenn ein Empfänger antwortet und "Antwort an alle" auswählt, erhält der Empfänger der Blindkopie keine Antwort.

  1. Klicken Sie Mail icon auf der Symbolleiste an.

    Zum Auswählen eines anderen Mail-Layouts klicken Sie auf den Abwärtspfeil im Symbol Mail icon.

  2. Geben Sie in das Feld "An" einen Benutzernamen ein und drücken Sie anschließend die Eingabetaste. Wiederholen Sie das Verfahren für jeden weiteren Benutzer. Falls erforderlich, geben Sie in die Felder "CC" und "BK" Benutzernamen ein.

    oder:

    Um Benutzernamen in einer Liste auszuwählen, klicken Sie "Adresse" auf der Symbolleiste an, doppelklicken Sie auf den jeweiligen Benutzer und klicken Sie anschließend auf "OK".

  3. Um den "Von"-Namen (auf ein anderes Konto oder eine Vertretung) zu ändern, klicken Sie auf From drop-down button und anschließend auf einen Namen.

  4. Geben Sie einen Betreff ein.

  5. Geben Sie eine Nachricht ein.

    Wenn Sie auf das Register "Sendeoptionen" klicken, können Sie verschiedene Optionen festlegen. Sie können beispielsweise für diese Nachricht eine hohe Priorität festlegen und eine Antwort von den Empfängern anfordern.

    Ändern Sie gegebenenfalls die Schrift für den Nachrichtentext. Informationen hierzu erhalten Sie unter Ändern der Schrift von gesendeten Nachrichten.

  6. Sie können Anlagen hinzufügen, indem Sie "Eine Datei beifügen" auf der Symbolleiste anklicken.

  7. Klicken Sie "Senden" auf der Symbolleiste an.


Senden von telefonischen Nachrichten

Eine telefonische Nachricht ist eine Notiz, die Sie an andere GroupWise-Benutzer senden können, um über Anrufe zu informieren, die in deren Abwesenheit eingingen (bzw. während sie nicht verfügbar waren). Telefonische Nachrichten werden in der Mailbox des Empfängers gespeichert. Sie können einen Anruf nicht von einer telefonischen Nachricht aus beantworten.

Eingegangene telefonische Nachrichten können in Jobs, Notizen oder andere empfängerlose Nachrichtenlayouts umgewandelt werden. Auf diese Weise können Sie eine Aufzeichnung des Gesprächs an dem Tag, an dem es stattgefunden hat, (als Notiz) ablegen oder einen Job erstellen, der zu einem späteren Zeitpunkt erledigt werden soll.

  1. Klicken Sie auf "Datei", "Neu" und anschließend auf "Telefonische Nachricht".

  2. Geben Sie in das Feld "An" einen Benutzernamen ein und drücken Sie anschließend die Eingabetaste. Wiederholen Sie das Verfahren für jeden weiteren Benutzer. Falls erforderlich, geben Sie in die Felder "CC" und "BK" Benutzernamen ein.

    oder:

    Um Benutzernamen in einer Liste auszuwählen, klicken Sie "Adresse" auf der Symbolleiste an, doppelklicken Sie auf den jeweiligen Benutzer und klicken Sie anschließend auf "OK".

  3. Geben Sie Name, Firma und Telefonnummer des Anrufers ein.

  4. Aktivieren Sie die Kontrollkästchen, die für diese telefonische Nachricht infrage kommen.

  5. Geben Sie die Nachricht in das Feld "Mitteilung" ein.

    Ändern Sie gegebenenfalls die Schrift für den Nachrichtentext. Informationen hierzu erhalten Sie unter Ändern der Schrift von gesendeten Nachrichten.

  6. Um den "Von"-Namen (auf ein anderes Konto oder eine Vertretung) zu ändern, klicken Sie auf From drop-down button und anschließend auf einen Namen.

  7. Klicken Sie "Senden" auf der Symbolleiste an.

HINWEIS:  Sie können eine Schaltfläche für eine neue telefonische Nachricht in die Symbolleiste einfügen.


Ändern der Schrift von gesendeten Nachrichten

Der Empfänger einer Nachricht sieht die im Layout "Einfacher Text" vorgenommenen Änderungen, wenn die Nachricht im Layout "Einfacher Text" angezeigt wird. Der Empfänger einer Nachricht sieht die im HTML-Layout vorgenommenen Änderungen, wenn die Nachricht im HTML-Layout angezeigt wird. Sie können dem Empfänger mitteilen, in welchem Layout die Nachricht erstellt wurde.

Dieser Abschnitt enthält folgende Themen:


Ändern der Schrift im Layout "Einfacher Text"

  1. Klicken Sie in einer geöffneten Nachricht, die Sie erstellen, auf "Layout" und anschließend auf "Einfacher Text".

  2. Klicken Sie in das Feld "Mitteilung".

  3. Klicken Sie auf "Bearbeiten" und anschließend zweimal auf "Schrift".

  4. Wählen Sie eine Schrift und einen Schriftstil aus.

  5. Wählen Sie eine Größe aus.

  6. Wählen Sie eine andere Option aus, die Sie ändern möchten, und klicken Sie anschließend auf "OK".

Sie können Textabschnitte mithilfe der Symbolleistenschaltflächen auch fett, kursiv oder unterstrichen formatieren.


Ändern der Schrift im HTML-Layout

  1. Klicken Sie in einer geöffneten Nachricht, die Sie erstellen, auf "Layout" und anschließend auf "HTML".

  2. Mit der HTML-Symbolleiste können Sie unter anderem die Schrift ändern sowie Hintergrundfarben und Grafiken hinzufügen.

Sie müssen möglicherweise die Größe des Nachrichtenlayouts (horizontal) ändern, um alle Schaltflächen auf der HTML-Symbolleiste anzuzeigen.

Sie können eine Standardschrift für Nachrichten festlegen, die im HTML-Layout erstellt wurden. Informationen hierzu erhalten Sie unter Anzeigen und Erstellen von Nachrichten in HTML.


Hinzufügen einer Signatur oder vCard zu gesendeten Nachrichten

Verwenden Sie die Funktion "Signaturen", um eine Signatur oder Attributzeile am Ende der gesendeten Nachrichten einzufügen. Sie können GroupWise so einstellen, dass Ihr Name, Ihre Telefonnummer und Email-Adresse automatisch am Ende jeder gesendeten Nachricht angezeigt werden.

Außerdem kann GroupWise so konfiguriert werden, dass automatisch eine vCard* (virtuelle Visitenkarte) am Ende von Nachrichten eingefügt wird. GroupWise durchsucht das Adressbuch nach Ihren Benutzerinformationen und fügt diese am Ende der gesendeten Nachrichten ein.

Dieser Abschnitt enthält folgende Themen:


vCard-Dateien

vCards sind elektronische Visitenkarten, die entsprechend der vom Internet Mail Konsortium festgelegten Standards formatiert sind. Eine vCard-Datei hat die Erweiterung "vcf". Sie können die Datei zu Ihren ausgehenden Email-Nachrichten hinzufügen. Mit der Software von Drittanbietern können Sie vCards erstellen, die Text, Grafiken und Audio enthalten. Wenn Sie Ihre vCard mit GroupWise erstellen, werden die Informationen der Felder in Ihrem Adressbuch verwendet.

Um die einer Nachricht beigefügte vCard anzuzeigen, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die vCard und anschließend auf "Anlage anzeigen".


Hinzufügen einer Signatur oder vCard zu Nachrichten

  1. Um eine gemeinsame Signatur für alle Nachrichten anzugeben, klicken Sie auf "Werkzeuge", "Optionen" und anschließend auf "Senden".

  2. Klicken Sie auf das Register "Signatur".

  3. Klicken Sie auf "Elektronische Visitenkarte (vCard)" oder "Signatur".

  4. Wenn Sie "Signatur" ausgewählt haben, geben Sie den Text für die Signatur im Feld "Signatur" ein.

    oder:

    Wenn Sie "vCard" ausgewählt haben, können Sie entweder eine VCF-Datei angeben oder das entsprechende Feld leer lassen, damit die Informationen aus der Auflistung im Adressbuch verwendet werden.

  5. Klicken Sie auf eine Signaturoption.

  6. Klicken Sie auf "OK".

Sie können gleichzeitig eine Signatur und eine vCard verwenden. Wenn Sie beides auswählen, wird standardmäßig die Signatur verwendet.


Rechtschreibprüfung für gesendete Nachrichten

Sie haben zwei Möglichkeiten, die Rechtschreibung der von Ihnen gesendeten Nachrichten zu prüfen. Bei der Blitz-Rechtschreibprüfung wird die Rechtschreibung während der Eingabe geprüft. Falsch geschriebene Wörter werden unterstrichen. Die Rechtschreibprüfung führen Sie getrennt aus, entweder manuell oder, nach Auswahl der entsprechenden Option, automatisch beim Klicken auf "Senden".

Mit beiden Funktionen können Sie sicherstellen, dass die von Ihnen erstellten Nachrichten richtig geschrieben wurden, dass keine doppelten Wörter enthalten sind und dass keine unzulässige Großschreibung vorliegt.

Wenn die Blitz-Rechtschreibprüfung ein falsch geschriebenes Wort findet, können Sie es durch ein vorgeschlagenes Wort ersetzen oder in der gesamten Nachricht überspringen. Sie können das Wort auch in eine Benutzerwortliste aufnehmen.

Wenn die Rechtschreibprüfung ein falsch geschriebenes Wort findet, können Sie es durch ein vorgeschlagenes Wort ersetzen, das Wort manuell bearbeiten oder überspringen.

Die Umgebungsoptionen bieten Ihnen die Möglichkeit, die Rechtschreibprüfung so einzurichten, dass Ihre Nachrichten automatisch vor der Versendung auf die richtige Schreibweise geprüft werden.

Dieser Abschnitt enthält folgende Themen:


Blitz-Rechtschreibprüfung für Nachrichten

  1. Klicken Sie im Feld "Betreff" oder "Nachricht" mit der rechten Maustaste auf das falsch geschriebene Wort.

  2. Klicken Sie auf das richtig geschriebene Wort.

    oder:

    Klicken Sie auf "Wort ignorieren", um das Wort zu überspringen.

    oder:

    Klicken Sie auf "Wort merken", um das Wort zu Ihrem Wörterbuch hinzuzufügen.


Deaktivieren der Blitz-Rechtschreibprüfung

  1. Klicken Sie im Feld "Betreff" oder "Nachricht" mit der rechten Maustaste auf das falsch geschriebene Wort.

  2. Deaktivieren Sie die Option "Rechtschreibung während der Eingabe prüfen".

    Wenn Sie die Blitz-Rechtschreibprüfung wieder aktivieren möchten, klicken Sie mit der rechten Maustaste in das Feld "Betreff" oder "Nachricht" und aktivieren Sie die Option "Rechtschreibung während der Eingabe prüfen".


Rechtschreibprüfung für Nachrichten

  1. Klicken Sie in das Feld "Betreff" bzw. "Nachricht".

    oder:

    Markieren Sie den zu prüfenden Text.

  2. Klicken Sie auf "Werkzeuge" und anschließend auf "Rechtschreibprüfung".


    Dialogfeld "Schreibwerkzeuge"

  3. Wählen Sie zur Angabe eines Wörterbuchs in der Dropdown-Liste "Wörterbuch" ein Wörterbuch aus.

  4. Wenn die Rechtschreibprüfung bei einem Wort stoppt, klicken Sie auf eine der verfügbaren Optionen, oder bearbeiten Sie das Wort manuell.

    Sie können zwischen den folgenden Optionen auswählen:

    Ersetzen: Ersetzt ein falsch geschriebenes Wort durch ein von der Rechtschreibprüfung vorgeschlagenes Wort. Um ein falsch geschriebenes Wort zu ersetzen, doppelklicken Sie auf das Wort oder klicken Sie auf das Wort und anschließend auf "Ersetzen". Um Ihre eigenen Korrekturen vorzunehmen, bearbeiten Sie das Wort im Feld "Ersetzen durch" und klicken Sie anschließend auf "Ersetzen".

    Alle ersetzen: Ersetzt ein falsch geschriebenes Wort durchgehend durch ein von der Rechtschreibprüfung vorgeschlagenes Wort. Um das falsch geschriebene Wort zu ersetzen, doppelklicken Sie auf das Wort oder klicken Sie auf das Wort und anschließend auf "Alle ersetzen". Um Ihre eigenen Korrekturen vorzunehmen, bearbeiten Sie das Wort im Feld "Ersetzen durch" und klicken Sie anschließend auf "Alle ersetzen".

    Ignorieren: Ignoriert das Wort einmal. Die Rechtschreibprüfung wird beim nächsten Auftreten des Wortes angehalten.

    Alle ignorieren: Ignoriert das Wort bei jedem Auftreten im ganzen Dokument. Die Rechtschreibprüfung ignoriert das Wort während der ganzen aktuellen Rechtschreibprüfung.

    Merken: Fügt das Wort zu der aktuellen benutzerdefinierten Wörterliste hinzu, in der zusätzliche Wörter gespeichert werden. So wird das Wort bei zukünftigen Rechtschreibprüfungen erkannt.

  5. Klicken Sie auf "Fertig", wenn die Rechtschreibprüfung abgeschlossen ist.


Automatische Rechtschreibprüfung für Nachrichten

Sie können Ihre Nachrichten jedesmal automatisch auf korrekte Rechtschreibung prüfen lassen, wenn Sie auf "Senden" klicken.

  1. Klicken Sie auf "Werkzeuge", "Optionen" und doppelklicken Sie anschließend auf "Umgebung".

    oder:

    Klicken Sie auf dem Macintosh auf "GroupWise" > "Einstellungen" und dann auf "Allgemein".

  2. Wählen Sie "Rechtschreibung vor Senden prüfen" aus und klicken Sie anschließend auf "OK".


Konfigurieren der Rechtschreibprüfung

  1. Klicken Sie in das Feld "Betreff" bzw. "Nachricht".

    oder:

    Markieren Sie den zu prüfenden Text.

  2. Klicken Sie auf "Werkzeuge" und anschließend auf "Rechtschreibprüfung".

  3. Klicken Sie auf "Optionen". Wählen Sie eine der folgenden Optionen aus:

Groß-/Kleinschreibung ignorieren: Ignoriert die Groß-/Kleinschreibung bei Wörtern.

Großschreibung von Wörtern mit gemischter Groß-/Kleinschreibung ignorieren: Ignoriert Wörter, die Großbuchstaben enthalten, die nicht am Wortanfang stehen (z. B. "DIe").

Wörter mit Zahlen ignorieren: Ignoriert Wörter, die sowohl Buchstaben als auch Zahlen enthalten (z. B. "2te").

Wortwiederholungen ignorieren: Ignoriert doppelt vorkommende Wörter (z. B. "die die").

Wörter ignorieren, die URLs ähneln: Ignoriert Wörter, die wie URLs aussehen.

Interpunktion überprüfen: Überprüft die Interpunktion von Sätzen auf Fehler hin.

Autom. Ersetzung aktivieren: Ersetzt häufig falschgeschriebene Wörter automatisch.

Zusammengesetzte Wörter aktivieren: Überprüft die Rechtschreibung zusammengesetzter Wörter.

Allgemeine Präfixe aktivieren: Überprüft die Rechtschreibung von Präfixen.

Vorschläge: Verwenden Sie diese Einstellung, um anzugeben, dass der Geschwindigkeit gegenüber der Qualität Vorrang gegeben werden soll, dass die normale Einstellung verwendet werden soll bzw. dass der Qualität gegenüber der Geschwindigkeit Vorrang gegeben werden soll. Alle diese Einstellungen wirken sich auf die Länge der Liste mit Vorschlägen aus.