Ein freigegebener Ordner ist identisch mit jedem anderen Ordner in Ihrem Aktenschrank, mit der einzigen Ausnahme, dass andere Personen Zugang zu diesem Ordner haben und der Ordner in deren Aktenschrank angezeigt wird. Sie können freigegebene Ordner erstellen oder vorhandene persönliche Ordner in Ihrem Aktenschrank freigeben. Sie wählen dann die Benutzer aus, die den Ordner gemeinsam nutzen dürfen, und legen fest, welche Rechte diesen Benutzern erteilt werden. Danach können die Benutzer Nachrichten im freigegebenen Ordner ablegen, in den Ordner verschieben und Diskursabfolgen erstellen. Systemordner können nicht freigegeben werden. Dazu gehören: Kalender-, Dokument-, Mailbox-, Ausgangsnachrichten-, Checklisten-, Kontakte-, Aktenschrank-, In Arbeit- und Papierkorbordner.
Wenn Sie ein Dokument in einem freigegebenen Ordner ablegen, haben Personen mit Rechten für den freigegebenen Ordner lediglich das Recht, das Dokument anzeigen zu lassen.
Im Caching-Modus werden die in freigegebenen Ordnern vorgenommenen Änderungen jedesmal aktualisiert, wenn Sie eine Verbindung zum Master-GroupWise-System herstellen.
Dieser Abschnitt enthält folgende Themen:
Klicken Sie in der Ordnerliste auf "Datei", "Neu" und anschließend auf "Neuer Ordner".
Klicken Sie auf "Freigegebener Ordner" und anschließend auf "Weiter".
Geben Sie einen Namen und eine Beschreibung des neuen Ordners ein.
Geben Sie in das Feld "Name" die ersten Buchstaben des Benutzernamens ein.
Wenn der Name des Benutzers in dem Feld angezeigt wird, klicken Sie auf "Hinzufügen", um den Benutzer in die Freigabeliste zu verschieben.
Klicken Sie auf den Benutzernamen in der Freigabeliste.
Wählen Sie die Zugriffsoptionen aus, die Sie dem Benutzer zuweisen möchten.
Wiederholen Sie die Schritte 6-9 für jeden Benutzer, für den Sie den Ordner freigeben möchten.
Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf "OK".
Die Benutzer, für die Sie Ihre Ordner freigegeben haben, werden automatisch benachrichtigt.
Klicken Sie im Hauptfenster mit der rechten Maustaste auf den Ordner, den Sie freigeben möchten. Klicken Sie anschließend auf "Freigabe".
Klicken Sie auf "Freigegeben für".
Beginnen Sie im Namensfeld mit der Eingabe eines Benutzernamens oder klicken Sie zur Auswahl des Benutzers aus dem Dialogfeld "Adressauswahl" auf die Schaltfläche "Adressbuch".
Wenn der Name des Benutzers in dem Feld angezeigt wird, klicken Sie auf "Hinzufügen", um den Benutzer in die Freigabeliste zu verschieben.
Klicken Sie auf den Benutzernamen in der Freigabeliste.
Wählen Sie die Zugriffsoptionen aus, die Sie dem Benutzer zuweisen möchten.
Wiederholen Sie die Schritte 3-6 für jeden Benutzer, für den Sie den Ordner freigeben möchten.
Klicken Sie auf "OK".
Die Benutzer, für die Sie Ihre Ordner freigegeben haben, werden automatisch benachrichtigt.
Klicken Sie in der Ordnerliste auf den freigegebenen Ordner, um ihn zu öffnen.
Klicken Sie auf "Datei" und "Neu". Klicken Sie anschließend auf "Diskurs/Notiz".
Klicken Sie zum Erstellen einer anderen Nachrichtenkategorie (beispielsweise eines Jobs) auf "Bearbeiten" und "Ändern in". Klicken Sie anschließend auf eine Nachrichtenkategorie.
Geben Sie einen Betreff ein.
Geben Sie die Nachricht ein.
Klicken Sie auf "Beifügen", um die Dateien beizufügen.
Klicken Sie "Aufgeben" auf der Symbolleiste an.
Wenn Sie auf eine bereits vorhandene Nachricht in einem freigegebenen Ordner antworten möchten, öffnen Sie die Nachricht und klicken Sie auf "Antwort". Wählen Sie eine Antwortoption aus und klicken Sie anschließend auf "OK". Weitere Informationen hierzu finden Sie unter Beantworten von Nachrichten in einem freigegebenen Ordner.