3.3 Empfangen von Email

GroupWise speichert alle Mail-Nachrichten, Termine und anderen Nachrichten, die Sie empfangen, in Ihrer Mailbox.

Von Ihrer Mailbox aus können Sie empfangene Nachrichten lesen, beantworten und weiterleiten. Sie können Nachrichten organisieren, indem Sie sie verschiedenen Kategorien zuweisen oder eine Jobliste erstellen. Sie können Jobs und Termine an andere Benutzer delegieren. Sie können unerwünschte Internet-Email mit der Junkmail-Behandlung blockieren. Sie können eine Nachricht, beispielsweise eine Mail-Nachricht, sogar in eine andere Nachrichtenkategorie ändern, beispielsweise in einen Termin.

Abbildung 3-1 Layout "Mailbox"

3.3.1 Lesen der empfangenen Email

Sie können die Nachrichten lesen, die Sie in Ihrer Mailbox oder in Ihrem Kalender empfangen. In der Mailbox wird eine Liste aller Nachrichten angezeigt, die Sie von anderen Benutzern empfangen haben. Empfängerlose Termine, Jobs und Notizen werden im Kalender angezeigt und nicht in der Mailbox.

Sie können alle eingehenden Nachrichtenkategorien in Ihrer Mailbox öffnen und lesen. Sie können auch Termine, Jobs und Notizen im Kalender lesen, damit Sie sich neue Nachrichten anzeigen lassen können, während Sie sich gleichzeitig Ihren Terminplan ansehen.

Telefonische Nachrichten und Mail-Nachrichten bleiben in der Mailbox, bis Sie diese löschen. Termine, Notizen und Jobs bleiben in der Mailbox, bis Sie diese akzeptieren, ablehnen oder löschen. Wenn Sie einen Termin, einen Job oder eine Notiz akzeptieren, wird er bzw. sie in den Kalender übernommen.

Alle in der Mailbox enthaltenen Nachrichten sind mit einem Symbol gekennzeichnet. Bereits geöffnete Nachrichten werden mit einem anderen Symbol gekennzeichnet als Nachrichten, die noch nicht geöffnet wurden. Weitere Informationen finden Sie unter Abschnitt 1.8, Ermitteln von Symbolen neben Nachrichten.

Alle ungeöffneten Nachrichten in Ihrer Mailbox werden fett dargestellt. So können Sie problemlos feststellen, welche Nachrichten und Dokumente Sie noch nicht gelesen haben. Dies ist besonders hilfreich für ausgeblendete Diskursabfolgen, weil Sie so stets wissen, welche Diskursabfolgen neue Nachrichten enthalten.

Auswählen des Standardlayouts beim Lesen

Standardmäßig verwendet GroupWise das Layout "HTML lesen" zur Anzeige von Nachrichten. In diesem Layout "Lesen" können sowohl HTML-formatierte als auch einfache Text-E-Mails korrekt angezeigt werden.

Wenn Sie eine Nachricht in GroupWise lesen, können Sie die Darstellung der Nachricht auswählen. Sie können wählen, ob die Nachricht in Text oder HTML angezeigt wird. Wenn es sich bei der Nachricht um eine Textnachricht handelt, können Sie außerdem die Standardschrift und -schriftgröße auswählen.

  1. Klicken Sie auf Werkzeuge > Optionen und doppelklicken Sie dann auf Umgebung.

  2. Klicken Sie auf das Register Layouts.

  3. Klicken Sie auf Zum Lesen Standardlayouts verwenden.

  4. Wählen Sie entweder Einfacher Text oder HTML aus.

    Wenn Sie Einfacher Text auswählen, wählen Sie in den entsprechenden Feldern Schrift und Schriftgröße aus.

  5. (Optional) Wählen Sie Force, wenn alle Nachrichten in einfachem Text angezeigt werden sollen.

  6. Klicken Sie auf OK.

Lesen von Nachrichten

Lesen von Textnachrichten

Abhängig von Ihren Standard-Anzeigeoptionen werden Textnachrichten automatisch im Textformat angezeigt.

So lesen Sie eine Textnachricht:

  1. Doppelklicken Sie auf die Nachricht in der Nachrichtenliste, um die Nachricht in einem neuen Fenster anzuzeigen.

    oder

    Wählen Sie die Nachricht aus, um sie in der Blitzvorschau anzuzeigen.

Lesen von HTML-Nachrichten

Abhängig von Ihren Standard-Anzeigeoptionen werden HTML-Nachrichten automatisch im HTML-Format angezeigt.

So lesen Sie eine HTML-Nachricht:

  1. Doppelklicken Sie auf die Nachricht in der Nachrichtenliste, um die Nachricht in einem neuen Fenster anzuzeigen.

    oder

    Wählen Sie die Nachricht aus, um sie in der Blitzvorschau anzuzeigen.

HINWEIS:Aus Sicherheitsgründen werden Bilder standardmäßig nicht in HTML-Nachrichten angezeigt. Um die Bilder zu sehen, klicken Sie auf GroupWise hat verhindert, dass Bilder auf dieser Seite angezeigt werden. Klicken Sie hier, um die Bilder anzuzeigen.

Festlegen von Standardoptionen für Bilder in HTML-Email-Nachrichten

Wenn Sie eine HTML-Nachricht von einer externen Adresse erhalten, werden die Bilder aus Sicherheitsgründen blockiert. Wenn Sie die Bilder in der Nachricht anzeigen möchten, klicken Sie auf die folgende Meldung: GroupWise hat verhindert, dass Bilder auf dieser Seite angezeigt werden. Klicken Sie hier, um die Bilder anzuzeigen.

So legen Sie Ihre Standardeinstellung für die Anzeige externer HTML-Bilder fest:

  1. Klicken Sie auf Werkzeuge > Optionen und doppelklicken Sie dann auf Umgebung.

  2. Klicken Sie auf das Register Standardaktionen.

  3. Wählen Sie die Option Warnung immer anzeigen, Warnung nie anzeigen oder Primärbuch prüfen aus.

    Wenn Sie Primärbuch prüfen auswählen, werden Bilder von Absendern aus Ihrem Primärbuch angezeigt, aber für alle anderen wird die Warnung ausgegeben.

  4. Klicken Sie auf OK.

Ändern der Schrift für empfangene Nachrichten

Diese Informationen beziehen sich auf das Lesen einer Nachricht in einem Nachrichtenlayout oder in der Blitzvorschau. Die Schrift wird nur beim Lesen der Nachricht geändert. Wenn Sie die Nachricht schließen und erneut öffnen, wird sie wieder in der Standardschriftart des Windows-Systems oder in der Schriftart angezeigt, in der der Sender die Nachricht erstellt hat. Die Standardschriftart des Windows-Systems wirkt sich auf alle Programme auf Ihrem Desktop aus. Um die Standardschrift des Windows-Systems zu ändern, öffnen Sie die Systemsteuerung und ändern "Eigenschaften von Anzeige".

Sie können die Schriftart nicht in der Blitzvorschau ändern, wenn die Nachricht im HTML-Layout erstellt wurde.

  1. Markieren Sie den Text, den Sie ändern möchten.

  2. Klicken Sie auf Bearbeiten > Schrift.

    oder

    Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Fenster und anschließend auf Schrift > Schrift.

  3. Klicken Sie auf eine Schrift und auf einen Schriftstil.

  4. Klicken Sie auf eine Größe.

  5. Klicken Sie auf eine andere Option, die Sie ändern möchten, und klicken Sie anschließend auf OK.

Festlegen der Standardvorschau

Bei der Anzeige einer Nachrichtenanlage in GroupWise können Sie die Standardvorschau für den Dateityp der Anlage verwenden. Die folgenden Vorschauoptionen stehen in GroupWise zur Verfügung:

  • Adobe* Acrobat*

  • Microsoft Office

  • OpenOffice.org

  • Apple* QuickTime*

  • Macromedia* Flash*

  • AutoVue*

So ändern Sie die Standardvorschau:

  1. Klicken Sie auf Werkzeuge > Optionen.

  2. Klicken Sie auf Umgebung > Bearbeitung/Anzeige.

  3. Wählen Sie im·Gruppenfeld Vorschau die zu verwendende Vorschau aus.

  4. Klicken Sie auf OK.

Festlegen des Webbrowser-Verhaltens

  1. Klicken Sie auf Werkzeuge > Optionen.

  2. Klicken Sie auf Umgebung > Standardaktionen.

  3. Wählen Sie die Option Bestehendes Fenster verwenden oder Neues Fenster öffnen aus.

  4. Klicken Sie auf OK.

Markieren einer Nachricht als "Später lesen"

Wenn Sie eine Nachricht zum Lesen öffnen und anschließend entscheiden, diese erst später zu lesen, können Sie die Nachricht wieder als "Später lesen" kennzeichnen. Durch das Kennzeichnen der Nachricht als "Später lesen" wird die Nachricht fett dargestellt. Außerdem ändert sich das Symbol der Nachricht in "Ungeöffnet". So wissen Sie, dass Sie die Nachricht noch nicht gelesen haben.

  1. Klicken Sie in der Mailbox auf die Nachricht in der Nachrichtenliste.

  2. Klicken Sie auf Aktionen > Später lesen.

Wenn Sie eine Nachricht geöffnet haben, ändert die Kennzeichnung "Später lesen" den Status der Nachricht in den Eigenschaften nicht. So wird beispielsweise dem Sender der Nachricht weiterhin der Status "Geöffnet" im Eigenschaftenfenster angezeigt, wenn Sie eine Nachricht geöffnet und dann als "Später lesen" markiert haben.

Kennzeichnen einer Nachricht als "Gelesen"

  1. Klicken Sie in der Mailbox auf die Nachricht in der Nachrichtenliste.

  2. Klicken Sie auf Aktionen > Als 'Gelesen' kennzeichnen.

Durch Kennzeichnen einer Nachricht als "Gelesen" wird der Nachrichtenstatus unter "Eigenschaften" geändert. So wird beispielsweise dem Sender der Nachricht im Fenster "Eigenschaften" der Status "Geöffnet" angezeigt, wenn Sie eine Nachricht nicht geöffnet, aber als "Gelesen" gekennzeichnet haben.

3.3.2 Lesen von Anlagen

GroupWise kann mit Nachrichten Anlagen senden und empfangen. Wenn Sie eine Anlage mit einer Nachricht empfangen, wird die Anlagenliste rechts neben dem Betreff im Anlagenfenster angezeigt.

Anzeigen von Anlagendateien

Wenn Sie auf eine Anlagendatei klicken, wird die Anlage im Nachrichtenfeld der Blitzvorschau angezeigt. Dies geht in der Regel zwar schneller vonstatten als das Öffnen der Anlage, doch wird deren Formatierung möglicherweise nicht richtig wiedergegeben. Wird die Anlagenart nicht unterstützt, wird eine Fehlermeldung eingeblendet.

  1. Öffnen Sie die Nachricht, die die Anlage enthält.

  2. Klicken Sie auf die Anlage.

    oder

    Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Anlage und klicken Sie anschließend auf Anlage anzeigen oder In neuem Fenster anzeigen.

    oder

    Falls Ihr Layout kein Symbol für die Anlage enthält, klicken Sie auf Datei > Anlagen > Anzeigen.

Wenn die Meldung "Die Anlage kann nur mit einer externen Anwendung angezeigt werden" angezeigt wird, müssen Sie die Datei öffnen. Informationen zum Öffnen einer Anlage finden Sie unter Öffnen von Anlagendateien.

Öffnen von Anlagendateien

Wenn Sie eine Anlagendatei öffnen, indem Sie darauf doppelklicken, stellt GroupWise fest, mit welcher Anwendung die Datei geöffnet werden muss. Sie können die vorgeschlagene Anwendung akzeptieren oder den Pfad und den Dateinamen einer anderen Anwendung eingeben.

  1. Öffnen Sie die Nachricht, die die Anlage enthält.

  2. Doppelklicken Sie auf die Anlage.

    oder

    Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Termin und anschließend auf Öffnen bzw. Öffnen mit.

    oder

    Falls Ihr Layout kein Symbol für die Anlage enthält, klicken Sie auf Datei > Anlagen > Öffnen.

Standardmäßig gibt GroupWise eine Warnung aus, wenn eine Anlage größer als 1000 KB (1 MB) ist.

So unterdrücken Sie die Warnmeldung:

  1. Klicken Sie auf Werkzeuge > Optionen.

  2. Klicken Sie auf Umgebung > Standardaktionen.

  3. Deaktivieren Sie Warnen, wenn größer als.

    Sie können außerdem die Größe der Anlage anpassen, ab der die Warnmeldung angezeigt wird.

  4. Klicken Sie auf OK.

Ziehen und Ablegen von Anlagen

Wenn Sie eine Nachricht empfangen haben, können Sie jede Anlage in einen Ordner oder auf Ihren Desktop ziehen. Einen als Anlage empfangenen Dokumentverweis können Sie ziehen und ablegen und somit als Verknüpfung zum Dokumentverweis oder zu einer Kopie des Dokuments verwenden, je nachdem, welche Dokumentrechte Sie haben und ob die Bibliothek verfügbar ist.

Anzeigen einer angehängten vCard

vCards sind elektronische Visitenkarten, die entsprechend der vom Internet Mail Konsortium festgelegten Standards formatiert sind.

So zeigen Sie eine vCard an, die an eine Nachricht angehängt wurde:

  1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die vCard-Anlage.

  2. Klicken Sie auf Anlage anzeigen.

Weitere Informationen zum Importieren von vCard-Informationen in ein Adressbuch finden Sie unter Importieren von·Kontakten·einer vCard.

3.3.3 Beantworten von Email-Nachrichten

Mithilfe der Option "Antwort" können Sie auf eine Nachricht antworten. Sie können jedem Empfänger der ursprünglichen Nachricht oder nur dem Sender der Nachricht antworten, ohne dass Sie eine neue Nachricht erstellen und adressieren. Sie können auch eine Kopie der ursprünglichen Nachricht in Ihre Antwort einfügen. Die Antwort enthält vor dem Text des ursprünglichen Betreffs den Hinweis Antw:. Den Betrefftext können Sie bei Bedarf auch ändern.

Beantworten einer Email-Nachricht

  1. Öffnen Sie die Nachricht, die Sie beantworten möchten.

  2. Klicken Sie auf der Symbolleiste auf Antwort, um die Email nur an den Sender zu senden.

    oder

    Klicken Sie auf der Symbolleiste auf Antwort an alle, um dem Absender und allen Empfängern per E-Mail zu antworten.

  3. Geben Sie eine Mitteilung ein und klicken Sie anschließend auf Senden in der Symbolleiste.

Wenn die ursprüngliche Nachricht BK- oder CC-Empfänger enthielt und Sie "Antwort an alle" ausgewählt haben, wird Ihre Antwort zwar an die CC-Empfänger, jedoch nicht an die BK-Empfänger gesendet.

Einbeziehen der Nachricht des Senders oder der Anlagen in eine Antwort

Bei der Beantwortung einer Email können Sie wählen, ob die Nachricht des Senders und in der Nachricht enthaltene Anlagen einbezogen werden sollen.

  1. Öffnen Sie die zu beantwortende Nachricht.

  2. Klicken Sie auf Aktionen > Antwort.

  3. Wählen Sie aus, ob die Antwort an den Sender oder an alle gehen soll.

  4. Um die Nachricht des Senders einzubeziehen, wählen Sie Inklusive Mitteilung des Senders aus.

  5. Um die Anlagen des Senders in die Antwort einzubeziehen, wählen Sie Anlage von Sender einbeziehen aus.

  6. Klicken Sie auf OK.

Festlegen des Standard-Antwortformats

  1. Klicken Sie auf Werkzeuge > Optionen.

  2. Klicken Sie auf Umgebung > Antwortformat.

  3. Wenn Sie das Layout "Verfassen" für einfachen Text verwenden, wählen Sie eine der folgenden Formatoptionen:

    GroupWise Classic: Umfasst Trennzeichen, ursprünglichen Absender, Datum und Uhrzeit.

    Inklusive Header: Gestattet die Auswahl des Trennzeichens; umfasst den ursprünglichen Absender, Empfänger, Datum, Uhrzeit und Betreff.

    Internet-Standard: Ermöglicht die Auswahl des Trennzeichens; ermöglicht die Wahl, ob ursprünglicher Absender, E-Mail-Adresse, Datum, Uhrzeit und Nachrichtenkennung inbegriffen sind.

    Farbe: Ermöglicht Ihnen die Wahl einer Antwortfarbe, unabhängig vom oben gewählten Antwortformat.

    Antwortposition: Wählen Sie Oben oder Unten, wenn Sie weiter oben Inklusive Header bzw. Internet-Standard gewählt haben.

  4. Wenn Sie das Layout "HTML verfassen" verwenden, wählen Sie eine der folgenden Formatoptionen:

    GroupWise Classic: Umfasst Trennzeichen, ursprünglichen Absender, Datum und Uhrzeit.

    HTML erweitert: Ermöglicht die Auswahl des Trennzeichens; ermöglicht die Wahl, ob ursprünglicher Absender, E-Mail-Adresse, Datum, Uhrzeit und Nachrichtenkennung inbegriffen sind. Wählen Sie "Inklusive Header", um stattdessen den ursprünglichen Absender, Empfänger, Datum, Uhrzeit und Betreff anzugeben.

    Antwortposition: Wählen Sie Oben oder Unten, wenn Sie weiter oben die Option HTML erweitert gewählt haben.

  5. Klicken Sie auf OK.

Einrichten einer automatisierten Antwort

Wenn Sie in Urlaub gehen oder aus einem anderen Grund im Büro abwesend sind, können Sie eine Regel zur Beantwortung von Nachrichten definieren, die während Ihrer Abwesenheit eingehen. Setup-Anleitungen finden Sie unter Abschnitt 9.4.2, Erstellen einer Urlaubsregel oder automatischen Antwort.

Antworten auf Nachrichten in einem freigegebenen Ordner

  1. Öffnen oder markieren Sie eine Nachricht in dem freigegebenen Ordner.

  2. Klicken Sie auf Antwort in der Symbolleiste.

  3. Klicken Sie auf eine Antwortoption.

    Anstatt die Nachricht, die Sie lesen, zu beantworten, können Sie auch auf das ursprüngliche Diskursthema antworten. Sie können auch auf eine beliebige Nachricht antworten, unabhängig davon, ob es sich dabei um den ursprünglichen Diskussionsbeitrag oder irgendeine Antwort darauf handelt. In beiden Fällen werden Ihre Antworten dann in den freigegebenen Ordner gestellt und nicht an einzelne Empfänger geschickt.

    Wenn Sie der Person, die die Nachricht geschrieben hat, privat antworten, wird Ihre Antwort nicht in dem freigegebenen Ordner abgelegt.

  4. Klicken Sie auf OK.

  5. Geben Sie die Antwort ein und klicken Sie anschließend auf Aufgeben in der Symbolleiste.

3.3.4 Weiterleiten von E-Mail

Mit dem Befehl "Weiterleiten" senden Sie empfangene Nachrichten und Dokumentverweise an andere Benutzer. Weitergeleitete Nachrichten werden als Anlage zu einer Mail-Nachricht gesendet. Die Mail-Nachricht enthält Ihren Namen und gegebenenfalls weitere Kommentare.

Wenn Sie einige oder alle Nachrichten automatisch an ein anderes E-Mail-Konto weiterleiten möchten, siehe Abschnitt 9.4.3, Erstellen einer Regel, um sämtliche Mail an ein anderes Konto weiterzuleiten.

Weiterleiten einer Email

  1. Öffnen Sie die Nachricht, die Sie weiterleiten möchten.

  2. Klicken Sie in der Symbolleiste auf Weiterleiten.

    oder

    Klicken Sie auf Aktionen > Als Anlage weiterleiten.

  3. Fügen Sie die Namen der Benutzer hinzu, an die die Nachricht weitergeleitet werden soll.

  4. (Optional) Geben Sie eine Mitteilung ein.

  5. Klicken Sie in der Symbolleiste auf Senden.

Wenn Sie einen Termin, einen Job oder eine Notiz nicht akzeptieren können, können Sie die Nachricht auch delegieren, anstatt sie weiterzuleiten. Wenn Sie eine Nachricht delegieren, erscheint im Eigenschaftenfenster der Nachricht der Status "Delegiert", damit der Sender darüber informiert ist, dass Sie die Zuständigkeit für die betreffende Nachricht an eine andere Person übertragen haben.

Weiterleiten mehrerer Emails

  1. Klicken Sie in Ihrer Mailbox bei gedrückter Strg-Taste auf die Nachrichten, die Sie weiterleiten möchten.

  2. Klicken Sie auf Aktionen > Als Anlage weiterleiten.

  3. Fügen Sie die Namen der Benutzer hinzu, an die die Nachricht weitergeleitet werden soll.

  4. Geben Sie eine Mitteilung (optional) ein.

  5. Klicken Sie in der Symbolleiste auf Senden.