In Novell Vibe können Sie Dateieinträge in dafür vorgesehenen Dateiordnern erstellen. Erstellen eines Dateieintrags bedeutet nicht Anhängen einer Datei zu einem anderen Ordnereintragstyp. Dateieinträge in Vibe-Dateiordnern enthalten eine Primärdatei. Andere Dateien können zwar zum Dateieintrag als Anlagen hinzugefügt werden, es gibt jedoch nur eine Primärdatei.
Sie können Dateieinträge in Dateiordnern auf die gleiche Weise wie jeden anderen Typ von Dateieintrag in Vibe erstellen, wie unter Abschnitt 7.1, Erstellen eines Ordnereintrags beschrieben. Sie können Dateieinträge aber auch wie unter Abschnitt 5.7, Importieren von Dateien in einen Ordner beschrieben erstellen. Dateien, die keine Anlagen sind, können nur in Dateiordnern enthalten sein.
Weitere Informationen über den Unterschied zwischen Dateiordnern und anderen Typen von Vibe-Ordnern beim Hinzufügen von Dateien finden Sie unter Abschnitt 6.5.1, Hinzufügen von Dateien zu Dateiordnern und anderen WebDAV-fähigen Ordnern.
Vibe bietet verschiedene Alternativen zum Hinzufügen von Anlagen zu einem Eintrag.
Sie können einem Eintrag Dateien als Anlagen anhängen, indem Sie die Dateien mit der Maus von einem anderen Ort auf den Eintrag ziehen.
Navigieren Sie zu dem Eintrag, an den die Datei angehängt werden soll, und öffnen Sie ihn.
Klicken Sie auf die Registerkarte .
Klicken Sie auf .
Das Dialogfeld „Dateien ziehen und ablegen“ wird angezeigt.
Ziehen Sie die Datei, die heraufgeladen werden soll, und legen Sie sie auf dem Ordnersymbol im Dialogfeld „Dateien ziehen und ablegen“ ab.
Vibe zeigt ein Symbol mit einem sich öffnenden und wieder schließenden Ordner an, um anzugeben, dass die auf das Symbol abgelegten Dateien als Anlagen hochgeladen werden.
Sie können auch Dateien in das Ordnersymbol kopieren und einfügen.
Navigieren Sie zu dem Eintrag, an den die Datei angehängt werden soll, und öffnen Sie ihn.
Klicken Sie auf die Registerkarte .
Klicken Sie auf .
Das Dialogfeld „Einzelne Datei hochladen“ wird angezeigt.
Klicken Sie auf und wählen Sie die anzuhängende Datei aus.
Klicken Sie auf .
In Vibe können Sie die mit einem Eintrag verknüpften Dateien bequem anzeigen und bearbeiten. Die Verknüpfung von Dateien kann auf zwei Arten erfolgen:
Dateien können mit einem Eintrag verknüpft werden
Dateien können eine Primärdatei für den Eintrag sein
Primärdateien können nur in Einträgen in Dateiordnern vorhanden sein
In den folgenden Abschnitten wird beschrieben, wie angehängte Dateien angezeigt und bearbeitet werden:
Sie können Dateien in einem Texteditor oder im HTML-Format anzeigen.
Wenn Sie eine Datei in einem Texteditor anzeigen, wird die Datei im schreibgeschützten Modus geöffnet.
Navigieren Sie zu dem Eintrag mit der Datei, die angezeigt werden soll, und öffnen Sie ihn.
(Bedingt) Wenn die Datei, die angezeigt werden soll, eine Anlage ist, klicken Sie auf die Registerkarte .
Dateien, die keine Anlagen sind, können nur in Dateiordnern enthalten sein.
Klicken Sie neben der anzuzeigenden Datei auf > .
oder
Klicken Sie auf den Namen der Datei.
Wenn eine Datei schnell angezeigt werden soll, können Sie dies im HTML-Format tun.
Einige Dateitypen können nicht im HTML-Format angezeigt werden, wie zum Beispiel PNG, JPG, GIF und PDF.
Navigieren Sie zu dem Eintrag mit der Datei, die angezeigt werden soll, und öffnen Sie ihn.
(Bedingt) Wenn die Datei, die angezeigt werden soll, eine Anlage ist, klicken Sie auf die Registerkarte .
Dateien, die keine Anlagen sind, können nur in Dateiordnern enthalten sein.
Klicken Sie neben der anzuzeigenden Datei auf > .
In Vibe können Sie Dokumente mit der Funktion „Edit-in-Place“ an Ort und Stelle bearbeiten. Mit dieser Funktion können Sie Dokumente, die auf dem Vibe-Server abgelegt sind, nahtlos bearbeiten.
Sie können Dateien nur bearbeiten, wenn Sie für diesen bestimmten Dateityp die Bearbeitungsanwendung auf Ihrer persönlichen Arbeitsstation gespeichert haben. Wenn beispielsweise eine .doc-Datei bearbeitet werden soll, müssen Sie auf Ihrer persönlichen Arbeitsstation Microsoft Word installiert haben.
Navigieren Sie zu dem Eintrag, der die zu bearbeitende Datei enthält, und öffnen Sie ihn.
(Bedingt) Wenn es sich bei der Datei, die bearbeitet werden soll, um eine Anlage handelt, klicken Sie auf die Registerkarte .
Dateien, die keine Anlagen sind, können nur in Dateiordnern enthalten sein.
Klicken Sie neben der Datei, die bearbeitet werden soll, auf > .
Die Datei wird in dem von Ihnen angegebenen Dateieditor geöffnet. Informationen darüber, wie der Editor, den Vibe zur Bearbeitung von Dateien verwendet, geändert werden kann, finden Sie unter Abschnitt B.10, An Einträge angehängte Dateien können nicht bearbeitet werden.
(Bedingt) Wenn Vibe Sie zur Eingabe Ihres Berechtigungsnachweises für Vibe auffordert, geben Sie den Benutzernamen und das Passwort für die Anmeldung bei Vibe ein und klicken Sie auf .
Nun können Sie die Datei bearbeiten.
Speichern Sie nach der Bearbeitung der Datei Ihre Änderungen und schließen Sie dann die Bearbeitungsanwendung.
Vibe erstellt eine Version der Datei im Zustand von vor Ihrer Bearbeitung. Wenn Sie den Eintrag schließen und anschließend erneut öffnen, können Sie die ältere Version der Datei anzeigen, wie unter Zugreifen auf eine früher gespeicherte Version einer Datei beschrieben.
WICHTIG:Wenn Sie ein angehängtes Dokument mit OpenOffice bearbeiten, erstellt Vibe bei jedem Klicken auf eine neue Version des Dokuments. Da jede Version eines Dokuments zu Ihrer Datenquote hinzugezählt wird (weitere Informationen zu Datenquoten finden Sie unter Verwalten Ihrer Datenquote
im Novell Vibe 3.2-Handbuch für Fortgeschrittene), sollten Sie, falls Sie OpenOffice verwenden, das Dokument nur dann speichern, wenn sie es schließen. Informationen zum Löschen von Dateiversionen finden Sie unter Löschen der vorhandenen Versionen einer Datei.
Wenn Sie Microsoft Office verwenden, erstellt Vibe nur dann eine neue Version, wenn Sie das Dokument bearbeiten. Durch mehrfaches Klicken auf werden nicht mehrere Versionen erstellt.
Sie können Dateien herunterladen, die mit einem Eintrag verknüpft sind. Sie können eine einzelne Datei herunterladen oder alle mit dem Eintrag verknüpften Dateien. Dateien werden in einer .zip-Datei heruntergeladen.
Navigieren Sie zu dem Eintrag mit der Datei, die heruntergeladen werden soll, und öffnen Sie ihn.
Klicken Sie neben der Datei auf > .
Navigieren Sie zu dem Eintrag mit den Dateien, die heruntergeladen werden sollen, und öffnen Sie ihn.
Klicken Sie neben einer der Dateien im Eintrag auf > .
oder
Klicken Sie auf die Registerkarte und anschließend auf .
Wenn Sie die WebDAV-URL einer Datei kennen, können Sie die Datei direkt von einer Bearbeitungsanwendung wie Microsoft Office aus bzw. direkt von der Befehlszeile aus öffnen.
So rufen Sie die WebDAV-URL für eine Datei ab:
Navigieren Sie zu dem Eintrag, der die Datei enthält, für die die WebDAV-URL abgerufen werden soll, und öffnen Sie ihn.
(Bedingt) Wenn es sich bei der Datei, für die die WebDAV-URL abgerufen werden soll, um eine Anlage handelt, klicken Sie auf die Registerkarte .
Dateien, die keine Anlagen sind, können nur in Dateiordnern enthalten sein.
Klicken Sie neben der Datei auf > .
Die WebDAV-URL wird angezeigt und kann kopiert werden.
Nachdem Sie die WebDAV-URL für die Datei abgerufen haben, können Sie die URL in einem Dokumenteneditor wie Microsoft Office zum Öffnen der Datei angeben. Anleitungen dazu finden Sie in der Dokumentation für Ihren Dokumenteneditor.
Zu einer bestimmten Datei oder Version einer Datei soll möglicherweise ein Hinweis hinzugefügt werden. Dateihinweise werden auf den Registerkarten und direkt unterhalb des Dateinamens angezeigt. Durch Dateihinweise erfahren Benutzer genau, welche Inhalte die Datei enthält, ohne sie öffnen zu müssen. Sie stellen auch eine einfache Methode zur Unterscheidung der einzelnen Dateiversionen dar.
Navigieren Sie zu dem Eintrag, der die angehängte Datei oder Dateiversion enthält, für die ein Hinweis erstellt werden soll, und öffnen sie ihn.
(Bedingt) Wenn es sich bei der Datei, der ein Hinweis hinzugefügt werden soll, um eine Anlage handelt, klicken Sie auf die Registerkarte .
Dateien, die keine Anlagen sind, können nur in Dateiordnern enthalten sein.
Klicken Sie neben der Datei, für die ein Hinweis hinzugefügt werden soll, auf > .
Die Seite „Dateihinweis hinzufügen“ wird angezeigt.
Geben Sie den Hinweis an, der hinzugefügt werden soll, und klicken Sie anschließend auf .
Wenn Sie über mehrere Versionen einer Datei verfügen, soll für die einzelnen Dateien möglicherweise ein Status festgelegt werden, um den Überblick darüber zu behalten, welche Datei die offizielle Version ist, welche Dateien nur Entwürfe sind und so weiter. Dateien können den Status , oder haben.
Navigieren Sie zu dem Eintrag, der die angehängte Datei oder Dateiversion enthält, für die der Dateistatus festgelegt werden soll, und öffnen Sie ihn.
(Bedingt) Wenn es sich bei der Datei, für die der Dateistatus festgelegt werden soll, um eine Anlage handelt, klicken Sie auf die Registerkarte .
Dateien, die keine Anlagen sind, können nur in Dateiordnern enthalten sein.
Klicken Sie in der Spalte neben der Datei, für die der Status festgelegt werden soll, auf den aktuellen Status und anschließend auf den Status, der für die Datei festgelegt werden soll.
Wenn Sie eine Datei in Vibe bearbeiten, speichert Vibe die vorherige Version der Datei und macht sie für schnelles und einfaches Nachschlagen verfügbar. Dies betrifft auch die in den Dateiordnern von Vibe gespeicherten Dateien sowie alle Dateien, die als Anlagen zu einem Ordnereintrag gespeichert wurden.
Wenn Sie eine Datei bearbeiten und speichern, erstellt Vibe eine neue Version der Datei und speichert die alte Version. Informationen zum Bearbeiten einer Datei finden Sie unter Dateien bearbeiten.
Sie können auch die Funktion zum Ziehen und Ablegen verwenden, um eine neue Version einer angehängten Datei oder einer neuen Datei eines Dateieintrags in einem Dateiordner zu erstellen. Eine Beschreibung hierzu finden Sie in den folgenden Abschnitten:
Beim Erstellen einer neuen Version eines bestehenden Dateieintrags muss die Datei, die gezogen und abgelegt wird, denselben Namen haben wie die vorhandene Eintragsanlage, für die eine neue Version erstellt werden soll.
Navigieren Sie zu dem Eintrag, der die Dateianlage enthält, für die eine neue Version erstellt werden soll, und öffnen Sie ihn.
Klicken Sie auf die Registerkarte und anschließend auf .
Ziehen Sie eine Datei von einem Standort, wie beispielsweise Ihrem Desktop, und legen Sie sie auf dem Ordnersymbol im Fenster zum Ziehen und Ablegen ab.
Das Dokument wird als eine neue Version der vorhandenen Dateianlage hinzugefügt. Ältere Versionen werden in der Registerkarte des Eintrags angezeigt.
Aktualisierte Versionen von Ordnereinträgen können nur in Dateiordnern erstellt werden, wie in diesem Abschnitt beschrieben. Weitere Informationen über den Unterschied zwischen Dateiordnern und anderen Typen von Vibe-Ordnern im Hinblick auf das Hinzufügen von Dateien finden Sie unter Abschnitt 6.5.1, Hinzufügen von Dateien zu Dateiordnern und anderen WebDAV-fähigen Ordnern.
Beim Erstellen einer neuen Version einer bestehenden Datei im Ordner muss die Datei, die gezogen und abgelegt wird, denselben Namen haben wie die vorhandene Datei, für die eine neue Version erstellt werden soll.
Navigieren Sie zu dem Ordner, in dem Sie die neue Version der Datei importieren möchten.
Eine Datei mit demselben Namen muss bereits im Ordner als Dateieintrag vorhanden sein.
Klicken Sie in der Symbolleiste „Ordnereintrag“ auf .
Das Fenster zum Ziehen und Ablegen wird geöffnet.
Ziehen Sie eine Datei von einem Standort, wie beispielsweise Ihrem Desktop, und legen Sie sie auf dem Ordnersymbol im Fenster zum Ziehen und Ablegen ab.
Das Dokument wird als eine neue Version des vorhandenen Dateieintrags hinzugefügt. Ältere Versionen werden in der Registerkarte des Eintrags angezeigt.
Wenn Sie neue Versionen einer Datei erstellen, beobachtet Vibe standardmäßig die Versionen mit untergeordneten Versionsnummern. Zum Beispiel 1.0, 1.1, 1.2 und so weiter. Sie können die Hauptversionsnummer der zuletzt erstellten Version einer Datei hochstufen. Beispiel: Version 1.2 wird zu Version 2.0.
Wenn der Ordner wie unter Automatisches Löschen älterer Dateiversionen, die die zulässige maximale Anzahl überschreiten
im Abschnitt Verwalten von Ordnern
im Novell Vibe 3.2-Handbuch für Fortgeschrittene beschrieben so konfiguriert wurde, dass alte Dateiversionen automatisch gelöscht werden, kann das Löschen einer Version verhindert werden, indem eine untergeordnete Version einer Datei zu einer übergeordneten Version hochgestuft wird.
So stufen Sie die Hauptversionsnummer einer Datei hoch:
Navigieren Sie zu dem Eintrag mit der Datei, für die die Hauptversionsnummer hochgestuft werden soll, und öffnen Sie ihn.
(Bedingt) Wenn es sich bei der Datei, für die die Hauptversionsnummer hochgestuft werden soll, um eine Anlage handelt, klicken Sie auf die Registerkarte .
Dateien, die keine Anlagen sind, können nur in Dateiordnern enthalten sein.
Klicken Sie neben der Datei, für die die Hauptversionsnummer hochgestuft werden soll, auf > .
Die Seite „Hauptversionsnummer hochstufen“ wird angezeigt.
Klicken Sie auf .
Navigieren Sie zu dem Eintrag mit der Datei, für die auf eine frühere Version zugegriffen werden soll, und öffnen Sie ihn.
Klicken Sie auf die Registerkarte .
Alle vorher gespeicherten Versionen der einzelnen mit dem Eintrag verknüpften Dateien sind in umgekehrt chronologischer Reihenfolge aufgeführt. Vibe zeigt Informationen an wie das Datum, die Dateigröße sowie die Person, die die Datei bearbeitet hat.
Sie können eine ältere Version einer Datei auf die aktuelle Version hochstufen. Die aktuelle Version ist die Hauptdatei im Dateieintrag. Weitere Versionen befinden sich unterhalb der Hauptversion in der Registerkarte .
Navigieren Sie zu dem Eintrag, in dem sich die Dateiversion befindet, die auf die aktuelle Version hochgestuft werden soll, und öffnen Sie ihn.
Klicken Sie auf die Registerkarte .
Klicken Sie neben der Dateiversion, die auf die aktuelle Version hochgestuft werden soll, auf > und klicken Sie anschließend auf .
Sie können den gesamten Eintrag auf eine frühere Version zurücksetzen (wie den Titel und die Beschreibung des Eintrags), wie unter Abschnitt 7.14.3, Zurücksetzen eines Eintrags auf eine frühere Version beschrieben.
WICHTIG:Dateien und Dateiversionen, die auf der Vibe-Site gelöscht werden, können nicht wiederhergestellt werden.
Navigieren Sie zu dem Eintrag mit der Datei, für die auf eine frühere Version zugegriffen werden soll, und öffnen Sie ihn.
Klicken Sie auf die Registerkarte .
Alle vorher gespeicherten Versionen der einzelnen mit dem Eintrag verknüpften Dateien sind in umgekehrt chronologischer Reihenfolge aufgeführt. Vibe zeigt Informationen an wie das Datum, die Dateigröße sowie die Person, die die Datei bearbeitet hat.
Wählen Sie zum gleichzeitigen Löschen mehrerer Versionen die Dateiversionen aus, die Sie löschen möchten, und klicken Sie dann auf .
Alternativ:
Klicken Sie zum Löschen einer einzelnen Version neben der Version, die Sie löschen möchten, auf und klicken Sie dann auf .
Klicken Sie auf , um den Löschvorgang zu bestätigen.
Wenn Sie Eigentümer eines Ordners oder Arbeitsbereichs sind, können Sie eine maximale Anzahl Versionen festlegen, die für jede Datei zulässig ist. Weitere Informationen finden Sie unter Beschränken von Dateiversionen für Ordner und Arbeitsbereiche durch Konfigurieren der automatischen Löschung
im Novell Vibe 3.2-Handbuch für Fortgeschrittene.