4.3 Verwalten eines Team-Arbeitsbereichs
Team-Arbeitsbereiche unterstützen Sie und Ihr Team bei der gemeinsamen Bewältigung von Aufgaben und dem gemeinsamen Erreichen von Zielen.
Als Eigentümer eines Arbeitsbereichs sind Sie der Hauptverantwortliche für die Arbeitsbereichsverwaltung. Sie können andere Container für Informationen erstellen (Unter-Arbeitsbereiche und Ordner), über die Zugriffssteuerungen festlegen, welche Personen welche Aufgaben im Arbeitsbereich ausführen können, und erste Inhalte bereitstellen, die den Teammitgliedern den Einstieg erleichtern sollen.
4.3.1 Erstellen eines Team-Arbeitsbereichs
Standardmäßig verfügt jeder Benutzer von Micro Focus Vibe über die erforderlichen Rechte zum Erstellen eines Team-Arbeitsbereichs.
Team-Arbeitsbereiche sind der häufigste Arbeitsbereichstyp. Sie erleichtern das Erfüllen von Team-Zielen, indem sie es den Teammitgliedern ermöglichen, rasch Dateien freizugeben, Ideen mitzuteilen und effizienter und effektiver zusammenzuarbeiten.
Mit Vibe können Sie einen Team-Arbeitsbereich mit hoher Sichtbarkeit im Verzeichnis „Team-Arbeitsbereiche“ erstellen. Alternativ können Sie einen eingebetteten Team-Arbeitsbereich erstellen, also einen Team-Arbeitsbereich innerhalb eines bestehenden Team-Arbeitsbereichs.
Erstellen eines Team-Arbeitsbereichs mit hoher Sichtbarkeit
Wenn Ihr Team-Arbeitsbereich eine hohe Sichtbarkeit aufweisen und leicht im Arbeitsbereichsbaum zu finden sein soll, sollten Sie ihn im Verzeichnis „Team-Arbeitsbereiche“ erstellen. Eine Beschreibung hierzu finden Sie unter Erstellen eines Team-Arbeitsbereichs.
Erstellen eines Team-Arbeitsbereichs innerhalb eines bestehenden Arbeitsbereichs
In Vibe können Sie eingebettete Arbeitsbereiche erstellen, d. h. Arbeitsbereiche innerhalb von anderen Arbeitsbereichen. Sie können einen Team-Arbeitsbereich innerhalb jedes bestehenden Arbeitsbereichs erstellen, für den Sie über die entsprechenden Rechte verfügen.
Diese Vorgehensweise ist sinnvoll, wenn Ihnen eine hohe Sichtbarkeit im Arbeitsverzeichnisbaum nicht wichtig ist und wenn der Arbeitsbereich, den Sie erstellen möchten, hauptsächlich aus Mitgliedern besteht, die bereits zu einem bestimmten Arbeitsbereich gehören.
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Navigieren Sie zu dem Arbeitsbereich, in dem der neue Team-Arbeitsbereich erstellt werden soll.
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Klicken Sie neben dem Titel des Arbeitsbereichs auf das Symbol
und dann auf .
Die Seite „Neuer Arbeitsbereich“ wird geöffnet.
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Wählen Sie im Abschnitt die Option .
Sie können auch Basis-Arbeitsbereiche, Arbeitsbereiche zur Projektverwaltung und Diskussions-Arbeitsbereiche erstellen.
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Legen Sie die folgenden Werte fest:
Arbeitsbereichstitel: Geben Sie einen Titel für den Arbeitsbereich an.
Arbeitsbereich: Wählen Sie aus.
Teammitglieder: Geben Sie die Teammitglieder an.
Sie können einzelne Benutzer oder ganze Gruppen angeben oder Namen hinzufügen, die sich in der Zwischenablage befinden.
Alternativ können Sie auf klicken. Damit wird eine Liste aller Mitglieder des Team-Arbeitsbereichs angezeigt, in dem Sie den neuen Team-Arbeitsbereich erstellen. Wählen Sie die Namen der Benutzer aus, die Sie in Ihren neuen Team-Arbeitsbereich aufnehmen möchten.
Arbeitsbereichsordner: Wählen Sie die Ordner aus, die der Arbeitsbereich enthalten soll.
Sie können auch später noch jederzeit weitere Ordner hinzufügen.
Informationen zum Hinzufügen von Ordnern zu einem bestehenden Arbeitsbereich finden Sie unter Hinzufügen weiterer Ordner zu einem Arbeitsbereich.
Mitteilung: (Optional) Aktivieren Sie das Kontrollkästchen, und geben Sie dann eine Nachricht in das Feld ein.
Diese Nachricht informiert Teammitglieder über das Vorhandensein des Arbeitsbereichs. Außerdem kann hier der Zweck des Arbeitsbereichs erläutert werden.
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Klicken Sie auf , um den neuen Arbeitsbereich zu erstellen.
4.3.2 Hinzufügen weiterer Teammitglieder zum Arbeitsbereich
Nach dem Erstellen des Arbeitsbereichs können Sie weitere Vibe-Benutzer hinzufügen, die in Ihr Team aufgenommen werden müssen.
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Navigieren Sie zu dem Arbeitsbereich, zu dem die zusätzlichen Teammitglieder hinzugefügt werden sollen.
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Klicken Sie neben dem Titel des Ordners auf das Symbol
und dann auf .
Die Seite „Teammitglieder hinzufügen oder löschen“ wird geöffnet.
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(Bedingt.) Wenn für den betreffenden Arbeitsbereich zurzeit die Teammitgliedschaft aus einem übergeordneten Ordner übernommen (ererbt) wird, klicken Sie auf .
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Geben Sie im Feld die Namen der einzelnen Benutzer an, die in das Team aufgenommen werden sollen.
Sie können auch im Feld ganze Gruppen angeben oder durch Klicken auf Namen aus der Zwischenablage hinzufügen.
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Klicken Sie auf .
Sie können die neuen Teammitglieder über den Arbeitsbereich informieren. Anweisungen hierzu finden Sie unter Senden von Emails an Teammitglieder und Ankündigen der Erstellung eines Arbeitsbereichs.
4.3.3 Senden von Emails an Teammitglieder und Ankündigen der Erstellung eines Arbeitsbereichs
In Vibe können Sie Email-Nachrichten an das gesamte Team versenden. Diese Funktion dient außerdem dazu, Mitglieder, die nach der Erstellung des Arbeitsbereichs zum Team hinzustoßen, über den Arbeitsbereich zu informieren.
So senden Sie Emails an Teammitglieder:
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Navigieren Sie zum Team-Arbeitsbereich.
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Klicken Sie neben dem Titel des Arbeitsbereichs auf das Symbol
und dann auf .
Die Seite „Email senden“ wird angezeigt.
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Füllen Sie die entsprechenden Felder aus.
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Klicken Sie auf .
4.3.4 Anzeigen von Teammitgliedern
Anzeigen von Teammitgliedern von jeder beliebigen Seite innerhalb des Arbeitsbereichs
Sie können die Mitglieder des Teams von jedem beliebigen Ordner im Arbeitsbereich aus anzeigen:
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Klicken Sie auf einer beliebigen Seite im Arbeitsbereich neben dem Ordnertitel auf das Symbol
und dann auf .
Anzeigen von Teammitgliedern in einem Zubehörelement auf der Startseite des Arbeitsbereichs
Zubehörelemente sind Abschnitte mit zusammenfassenden Informationen oben in Arbeitsbereichen und Ordnern.
Standardmäßig beinhaltet Vibe ein Zubehörelement für Teammitgliedschaften auf der Startseite des Arbeitsbereichs. In diesem Zubehörelement werden alle Teammitglieder angezeigt.