4.1 Allgemeine Arbeitsbereichsverwaltung

Dieser Abschnitt enthält Informationen zu Aufgaben, die für alle Arbeitsbereichstypen gelten.

4.1.1 Erstellen eines neuen Arbeitsbereichs

Mit Micro Focus Vibe können Sie in jedem Arbeitsbereich, für den Sie über die entsprechenden Rechte verfügen, neue Arbeitsbereiche erstellen.

  1. Navigieren Sie zu dem Arbeitsbereich, in dem der neue Arbeitsbereich erstellt werden soll.

  2. Klicken Sie neben dem Titel des Arbeitsbereichs auf das Symbol Konfigurieren und dann auf Neuer Arbeitsbereich.

    Die Seite „Neuer Arbeitsbereich“ wird angezeigt.

  3. Geben Sie die erforderlichen Informationen für die Seite an.

    Arbeitsbereichstitel: Geben Sie einen Titel für den Arbeitsbereich an.

    Wenn Sie dieses Feld leer lassen, erhält der Arbeitsbereich den Titel Arbeitsbereich.

    Arbeitsbereich: Wählen Sie den gewünschten Typ für den zu erstellenden Arbeitsbereich aus.

    Füllen Sie alle weiteren Informationsfelder aus, die angezeigt werden sollen, wenn Sie den Arbeitsbereichstyp auswählen.

    Teammitglieder: (Bedingt.) Dieser Abschnitt wird nur beim Erstellen von Team-Arbeitsbereichen angezeigt. In diesem Abschnitt können Sie Benutzer und Gruppen angeben, die Sie als Mitglieder Ihres Team-Arbeitsbereichs aufnehmen möchten.

    Arbeitsbereichsordner: In diesem Abschnitt können Sie die Ordner auswählen, die im Arbeitsbereich enthalten sein sollen.

    Mitteilung: (Optional.) Erstellen Sie eine Mitteilungsnachricht, die an alle Teammitglieder versendet werden soll.

    Wenn Sie keinen Team-Arbeitsbereich erstellen, wird diese Nachricht an alle Teammitglieder des übergeordneten Arbeitsbereichs versendet.

  4. Klicken Sie auf OK.

4.1.2 Freigeben eines Arbeitsbereichs

Informationen über das Freigeben von Arbeitsbereichen in Vibe finden Sie unter Abschnitt 3.0, Freigeben von Einträgen, Ordnern und Arbeitsbereichen.

4.1.3 Ändern eines Arbeitsbereichs

Nach der Erstellung eines Arbeitsbereichs können Sie den Titel und die Beschreibung des Arbeitsbereichs sowie das Symbol für den Arbeitsbereich ändern und Anhänge zum Arbeitsbereich hochladen.

  1. Navigieren Sie zu dem Arbeitsbereich, der geändert werden soll.

  2. Klicken Sie neben dem Titel des Arbeitsbereichs auf das Symbol Konfigurieren und dann auf Arbeitsbereich bearbeiten.

  3. Ändern Sie den Arbeitsbereich nach Bedarf und klicken Sie dann auf OK.

4.1.4 Löschen von Arbeitsbereichen

WICHTIG:Nach dem Löschen eines Arbeitsbereichs können der Arbeitsbereich und alle darin enthaltenen Ordner und Einträge nicht mehr wiederhergestellt werden. Sie werden endgültig von der Vibe-Site gelöscht.

  1. Navigieren Sie zu dem Arbeitsbereich, der gelöscht werden soll.

  2. Klicken Sie neben dem Titel des Arbeitsbereichs auf das Symbol Konfigurieren und dann auf Arbeitsbereich löschen.

    Das Dialogfeld „Löschen“ wird angezeigt.

  3. (Bedingt) Um den Arbeitsbereich in den Papierkorb zu verschieben, wählen Sie In den Papierkorb verschieben aus und klicken Sie dann auf OK.

    Bei der Auswahl dieser Option wird der Arbeitsbereich vom aktuellen Speicherort entfernt, jedoch nicht dauerhaft aus dem Vibe-System gelöscht. Sie können den Arbeitsbereich wie unter Wiederherstellen eines Arbeitsbereichs aus dem Papierkorb beschrieben zurückholen.

  4. (Bedingt) Um den Arbeitsbereich dauerhaft zu löschen, wählen Sie Löschen aus.

    WICHTIG:Gelöschte Elemente können nicht wiederhergestellt werden.

  5. (Bedingt) Wenn der Arbeitsbereich gespiegelte Ordner enthält, können Sie festlegen, dass die Ursprungsdateien des Ordners und außerdem alle Unterordner der gespiegelten Ordner gelöscht werden sollen.

    Weitere Informationen zum Arbeiten mit gespiegelten Ordnern finden Sie im Abschnitt Working with Mirrored Folders (Arbeiten mit gespiegelten Ordnern) im Micro Focus Vibe 4.0.6 Advanced User Guide (Micro Focus Vibe 4.0.6-Handbuch für fortgeschrittene Benutzer).

  6. Klicken Sie auf OK.

4.1.5 Wiederherstellen eines Arbeitsbereichs aus dem Papierkorb

In Vibe können Sie einen zuvor in den Papierkorb verschobenen Arbeitsbereich an seinem vorherigen Standort wiederherstellen.

  1. Navigieren Sie zum Arbeitsbereich, in dem sich der Arbeitsbereich befand, bevor er in den Papierkorb verschoben wurde.

    Wenn Sie beispielsweise einen Team-Arbeitsbereich wiederherstellen möchten, der sich im Verzeichnis Team-Arbeitsbereiche befunden hat, navigieren Sie zum Verzeichnis Team-Arbeitsbereiche.

    TIPP:Wenn Sie sämtliche in den Papierkorb verschobenen Objekte in der Vibe-Site sehen möchten, navigieren Sie zum Arbeitsbereich der obersten Ebene. (Standardmäßig ist dies das Verzeichnis Persönlicher Arbeitsbereich.)

  2. Klicken Sie im Navigationsbereich auf den Ordner Papierkorb.

    oder

    Klicken Sie in der Aktionssymbolleiste auf Anzeigen > Papierkorb anzeigen.

    Die Seite „Papierkorb“ zeigt alle Arbeitsbereiche, Ordner und Einträge, die im oder unterhalb des aktuellen Arbeitsbereichs gelöscht wurden. Getilgte Elemente werden nicht angezeigt, weil sie nicht wiederhergestellt werden können.

  3. Markieren Sie den Arbeitsbereich, den Sie wiederherstellen möchten. Markieren Sie darüber hinaus alle Ordner, die im Arbeitsbereich enthalten waren, die Sie ebenfalls wiederherstellen möchten.

  4. Klicken Sie auf Wiederherstellen.

    Der Arbeitsbereich und alle ausgewählten Ordner werden am vorherigen Speicherort wiederhergestellt.

Weitere Informationen über das Zurückholen finden Sie unter Restoring Items from the Trash (Wiederherstellen von Elementen aus dem Papierkorb) im Micro Focus Vibe 4.0.6 Advanced User Guide (Micro Focus Vibe 4.0.6-Handbuch für fortgeschrittene Benutzer).

4.1.6 Kopieren von Arbeitsbereichen

HINWEIS:Beim Kopieren eines Arbeitsbereichs werden nur die Elemente (Arbeitsbereiche, Ordner und Einträge) im Arbeitsbereich kopiert, für die Sie über die entsprechenden Rechte verfügen. Nachdem der Arbeitsbereich an den neuen Speicherort kopiert wurde, übernimmt er die gleichen Zugriffsrechte wie der Arbeitsbereich, in den er kopiert wurde.

  1. Navigieren Sie zu dem Arbeitsbereich, der kopiert werden soll.

  2. Klicken Sie neben dem Titel des Arbeitsbereichs auf das Symbol Konfigurieren und dann auf Arbeitsbereich kopieren.

    Die Seite „Arbeitsbereich kopieren“ wird angezeigt.

  3. Beginnen Sie, im Feld Zielordner den Namen des Arbeitsbereichs einzugeben, in den der Arbeitsbereich kopiert werden soll. Klicken Sie dann auf den Namen, sobald er in der Dropdown-Liste angezeigt wird.

    Alternativ:

    Klicken Sie auf das Symbol Durchsuchen neben dem Feld Zielordner und wählen Sie den Arbeitsbereich, in den Sie den Arbeitsbereich kopieren möchten, durch Durchsuchen aus.

  4. Klicken Sie auf OK.

4.1.7 Verschieben von Arbeitsbereichen

In Vibe können Sie einen Arbeitsbereich in jeden beliebigen Ordner oder Arbeitsbereich verschieben, für den Sie über die entsprechenden Rechte verfügen.

  1. Navigieren Sie zu dem Arbeitsbereich, der verschoben werden soll.

  2. Klicken Sie neben dem Titel des Arbeitsbereichs auf das Symbol Konfigurieren und dann auf Arbeitsbereich verschieben.

    Die Seite „Arbeitsbereich verschieben“ wird angezeigt.

  3. Beginnen Sie, im Feld Zielordner den Namen des Arbeitsbereichs einzugeben, in den der Arbeitsbereich verschoben werden soll. Klicken Sie dann auf den Namen, sobald er in der Dropdown-Liste angezeigt wird.

    Alternativ:

    Klicken Sie auf das Symbol Durchsuchen neben dem Feld Zielordner und wählen Sie den Arbeitsbereich, in den Sie den Arbeitsbereich verschieben möchten, durch Durchsuchen aus.

  4. Klicken Sie auf OK.

4.1.8 Hinzufügen von Unter-Arbeitsbereichen

Vibe ermöglicht die Erstellung von Unter-Arbeitsbereichen innerhalb von bestehenden Arbeitsbereichen.

  1. Navigieren Sie zu dem Arbeitsbereich, zu dem Sie den Unter-Arbeitsbereich hinzufügen möchten.

  2. Klicken Sie neben dem Titel des Arbeitsbereichs auf das Symbol Konfigurieren und dann auf Neuer Arbeitsbereich.

    Die Seite „Neuer Arbeitsbereich“ wird angezeigt.

  3. Geben Sie die Informationen an.

    Arbeitsbereichstitel: Geben Sie einen Titel für den Arbeitsbereich an.

    Wenn Sie dieses Feld leer lassen, erhält der Arbeitsbereich den Titel Arbeitsbereich.

    Teammitglieder: (Bedingt.) Dieser Abschnitt wird nur beim Erstellen von Team-Arbeitsbereichen angezeigt. In diesem Abschnitt können Sie Benutzer und Gruppen angeben, die Sie als Mitglieder Ihres Team-Arbeitsbereichs aufnehmen möchten.

    Arbeitsbereich: Wählen Sie den gewünschten Typ für den zu erstellenden Arbeitsbereich aus.

    Füllen Sie alle weiteren Informationsfelder aus, die angezeigt werden sollen, wenn Sie den Arbeitsbereichstyp auswählen.

    Arbeitsbereichsordner: In diesem Abschnitt können Sie die Ordner auswählen, die im Arbeitsbereich enthalten sein sollen.

    Mitteilung: (Optional.) Erstellen Sie eine Mitteilungsnachricht, die an alle Teammitglieder versendet werden soll.

    Wenn Sie keinen Team-Arbeitsbereich erstellen, wird diese Nachricht an alle Teammitglieder des übergeordneten Arbeitsbereichs versendet.

  4. Klicken Sie auf OK.

4.1.9 Hinzufügen weiterer Ordner zu einem Arbeitsbereich

In Vibe können Sie jederzeit weitere Ordner zu Ihrem Arbeitsbereich hinzufügen.

  1. Navigieren Sie zu dem Arbeitsbereich, in dem die neuen Ordner hinzugefügt werden sollen.

  2. Klicken Sie neben dem Titel des Arbeitsbereichs auf das Symbol Konfigurieren und dann auf Neuer Ordner.

    Die Seite „Neuer Ordner“ wird angezeigt.

  3. Legen Sie die folgenden Werte fest:

    Ordnertitel: Geben Sie einen Titel für den Ordner an.

    Wenn Sie keinen Titel angeben, erhält der Ordner den Standard-Ordnernamen. So erhält beispielsweise ein Diskussionsordner den Namen Diskussion.

    Ordner: Wählen Sie den gewünschten Typ für den zu erstellenden Ordner aus.

  4. Klicken Sie auf OK.

4.1.10 Generieren von Aktivitätsberichten für einen Arbeitsbereich

In Vibe können Sie Berichte über die Aktivitäten generieren, die in einem bestimmten Arbeitsbereich stattgefunden haben.

  1. Navigieren Sie zu dem Arbeitsbereich, für den Sie den Aktivitätsbericht generieren möchten.

  2. Klicken Sie auf Anzeigen > Aktivitätsbericht.

    Die Seite „Ordneraktivität“ wird angezeigt.

  3. Legen Sie die folgenden Werte fest:

    Bericht über Aktivität zwischen: Wählen Sie den Datumsbereich aus, für den der Aktivitätsbericht generiert werden soll.

    Bericht über Arbeitsbereichs- oder Ordneraktivität: Wählen Sie diese Option aus, um zu ermitteln, wie viele Vorgänge zum Anzeigen, Hinzufügen, Ändern und Löschen in dem betreffenden Ordner durchgeführt wurden. Sie können einen neuen Bericht für die folgenden Benutzerkategorien erstellen:

    • Teammitglieder: Zeigt nur die Aktivitäten einzelner Teammitglieder im Arbeitsbereich an.

    • Alle Benutzer: Zeigt die Aktivitäten aller Vibe-Benutzer im Arbeitsbereich an. Diese Option zeigt die Namen der einzelnen Benutzer an, die im Arbeitsbereich irgendwelche Aktionen ausgeführt haben.

    • Zusammenfassung: Zeigt eine Zusammenfassung aller Aktivitäten an, die im Arbeitsbereich ausgeführt wurden. Mit dieser Option werden keine einzelnen Benutzer aufgelistet.

    Bericht über Workflow-Status erstellen: Wählen Sie diese Option aus, um die Aktivität eines Workflows anzuzeigen. Sie können die anzuzeigenden Elemente auswählen: die durchschnittliche Zeitdauer, die der Workflow in jedem Status verbracht hat, oder die Anzahl der Einträge, die sich zurzeit in einem bestimmten Status befinden.

    Ordner für Berichterstellung auswählen: Wählen Sie die Ordner aus, für die der Aktivitätsbericht erstellt werden soll. Wenn Sie den Arbeitsbereich auswählen, generiert Vibe einen Aktivitätsbericht, der sich auf alle Ordner im Arbeitsbereich erstreckt.

  4. Klicken Sie auf OK.

    Vibe startet den Bericht in einer Kalkulationstabelle. Informationen zu den Spalten in dieser Kalkulationstabelle finden Sie unter Generieren von Aktivitätsberichten.

4.1.11 Konfigurieren von Freigaberechten für einen Arbeitsbereich

Standardmäßig sind Arbeitsbereiche außerhalb der persönlichen Arbeitsbereiche der Benutzer so konfiguriert, dass ihr Inhalt nicht freigegeben werden kann. Wenn Sie zulassen möchten, dass Benutzer Inhalte eines Arbeitsbereichs freigeben können, müssen Sie den Arbeitsbereich entsprechend konfigurieren.

So konfigurieren Sie Freigaberechte für einen Arbeitsbereich:

  1. Navigieren Sie zu dem Arbeitsbereich, in dem Sie Freigaberechte konfigurieren möchten.

  2. Klicken Sie neben dem Titel des Arbeitsbereichs auf das Symbol Konfigurieren und dann auf Freigaberechte für den Arbeitsbereich.

    Das Dialogfeld zum Festlegen von Freigaberechten für den Arbeitsbereich wird angezeigt.

    Wählen Sie Zulassen neben den Freigaberechten aus, die Sie für alle ausgewählten Arbeitsbereiche erteilen möchten. Wählen Sie Löschen neben allen Freigaberechten aus, die Sie nicht erteilen möchten.

    Die folgenden Freigaberechte stehen zur Auswahl:

    Interne Benutzer: Die Benutzer können Elemente für interne Benutzer freigeben.

    Externe Benutzer: Die Benutzer können Elemente für externe Benutzer außerhalb des Unternehmens freigeben.

    Externe Benutzer außerhalb des Unternehmens erhalten eine Email-Benachrichtigung mit einem Link zum freigegebenen Element und können sich an der Vibe-Site anmelden. Weitere Informationen finden Sie unter Freigeben für Personen außerhalb des Unternehmens.

    Öffentlich: Die Benutzer können Elemente öffentlich verfügbar machen. Dies bedeutet, dass eine beliebige Person, die über die richtige URL zum freigegebenen Element verfügt, auf das freigegebene Element zugreifen kann. Eine Anmeldung an der Vibe-Site ist nicht erforderlich.

    Diese Funktion muss zuvor vom Vibe-Administrator aktiviert worden sein.

    Dateilink: Die Benutzer können einen Link zu einer Datei in Vibe freigeben. Jeder Benutzer, der über den Link verfügt, kann auf die Datei zugreifen. Die Datei wird jedoch nicht im Bereich „Öffentlich“ angezeigt. Nur Benutzer mit direktem Zugriff auf den Link können auf die Datei zugreifen.

    Weitere Informationen zu Dateilinks finden Sie unter Verteilen eines Links zu einer Datei.

    Erneute Freigabe von gewährten Rechten zulassen: Wenn Benutzer eine Datei oder einen Ordner freigeben, können Sie den Benutzern, für die das Element freigegeben wird, die Möglichkeit geben, die Datei bzw. den Ordner wiederum für andere Personen freizugeben. Der Benutzer, für den das Element freigegeben wird, kann eine Datei nur dann für weitere Benutzer freigeben, wenn er über die entsprechenden Verwaltungsrechte zum Freigeben der Datei oder des Ordners verfügt.

    WICHTIG:Beachten Sie Folgendes bei der Auswahl dieser Option: Wenn die Zugriffsrechte eines Benutzers auf ein Element entfernt werden, entfernt dies nicht die Zugriffsrechte der weiteren Benutzer, für die das Element erneut freigegeben wurde.

    Beispiel: Benutzer A gibt ein Element für Benutzer B frei und erteilt ihm das Recht zur erneuten Freigabe. Benutzer B gibt das Element dann für Benutzer C frei. Wenn Benutzer A nun die Zugriffsrechte von Benutzer B auf das Element widerruft, hat Benutzer C dennoch weiterhin Zugriff auf das freigegebene Element.

4.1.12 Definieren einer benutzerfreundlichen URL für einen Arbeitsbereich oder Ordner

Eine benutzerfreundliche URL für Ihren Arbeitsbereich oder Ordner kann anderen die Navigation zum Arbeitsbereich oder Ordner erleichtern.

  1. Navigieren Sie zu dem Arbeitsbereich, für den Sie die URL festlegen möchten.

  2. Klicken Sie neben dem Titel des Arbeitsbereichs auf das Symbol Konfigurieren und dann auf Ansichten, URLs und Steuerelemente konfigurieren.

  3. Klicken Sie auf die Registerkarte Einfache URLs und Email-Adressen.

  4. Wählen Sie im Abschnitt Einfache URLs für diesen Ordner oder Arbeitsbereich definieren eines der vordefinierten globalen Schlüsselwörter aus der Dropdown-Liste URL definieren aus.

    Wenn Sie nicht Administrator der Website sind, muss Ihre URL mit einem dieser vordefinierten globalen Schlüsselwörter beginnen.

  5. Geben Sie im angezeigten Feld die gewünschte URL für den Ordner bzw. Arbeitsbereich ein.

  6. Klicken Sie auf Hinzufügen > Schließen.

Zum Löschen einer definierten URL wählen Sie die URL im Abschnitt Zurzeit definierte URLs aus und klicken Sie dann auf Ausgewählte URLs löschen.

Durch die Definition einer benutzerfreundlichen URL für einen Ordner können Benutzer Ordnereinträge auch per Email an einen Ordner senden. Eine Beschreibung hierzu finden Sie unter Einrichten eines Ordners zum Empfang von Einträgen per Email.

4.1.13 Festlegen einer Datenquote für einen Arbeitsbereich

Der Vibe-Administrator kann Ihnen die Erlaubnis dafür erteilen, eigene Datenquoten für Ihre Arbeitsbereiche und Ordner festzulegen. Weitere Informationen finden Sie im Abschnitt Setting a Data Quota for Workspaces and Folders (Festlegen einer Datenquote für Arbeitsbereiche und Ordner) im Micro Focus Vibe 4.0.6 Advanced User Guide (Micro Focus Vibe 4.0.6-Handbuch für fortgeschrittene Benutzer).

4.1.14 Anpassen der Arbeitsbereichsansicht

In Vibe können Sie das Layout Ihres Arbeitsbereichs anpassen. Weitere Informationen finden Sie unter Creating Custom Workspace Views (Erstellen benutzerdefinierter Arbeitsbereichsansichten) im Micro Focus Vibe 4.0.6 Advanced User Guide (Micro Focus Vibe 4.0.6-Handbuch für fortgeschrittene Benutzer).

4.1.15 Branding von Arbeitsbereichen

Das Branding eines Arbeitsbereichs ist eine gute Möglichkeit, Individualität und Wiedererkennbarkeit des Arbeitsbereichs zu erhöhen. Wenn Sie durch Branding dem Arbeitsbereich eine Marke zuweisen, wird diese Marke auch auf alle Unter-Arbeitsbereiche und Unterordner angewendet.

Weitere Informationen zum Branding finden Sie unter Branding a Folder or Workspace (Branding von Ordnern und Arbeitsbereichen) im Micro Focus Vibe 4.0.6 Advanced User Guide (Micro Focus Vibe 4.0.6-Handbuch für fortgeschrittene Benutzer).

4.1.16 Anzeigen von YouTube-Videos in einem Arbeitsbereich

In diesem Abschnitt wird beschrieben, wie Sie YouTube-Videos im Abschnitt Beschreibung des Arbeitsbereichs anzeigen können. Informationen dazu, wie YouTube-Videos im Abschnitt Branding eines Arbeitsbereichs angezeigt werden, finden Sie unter Branding a Folder or Workspace (Branding von Ordnern oder Arbeitsbereichen) im Micro Focus Vibe 4.0.6 Advanced User Guide (Micro Focus Vibe 4.0.6-Handbuch für fortgeschrittene Benutzer).

So zeigen Sie ein YouTube-Video im Abschnitt Beschreibung eines Arbeitsbereichs an:

  1. Navigieren Sie zu dem Ordner, in dem Sie das YouTube-Video anzeigen möchten.

  2. Klicken Sie neben dem Titel des Ordners auf das Symbol Konfigurieren und dann auf Arbeitsbereich bearbeiten.

  3. Klicken Sie in den Abschnitt Beschreibung und dann auf Einfügen > Media (Medien).

  4. Fügen Sie die URL des YouTube-Videos, das Sie posten möchten, auf der Registerkarte „Allgemein“ ein.

  5. Nehmen Sie in den Feldern für die Abmessungen keine Änderungen vor, wenn Sie die YouTube-Standardmaße beibehalten möchten.

  6. Klicken Sie auf OK, um das Video im Arbeitsbereich anzuzeigen.

Weitere Informationen zu den Orten, an denen YouTube-Videos in Vibe angezeigt werden können, finden Sie unter Anzeigen von YouTube-Videos in einem Ordnereintrag.