6.16 Arbeiten mit Dateien in einem Ordnereintrag

Neben der Arbeit mit Dateien in Vibe, wie in den folgenden Abschnitten beschrieben, können Sie auch das Micro Focus Vibe-Add-in sowie Micro Focus Vibe Desktop verwenden, um direkt in Microsoft Office mit Vibe-Dateien zu arbeiten oder um Vibe-Dateien mit Ihrem Desktop zu synchronisieren. Sie können Dateien erstellen, Dateien bearbeiten und vieles mehr. Weitere Informationen finden Sie in der Micro Focus Vibe-Add-in-Kurzanleitung und der Micro Focus Vibe Desktop-Kurzanleitung.

6.16.1 Erstellen eines Dateieintrags

In Micro Focus Vibe können Sie Dateieinträge in dafür vorgesehenen Dateiordnern erstellen. Das Erstellen eines Dateieintrags unterscheidet sich vom Beifügen einer Datei zu einem anderen Ordnereintragstyp. Dateieinträge in Vibe-Dateiordnern enthalten eine Primärdatei. Andere Dateien können zwar zum Dateieintrag als Anlagen hinzugefügt werden, es gibt jedoch nur eine Primärdatei.

Dateieinträge können auf verschiedene Weise erstellt werden:

6.16.2 Anfügen von Dateien an einen Ordnereintrag

Vibe bietet verschiedene Alternativen zum Hinzufügen von Anlagen zu einem Eintrag.

Ziehen und Ablegen von Dateien

Sie können einem Eintrag Dateien als Anlagen anhängen, indem Sie die Dateien mit der Maus von einem anderen Ort auf den Eintrag ziehen.

  1. Navigieren Sie zu dem Eintrag, an den die Datei angehängt werden soll, und öffnen Sie ihn.

  2. Klicken Sie auf die Registerkarte Anlagen.

  3. Klicken Sie auf Dateien ziehen und ablegen.

    Das Dialogfeld „Dateien ziehen und ablegen“ wird angezeigt.

  4. Ziehen Sie die Datei, die heraufgeladen werden soll, und legen Sie sie auf dem Ordnersymbol im Dialogfeld „Dateien ziehen und ablegen“ ab.

    Vibe zeigt ein Symbol mit einem sich öffnenden und wieder schließenden Ordner an, um anzugeben, dass die auf das Symbol abgelegten Dateien als Anlagen hochgeladen werden.

Sie können auch Dateien in das Ordnersymbol kopieren und einfügen.

Anhängen einer einzelnen Datei als Anlage

  1. Navigieren Sie zu dem Eintrag, an den die Datei angehängt werden soll, und öffnen Sie ihn.

  2. Klicken Sie auf die Registerkarte Anlagen.

  3. Klicken Sie auf Einzelne Datei hochladen.

    Das Dialogfeld „Einzelne Datei hochladen“ wird angezeigt.

  4. Klicken Sie auf Datei wählen und wählen Sie die anzuhängende Datei aus.

  5. Klicken Sie auf OK.

6.16.3 Anzeigen von Dateien im schreibgeschützten Modus

In Vibe können Sie die mit einem Eintrag verknüpften Dateien bequem anzeigen. Die Verknüpfung von Dateien kann auf zwei Arten erfolgen:

  • Dateien können mit einem Eintrag verknüpft werden.

  • Dateien können eine Primärdatei für den Eintrag sein.

    Primärdateien können nur in Einträgen in Dateiordnern vorhanden sein.

In den folgenden Abschnitten wird beschrieben, wie Dateien in einem Texteditor bzw. im HTML-Format angezeigt werden können:

Anzeigen einer Datei in einem Texteditor

Wenn Sie eine Datei in einem Texteditor anzeigen, wird die Datei im schreibgeschützten Modus geöffnet.

  1. Navigieren Sie zu dem Eintrag mit der Datei, die angezeigt werden soll, und öffnen Sie ihn.

  2. (Bedingt) Wenn die Datei, die angezeigt werden soll, eine Anlage ist, klicken Sie auf die Registerkarte Anlagen.

    Dateien, die keine Anlagen sind, können nur in Dateiordnern enthalten sein.

  3. Klicken Sie neben der anzuzeigenden Datei auf Dateiaktionen > Diese Datei anzeigen.

    oder

    Klicken Sie auf den Namen der Datei.

Anzeigen der Datei im HTML-Format

Wenn eine Datei schnell angezeigt werden soll, können Sie dies im HTML-Format tun.

Einige Dateitypen können nicht im HTML-Format angezeigt werden, wie zum Beispiel PNG, JPG, GIF und PDF.

  1. Navigieren Sie zu dem Eintrag mit der Datei, die angezeigt werden soll, und öffnen Sie ihn.

  2. (Bedingt) Wenn die Datei, die angezeigt werden soll, eine Anlage ist, klicken Sie auf die Registerkarte Anlagen.

    Dateien, die keine Anlagen sind, können nur in Dateiordnern enthalten sein.

  3. Klicken Sie neben der anzuzeigenden Datei auf Dateiaktionen > Diese Datei im HTML-Format anzeigen.

6.16.4 Bearbeiten von Dateien nach Zugriff über einen Webbrowser

Wenn Sie über einen Webbrowser auf Vibe zugreifen und LibreOffice oder Microsoft Office auf Ihrem System installiert ist, können Sie die Dateien durch Klicken auf Dateiaktionen > Diese Datei bearbeiten bearbeiten.

Es gelten folgende Anforderungen:

  • Auf der Arbeitsstation muss die neueste Version von LibreOffice oder Microsoft Office 2013 oder höher installiert sein.

  • Wenn Microsoft Office installiert ist, können Sie die Datei mit der Funktion MS URI öffnen. Dies funktioniert auf Mac- und Windows-Arbeitsstationen, sofern Microsoft Office installiert ist.

  • Wenn LibreOffice installiert ist und der Administrator die Unterstützung der alternativen Funktion Vibe URI aktiviert hat, können Sie eine Arbeitsstations-spezifische Anwendung von der Seite Anwendungsdownloads des Vibe-Servers herunterladen und installieren. Mit dieser Anwendung können Sie Dateien in Vibe öffnen, bearbeiten und speichern.

    Die Verfügbarkeit und Funktionaliät von Vibe Edit-In-Place wird von den Vibe-Administratoren gesteuert. Wenden Sie sich deshalb bei weiteren Fragen an diese.

6.16.5 Direktes Bearbeiten von Vibe-Dateien in Microsoft Office

Wenn Sie Microsoft Office unter Windows verwenden, erwägen Sie das Herunterladen und Installieren des Vibe-Add-ins für MS Office, weil dies ein besseres Bearbeitungserlebnis bietet als beim Zugriff auf die Dateien über einen Webbrowser.

Mit dem Vibe-Add-in für MS Office können Sie Dateien direkt in den MS Office-Anwendungen öffnen und bearbeiten.

Weitere Informationen zum Bearbeiten von Dateien, wenn das Vibe-Add-in installiert ist, finden Sie in der Micro Focus Vibe-Add-in-Kurzanleitung.

6.16.6 Bearbeiten von auf dem Desktop synchronisierten Dateien

Wenn Sie Vibe Desktop herunterladen und installieren und der Vibe-Administrator die Funktion zulässt, können Sie Dateien auf dem Desktop synchronisieren und genau wie andere lokale Dateien bearbeiten und anzeigen. Änderungen, die Sie vornehmen, werden mit dem Vibe-Server synchrnonisiert.

Weitere Informationen finden Sie in der Kurzanleitung für Micro Focus Vibe Desktop für Windows und in der Kurzanleitung für Micro Focus Vibe Desktop für Mac.

6.16.7 Herunterladen von Dateien

Sie können Dateien herunterladen, die mit einem Eintrag verknüpft sind. Sie können eine einzelne Datei herunterladen oder alle mit dem Eintrag verknüpften Dateien. Dateien werden in einer .zip-Datei heruntergeladen.

Herunterladen von einzelnen Dateien

  1. Navigieren Sie zu dem Eintrag mit der Datei, die heruntergeladen werden soll, und öffnen Sie ihn.

  2. Klicken Sie neben der Datei auf Dateiaktionen > Diese Datei in einer ZIP-Datei herunterladen.

Herunterladen von allen Dateien

  1. Navigieren Sie zu dem Eintrag mit den Dateien, die heruntergeladen werden sollen, und öffnen Sie ihn.

  2. Klicken Sie neben einer der Dateien im Eintrag auf Dateiaktionen > Alle Dateien herunterladen.

    oder

    Klicken Sie auf die Registerkarte Anlagen und anschließend auf Alle Dateien herunterladen.

Herunterladen von Dateien aus einem Dateiordner

  1. Navigieren Sie zu dem Dateiordner, von dem Sie Dateien herunterladen möchten.

  2. Wählen Sie die Dateien aus, die heruntergeladen werden sollen, und klicken Sie auf Weitere > Als ZIP-Datei herunterladen.

    Alternativ:

    Klicken Sie neben dem Ordnertitel auf das Symbol Konfigurieren und dann auf Alle Dateien als ZIP-Datei herunterladen.

6.16.8 Abrufen der WebDAV-URL für eine Datei

Wenn Sie die WebDAV-URL einer Datei kennen, können Sie die Datei direkt von einer Bearbeitungsanwendung wie Microsoft Office aus bzw. direkt von der Befehlszeile aus öffnen.

So rufen Sie die WebDAV-URL für eine Datei ab:

  1. Navigieren Sie zu dem Eintrag, der die Datei enthält, für die die WebDAV-URL abgerufen werden soll, und öffnen Sie ihn.

  2. (Bedingt) Wenn es sich bei der Datei, für die die WebDAV-URL abgerufen werden soll, um eine Anlage handelt, klicken Sie auf die Registerkarte Anlagen.

    Dateien, die keine Anlagen sind, können nur in Dateiordnern enthalten sein.

  3. Klicken Sie neben der Datei auf Dateiaktionen > WebDAV-URL.

    Die WebDAV-URL wird angezeigt und kann kopiert werden.

Nachdem Sie die WebDAV-URL für die Datei abgerufen haben, können Sie die URL in einem Dokumenteneditor wie Microsoft Office zum Öffnen der Datei angeben. Anleitungen dazu finden Sie in der Dokumentation für Ihren Dokumenteneditor.

6.16.9 Hinzufügen eines Hinweises zu einer Datei oder Dateiversion

Zu einer bestimmten Datei oder Version einer Datei soll möglicherweise ein Hinweis hinzugefügt werden. Dateihinweise werden auf den Registerkarten Anlagen und Dateiversionen direkt unterhalb des Dateinamens angezeigt. Durch Dateihinweise erfahren Benutzer genau, welche Inhalte die Datei enthält, ohne sie öffnen zu müssen. Sie stellen auch eine einfache Methode zur Unterscheidung der einzelnen Dateiversionen dar.

  1. Navigieren Sie zu dem Eintrag, der die angehängte Datei oder Dateiversion enthält, für die ein Hinweis erstellt werden soll, und öffnen sie ihn.

  2. (Bedingt) Wenn es sich bei der Datei, der ein Hinweis hinzugefügt werden soll, um eine Anlage handelt, klicken Sie auf die Registerkarte Anlagen.

    Dateien, die keine Anlagen sind, können nur in Dateiordnern enthalten sein.

  3. Klicken Sie neben der Datei, für die ein Hinweis hinzugefügt werden soll, auf Dateiaktionen > Dateihinweis bearbeiten.

    Die Seite „Dateihinweis hinzufügen“ wird angezeigt.

  4. Geben Sie den Hinweis an, der hinzugefügt werden soll, und klicken Sie anschließend auf OK.

6.16.10 Festlegen des Dateistatus

Wenn Sie über mehrere Versionen einer Datei verfügen, soll für die einzelnen Dateien möglicherweise ein Status festgelegt werden, um den Überblick darüber zu behalten, welche Datei die offizielle Version ist, welche Dateien nur Entwürfe sind und so weiter. Dateien können den Status Offiziell, Entwurf oder Veraltet haben.

  1. Navigieren Sie zu dem Eintrag, der die angehängte Datei oder Dateiversion enthält, für die der Dateistatus festgelegt werden soll, und öffnen Sie ihn.

  2. Klicken Sie auf die Registerkarte Dateiversionen.

  3. Klicken Sie in der Spalte Status neben der Datei, für die der Status festgelegt werden soll, auf den aktuellen Status und anschließend auf den Status, der für die Datei festgelegt werden soll.

6.16.11 Verwenden der Versionskontrolle bei Dateien

Wenn Sie eine Datei in Vibe bearbeiten, speichert Vibe die vorherige Version der Datei und macht sie für schnelles und einfaches Nachschlagen verfügbar. Dies betrifft auch die in den Dateiordnern von Vibe gespeicherten Dateien sowie alle Dateien, die als Anlagen zu einem Ordnereintrag gespeichert wurden.

Erstellen einer neuen Version einer Datei

Wenn Sie eine Datei bearbeiten und speichern, erstellt Vibe eine neue Version der Datei und speichert die alte Version. Informationen zum Bearbeiten einer Datei finden Sie unter Bearbeiten von Dateien nach Zugriff über einen Webbrowser.

Sie können auch die Funktion zum Ziehen und Ablegen verwenden, um eine neue Version einer angehängten Datei oder einer neuen Datei eines Dateieintrags in einem Dateiordner zu erstellen. Eine Beschreibung hierzu finden Sie in den folgenden Abschnitten:

Ziehen und Ablegen einer Datei zur Aktualisierung einer Anlage zu einem Dateieintrag

Beim Erstellen einer neuen Version eines bestehenden Dateieintrags muss die Datei, die gezogen und abgelegt wird, denselben Namen haben wie die vorhandene Eintragsanlage, für die eine neue Version erstellt werden soll.

  1. Navigieren Sie zu dem Eintrag, der die Dateianlage enthält, für die eine neue Version erstellt werden soll, und öffnen Sie ihn.

  2. Klicken Sie auf die Registerkarte Anlagen und anschließend auf Dateien ziehen und ablegen.

  3. Ziehen Sie eine Datei von einem Standort, wie beispielsweise Ihrem Desktop, und legen Sie sie auf dem Ordnersymbol im Fenster zum Ziehen und Ablegen ab.

    Das Dokument wird als eine neue Version der vorhandenen Dateianlage hinzugefügt. Ältere Versionen werden in der Registerkarte Dateiversionen des Eintrags angezeigt.

Ziehen und Ablegen einer Datei zur Aktualisierung der Primärdatei eines Dateieintrags

Beim Erstellen einer neuen Version einer bestehenden Datei im Ordner muss die Datei, die gezogen und abgelegt wird, denselben Namen haben wie die vorhandene Datei, für die eine neue Version erstellt werden soll.

  1. Navigieren Sie zu dem Ordner, in dem Sie die neue Version der Datei importieren möchten.

    Eine Datei mit demselben Namen muss bereits im Ordner als Dateieintrag vorhanden sein.

  2. Ziehen Sie eine Datei von einem Standort, beispielsweise Ihrem Desktop, und legen Sie sie im Ordnerbereich ab.

  3. Wenn das Dialogfeld „Dateikonflikte“ angezeigt wird, klicken Sie auf Versionsdateien.

    Das Dokument wird als eine neue Version des vorhandenen Dateieintrags hinzugefügt. Ältere Versionen werden in der Registerkarte Dateiversionen des Eintrags angezeigt.

Hochstufen der Hauptversionsnummer einer Datei

Wenn Sie neue Versionen einer Datei erstellen, beobachtet Vibe standardmäßig die Versionen mit untergeordneten Versionsnummern. Zum Beispiel 1.0, 1.1, 1.2 und so weiter. Sie können die Hauptversionsnummer der zuletzt erstellten Version einer Datei hochstufen. Beispiel: Version 1.2 wird zu Version 2.0.

Wenn der Ordner wie unter Automatically Deleting Minor File Versions That Exceed the Allowed Maximum (Automatisches Löschen älterer Dateiversionen, die die zulässige maximale Anzahl überschreiten) im Abschnitt Managing Folders (Verwalten von Ordnern) im Micro Focus Vibe 4.0.6 Advanced User Guide (Micro Focus Vibe 4.0.6-Handbuch für fortgeschrittene Benutzer) beschrieben so konfiguriert wurde, dass alte Dateiversionen automatisch gelöscht werden, kann das Löschen einer Version verhindert werden, indem eine untergeordnete Version einer Datei zu einer übergeordneten Version hochgestuft wird.

So stufen Sie die Hauptversionsnummer einer Datei hoch:

  1. Navigieren Sie zu dem Eintrag mit der Datei, für die die Hauptversionsnummer hochgestuft werden soll, und öffnen Sie ihn.

  2. (Bedingt) Wenn es sich bei der Datei, für die die Hauptversionsnummer hochgestuft werden soll, um eine Anlage handelt, klicken Sie auf die Registerkarte Anlagen.

    Dateien, die keine Anlagen sind, können nur in Dateiordnern enthalten sein.

  3. Klicken Sie neben der Datei, für die die Hauptversionsnummer hochgestuft werden soll, auf Dateiaktionen > Hauptversionsnummer hochstufen.

    Die Seite „Hauptversionsnummer hochstufen“ wird angezeigt.

  4. Klicken Sie auf OK.

Zugreifen auf eine früher gespeicherte Version einer Datei

  1. Navigieren Sie zu dem Eintrag mit der Datei, für die auf eine frühere Version zugegriffen werden soll, und öffnen Sie ihn.

  2. Klicken Sie auf die Registerkarte Dateiversionen.

    Alle vorher gespeicherten Versionen der einzelnen mit dem Eintrag verknüpften Dateien sind in umgekehrt chronologischer Reihenfolge aufgeführt. Vibe zeigt Informationen an wie das Datum, die Dateigröße sowie die Person, die die Datei bearbeitet hat.

Hochstufen einer älteren Dateiversion auf die aktuelle Version

Sie können eine ältere Version einer Datei auf die aktuelle Version hochstufen. Die aktuelle Version ist die Hauptdatei im Dateieintrag. Weitere Versionen befinden sich unterhalb der Hauptversion in der Registerkarte Dateiversionen.

  1. Navigieren Sie zu dem Eintrag, in dem sich die Dateiversion befindet, die auf die aktuelle Version hochgestuft werden soll, und öffnen Sie ihn.

  2. Klicken Sie auf die Registerkarte Eintragsverlauf.

  3. Klicken Sie neben der Dateiversion, die auf die aktuelle Version hochgestuft werden soll, auf Auf aktuell hochstufen und klicken Sie anschließend auf OK.

Sie können den gesamten Eintrag auf eine frühere Version zurücksetzen (wie den Titel und die Beschreibung des Eintrags), wie unter Zurücksetzen eines Eintrags auf eine frühere Version beschrieben.

Löschen der vorhandenen Versionen einer Datei

WICHTIG:Dateien und Dateiversionen, die auf der Vibe-Site gelöscht werden, können nicht wiederhergestellt werden.

  1. Navigieren Sie zu dem Eintrag mit der Datei, für die auf eine frühere Version zugegriffen werden soll, und öffnen Sie ihn.

  2. Klicken Sie auf die Registerkarte Dateiversionen.

    Alle vorher gespeicherten Versionen der einzelnen mit dem Eintrag verknüpften Dateien sind in umgekehrt chronologischer Reihenfolge aufgeführt. Vibe zeigt Informationen an wie das Datum, die Dateigröße sowie die Person, die die Datei bearbeitet hat.

  3. Wählen Sie zum gleichzeitigen Löschen mehrerer Versionen die Dateiversionen aus, die Sie löschen möchten, und klicken Sie dann auf Ausgewählte Versionen löschen.

    Alternativ:

    Klicken Sie zum Löschen einer einzelnen Version neben der Version, die Sie löschen möchten, auf Dateiaktionen und klicken Sie dann auf Diese Version löschen.

  4. Klicken Sie auf OK, um den Löschvorgang zu bestätigen.

Festlegen einer maximalen Anzahl zulässiger Versionen

Wenn Sie Eigentümer eines Ordners oder Arbeitsbereichs sind, können Sie eine maximale Anzahl Versionen festlegen, die für jede Datei zulässig ist. Weitere Informationen finden Sie unter Limiting File Versions for Folders and Workspaces by Configuring Automatic Deletion (Beschränken von Dateiversionen für Ordner und Arbeitsbereiche durch Konfigurieren der automatischen Löschung) im Micro Focus Vibe 4.0.6 Advanced User Guide (Micro Focus Vibe 4.0.6-Handbuch für fortgeschrittene Benutzer).