5.3 Uso de las tareas

Una tarea es un elemento que debe finalizarse en la fecha y hora especificadas. Al asignar una tarea a un usuario, el usuario puede aceptarla o rechazarla pero, hasta que la rechace o la complete, esta aparecerá en la lista de tareas del usuario y en el calendario del usuario todos los días.

5.3.1 Asignación de una tarea

Al crear una tarea es posible asignarla a uno mismo (tarea publicada) o a varias personas.

Asignación de una tarea a otros usuarios

  1. Haga clic en Archivo > Nuevo > Tarea.

    Vista de Tarea

  2. En el campo A, escriba un nombre de usuario y, a continuación, pulse Intro. Repita el paso con los demás usuarios. Si es necesario, escriba nombres de usuarios en los campos CC y CO.

    O bien

    Para seleccionar nombres de usuario de una lista, haga clic en Dirección, haga doble clic en cada usuario y, a continuación, haga clic en Aceptar.

  3. Para cambiar el nombre de De (por el de otra cuenta o apoderado), haga clic en Lista desplegable De y después en un nombre.

  4. Escriba las fechas en las que desee que comience y finalice la tarea. Puede escribir la misma fecha en ambos campos.

    O bien

    Haga clic en Icono de calendario para especificar las fechas de la tarea manual o automáticamente.

  5. Escriba el tema.

  6. (Opcional) Escriba una prioridad para la tarea.

    La prioridad de las tareas puede consistir en un carácter seguido de un número, como por ejemplo A1, C2, B o 3.

  7. Escriba una descripción de la tarea.

  8. (Opcional) Haga clic en la pestaña Opciones de envío para especificar otras opciones, como la definición de la tarea como de alta prioridad, la solicitud de respuesta por parte de los destinatarios, etc.

  9. Haga clic en Enviar en la barra de herramientas.

Asignación de una tarea a uno mismo

  1. En el Calendario, abra una vista con una Lista de tareas (por ejemplo, la vista Día), haga clic en una fecha y, a continuación, haga doble clic en un espacio vacío de la Lista de tareas.

    Vista Tarea publicada

  2. Escriba un asunto.

  3. Escriba una prioridad para la tarea.

    La prioridad de las tareas puede consistir en un carácter seguido de un número, como por ejemplo A1, C1, B o 3. Las prioridades de tarea son opcionales.

  4. Escriba las fechas en las que desee que comience y finalice la tarea. Puede escribir la misma fecha en los dos recuadros.

    O bien

    Haga clic en Icono de calendario para especificar las fechas de la tarea manual o automáticamente.

  5. Escriba un mensaje.

  6. (Opcional) Haga clic en la pestaña Opciones de envío para especificar otras opciones, como la definición de la tarea como de alta prioridad.

  7. En la barra de herramientas, haga clic en Publicar.

Las tareas publicadas se colocarán en el calendario y en la carpeta Lista de tareas. No se colocarán en su buzón ni en el buzón de otros usuarios.

SUGERENCIA:también puede crear una lista de tareas que no esté asociada al calendario. En este tipo de lista, se puede utilizar cualquier tipo de elemento (correo, cita, tarea, recordatorio o mensaje telefónico). Para obtener más información, consulte la Uso de la carpeta Lista de tareas.

Asignación de una tarea periódica

Para obtener información acerca de cómo crear una tarea periódica, consulte la Sección 4.3.4, Programación de elementos periódicos.

5.3.2 Seguimiento del estado de finalización de las tareas

Cuando haya finalizado la tarea, puede marcarla como terminada. Las tareas que marque como terminadas no se trasladarán al día siguiente en el calendario. Las tareas terminadas se distinguen porque presentan una marca de verificación en el Calendario. Las tareas caducadas aparecen en rojo.

Si marca una tarea como terminada y luego se da cuenta de que queda una parte incompleta, puede desmarcarla. Las tareas a las que se les ha quitado la marca aparecen en el Calendario en el día en curso.

Cuando se marca una tarea como terminada, GroupWise envía una notificación al creador de la tarea si ha seleccionado Aviso de recepción en Opciones de envío. En la ventana Propiedades del iniciador se colocará el estado Completado, incluidas la fecha y la hora en que la tarea se marcó como completada.

Marcado de un elemento como completado

  1. Haga clic en el icono Calendario de la barra de navegación.

    Las tareas también se pueden marcar como completadas en la carpeta Lista de tareas.

  2. Con el panel de tareas a la vista, seleccione la casilla de verificación situada junto a la tarea.

    Para desmarcar una tarea que se ha marcado como completada, desactive la casilla de verificación situada junto a la tarea.

Comprobación del estado de finalización de una tarea enviada

  1. Haga clic en la carpeta Elementos enviados en la barra de navegación.

    Si también se ha asignado la tarea a usted mismo, podrá encontrarla en la carpeta Lista de tareas.

  2. Abra la tarea que desea comprobar.

  3. Haga clic en la pestaña Propiedades.