Puede automatizar muchas acciones de GroupWise, como responder cuando se encuentre fuera de la oficina, suprimir elementos u ordenar elementos en carpetas, utilizando Reglas para definir una serie de condiciones y acciones que se van a llevar a cabo cuando un elemento cumpla dichas condiciones.
Puede especificar muchas más opciones para limitar los elementos a los que afecta una regla. Por ejemplo, puede aplicar una regla sólo a las citas que han sido aceptadas, a los elementos que tengan determinada palabra en el recuadro Tema o a elementos con una prioridad alta. Utilice Definir condiciones para limitar más las reglas. Consulte Limitación de los elementos afectados por una regla .
Enviar mensaje |
Envía un mensaje de correo preparado a los destinatarios especificados cuando se cumplen las condiciones de la regla. Por ejemplo, si tiene que informar a su jefe cada vez que recibe un informe mensual de otro grupo, puede disponer de una regla que envíe un mensaje tan pronto como reciba el informe. |
Remitir |
Remite elementos a uno o varios usuarios cuando se cumplen las condiciones de la regla. Por ejemplo, si está en un equipo principal, puede tener una regla que remita actas de reuniones a los miembros de otros equipos. |
Delegar |
Delega una cita, un recordatorio o una tarea a otro usuario cuando se cumplen las condiciones de la regla. Por ejemplo, imagine que alguien va a hacer su trabajo mientras usted no está en la oficina, la regla puede delegar citas, tareas o recordatorios a esa persona. |
Respuesta |
Envía una respuesta preparada a un remitente cuando se cumplen las condiciones de la regla. Por ejemplo, si tiene que estar fuera de la oficina varios días, la regla puede enviar una respuesta a los elementos entrantes indicando cuando volverá. También puede utilizar Definir condiciones para evitar que las respuestas se dirijan a los servidores de la lista de correo y a otros grupos grandes. |
Aceptar |
Acepta una cita, recordatorio o tarea cuando se cumplen las condiciones de la regla. Por ejemplo, la regla puede aceptar todas las citas de una persona concreta. |
Suprimir /Rechazar |
Suprime o rechaza un elemento cuando se cumplen las condiciones de la regla. Por ejemplo, la regla puede rechazar las citas programadas para un día determinado de la semana si nunca puede asistir ese día a reuniones. |
Vaciar elemento |
Suprime los elementos de la papelera cuando se cumplen las condiciones de la regla. Por ejemplo, la regla puede vaciar los elementos recibidos de una empresa que envíe por rutina correo no deseado. |
Mover a la carpeta |
Mueve elementos a una carpeta cuando se cumplen las condiciones de la regla. Por ejemplo, puede mover todos los elementos que tengan determinadas palabras en el recuadro Tema a una carpeta común. |
Enlazar a la carpeta |
Enlaza elementos a una o varias carpetas cuando se cumplen las condiciones de la regla. Enlazar un elemento a una carpeta le permite ver el elemento desde más de una carpeta. Por ejemplo, si tiene un elemento relacionado con los departamentos de Marketing y Personal, puede colocarlo en la carpeta de Marketing y luego, enlazarlo a la carpeta de Personal. Luego podrá abrir el elemento desde cualquiera de las dos carpetas. |
Marcar confidencial |
Marca como confidenciales todos los elementos que cumplan las condiciones de la regla. Cuando se marca un elemento como confidencial, puede restringir el acceso de sus apoderados al elemento. Por ejemplo, la regla puede marcar como confidencial todos los elementos provenientes de su familia. |
Marcar como leído |
Marca como si hubieran sido leídos todos los elementos que cumplan las condiciones de la regla. Por ejemplo, si está examinando un hilo de respuestas de una carpeta compartida y ya no desea este hilo, la regla puede marcar todos los elementos del hilo como si se hubiesen leído para que no tengan que clasificarse en la parte superior de la lista de elementos. |
Buzón de respaldo |
Respalda elementos cuando se cumplen las condiciones de la regla. Por ejemplo, su regla podría respaldar todos los elementos relativos a un determinado tema. Respaldar no está disponible como acción si el evento desencadenante es Elemento nuevo o Elemento archivado. |
Marcar como no leído |
Marca como si no hubieran sido leídos todos los elementos que cumplan las condiciones de la regla. Por ejemplo, podría crear una regla activada por el usuario para marcar todos los elementos no leídos que haya abierto del administrador como recordatorio para volver a leerlos o para actuar sobre ellos. |
Detener el procesamiento de reglas |
Detiene otras reglas para que no actúen sobre elementos que cumplen las condiciones de la regla. Las reglas se ejecutan en el orden en el que aparecen en el recuadro de diálogo Reglas. Si existen otras reglas que puedan afectar a estos elementos, la acción de esta regla evitará su ejecución. |
Elemento nuevo |
La regla se activa al colocar un nuevo elemento en su buzón de GroupWise. Al hacer clic en Recibido hará que sólo activen la regla los elementos entrantes. Al hacer clic en Enviado hará que sólo activen la regla los elementos que envíe. Si hace clic en Publicado, la regla se activa cada vez que se cree una cita, un recordatorio o una tarea publicados. Al hacer clic en Borrador, sólo activarán la regla los elementos marcados como no terminados, o borradores. |
Elemento archivado |
La regla se activa al colocar un elemento en una carpeta determinada. Si no especifica ninguna carpeta, la regla se activará al mover un elemento a cualquier carpeta. |
Abrir carpeta |
La regla se activa al abrir una carpeta determinada. Si no especifica ninguna carpeta, la regla se activará al abrir cualquier carpeta. |
Cerrar carpeta |
La regla se activa al cerrar una carpeta determinada. Si no especifica ninguna carpeta, la regla se activará al cerrar cualquier carpeta. |
Inicio |
La regla se activa al iniciar GroupWise. |
Salir |
La regla se activa al salir de GroupWise. |
Activado por el usuario |
La regla sólo puede activarse manualmente seleccionándola en el recuadro de diálogo Reglas y haciendo clic en Ejecutar. Por ejemplo, en lugar de que una regla mueva siempre algunos elementos a una carpeta, puede hacer que se acumulen en el Buzón hasta que usted esté listo para moverlos todos al mismo tiempo. Para activar una regla manualmente, primero debe seleccionar los elementos o carpetas a los que va afectar la regla en el buzón o en el calendario. |
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Haga clic en Herramientas, en Reglas y, a continuación, en Nuevo.
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Escriba un nombre en el recuadro Nombre de regla.
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Haga clic en la lista emergente Cuando el evento es y, a continuación, haga clic en un evento para activar la regla.
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Si ha hecho clic en Elemento nuevo, Inicio, Salir o Activado por usuario, haga clic en uno o más orígenes para el elemento. Por ejemplo, haga clic en Recibido y en Publicado,
o
Si hizo clic en Elemento archivado, Abrir carpeta o Cerrar carpeta, haga clic en el icono de la carpeta, haga clic en una carpeta y, a continuación, en Aceptar para mostrar el nombre de la carpeta.
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Haga clic en uno o varios tipos de elementos sobre los que desee que actúe la regla, en la lista Clases de elementos.
Si desea restringir más los elementos afectados por la regla, haga clic en Definir condiciones, haga clic en las opciones correspondientes y, a continuación, en Aceptar. Para obtener más información, consulte Limitación de los elementos afectados por una regla .
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Haga clic en Añadir acción y, a continuación, haga clic en la acción que desea que realice la regla.
Algunas acciones, como Enviar correo y Respuesta exigen que facilite información adicional.
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Haga clic en Guardar.
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Haga clic en Herramientas, en Reglas y, a continuación, en Nuevo.
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Escriba un nombre en el recuadro Nombre de regla, como por ejemplo Regla de vacaciones.
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Haga clic en la lista emergente Cuando el evento es y, a continuación, haga clic en Elemento nuevo.
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Junto a Elementos, seleccione Recibido. Asegúrese de que no ha seleccionado ningún otro origen de elementos.
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No realice ninguna selección en Clases de elementos.
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Utilice Definir condiciones para añadir a la regla información específica. A continuación se muestran ejemplos de la utilización de Definir condiciones.
- Si desea definir las fechas de vigencia de la regla. Haga clic en Definir condiciones > en la primera lista desplegable, haga clic en Entregado > en la segunda lista desplegable, haga clic en En o después de la fecha y, a continuación, en el campo de fecha, seleccione la fecha en la que se irá de vacaciones. Haga clic en la lista emergente Fin y, a continuación, haga clic en Y. En la línea nueva, haga clic en Entregado en la primera lista desplegable, en la segunda lista desplegable, haga clic en En o antes de la fecha, en el campo de fecha, seleccione la fecha en la que volverá de vacaciones y, a continuación, haga clic en Aceptar.
- Si desea asegurarse de que responde únicamente a los elementos que le han enviado a usted (y no a servidores de lista o grupos de noticias). Haga clic en Definir condiciones, si ya ha especificado información en este recuadro de diálogo, haga clic en la lista emergente Fin y, a continuación, haga clic en Y. En la línea nueva, haga clic en A en la primera lista desplegable, haga clic en [ ] Contiene en la segunda lista desplegable y, a continuación, en el siguiente campo, escriba su nombre tal y como aparece en el campo A de un mensaje de correo.
- Si desea asegurarse de que no responde a elementos que ha enviado usted mismo (esto es posible mediante la entrega aplazada, apoderados, etc.). Haga clic en Definir condiciones, si ya ha especificado información en este recuadro de diálogo, haga clic en la lista emergente Fin y, a continuación, haga clic en Y. En la línea nueva, haga clic en De en la primera lista desplegable, haga clic en [x] No contiene en la segunda lista desplegable, en el siguiente campo, escriba su nombre tal y como aparece en el campo De de un mensaje de correo y, a continuación, haga clic en Aceptar.
- Si desea responder sólo a elementos internos. Haga clic en Definir condiciones, si ya ha especificado información en este recuadro de diálogo, haga clic en la lista emergente Fin y, a continuación, haga clic en Y. En la línea nueva, haga clic en De en la primera lista desplegable, haga clic en [x] No contiene en la segunda lista desplegable, en el siguiente campo, escriba @ y, a continuación, haga clic en Aceptar.
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Bajo la opción Entonces las acciones son, haga clic en Añadir acción y, a continuación, en Responder.
Aparece el recuadro de diálogo Responder, en el que la opción Responder al remitente está seleccionada (no se puede seleccionar Responder a todos). Si desea responder para incluir el mensaje original del remitente, seleccione Incluir mensaje recibido del remitente. Haga clic en Aceptar.
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Escriba un mensaje, por ejemplo:
Estaré ausente de la oficina del 3 al 10 de septiembre. Para cualquier consulta, póngase en contacto con Marta Rodríguez en la extensión 1234.
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Haga clic en Aceptar.
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Haga clic en Guardar, asegúrese de que la regla tiene al lado una marca de verificación que indica que está habilitada y, a continuación, haga clic en Cerrar.
Las reglas que activan una respuesta (como esta regla de vacaciones) conservan un registro de a quién se ha enviado la respuesta y garantizan que la respuesta se envía sólo una vez a dicho usuario.
Use Definir condiciones para limitar más los elementos afectados por una regla.
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En el recuadro de diálogo Reglas, haga clic en Definir condiciones.
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Haga clic en la primera lista desplegable y, a continuación, haga clic en un campo.
Para saber acerca de lo que representan los campos, consulte Descripción de los campos de filtro y regla .
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Haga clic en la lista desplegable de operadores y, a continuación, haga clic en un operador.
Para obtener información acerca de cómo utilizar operadores, consulte Uso de operadores de filtros y reglas .
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Escriba los criterios del filtro,
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Si se proporciona, haga clic en la lista desplegable y, a continuación, haga clic en los criterios existentes.
Si escribe criterios, como el nombre de una persona o un tema, puede incluir caracteres comodín como pueden ser un asterisco (*) o un signo de interrogación (?). En el texto que escriba no distingue mayúsculas de minúsculas.
Para saber más acerca de caracteres comodín y conmutadores, consulte Uso de caracteres comodín y conmutadores de filtros y reglas .
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Haga clic en la última lista desplegable y, a continuación, haga clic en Fin.
o
Haga clic en la última lista desplegable y, a continuación, haga clic en Y u O para restringir aún más los elementos a los que afecta la regla.
Las acciones de la regla tienen lugar después de cerrar el recuadro de diálogo Reglas.
Es necesario activar o habilitar una regla antes de poder aplicarla o utilizarla como activador. Cuando una regla está habilitada tiene una marca de verificación. Cuando se desactiva una regla, ésta no puede aplicarse. Sin embargo, seguirá apareciendo en el recuadro de diálogo Reglas para que pueda habilitarla cuando la necesite de nuevo.
