Familiarización con la ventana principal de GroupWise

El área principal de trabajo en GroupWise se denomina ventana principal. En la ventana principal de GroupWise, puede leer los mensajes, programar citas, ver el Calendario, gestionar contactos, cambiar el modo de GroupWise que se está ejecutando, abrir carpetas, abrir documentos y mucho más.


Ventana principal de GroupWise

Puede abrir más de una ventana principal en GroupWise si hace clic en Ventana y, a continuación, hace clic en Nueva ventana principal. Esto es útil si concede derechos de apoderado a otro usuario. Además de su propia ventana principal, puede ver la ventana de la persona que le ha concedido derechos de apoderado. También es posible que desee abrir una carpeta determinada en una ventana y consultar su calendario en otra. Puede abrir tantas ventanas principales como permita la memoria de su equipo.

A continuación se describen los componentes básicos de la ventana principal.


Barra de herramientas

La barra de herramientas le permite realizar rápidamente tareas comunes en GroupWise, como abrir la guía de direcciones, enviar mensajes de correo y buscar un elemento. Para obtener información sobre la barra de herramientas, consulte Uso de la barra de herramientas.


Encabezado de lista de elementos y carpetas

El encabezado de lista de elementos y carpetas ofrece una lista desplegable en la que puede seleccionar el modo en el que desea ejecutar GroupWise (En línea o Almacenamiento en el caché), elegir entre abrir el buzón archivado o la copia de seguridad del buzón y seleccionar un buzón de apoderado. Para obtener información acerca de estas funciones, consulte Empleo de los distintos modos de GroupWise, Archivos de reserva de elementos del Buzón y Concesión de acceso al Buzón a otras personas.


Lista de carpetas

La lista de carpetas situada a la izquierda de la ventana principal permite organizar los elementos de GroupWise. Puede crear nuevas carpetas para almacenar elementos. El número de elementos no leídos aparece entre corchetes junto a cualquier carpeta (excepto las carpetas compartidas). Junto a la carpeta Elementos enviados, el número indicado entre corchetes muestra cuántos elementos están pendientes de envío en el modo Almacenamiento en el caché. Para obtener información acerca de las diferentes carpetas de GroupWise, consulte Uso de la Lista de carpetas.

Si lo desea, puede cerrar la lista de carpetas con el fin de dejar más espacio para otras vistas, como el Calendario, en la ventana principal. Haga clic en Ver y, a continuación, haga clic en Lista de carpetas para abrir o cerrar la presentación de la lista de carpetas.

Lo siguiente es lo que encontrará en cada una de las carpetas por defecto:


Carpeta de usuario

Su carpeta de usuario User Folder icon (con su nombre) representa la base de datos de GroupWise. Todas las carpetas de la ventana principal son subcarpetas de su carpeta de usuario.


Carpeta Buzón

El Buzón Mailbox icon muestra todos los elementos recibidos, a excepción de los elementos programados (citas, tareas y recordatorios) que haya aceptado o rechazado. Los elementos programados aceptados se mueven al Calendario.


Carpeta Elementos enviados

La carpeta Elementos enviados Sent Items folder muestra todos los elementos enviados del Buzón y el Calendario. La carpeta Elementos enviados de versiones anteriores a GroupWise 6.5 era una carpeta de consulta, la cual presentaba diferencias con respecto a la carpeta Elementos enviados actual.

Lo siguiente es una comparación entre la carpeta de consulta Elementos enviados anterior y la carpeta Elementos enviados actual.

Carpeta Elementos enviados (actual) Carpeta de consulta Elementos enviados (anterior)

Todos los elementos enviados se encuentran en esta carpeta a menos que se muevan a una carpeta distinta del Buzón o el Calendario. Si un elemento enviado se mueve a otra carpeta, dicho elemento ya no aparecerá en la carpeta Elementos enviados.

Esta carpeta no contiene ningún elemento en realidad. Se trata de una carpeta de resultados de la búsqueda; es decir, cuando se hace clic en la carpeta se lleva a cabo una búsqueda, y los resultados (todos los elementos enviados) aparecen en la carpeta. Si suprime un elemento de esta carpeta, el elemento original permanece en su carpeta original y vuelve a aparecer la próxima vez que se abre esta carpeta.

Se pueden reenviar, reprogramar y retraer los elementos enviados desde esta carpeta.

Se pueden reenviar, reprogramar y retraer los elementos enviados desde esta carpeta.


Carpeta Calendario

La carpeta Calendario Calendar Folder icon muestra varias opciones de vista de calendario.


Carpeta Contactos

La carpeta Contactos Contacts Folder icon representa, por defecto, la guía de direcciones Contactos frecuentes de la Guía de direcciones. Cualquier modificación que realice en la carpeta Contactos se realizará también en la guía de direcciones Contactos frecuentes.

Desde esta carpeta puede ver, crear y modificar contactos, recursos, organizaciones y grupos.

Los apoderados nunca ven su carpeta Contactos.


Carpeta Lista de verificación

Utilice la carpeta Lista de verificación Checklist Folder icon para crear una lista de tareas. Puede mover cualquier elemento (mensajes de correo electrónico, mensajes telefónicos, recordatorios, tareas o citas) a esta carpeta y colocarlos en el orden que desee. Todos los elementos tienen una marca de verificación que se puede eliminar a medida que se van completando las tareas correspondientes.

A continuación se muestra una comparación entre la carpeta Lista de verificación y la carpeta de consulta Lista de tareas que aparecía en las versiones anteriores de GroupWise.

Carpeta Lista de verificación Carpeta Lista de tareas

Esta carpeta contiene los siguientes elementos:

  • Elementos que ha movido a esta carpeta.
  • Elementos que ha publicado en esta carpeta.
  • Elementos que forman parte de una lista de verificación creada en otra carpeta.

Esta carpeta no contiene ningún elemento en realidad. Se trata de una carpeta de resultados de la búsqueda; es decir, cuando se hace clic en la carpeta se lleva a cabo una búsqueda, y los resultados (todas las tareas programadas) aparecen en la carpeta. Si suprime un elemento de esta carpeta, el elemento original permanece en su carpeta original y vuelve a aparecer la próxima vez que se abre esta carpeta.

Esta carpeta puede contener cualquier tipo de elemento.

En esta carpeta sólo aparecen tareas. Las tareas son elementos programados asociados a una fecha de caducidad.

Para marcar un elemento como completado, haga clic en la casilla de verificación situada junto al elemento en la Lista de elementos.

Para marcar un elemento como completado, abra el elemento y, a continuación, haga clic en Completado.

 

La persona que envía la tarea determina las fechas de caducidad. Si publica una tarea para usted mismo, puede determinar una fecha de caducidad.

 

Para establecer la prioridad de un elemento, abra el elemento y, a continuación, introduzca la prioridad en el campo Prioridad.

Los elementos de la Lista de verificación no aparecen en la Lista de tareas del Calendario.

Las tareas aparecen en la Lista de tareas del Calendario y se pueden marcar como terminadas desde el propio Calendario.

 

Las tareas caducadas aparecen en rojo en el Calendario.


Carpeta Documentos

Las referencias de documento se organizan en la carpeta Documentos Documents Folder icon, por lo que resulta muy fácil localizarlas.

La carpeta Documentos puede contener sólo documentos. Si un cliente de GroupWise posterior a la versión 5.5 mueve cualquier otro tipo de elemento a esta carpeta, el elemento será suprimido.


Carpeta Papelera

Todos los mensajes de correo o teléfono, las citas, las tareas, los documentos y los recordatorios eliminados se almacenan en la carpeta Papelera Trash folder icon. Los elementos de la Papelera pueden visualizarse, abrirse o devolverse al buzón antes de vaciarla. (Al vaciar la Papelera, todos los elementos que contiene se eliminan del sistema.)

Puede vaciar toda la Papelera o sólo los elementos seleccionados. La Papelera se puede vaciar de forma manual. El administrador del sistema puede especificar que la Papelera se vacíe automáticamente de forma periódica.


Carpetas compartidas

Una carpeta compartida Shared Folder icon es como cualquier otra carpeta del Archivador con la excepción de que otras personas pueden tener acceso a ella. Puede crear carpetas compartidas o compartir carpetas personales existentes en el Archivador. El usuario es el que elige con quién va a compartir la carpeta y qué derechos se van a conceder a cada usuario. Después, los usuarios pueden publicar mensajes en la carpeta compartida, arrastrar elementos existentes hasta ella y crear hilos de discusión. No es posible compartir las carpetas del sistema; entre ellas se cuentan Archivador, Papelera y Trabajo en curso.


Lista de elementos

La Lista de elementos, situada a la derecha de la ventana principal, muestra los mensajes telefónicos y de correo, citas, recordatorios, tareas y referencias de documentos. Para clasificar la Lista de elementos, haga clic en el encabezado de una columna. Para invertir el orden de clasificación, vuelva a hacer clic en el encabezado de la columna. Para obtener información acerca de los iconos utilizados con diferentes elementos, consulte Iconos que aparecen junto a los elementos en el Buzón y el Calendario.


Visor rápido

El Visor rápido abre debajo la lista de elementos y carpetas. En el Visor rápido puede explorar rápidamente los elementos y sus adjuntos en vez de abrir cada uno de ellos en otra ventana. Para obtener información acerca del Visor rápido, consulte Lectura de elementos en el Visor rápido.