Programación de citas

Utilice las citas para programar bloques de tiempo en una fecha concreta o en un rango de fechas.

Puede utilizar Buscar disponibilidad para buscar una hora en la que todos los usuarios y los recursos que necesita para convocar una cita estén disponibles.

En esta sección se incluyen los temas siguientes:


Programación de una cita para otros usuarios

  1. Haga clic en Appointment icon en la barra de herramientas.

  2. En el campo A, escriba un nombre de usuario y, a continuación, pulse Intro. Repita el paso con los demás usuarios. Incluya también, si procede, los ID de los recursos (por ejemplo, salas de conferencias) en el campo A. Si es necesario, escriba nombres de usuarios en los recuadros CC y CO.

    O BIEN

    Para seleccionar nombres de usuario o recursos en una lista, haga clic en Dirección en la barra de herramientas, haga doble clic en cada uno de los usuarios y, a continuación, haga clic en Aceptar.

  3. Para cambiar el nombre de De (por el de otra cuenta o por el de un apoderado), haga clic en From drop-down button y, a continuación, haga clic en un nombre.

  4. Escriba la descripción del lugar en el cuadro Lugar.

  5. Especifique la fecha de inicio.

    O BIEN

    Haga clic en Date icon para especificar una fecha o fecha automática para la cita.

  6. Especifique una duración y una fecha de inicio. La duración puede expresarse en minutos, horas o días.

  7. Escriba un tema y un mensaje.

    Si lo desea, cambie la fuente del texto del mensaje. Para obtener más información, consulte Cambio de la fuente de los elementos enviados.

  8. Si desea asegurarse de que las personas y los recursos para la cita se encuentran disponibles, puede realizar una búsqueda de disponibilidad; para ello, haga clic en Buscar disponibilidad en la barra de herramientas. Consulte Comprobación de la disponibilidad de los asistentes.

    Puede especificar muchas opciones, como asignar a la cita una prioridad alta, solicitar una respuesta de los destinatarios, etc. haciendo clic en la pestaña Opciones de enviar.

  9. Haga clic en Enviar en la barra de herramientas.


Reprogramación de una cita

Si desea asegurarse de que las personas y los recursos para la cita se encuentran disponibles, puede realizar una búsqueda de disponibilidad; para ello, haga clic en Buscar disponibilidad en la barra de herramientas.

  1. Haga clic en la carpeta Elementos enviados de la Lista de carpetas.

  2. Haga clic en la cita que desea reprogramar.

  3. Haga clic en Acciones y, a continuación, en Reenviar.

  4. Si la cita original era de fecha automática, haga clic en Esta vez o Todas las veces.

  5. Realice los cambios que desee y, a continuación, haga clic en Enviar en la barra de herramientas.

  6. Haga clic en Sí para retraer el elemento original.

Para reprogramar una cita a otra hora el mismo día, abra el Calendario y arrastre la cita a la nueva hora.


Cancelación de una cita

Puede cancelar una cita si la ha programado o si tiene los derechos de apoderado necesarios sobre el Buzón de la persona que la programó.

  1. Haga clic en la carpeta Elementos enviados de la Lista de carpetas.

  2. Haga clic en la cita que desea cancelar.

  3. Haga clic en Editar y, a continuación, en Suprimir.

  4. Si la cita original era de fecha automática, haga clic en Esta vez o Todas las veces.

  5. Haga clic en Todos los buzones y, a continuación, en Aceptar.


Programación de una cita para uno mismo

Si no puede asistir a reuniones, programe una cita publicada para esas horas. Cuando otro usuario le incluya en una cita y realice una búsqueda de disponibilidad, podrá comprobar que no estará disponible a esas horas, pero podrá programar la cita.

Las citas publicadas se colocan en el Calendario en la fecha especificada. No se sitúan en su Buzón ni en el Buzón de otros usuarios.

  1. En la barra de herramientas, haga clic en la flecha del botón New appointment icon y, a continuación, en Cita publicada.

    O BIEN

    En el Calendario, abra una vista con una lista de citas, haga clic en una fecha y, a continuación, haga doble clic en una hora en la lista de citas.

  2. (Opcional) Escriba un tema y un lugar.

  3. Especifique la fecha y la hora de inicio si aún no lo ha hecho.

  4. Si es necesario, haga clic en Date icon para especificar una fecha o fecha automática para la cita.

  5. Especifique una duración. La duración puede expresarse en minutos, horas o días.

  6. (Opcional) Escriba un mensaje.

    Puede especificar muchas opciones, como asignar a la cita una prioridad alta, haciendo clic en la pestaña Opciones.

  7. (Opcional) Especifique un tipo de Mostrar cita como haciendo clic en Acciones, después en Mostrar cita como y, a continuación, en un tipo.

  8. En la barra de herramientas, haga clic en Publicar.


Comprobación de la disponibilidad de los asistentes

Utilice Buscar disponibilidad para buscar una hora a la que estén libres todas las personas y los recursos necesarios para una reunión.

En esta sección se incluyen los temas siguientes:


Realización de una búsqueda de disponibilidad

  1. En la cita que está creando, especifique los nombres de los usuarios y los ID de los recursos en el recuadro A.

  2. Especifique el primer día posible para la reunión en el recuadro Fecha de inicio.

  3. Especifique la duración de la reunión.

  4. Haga clic en Buscar disponibilidad en la barra de herramientas.

    El texto de la parte inferior del recuadro de diálogo Buscar disponibilidad indica el significado de los distintos patrones Mostrar cita como de la cuadrícula.

    Si el icono Busy Search Information icon aparece a la izquierda del nombre del usuario o del recurso, puede hacer clic en una hora programada para el usuario o el recurso en la pestaña Programas individuales a fin de visualizar más información acerca de la cita en el recuadro inferior. No obstante, el usuario o propietario del recurso deberá otorgarle derechos de lectura sobre la cita en su Lista de acceso para que aparezca el icono Busy Search Information icon. Consulte Adición y eliminación de nombres y derechos de apoderados en la Lista de acceso.

    Para excluir de la búsqueda un nombre de usuario o un recurso sin suprimirlo, haga clic en la pestaña Horas disponibles y, a continuación, haga clic en la casilla de verificación situada al lado del usuario o recurso para anular su selección. La exclusión de una persona o recurso de la búsqueda es útil si desea invitar a un usuario (por ejemplo, un destinatario de CC) a una reunión a la que no tiene que asistir obligatoriamente. Para incluir el nombre de un usuario o recurso que ha sido excluido, haga clic en la casilla de verificación situada al lado del usuario o recurso para seleccionarlo.

  5. Para eliminar un usuario o un recurso de la lista Invitar a la reunión después de la búsqueda, haga clic en la pestaña Horas disponibles, haga clic en el nombre del usuario o recurso para eliminarlo, pulse Suprimir y, a continuación, haga clic en Sí.

    Esto es útil si desea incluir en la búsqueda varias salas de conferencia para encontrar una que esté disponible y luego eliminar las que no son necesarias.

  6. Complete y envíe la cita.

    Si desea realizar una búsqueda de disponibilidad para crear una cita, haga clic en Herramientas y, a continuación, en Buscar disponibilidad. Especifique la información en el recuadro de diálogo Buscar disponibilidad y, a continuación, haga clic en Aceptar para realizar una búsqueda de disponibilidad. Cuando encuentre una hora adecuada para la reunión, haga clic en el botón Organizar reunión para transferir la información a una nueva vista de cita. A continuación, complete la cita.

    Puede cambiar el rango de búsqueda para una cita programándola con Herramientas > Buscar disponibilidad y cambiando el número en el recuadro Días de búsqueda.