3.2 Envío y recepción de elementos

En esta sección se incluyen los temas siguientes:

3.2.1 Envío de mensajes de correo

Un mensaje de correo tiene un destinatario principal, un tema y una fecha, y puede enviarse como copia carbón o copia oculta a otros usuarios. También puede adjuntar a sus mensajes de correo archivos, referencias de documentos, sonidos, películas y objetos OLE.

CC (Copia carbón)

Los destinatarios de las copias carbón (CC) reciben una copia de un elemento. Los destinatarios de CC son usuarios que podrían beneficiarse de la información contenida en un elemento, pero que no se ven afectados ni son responsables directos de dicha información. Todos los destinatarios pueden ver que se ha enviado una copia carbón. También pueden ver los nombres de los destinatarios de CC.

CO (Copia oculta)

Los destinatarios de copia oculta (CO) reciben una copia de un elemento. Los demás destinatarios no reciben información acerca de las copias ocultas. Sólo el remitente y el destinatario de la copia oculta saben que se ha enviado. Si un destinatario responde y elige Responder a todos, el destinatario de la copia oculta no recibirá la respuesta.

  1. Haga clic en Icono de Correo en la barra de herramientas.

    Puede seleccionar otra vista de correo haciendo clic en la flecha abajo de Icono de Correo.

    Vista de correo

  2. En el campo A, escriba un nombre de usuario y, a continuación, pulse Intro. Repita el paso con los demás usuarios. Si es necesario, escriba nombres de usuarios en los campos CC y CO.

    O

    Para seleccionar nombres de usuario de una lista, haga clic en Dirección en la barra de herramientas, haga doble clic en cada uno de los usuarios y, a continuación, haga clic en Aceptar.

  3. Para cambiar el nombre del campo De (al de otra cuenta o apoderado), haga clic en Botón de lista desplegable De y después haga clic en un nombre.

  4. Escriba un asunto.

  5. Escriba un mensaje.

    Puede especificar diversas opciones, como asignar al mensaje una prioridad alta, solicitar una respuesta de los destinatarios, etc., haciendo clic en la pestaña Opciones de envío.

    Opciones de envío de la vista de correo

    Si lo desea, puede cambiar la fuente del texto del mensaje. Para obtener más información, consulte Cambio de la fuente de los elementos enviados.

  6. Adjunte los archivos que desee haciendo clic en Icono Adjuntar un archivo en la barra de herramientas.

  7. Haga clic en Enviar en la barra de herramientas.

3.2.2 Envío de mensajes telefónicos

Un mensaje telefónico es una nota que puede enviar para notificar a otros usuarios de GroupWise las llamadas que recibieron estando fuera de la oficina u ocupados. Los mensajes telefónicos se almacenan en el Buzón del destinatario. No es posible contestar al teléfono desde un mensaje telefónico.

Los mensajes telefónicos que se reciben pueden convertirse en tareas, recordatorios u otras vistas de elementos publicados. De este modo, podrá mantener un registro de la conversación en la fecha en que se mantuvo (recordatorio) o crear un elemento que implique una tarea para una fecha posterior (tarea). Consulte Cambio de tipos de elemento.

  1. Haga clic en Archivo > Nuevo > Mensaje telefónico.

    Puede colocar un botón para crear un nuevo mensaje telefónico en la barra de herramientas. Consulte Personalización de la presentación de la barra de herramientas.

    Vista Mensaje telefónico

  2. En el campo A, escriba un nombre de usuario y, a continuación, pulse Intro. Repita el paso con los demás usuarios. Si es necesario, escriba nombres de usuarios en los campos CC y CO.

    O

    Para seleccionar nombres de usuario de una lista, haga clic en Dirección en la barra de herramientas, haga doble clic en cada uno de los usuarios y, a continuación, haga clic en Aceptar.

  3. Escriba el nombre, la empresa y el número de teléfono del abonado.

  4. Haga clic en las casillas de verificación que se apliquen a este mensaje telefónico.

  5. Escriba el mensaje en el campo Mensaje.

    Si lo desea, cambie la fuente del texto del mensaje. Para obtener más información, consulte Cambio de la fuente de los elementos enviados.

  6. Para cambiar el nombre del campo De (al de otra cuenta o apoderado), haga clic en Botón de lista desplegable De y después haga clic en un nombre.

  7. Haga clic en Enviar en la barra de herramientas.

3.2.3 Cambio de la fuente de los elementos enviados

El destinatario de un elemento verá los cambios que usted realice en la vista Sólo texto si visualiza el elemento en la vista Sólo texto. El destinatario de un elemento verá los cambios que usted realice en la vista HTML si visualiza el elemento en la vista HTML. Puede que resulte conveniente comunicar al destinatario la vista en que creó el elemento.

En esta sección se incluyen los temas siguientes:

Cambio de la fuente en la vista Sólo texto

  1. En un elemento abierto que esté creando, haga clic en Ver > Sólo texto.

  2. Haga clic en el campo Mensaje.

  3. Haga clic en Editar > Fuente y después en Fuente de nuevo.

    Recuadro de diálogo Fuente

  4. Haga clic en una fuente y en un estilo de fuente.

  5. Haga clic en un tamaño.

  6. Haga clic en otras opciones que desee cambiar y, a continuación, en Aceptar.

También puede aplicar negrita, cursiva o subrayado a segmentos de un texto mediante los botones de la barra de herramientas.

Cambio de la fuente en la vista HTML

  1. En un elemento abierto que esté creando, haga clic en Ver > HTML.

    Vista HTML

  2. Utilice la barra de herramientas de HTML para cambiar la fuente, añadir colores de fondo, añadir imágenes y mucho más.

Puede que sea necesario reajustar el tamaño de la vista del elemento horizontalmente para ver todos los botones de la barra de herramientas de HTML.

Puede definir una fuente por defecto para los elementos que cree en la vista HTML. Para obtener más información, consulte Visualización y redacción de elementos en HTML.

3.2.4 Aplicación de formato a las listas numeradas y con viñetas

Resulta fácil incluir las listas numeradas y con viñetas en mensajes.

Aplicación de formato a las listas en la vista Sólo texto

En un elemento abierto que esté creando, haga clic en la vista Sólo texto.

  1. Pulse Ctrl+Mayús+L para insertar una lista con viñetas.

  2. Pulse Ctrl+Mayús+L de nuevo para cambiarla a una lista numerada.

  3. Continúe pulsando Ctrl+Mayús+L para elegir entre los seis formatos de lista disponibles.

  4. Escriba el elemento de lista y, a continuación, pulse Intro para crear el siguiente elemento de la lista.

  5. Pulse Intro dos veces una vez que termine el último elemento para desactivar el formato de lista.

Aplicación de formato a las listas en la vista HTML

En un elemento abierto que esté creando en la vista HTML:

  1. Utilice la barra de herramientas HTML para insertar una lista numerada o con viñetas.

  2. Escriba el elemento de lista y, a continuación, pulse Intro para crear el siguiente elemento de la lista.

  3. Pulse Intro y, después, pulse la barra espaciadora una vez que termine el último elemento para desactivar el formato de lista.

3.2.5 Adición de una firma o vCard a los elementos enviados

Utilice Firma para insertar una firma o una línea que le identifique al final de los elementos que envíe. Por ejemplo, puede hacer que GroupWise escriba automáticamente su nombre, número de teléfono y dirección de correo electrónico al final de cada elemento que envíe. Si tiene varias cuentas diferentes (por ejemplo POP3, IMAP4 y cuentas de grupos de noticias NNTP), puede crear una firma diferente para cada cuenta. También puede crear varias firmas para la misma cuenta. Las firmas se crean en HTML, lo que permite añadirle gráficos y formato. Al enviar un mensaje de texto, la firma HTML se convierte a texto.

Además de firmas personales, el administrador del sistema también puede crear una firma global que puedan utilizar todos. Si el administrador del sistema exige el uso de la firma global, se anexará automáticamente a todos los elementos enviados. Si el administrador del sistema no exige el uso de una firma global, se anexará a su firma en caso de que ya utilice una firma existente. Si no dispone de una firma, la firma global no se añadirá a los elementos enviados si no es necesario. Cuando se vuelve a enviar un elemento, la firma global no se añade automáticamente al mensaje.

También puede hacer que GroupWise añada automáticamente una tarjeta personal virtual, o vCard*, al final de los mensajes. GroupWise busca en la Guía de direcciones su información de usuario y la sitúa al final de los mensajes que envíe.

En esta sección se incluyen los temas siguientes:

Descripción de los archivos vCard

Los archivos vCard son tarjetas personales electrónicas con un formato que se ajusta a las normas establecidas por el consorcio de correo de Internet. Un archivo vCard tiene la extensión .vcf y se puede añadir a los elementos de correo electrónico salientes. Otros fabricantes crean software que se puede utilizar para crear archivos vCard con texto, gráficos y sonido. Cuando se utiliza GroupWise para generar un archivo vCard, el programa usa información procedente de los campos de Guía de direcciones.

Para ver un archivo vCard adjunto a un elemento, haga clic con el botón derecho del ratón sobre él y, a continuación, haga clic en Ver adjunto. Para obtener información acerca de la importación de información de vCard en una guía de direcciones, consulte Importación de información de una vCard.

Creación de una firma

  1. Haga clic en Herramientas > Opciones y haga doble clic en Entorno.

  2. Haga clic en la pestaña Firma.

  3. Seleccione Firma y, después, haga clic en Nuevo.

  4. Escriba un nombre para la firma y, a continuación, haga clic en Aceptar.

  5. Cree su firma en el editor HTML que se proporciona.

  6. Seleccione si desea que ésta sea su firma por defecto.

  7. Haga clic en Aceptar.

Adición de una firma o vCard a los elementos

  1. Para especificar una firma para todos los elementos, haga clic en Herramientas > Opciones y, a continuación, haga doble clic en Entorno.

  2. Haga clic en la pestaña Firma.

  3. Haga clic en Tarjeta personal virtual (vCard) o en Firma.

    Recuadro de diálogo Entorno con la pestaña Firma abierta

  4. Si ha seleccionado Firma, seleccione la firma que se deba utilizar en la lista desplegable Nombre de firma.

    O

    Si ha seleccionado Tarjeta personal virtual (vCard), especifique un archivo .vcf o deje el campo vacío para utilizar la información de la Guía de direcciones en la vCard.

  5. Haga clic en una opción de firma.

  6. Haga clic en Aceptar.

Puede disponer de una firma y una vCard al mismo tiempo.

3.2.6 Revisión ortográfica de los elementos que envíe

Hay dos formas de comprobar la ortografía de los elementos que se envían. El revisor rápido comprueba la ortografía a medida que se escribe y subraya las palabras mal escritas. El corrector ortográfico se ejecuta de forma independiente, ya sea manualmente o seleccionando que se ejecute al hacer clic en Enviar.

Ambas funciones comprueban si existen palabras escritas incorrectamente, palabras duplicadas o un uso irregular de las mayúsculas en los elementos que está creando.

Cuando el revisor rápido encuentra una palabra mal escrita, es posible sustituirla por otra palabra sugerida por el revisor rápido o bien omitirla siempre en el mensaje en cuestión. También se puede añadir la palabra a una lista de palabras de usuario.

Cuando el corrector ortográfico encuentra una palabra escrita incorrectamente, puede sustituirla por una de las palabras que sugiere el corrector, editarla de forma manual u omitirla. También puede definir una sustitución automática para la palabra o añadirla a una lista de palabras de usuario.

Puede usar Opciones de entorno para configurar el corrector ortográfico de forma que revise la ortografía de los mensajes automáticamente antes de enviarlos.

En esta sección se incluyen los temas siguientes:

Revisión ortográfica de un elemento con el revisor rápido

  1. Haga clic con el botón derecho del ratón en la palabra mal escrita en los campos Tema o Mensaje.

  2. Haga clic en la palabra bien escrita.

    O

    Haga clic en Pasar siempre para omitir la palabra en el resto del mensaje.

    O

    Haga clic en Añadir a la lista de palabras para añadirla a su lista de palabras.

Inhabilitación del revisor rápido

  1. Haga clic con el botón derecho del ratón en la palabra mal escrita en los campos Tema o Mensaje.

  2. Haga clic en Desactivar revisor ortográfico rápido.

    Para volver a habilitar el revisor rápido, haga clic con el botón derecho del ratón en el recuadro Tema o Mensaje y, después, haga clic en Activar revisor ortográfico rápido.

Revisión ortográfica de un elemento con el corrector ortográfico

  1. Haga clic en los campos Tema o Mensaje.

    O

    Seleccione el texto cuya ortografía desea verificar.

  2. Haga clic en Herramientas > Ortografía.

    Recuadro de diálogo Herramientas de escritura

  3. Para especificar una lista de palabras de usuario a la que añadir palabras, haga clic en la lista desplegable Añadir a la lista y seleccione una opción.

  4. Para especificar un rango de texto para revisarlo, haga clic en la lista desplegable Verificar y seleccione una opción.

  5. Cuando el corrector ortográfico se detenga en una palabra, haga clic en una de las opciones disponibles o edite la palabra manualmente.

    Puede elegir entre las siguientes opciones:

    Reemplazar: Reemplaza una palabra mal escrita por otra que sugiere Ortografía. Para reemplazar una palabra mal escrita, haga doble clic en la palabra o haga clic en la palabra y, a continuación, en Reemplazar. Si desea hacer sus propias correcciones, edite la palabra en el recuadro Reemplazar por y, a continuación, haga clic en Reemplazar.

    Omitir una vez: Omite la palabra una vez. El corrector ortográfico se detendrá cuando vuelva a encontrar la palabra.

    Pasar siempre: Omite todas las ocasiones en que aparezca la palabra en el documento. Se pasará por alto esta palabra hasta la próxima vez que revise la ortografía.

    Adición: Añade la palabra a la lista de palabras de usuario actual, que almacena palabras nuevas para que Ortografía pueda reconocerlas en futuras ocasiones.

    Corrección rápida: Define una sustitución automática para una palabra o frase. Cuando la función Ortografía se detenga en una palabra, haga clic en Corrección rápida para reemplazarla con el texto incluido en el campo Reemplazar por y añadir la palabra de sustitución a la lista de usuario que se utilice en Corrección rápida. La próxima vez que escriba la palabra, Corrección automática la sustituirá automáticamente.

    Sugerir: Muestra palabras o frases adicionales en el recuadro de lista de sustituciones.

  6. Haga clic en Sí cuando haya terminado la revisión ortográfica.

Revisión ortográfica de elementos automáticamente con el corrector ortográfico

Puede realizar la revisión ortográfica de forma automática cada vez que haga clic en Enviar.

  1. Haga clic en Herramientas > Opciones y haga doble clic en Entorno.

  2. Haga clic en Comprobar ortografía antes de enviar y después en Aceptar.

Edición de la lista de palabras de usuario

Los cambios que realice en una lista de palabras de usuario son efectivos sólo si ha activado Corrección rápida. En el recuadro Mensaje de un elemento que esté creando, haga clic en Herramientas > Corrección rápida y, a continuación, asegúrese de que la casilla Reemplazar palabras al escribir incluya una marca de verificación.

Para obtener más información acerca de las listas de palabras de usuario, haga clic en Herramientas > Ortografía en un elemento que haya creado. En el recuadro de diálogo Herramientas de escritura, haga clic en Personalizar, en Listas de palabras de usuario y, a continuación, en Ayuda.

Para realizar cambios en la lista de palabras de usuario:

  1. En Ortografía, haga clic en Personalizar > Listas de palabras de usuario y, a continuación, en la lista que desee modificar.

    Si no ha añadido listas propias, la lista de palabras por defecto será la única disponible.

    Recuadro de diálogo Listas de palabras de usuario

  2. Para añadir una nueva entrada, escríbala en el campo Palabra/Frase y, a continuación, haga clic en Añadir entrada.

    O

    Para suprimir una entrada, selecciónela y, a continuación, haga clic en Suprimir entrada.

    O

    Para cambiar una entrada, selecciónela, realice los cambios y, a continuación, haga clic en Añadir entrada.

  3. Haga clic en Cerrar cuando haya terminado de realizar los cambios.

Configuración del idioma del corrector ortográfico

  1. Haga clic en los campos Tema o Mensaje.

    O

    Seleccione el texto cuya ortografía desea verificar.

  2. Haga clic en Herramientas > Ortografía.

  3. Haga clic en Personalizar > Idioma.

  4. Seleccione el idioma que quiera utilizar y, a continuación, haga clic en Aceptar.

  5. Haga clic en Cerrar.

3.2.7 Deshacer la última acción de texto

Puede deshacer la última acción de texto en los campos Tema o Mensaje del mensaje que está componiendo.

  1. Haga clic en Editar > Deshacer.

También puede deshacer una acción pulsando Ctrl+Z. (Para obtener información acerca de otras teclas de método abreviado, consulte la Section 1.9, Uso de las teclas de acceso directo).

3.2.8 Retraso de la entrega de un elemento

La función Retrasar entrega permite enviar un elemento en un momento distinto al momento de crearlo.

  1. Desde la ventana del elemento nuevo, haga clic en la pestaña Opciones de envío.

  2. Haga clic en Retrasar entrega.

  3. Especifique el número de días que se debe esperar antes de entregar el elemento.

    O

    Especifique la fecha y la hora en las que se debe entregar el elemento.

  4. Haga clic en Enviar.

3.2.9 Uso de vistas personalizadas

Las vistas personalizadas permiten crear una plantilla de correo electrónico y guardarla para volver a usarla en otro momento, lo que resulta útil si se quiere enviar con frecuencia un mensaje que incluya un texto determinado o que tenga un aspecto concreto. Se puede crear un mensaje de correo electrónico con el aspecto adecuado para después guardarlo como vista personalizada.

Almacenamiento de vistas personalizadas

  1. Haga clic en Botón Correo nuevo para crear un mensaje de correo nuevo.

  2. (Opcional) Escriba el tema del mensaje en el campo Tema.

  3. Escriba el mensaje de correo electrónico en el campo Mensaje.

  4. Haga clic en Archivo > Guardar vista.

    Por defecto, las vistas personalizadas se guardan en el directorio C:\Novell\Groupwise, con la extensión de archivo .vew.

Apertura de vistas personalizadas

  1. Haga clic en la flecha abajo que aparece junto al icono Correo nuevo.

  2. Seleccione la vista personalizada que haya guardado anteriormente.

    Se abrirá la vista personalizada, en la que se mostrará la información que haya proporcionado al guardar el archivo correspondiente.

  3. Añada la información extra necesaria y haga clic en Enviar.