3.7 Gestión de elementos enviados

En esta sección se incluyen los temas siguientes:

3.7.1 Confirmación de la entrega de elementos enviados

GroupWise proporciona varios métodos para que pueda confirmar que el elemento se ha entregado.

Seguimiento de un elemento enviado

En la ventana Propiedades puede verificar el estado de cualquier elemento que haya enviado. Para obtener más información, consulte Comprobación del estado de sus elementos.

Recepción de notificación cuando se abre o se suprime el elemento

Puede recibir una notificación cuando el destinatario abra o suprime un mensaje, rechace una cita o finalice una tarea. Para obtener más información, consulte Recepción de notificación acerca de los elementos que envíe.

Solicitud de respuesta

Puede informar al destinatario de un elemento de que necesita una respuesta. GroupWise añade una frase al elemento para indicar que se requiere una respuesta y cambia el icono del buzón del destinatario a una flecha doble. Para obtener más información, consulte Solicitud de respuesta para los elementos enviados.

3.7.2 Visualización de elementos enviados

Es posible que desee ver elementos que haya enviado anteriormente. Por ejemplo, puede leer un elemento enviado, volverlo a enviar con o sin correcciones y, en algunos casos, retraerlo (si el destinatario aún no lo ha abierto).

  1. Haga clic en la carpeta Elementos enviados Icono de la carpeta Elementos enviados en la barra de navegación.

Todos los elementos enviados se encuentran en esta carpeta a menos que se muevan a una carpeta distinta de Buzón o Calendario. Si un elemento enviado se mueve a otra carpeta, dicho elemento ya no aparecerá en la carpeta Elementos enviados. Para visualizar los elementos enviados que se han movido a otras carpetas, abra dichas carpetas.

3.7.3 Reenvío de elementos

Utilice Reenviar para volver enviar un elemento, tal vez con correcciones.

  1. Haga clic en la carpeta Elementos enviados en la barra de navegación.

  2. Haga clic con el botón derecho en el elemento que desee reenviar y, a continuación, haga clic en Reenviar.

  3. Si se trata de un elemento de fecha automática, haga clic en Esta vez o en Todas las veces.

  4. Realice todos los cambios que sean necesarios en el elemento y, a continuación, haga clic en Enviar en la barra de herramientas.

  5. Haga clic en Sí para retraer el elemento original.

    O

    Haga clic en No para mantener el elemento original.

Puede revisar las propiedades del elemento original para comprobar si GroupWise ha podido retraerlo. Haga clic con el botón derecho en el elemento del Buzón y, a continuación, haga clic en Propiedades. Los mensajes telefónicos y de correo no se pueden retraer una vez que se han abierto.

3.7.4 Retracción de elementos enviados

Utilice Suprimir para retraer un elemento enviado del buzón del destinatario. Puede retraer un mensaje de correo o telefónico en el caso de que los destinatarios aún no hayan abierto el elemento. Puede retraer una cita, un recordatorio o una tarea de un destinatario en cualquier momento.

  1. Haga clic en la carpeta Elementos enviados en la barra de navegación.

  2. Haga clic con el botón derecho en el elemento que desee retraer y, a continuación, haga clic en Suprimir.

  3. Seleccione la opción adecuada.

  4. Si ha decidido retraer este elemento de los buzones de otros destinatarios, podrá escribir un comentario para los destinatarios explicando por qué se ha retraído el elemento.

  5. Haga clic en Aceptar.

Para ver los destinatarios que han abierto el mensaje, haga clic con el botón derecho en el elemento y, a continuación, haga clic en Propiedades.

3.7.5 Comprobación del estado de sus elementos

La ventana Propiedades le permite verificar el estado de cualquier elemento que haya enviado. Por ejemplo, es posible ver cuándo se entregó un elemento y cuándo el destinatario lo abrió o lo suprimió. Si un destinatario aceptó o rechazó una cita e incluyó un comentario, verá el comentario en la ventana Propiedades. También verá si un destinatario marcó una tarea como finalizada.

Asimismo, esta ventana muestra información sobre los elementos que se reciben. Muestra qué otras personas han recibido el elemento (excepto los destinatarios de copias ocultas), el tamaño y la fecha de creación de los archivos adjuntos, etc.

Existen dos vistas de propiedades.

Propiedades básicas: muestra el encabezado Propiedades y una lista de destinatarios. La lista de destinatarios muestra el nombre y el ID de usuario del destinatario, las acciones que ha efectuado con el elemento, la fecha y la hora de la última acción y los comentarios existentes.

Propiedades avanzadas: muestra el encabezado Propiedades, los destinatarios, las oficinas postales, los archivos y las opciones del elemento. La página Propiedades avanzadas resulta especialmente útil para los administradores de sistemas cuando necesitan realizar un seguimiento del elemento para solucionar problemas.

Puede guardar e imprimir la información de estado de un elemento.

Para obtener información acerca de un documento, utilice el Registro de actividad de Propiedades. consulte la Section 13.7, Visualización del historial de un documento.

En esta sección se incluyen los temas siguientes:

Comprobación del estado de un elemento

  1. Haga clic con el botón derecho del ratón en el Buzón o en el Calendario y, a continuación, haga clic en Propiedades.

Los iconos que hay junto al elemento también proporcionan información de estado útil. Consulte Iconos que aparecen junto a los elementos en el Buzón, la carpeta Elementos enviados y el Calendario.

Para ver las propiedades avanzadas, haga clic en la flecha desplegable Estilo y, después, haga clic en Propiedades avanzadas.

Almacenamiento de la información de estado de un elemento

  1. Haga clic con el botón derecho en un elemento y, a continuación, haga clic en Propiedades.

  2. Haga clic en Archivo > Guardar como.

    GroupWise asigna al elemento un nombre de archivo temporal. Puede cambiar el nombre de archivo y la carpeta por defecto para guardar el archivo.

  3. Haga clic en Guardar.

Impresión de la información de estado de un elemento

  1. Haga clic con el botón derecho en un elemento y, a continuación, haga clic en Propiedades.

  2. Haga clic con el botón derecho en la ventana Propiedades y, a continuación, haga clic en Imprimir.

3.7.6 Recepción de notificación acerca de los elementos que envíe

  1. Para recibir notificaciones acerca de un elemento, abra una vista de elemento, haga clic en la pestaña Opciones de envío y, a continuación, haga clic en Seguimiento de estado.

    Vista de correo con opciones de Seguimiento de estado

    O

    Para recibir siempre notificaciones acerca de los elementos que envíe, haga clic en Herramientas > Opciones, haga doble clic en Enviar y, a continuación, haga clic en la pestaña correspondiente al tipo de elemento.

  2. En la sección Aviso de recepción, especifique el tipo de confirmación de recepción que desee.

    Se suscribirá automáticamente a Notificar en Opciones. Si ha desactivado la recepción de alarmas y notificaciones, no podrá recibir notificaciones mediante Notificar. Para obtener más información, consulte la Section 7.5, Ejecución de Notify.

    Si envía elementos a una dirección de Internet, puede hacer clic en Habilitar confirmación de entrega. Si el sistema de correo electrónico de Internet del receptor permite el seguimiento de estado, podrá recibir información de estado sobre el elemento que envíe.

  3. Haga clic en Aceptar.

3.7.7 Solicitud de respuesta para los elementos enviados

  1. Si desea solicitar una respuesta para un elemento, abra una vista de elemento, haga clic en la pestaña Opciones de envío y, a continuación, en General.

    O

    Para solicitar una respuesta para todos los elementos que envíe, haga clic en Herramientas > Opciones y, a continuación, haga doble clic en Enviar.

  2. Haga clic en Se desea una respuesta y, a continuación, especifique cuándo desea recibir la respuesta.

    El destinatario verá Icono de respuesta solicitada junto al mensaje. Si selecciona Cuando sea posible, la indicación "Se solicita respuesta: Cuando sea posible” aparece en la parte superior del mensaje. Si selecciona Dentro de _ días, la indicación “Se solicita respuesta: Para el xx/xx/xx” aparece en la parte superior del mensaje.

  3. Haga clic en Aceptar.

3.7.8 Cambio del tema de un elemento enviado

  1. Abra un elemento del buzón o del calendario.

  2. Haga clic en la pestaña Personalizar.

  3. Escriba un tema nuevo en el campo Mi tema.

Figure 3-1 Elemento enviado con la pestaña Personalizar

Este tema personalizado aparecerá en el Buzón y en el Calendario, así como en el Buzón y en el Calendario de cualquiera que actúe como su apoderado. Si cambia el tema de un elemento de una carpeta compartida, el resto de usuarios de la carpeta compartida verán el tema original.

Para ver el tema original, abra el elemento y busque en el campo Tema del encabezado del elemento.

Cuando se crea un filtro básico o se realiza una búsqueda de una palabra determinada en el campo Tema, los resultados del filtro o de la búsqueda muestran los elementos cuyo tema original o personalizado contiene esa palabra. Cuando se crea un filtro o una búsqueda avanzados, utilice el campo Tema para buscar el tema original y el campo Mi tema para buscar el tema personalizado.

Cuando se crea una regla para buscar una palabra determinada en el campo Tema, la regla sólo buscará en el tema original.