5.2 Envío de tareas

Una tarea es un elemento que debe finalizarse en la fecha y hora especificadas que aparecen en el Calendario. Cuando asigna una tarea a un usuario, el usuario puede aceptarla o rechazarla pero, hasta que la rechace o la complete, está aparecerá en la lista de tareas del usuario y en el Calendario del usuario todos los días.

Cuando se acepta, la tarea aparece en el calendario en su fecha de inicio. Cuando se rebasa la fecha de caducidad, la tarea se muestra en rojo en el Calendario. Cuando marque una tarea como terminada, ya no se trasladará al día siguiente en el calendario.

Cuando haya finalizado la tarea, puede marcarla como terminada. Como originador de una tarea asignada, puede especificar que GroupWise le envíe una notificación cuando la tarea se marque como terminada. (Notify debe estar ejecutándose para recibir la notificación.) En la ventana Propiedades se colocará el estado Completado, incluidas la fecha y la hora en que la tarea fue marcada como completada.

HINT:También puede crear una lista de verificación que no esté asociada al Calendario. En este tipo de lista de verificación, se puede utilizar cualquier tipo de elemento (correo, cita, tarea, recordatorio o mensaje telefónico). Para obtener más información, consulte Creación de una lista de verificación.

En esta sección se incluyen los temas siguientes:

5.2.1 Asignación de una tarea a otros usuarios

  1. Haga clic en Archivo > Nuevo > Tarea.

    Vista de Tarea

  2. En el campo A, escriba un nombre de usuario y, a continuación, pulse Intro. Repita el paso con los demás usuarios. Si es necesario, escriba nombres de usuarios en los campos CC y CO.

    O

    Para seleccionar nombres de usuario de una lista, haga clic en Dirección, haga doble clic en cada usuario y, a continuación, haga clic en Aceptar.

  3. Para cambiar el nombre de De (por el de otra cuenta o apoderado), haga clic en Lista desplegable De y después en un nombre.

  4. Escriba las fechas en las que desee que comience y finalice la tarea. Puede escribir la misma fecha en ambos campos.

    O

    Haga clic en Icono de calendario para especificar las fechas de la tarea manual o automáticamente.

  5. Escriba el tema.

  6. Escriba una prioridad para la tarea.

    La prioridad de la tarea puede consistir en un carácter seguido de un número. Los siguientes son formatos aceptables: A1, C2, B, 3, etc. Las prioridades de tarea son opcionales.

  7. Escriba una descripción de la tarea.

    Puede especificar diversas opciones, como asignar a la tarea una prioridad alta, solicitar una respuesta de los destinatarios, etc., haciendo clic en la pestaña Opciones de envío.

    Si lo desea, cambie la fuente del texto del mensaje. Para obtener más información, consulte Cambio de la fuente de los elementos enviados.

  8. Haga clic en Enviar en la barra de herramientas.

5.2.2 Asignación de una tarea a uno mismo

  1. En el Calendario, abra una vista con una Lista de tareas (por ejemplo, la vista Día), haga clic en una fecha y, a continuación, haga doble clic en un espacio vacío de la Lista de tareas.

    Vista Tarea publicada

  2. Escriba un asunto.

  3. Escriba una prioridad para la tarea.

    La prioridad de la tarea puede consistir en un carácter seguido de un número. Los siguientes son formatos aceptables: A1, C1, B, 3, etc. Las prioridades de tarea son opcionales.

  4. Escriba las fechas en las que desee que comience y finalice la tarea. Puede escribir la misma fecha en los dos recuadros.

    O

    Si es necesario, haga clic en Icono de calendario para especificar las fechas de la tarea manual o automáticamente.

  5. Escriba un mensaje.

    Puede especificar diversas opciones, como asignar a la tarea una prioridad alta, entre otras, haciendo clic en la pestaña Opciones.

  6. En la barra de herramientas, haga clic en Publicar.

Las tareas publicadas se colocan en el Calendario. No se colocan en su Buzón ni en el de ningún otro usuario.

HINT:También puede crear una lista de verificación que no esté asociada al Calendario. En este tipo de lista de verificación, se puede utilizar cualquier tipo de elemento (correo, cita, tarea, recordatorio o mensaje telefónico). Para obtener más información, consulte Creación de una lista de verificación.

5.2.3 Tareas marcadas como terminadas

Cuando finalice una tarea, puede marcarla como terminada. Las tareas que marque como terminadas no se trasladarán al día siguiente en el calendario. Las tareas terminadas se distinguen porque presentan una marca de verificación en el Calendario. Las tareas caducadas aparecen en rojo.

Si marca una tarea como terminada y luego se da cuenta de que queda una parte incompleta, puede desmarcarla. Las tareas a las que se les ha quitado la marca aparecen en el Calendario en el día en curso.

Cuando se marca una tarea como terminada, GroupWise envía una notificación al creador de la tarea si ha seleccionado Aviso de recepción en Opciones de enviar. En la ventana Propiedades se colocará el estado Completado, incluidas la fecha y la hora en que la tarea se marcó como completada.

En esta sección se incluyen los temas siguientes:

Tarea marcada como terminada

  1. Haga clic en el icono Calendario de la barra de navegación.

  2. Con el panel de tareas a la vista, seleccione la casilla de verificación situada junto a la tarea.

    Para desmarcar una tarea que se ha marcado como terminada, desactive la casilla de verificación situada junto a la tarea.

Comprobación del estado de finalización de una tarea

  1. Haga clic en la carpeta Elementos enviados en la barra de navegación.

  2. Abra la tarea que desea comprobar.

  3. Haga clic en la pestaña Propiedades.