8.11 Creación de guías de direcciones personales

Puede crear, editar, guardar y renombrar varias guías de direcciones para su uso personal y después compartirlas con otros usuarios.

En sus guías de direcciones personales, puede añadir o suprimir nombres y direcciones de cualquier contacto (persona, empresa o recurso). También puede crear sus propias propiedades de la información (campos). Cuando cree una guía de direcciones personal, se añadirá un icono de guía a la ventana principal de Guía de direcciones. Para expandir y comprimir las guías abiertas, haga clic en + y -.

Si crea diversas guías de direcciones, puede incluir el mismo nombre y la misma dirección en varias de ellas. Si se copia una entrada de una guía de direcciones y se edita la información de la entrada en una guía, se actualizará en todas ellas.

Las guías de direcciones personales presentan las direcciones según sus preferencias. Por ejemplo, cuando añada personas a su guía de direcciones personal, puede incluir direcciones de Internet o puede no incluir ninguna dirección. También puede crear grupos personales. En caso de que guarde una lista de personas como un grupo, sólo tendrá que escribir el nombre del grupo en el recuadro A para enviar un mensaje a todo el grupo.

En esta sección se incluyen los temas siguientes:

8.11.1 Creación de una guía de direcciones personal

  1. En la ventana principal, haga clic en Icono de Guía de direcciones de la barra de herramientas en la barra de herramientas.

  2. Haga clic en Archivo > Nueva guía.

  3. Escriba un nombre para la nueva guía y, a continuación, haga clic en Aceptar.

  4. Para añadir entradas a la nueva guía de direcciones, haga clic en la guía de direcciones y, a continuación, haga clic en Nuevo en la barra de herramientas.

    Recuadro de diálogo Nueva entrada abierto

  5. Seleccione el tipo de entrada y, a continuación, haga clic en Aceptar.

  6. Rellene los campos de la entrada.

    Para obtener información sobre los distintos campos, consulte Gestión de contactos, Gestión de grupos, Gestión de recursos y Gestión de organizaciones.

  7. Haga clic en Aceptar.

  8. Para copiar entradas en la nueva guía de direcciones desde guías de direcciones existentes, haga clic en la guía de direcciones existente, haga clic en una entrada y, a continuación, arrastre la entrada a la nueva guía de direcciones.

Puede añadir y modificar los registros de su guía de direcciones personal. Sin embargo, sólo el administrador del sistema puede añadir y modificar registros en la Guía de direcciones del sistema.

8.11.2 Supresión de una guía de direcciones personal

  1. En la ventana principal, haga clic en Icono de Guía de direcciones de la barra de herramientas en la barra de herramientas.

  2. Haga clic en Archivo > Suprimir guía.

    Recuadro de diálogo Suprimir guía de direcciones

  3. Haga clic en la guía que quiera suprimir (o pulse Ctrl y haga clic para seleccionar varias), haga clic en Aceptar y después haga clic en Sí.

Una vez suprimidas, las guías de direcciones personales no se pueden recuperar.

8.11.3 Edición de una guía de direcciones personal

En una guía de direcciones personal puede añadir o suprimir entradas, editar información existente, copiar nombres de una guía a otra o renombrar una guía. También puede crear sus propios campos de guías de direcciones personalizados.

En esta sección se incluyen los temas siguientes:

Supresión de entradas de una guía de direcciones personal

  1. En la ventana principal, haga clic en Icono de Guía de direcciones de la barra de herramientas en la barra de herramientas.

  2. Haga clic en una guía de direcciones y después haga clic (o pulse Ctrl y haga clic para seleccionar varios) en el nombre que quiera eliminar.

  3. Pulse la tecla Supr y, a continuación, haga clic en Sí.

Edición de entradas en una guía de direcciones personal

  1. En la ventana principal, haga clic en Icono de Guía de direcciones de la barra de herramientas en la barra de herramientas.

  2. Haga clic en una guía de direcciones y, a continuación, haga doble clic en el nombre que desea editar.

  3. Edite la información de las diferentes pestañas y, a continuación, haga clic en Aceptar.

    Recuadro de diálogo Contactos

Adición rápida de contactos a una guía personal de direcciones

Puede añadir rápidamente cualquier destinatario de un elemento a cualquier guía personal de direcciones.

  1. Haga clic con el botón derecho del ratón en el destinatario que desee añadir a una guía personal de direcciones.

  2. Haga clic en Añadir a guía de direcciones y después en la guía de direcciones a la que desee añadir el contacto.

Copia de entradas entre guías de direcciones personales

No puede copiar nombres y direcciones en una guía de direcciones cerrada; primero, debe abrir la guía. No puede copiar nombres en la Guía de direcciones del sistema.

  1. En la ventana principal, haga clic en Icono de Guía de direcciones de la barra de herramientas en la barra de herramientas.

  2. Haga clic en una guía de direcciones y después haga clic (o pulse Ctrl y haga clic para seleccionar varios) en el nombre que quiera copiar.

  3. Haga clic en Editar > Copiar en.

  4. Seleccione la guía de direcciones en la que desea copiar los nombres y, a continuación, haga clic en Aceptar.

Cambio de nombre de una guía de direcciones personal

  1. En la ventana principal, haga clic en Icono de Guía de direcciones de la barra de herramientas en la barra de herramientas.

  2. Haga clic en la guía de direcciones personal a la que desea cambiar el nombre.

    HINT:No puede cambiar de nombre la guía de direcciones Contactos frecuentes.

  3. Haga clic en Archivo > Cambiar el nombre de la guía.

  4. Escriba el nuevo nombre y, a continuación, haga clic en Aceptar.

Copia de una guía de direcciones personales

  1. En la ventana principal, haga clic en Icono de Guía de direcciones de la barra de herramientas en la barra de herramientas.

  2. Haga clic en la guía de direcciones personales que desee copiar.

  3. Haga clic en Archivo > Guardar como guía.

  4. Escriba un nombre para la guía de direcciones y, a continuación, haga clic en Aceptar.

Definición de campos personalizados en una guía de direcciones personales

  1. En la ventana principal, haga clic en Icono de Guía de direcciones de la barra de herramientas en la barra de herramientas.

  2. Haga clic en la guía personal de direcciones en la que desee definir campos personalizados.

  3. Haga doble clic en una entrada y, a continuación, haga clic en la pestaña Avanzadas.

  4. Haga clic en Añadir y, a continuación, escriba un título para el campo en el recuadro Nombre del campo.

  5. En el campo Valor, escriba la información de la entrada que desee que se muestre en ese campo.

  6. Haga clic en Aceptar.

Cuando haya añadido un campo personalizado a una guía de direcciones, ya no podrá suprimirse el campo. No obstante, ya que estos campos se muestran como columnas, puede eliminarse la columna de la pantalla. Dado que cada guía de direcciones puede contener columnas diferentes, esta columna debe eliminarse en cada una de ellas.

8.11.4 Sincronización de entradas de las guías de direcciones

Puede utilizar Sincronizar para estar seguro de que las entradas de su guía de direcciones personal coinciden con las entradas correspondientes de la Guía de direcciones del sistema. Puede sincronizar una guía personal de direcciones completa o sólo las entradas que haya seleccionado.

Por ejemplo, puede tener una guía de direcciones personales que contenga los nombres de sus contactos en el departamento de Marketing. Cuando el Departamento de Marketing se cambie de oficina y de número de teléfono, Sincronizar le ahorrará tener que crear una nueva guía personal de direcciones.

  1. En la ventana principal, haga clic en Icono de Guía de direcciones de la barra de herramientas en la barra de herramientas.

  2. Haga clic en la guía personal de direcciones que desee sincronizar.

  3. Para sincronizar una guía de direcciones, haga clic en Archivo > Sincronizar > Guía actual.

    O

    Para sincronizar entradas seleccionadas, pulse Ctrl o Mayús y haga clic en ellas. A continuación, haga clic en Archivo > Sincronizar > Elementos seleccionados.