Novell Documentation: GroupWise 7 - Gestión de contactos mediante su Buzón

7.3 Gestión de contactos mediante su Buzón

La gestión de contactos de GroupWise proporciona acceso a los contactos, grupos, recursos y organizaciones de la Icono de la carpeta Contactos carpeta Contactos de la Lista de carpetas.

Figure 7-4 Buzón con la carpeta Contactos

La carpeta Contactos muestra, por defecto, todas las entradas de la guía de direcciones Contactos frecuentes.

Cualquier modificación que realice en la carpeta Contactos se realizará también en la guía de direcciones correspondiente (Contactos frecuentes u otra). Las modificaciones que realice en la guía de direcciones se verán reflejadas en la carpeta Contactos. Para obtener más información acerca de las guías de direcciones, consulte el Section 8.0, Uso de la Guía de direcciones.

Los apoderados nunca ven su carpeta Contactos.

Utilice la carpeta Contactos para ver, actualizar, suprimir y añadir información en contactos, grupos, recursos y organizaciones de la guía de direcciones seleccionada.

Para ver contactos, grupos, recursos y organizaciones de otra guía de direcciones, cambie la guía de direcciones que muestra la carpeta Contactos.

En esta sección se incluyen los temas siguientes:

7.3.1 Gestión de contactos

Cada contacto de la carpeta Contactos se marca con el icono de contacto Icono de persona . Cuando se hace doble clic en un contacto, aparece la vista del elemento de contacto.

Figure 7-5 Vista de elemento de contacto

En la tabla siguiente se explica el propósito de cada pestaña de la vista del elemento de contacto. Para obtener ayuda específica acerca de cada campo de una pestaña, haga clic en un campo en la vista del elemento de contacto y, a continuación, pulse Mayús+F1.

Tabulador	Finalidad
Resumen	Esta pestaña muestra un resumen de la información incluida en las demás pestañas. Haga doble clic en la lista desplegable para mostrar la información de resumen en los dos formatos diferentes. Si el administrador del sistema ha personalizado esta pestaña, puede tener formatos adicionales entre los que elegir.
Contacto	Utilice esta pestaña para introducir el nombre del contacto, varias direcciones de correo electrónico, varios números de teléfono y varios ID de mensajería instantánea. Haga clic en la lista desplegable Visualizar para seleccionar la manera en la que desea que aparezca el nombre en Completar nombre. Puede seleccionar Apellido, Nombre, Nombre Apellido o introducir cualquier nombre de presentación que elija. Cuando desee dirigir un elemento a este contacto, escriba el nombre de visualización en un campo de dirección (A, CC o CO) del elemento. Si hace doble clic en una dirección de correo electrónico en la pestaña Contacto, se abrirá una nueva vista de correo dirigida a este contacto. Si hace doble clic en un ID de mensajería instantánea de un producto admitido, se abre el producto de mensajería instantánea (si está instalado) y se inicia una conversación con este contacto. Puede especificar varios números de teléfono. Seleccione el botón de radio del número de teléfono por defecto.
Oficina	Utilice esta pestaña para introducir el cargo del contacto, el departamento, la organización, la dirección de la empresa, la estafeta y el sitio Web de la empresa. Escriba un nombre de organización. Si ya existe en la guía de direcciones, Completar nombre rellenará el nombre. Si el nombre de la organización no está ya en la guía de direcciones, se añadirá el nombre introducido a la guía. Utilice el botón de flecha para añadir más información sobre la organización. Haga clic en el botón del sitio Web para lanzar un navegador Web e ir al sitio Web.
Personal	Utilice esta pestaña para introducir la dirección particular del contacto, el sitio Web personal y la fecha de su cumpleaños. Haga clic en el botón del sitio Web para lanzar un navegador Web e ir al sitio Web. Haga clic en el botón del calendario para seleccionar el cumpleaños de este contacto. Cuando la casilla de verificación situada junto a la fecha está seleccionada, la información sobre el cumpleaños se muestra en la pestaña Resumen y en la columna Cumpleaños, si es que se ha añadido a alguna guía de direcciones. Cuando se selecciona la casilla de verificación, no se añade el cumpleaños al Calendario. Si se anula la selección de la casilla, la información sobre el cumpleaños sólo está disponible en la pestaña Personal.
Comentarios	Utilice esta pestaña para escribir información acerca de la interacción con este contacto. Puede insertar una marca temporal para cada entrada.
Avanzadas	Utilice esta pestaña para ver, añadir y editar campos definidos por el usuario. Aparecen todos los campos del sistema y los definidos por el usuario. Para obtener más información, consulte Definición de campos personalizados en una guía de direcciones personales.
Certificado	Utilice esta pestaña para ver o eliminar certificados de seguridad que haya recibido de este contacto, cambiar la confianza de los certificados, editar propiedades de los certificados e importar y exportar certificados. Para obtener más información, consulte la Section 12.10, Vista de los certificados de seguridad recibidos y cambio de la confianza.
Historial	Esta pestaña muestra todos los elementos que ha enviado o recibido de este contacto. Puede especificar los tipos de elementos que desea ver. También puede especificar el rango de fechas de elementos que desea ver. Esta pestaña incluye una ventana Visor rápido para que pueda explorar mensajes rápidamente.

7.3.2 Gestión de grupos

Cada grupo de la carpeta Contactos se marca con el icono de grupo . Cuando se hace doble clic en un grupo, aparece la vista del elemento de grupo.

Figure 7-6 Vista de elemento de grupo

En la tabla siguiente se explica el propósito de cada pestaña de la vista del elemento de grupo. Para obtener ayuda específica acerca de cada campo de una pestaña, haga clic en un campo en la vista del elemento de grupo y, a continuación, pulse Mayús+F1.

Tabulador

Finalidad

Resumen

Esta pestaña muestra un resumen de la información incluida en las demás pestañas.

Haga doble clic en la lista desplegable para mostrar la información de resumen en los dos formatos diferentes. Si el administrador del sistema ha personalizado esta pestaña, puede tener formatos adicionales entre los que elegir.

Detalles

Utilice esta pestaña para introducir un nombre para el grupo, una descripción del grupo y ver quién está incluido en el grupo. También puede seleccionar un miembro del grupo y pulsar Suprimir para eliminar el nombre. Si hace clic con el botón derecho del ratón en un nombre, podrá ver los detalles, eliminar el nombre o cambiar la designación de A, CC y CO.

Utilice el botón Miembros para añadir entradas al grupo. Para obtener más información, consulte Adición y eliminación de contactos en un grupo personal o una lista de distribución corporativa.

7.3.3 Gestión de recursos

Cada recurso de la carpeta Contactos se marca con el icono de recurso Recurso . Cuando se hace doble clic en un recurso, aparece la vista del elemento de recurso.

Figure 7-7 Vista de elemento de recurso

En la tabla siguiente se explica el propósito de cada pestaña de la vista del elemento de recurso. Para obtener ayuda específica acerca de cada campo de una pestaña, haga clic en un campo en la vista del elemento de recurso y, a continuación, pulse Mayús+F1.

Tabulador

Finalidad

Resumen

Esta pestaña muestra un resumen de la información incluida en las demás pestañas.

Detalles

Utilice esta pestaña para introducir un nombre para el recurso, un número de teléfono, un tipo de recurso, una dirección de correo electrónico, el propietario y los comentarios acerca del recurso.

En el campo Propietario, puede introducir un contacto que ya se encuentre en la guía de direcciones o puede utilizar el botón de flecha para crear una nueva entrada de contacto.

Avanzadas

Utilice esta pestaña para ver, añadir y editar campos definidos por el usuario. Aparecen todos los campos del sistema y los definidos por el usuario. Para obtener más información, consulte Definición de campos personalizados en una guía de direcciones personales.

7.3.4 Gestión de organizaciones

Cada organización de la carpeta Contactos se marca con el icono de organización . Cuando se hace doble clic en una organización, aparece la vista del elemento de organización.

Figure 7-8 Vista de elemento de organización

En la tabla siguiente se explica el propósito de cada pestaña de la vista del elemento de organización. Para obtener ayuda específica acerca de cada campo de una pestaña, haga clic en un campo en la vista del elemento de organización y, a continuación, pulse Mayús+F1.

Tabulador	Finalidad
Resumen	Esta pestaña muestra un resumen de la información incluida en las demás pestañas. Haga doble clic en la lista desplegable para mostrar la información de resumen en los dos formatos diferentes. Si el administrador del sistema ha personalizado esta pestaña, puede tener formatos adicionales entre los que elegir.
Detalles	Utilice esta pestaña para introducir un nombre para la organización, un número de teléfono y de fax, el contacto principal de la organización, la dirección, el sitio Web y comentarios acerca de esta organización. En el campo Contacto principal, puede introducir un contacto que ya se encuentre en la guía de direcciones o puede utilizar el botón de flecha para crear una nueva entrada de contacto.
Gente	Muestra los miembros de esta organización. Se trata de los contactos que tiene esta organización especificados en la pestaña Oficina.
Avanzadas	Utilice esta pestaña para ver, añadir y editar campos definidos por el usuario. Aparecen todos los campos del sistema y los definidos por el usuario. Para obtener más información, consulte Definición de campos personalizados en una guía de direcciones personales.

7.3.5 Cambio de la guía de direcciones para la carpeta Contactos

Haga clic con el botón derecho del ratón en la carpeta Contactos.
Haga clic en Propiedades.
Haga clic en el nombre de la guía de direcciones en la lista desplegable Guía de direcciones.
Haga clic en Aceptar.

7.3.6 Envío de un mensaje de correo desde un contacto

Desde la lista de carpetas completa, haga clic en la carpeta Contactos.

Para acceder a la lista completa de carpetas, haga clic en la lista desplegable del encabezado de la lista de carpetas (situada en la parte superior de la lista de carpetas; probablemente aparezca En línea o Almacenamiento en el caché para indicar el modo de GroupWise que se está ejecutando) y, a continuación, en Lista de carpetas completa.
Haga doble clic en un contacto.
En la pestaña Resumen, haga clic en la dirección de correo electrónico a la que desea enviar un mensaje.

También puede hacer doble clic en una dirección de correo electrónico en la pestaña Contacto.
Escriba un tema y un mensaje en el mensaje de correo que se abre.
Haga clic en Enviar en la barra de herramientas.

7.3.7 Cambio del nombre de presentación de un contacto

El nombre de visualización es el nombre que aparece cuando comienza a escribir en el campo A (CC o CO) de un mensaje. Cuando comienza a escribir un nombre, por ejemplo, "Ta", Completar nombre rellena el resto del nombre con un nombre de la guía de direcciones, por ejemplo "Tamara Hoyos". Sin embargo, si hay dos personas llamadas Tamara Hoyos en la guía de direcciones, una en Contabilidad y otra en Instalaciones, puede ser difícil para usted saber el nombre que ha rellenado Completar nombre, a menos que se tome el tiempo de mirar más propiedades.

Puede cambiar el nombre de presentación de forma que resulte sencillo saber el nombre que ha rellenado Completar nombre. Por ejemplo, si sólo mantiene correspondencia con Tamara Hoyos en Contabilidad, puede cambiar el nombre de presentación a Tamara--Contabilidad.

Desde la lista de carpetas completa, haga clic en la carpeta Contactos.

Para acceder a la lista completa de carpetas, haga clic en la lista desplegable del encabezado de la lista de carpetas (situada en la parte superior de la lista de carpetas; probablemente aparezca En línea o Almacenamiento en el caché para indicar el modo de GroupWise que se está ejecutando) y, a continuación, en Lista de carpetas completa.
Haga doble clic en un contacto.
Haga clic en la pestaña Contacto.
Haga clic en el campo Visualizar.
Escriba un nuevo nombre de presentación.

También puede hacer clic en la lista desplegable Visualizar para seleccionar Apellido, Nombre o Nombre Apellido (por ejemplo: Salas, Tania o Tania Salas).
Haga clic en Aceptar.

La próxima vez que asigne direcciones a un mensaje, Completar nombre utilizará este nombre de presentación.

7.3.8 Visualización de toda la correspondencia que ha tenido con un contacto

Utilice la pestaña Historial para ver toda la correspondencia que ha mantenido con un contacto.

Desde la lista de carpetas completa, haga clic en la carpeta Contactos.

Para acceder a la lista completa de carpetas, haga clic en la lista desplegable del encabezado de la lista de carpetas (situada en la parte superior de la lista de carpetas; probablemente aparezca En línea o Almacenamiento en el caché para indicar el modo de GroupWise que se está ejecutando) y, a continuación, en Lista de carpetas completa.
Haga doble clic en un contacto.
Haga clic en la pestaña Historial.

Aparecen todos los elementos que ha recibido de este contacto o que le ha enviado.

En la columna Carpeta se muestra la carpeta en la que se encuentra cada elemento.

Para añadir o eliminar columnas, haga clic con el botón derecho del ratón en la cabecera de columna y, a continuación, haga clic en una opción. Para ordenar por la información de una columna (por ejemplo, por fecha o tema), haga clic en la cabecera de columna.

El texto del mensaje del elemento seleccionado aparece debajo de la lista de elementos. Puede cambiar el tamaño de la ventana para ver más o menos texto. Puede actuar en un elemento (por ejemplo, responder, remitir o suprimir) haciendo clic en los botones de la barra de herramientas encima del texto del mensaje.
Para mostrar elementos recibidos y enviados entre fechas específicas, especifique las fechas de inicio y de fin en los campos De y A.
Para mostrar sólo un tipo de elemento específico (por ejemplo, correo o cita), haga clic en un tipo de elemento en la lista desplegable Tipo de elemento.
Para mostrar sólo elementos recibidos o elementos enviados, haga clic en Elementos recibidos o en Elementos enviados en la lista desplegable Origen del elemento.