5.1 Programación de citas

Utilice las citas para programar bloques de tiempo en una fecha concreta o en un rango de fechas.

Puede utilizar Buscar disponibilidad para buscar una hora en la que todos los usuarios y los recursos que necesita para convocar una cita estén disponibles.

En esta sección se incluyen los temas siguientes:

5.1.1 Programación de una cita para otros usuarios

  1. Haga clic en Icono de cita en la barra de herramientas.

  2. En el campo A, escriba un nombre de usuario y, a continuación, pulse Intro. Repita el paso con los demás usuarios. Incluya también los ID de los recursos (por ejemplo, salas de conferencias) en el campo A. Si es necesario, escriba nombres de usuarios en los campos CC y CO.

    O

    Para seleccionar nombres de usuario o recursos de una lista, haga clic en Dirección en la barra de herramientas, haga doble clic en cada uno de los usuarios o los recursos y, a continuación, haga clic en Aceptar.

  3. Para cambiar el nombre del campo De (al de otra cuenta o apoderado), haga clic en Botón de lista desplegable De y después haga clic en un nombre.

  4. Escriba la descripción del lugar en el campo Lugar.

  5. Especifique la fecha de inicio.

    O

    Haga clic en Icono de fecha para especificar una fecha o una fecha automática para la cita.

    O

    Seleccione Todo el día si se trata de un evento para todo el día.

  6. Especifique una duración y una fecha de inicio. La duración puede expresarse en minutos, horas o días.

  7. Especifique cómo desea que aparezca la cita. Las citas pueden aparecer con los estados Libre, Dudoso, Ocupado o Ausente.

  8. Escriba un tema y un mensaje.

    Si lo desea, cambie la fuente del texto del mensaje. Para obtener más información, consulte Cambio de la fuente de los elementos enviados.

    Vista de Cita

  9. Si desea asegurarse de que las personas y los recursos relacionados con la cita están disponibles, puede realizar una búsqueda de disponibilidad; para ello, haga clic en Búsqueda de disponibilidad en la barra de herramientas. Consulte Comprobación de la disponibilidad de los asistentes.

    Puede especificar diversas opciones, como asignar a la cita una prioridad alta, solicitar una respuesta de los destinatarios, etc., haciendo clic en la pestaña Opciones de envío.

  10. Haga clic en Enviar en la barra de herramientas.

5.1.2 Reprogramación de una cita

Si desea asegurarse de que las personas y los recursos para la cita se encuentran disponibles, puede realizar una búsqueda de disponibilidad; para ello, haga clic en Buscar disponibilidad en la barra de herramientas.

  1. Haga clic en la carpeta Elementos enviados de la lista de carpetas.

  2. Haga clic en la cita que desea reprogramar.

  3. Haga clic en Acciones > Reenviar.

  4. Si la cita original incluía una fecha automática, haga clic en Esta vez o en Todas las veces.

  5. Realice los cambios que desee y, a continuación, haga clic en Enviar en la barra de herramientas.

  6. Haga clic en Sí para retraer el elemento original.

Para reprogramar una cita a otra hora el mismo día, abra el Calendario y arrastre la cita a la nueva hora.

5.1.3 Modificación de la programación de citas periódicas

  1. Haga clic en la carpeta Elementos enviados de la lista de carpetas.

  2. Haga clic en la cita que desea volver a programar.

    Si va a volver a programar sólo una cita de una serie de citas periódicas, seleccione la cita en el día en que quiera volver a programarla.

  3. Haga clic en Acciones > Reenviar.

  4. Haga clic en Todas las veces para seleccionar todas las citas de la cita periódica.

    O

    Haga clic en Esta vez para seleccionar sólo una cita en la serie de la cita periódica.

  5. Realice los cambios que desee y, a continuación, haga clic en Enviar en la barra de herramientas.

  6. Haga clic en Sí para retraer el elemento original.

Para reprogramar una cita a otra hora el mismo día, abra el Calendario y arrastre la cita a la nueva hora.

5.1.4 Cancelación de una cita

Puede cancelar una cita si la ha programado o si tiene los derechos de apoderado necesarios sobre el Buzón de la persona que la programó.

  1. Haga clic en la carpeta Elementos enviados de la lista de carpetas.

  2. Haga clic en la cita que desea cancelar.

  3. Haga clic en Editar y, a continuación, en Suprimir.

  4. Si la cita original incluía una fecha automática, haga clic en Esta vez o en Todas las veces.

  5. Haga clic en Todos los buzones y, a continuación, en Aceptar.

5.1.5 Programación de una cita para uno mismo

Si no puede asistir a reuniones, programe una cita publicada para esas horas. Cuando otro usuario le incluya en una cita y realice una búsqueda de disponibilidad, podrá comprobar que no estará disponible a esas horas, pero podrá programar la cita.

Las citas publicadas se colocan en el Calendario en la fecha especificada. No se sitúan en su Buzón ni en el Buzón de otros usuarios.

  1. En la barra de herramientas, haga clic en la flecha del botón Icono de cita nueva y, a continuación, en Cita publicada.

    Vista Cita publicada

    O

    En el Calendario, abra una vista con una lista de citas, haga clic en una fecha y, a continuación, haga doble clic en una hora en la lista de citas.

  2. (Opcional) Escriba un tema y un lugar, si fuera necesario.

  3. Especifique la fecha de inicio.

    O

    Haga clic en Icono de fecha para especificar una fecha o una fecha automática para la cita.

    O

    Seleccione Todo el día si se trata de un evento para todo el día.

  4. Especifique una duración y una fecha de inicio. La duración puede expresarse en minutos, horas o días.

  5. Especifique cómo desea que aparezca la cita. Las citas pueden aparecer como Desocupado, Tentativo, Ocupado o Ausente.

  6. (Opcional) Escriba un mensaje.

    Puede especificar muchas opciones, como asignar a la cita una prioridad alta, haciendo clic en la pestaña Opciones.

  7. (Opcional) Especifique un tipo en Mostrar cita como haciendo clic en Acciones > Mostrar cita como y seleccionando después un tipo.

  8. En la barra de herramientas, haga clic en Publicar.

Las citas publicadas se colocan en el Calendario en la fecha especificada. No se sitúan en su Buzón ni en el Buzón de otros usuarios.

5.1.6 Comprobación de la disponibilidad de los asistentes

Utilice Buscar disponibilidad para buscar una hora a la que estén libres todas las personas y los recursos necesarios para una reunión.

En esta sección se incluyen los temas siguientes:

Realización de una búsqueda de disponibilidad

  1. En la cita que esté creando, especifique los nombres de los usuarios y los ID de los recursos en el campo A.

  2. Especifique el primer día posible para la reunión en el campo Fecha de inicio.

  3. Especifique la duración de la reunión.

  4. Haga clic en Búsqueda de disponibilidad en la barra de herramientas.

    Recuadro de diálogo Elegir hora de cita

    El texto de la parte inferior del recuadro de diálogo Buscar disponibilidad indica el significado de los distintos patrones Mostrar cita como de la cuadrícula.

    Si el icono Icono de información de búsqueda de disponibilidad aparece a la izquierda del nombre de usuario o del recurso, puede hacer clic en una hora programada para el usuario o el recurso en la pestaña Programas individuales para ver más información acerca de la cita en el recuadro inferior. Sin embargo, el usuario o el propietario del recurso deben concederle derechos de lectura para las citas en la Lista de acceso correspondiente para que aparezca el icono Icono de información de búsqueda de disponibilidad. Consulte Adición y eliminación de nombres y derechos de apoderados en la Lista de acceso.

    Para excluir de la búsqueda un nombre de usuario o un recurso sin suprimirlo, haga clic en la pestaña Horas disponibles y, a continuación, haga clic en la casilla de verificación situada al lado del usuario o recurso para anular su selección. La exclusión de una persona o recurso de la búsqueda es útil si desea invitar a un usuario (por ejemplo, un destinatario de CC) a una reunión a la que no tiene que asistir obligatoriamente. Para incluir el nombre de un usuario o recurso que ha sido excluido, haga clic en la casilla de verificación situada al lado del usuario o recurso para seleccionarlo.

  5. Haga clic en Autoseleccionar para seleccionar la primera hora de reunión disponible y, a continuación, haga clic en Aceptar para transferir los usuarios, los recursos, la hora seleccionada y la duración a la cita que estaba programando.

    O

    Haga clic en Autoseleccionar hasta que vea la hora que desea y, a continuación, haga clic en Aceptar para transferir los usuarios, los recursos, la hora seleccionada y la duración a la cita que estaba programando.

    O

    Haga clic en la pestaña Horas disponibles para ver horas posibles para la reunión, haga clic en una hora para seleccionarla y, a continuación, haga clic en Aceptar para transferir los usuarios y los recursos, así como la hora y la duración seleccionadas, a la cita que estaba programando.

  6. Para eliminar un usuario o un recurso de la lista Invitar a la reunión después de la búsqueda, haga clic en la pestaña Horas disponibles, haga clic en el nombre de usuario o el recurso para eliminarlos, pulse Supr y, a continuación, haga clic en Sí.

    Esto es útil si desea incluir en la búsqueda varias salas de conferencia para encontrar una que esté disponible y luego eliminar las que no son necesarias.

  7. Complete y envíe la cita.

    Si desea hacer una búsqueda de disponibilidad antes de crear una cita, haga clic en Herramientas > Búsqueda de disponibilidad. Especifique la información en el recuadro de diálogo Buscar disponibilidad y, a continuación, haga clic en Aceptar para realizar una búsqueda de disponibilidad. Cuando encuentre una hora adecuada para la reunión, haga clic en el botón Organizar reunión para transferir la información a una nueva vista de cita y complete la cita.

    Puede cambiar el rango de búsqueda para una cita programándola con Herramientas > Búsqueda de disponibilidad y cambiando el número en el campo Días de búsqueda.

Cambio de opciones de búsqueda en el horario

Puede cambiar el rango de búsqueda, la hora y los días para todas las citas en la pestaña Búsqueda en el horario en Opciones de fecha y hora.

  1. Haga clic en Herramientas > Opciones, haga doble clic en Fecha y hora y, por último, haga clic en la pestaña Búsqueda de disponibilidad.

  2. Cambie las opciones que desee.

  3. Haga clic en Aceptar.

5.1.7 Dar formato a las citas en ICAL

  1. Haga clic en Cuentas > Opciones de cuenta.

  2. Haga clic en Opciones generales.

  3. Seleccione Usar ICAL al enviar citas vía SMTP.

  4. Haga clic en Aceptar.

Si los destinatarios de la cita utilizan un software de mensajería y agenda compatible con ICAL, recibirán un elemento de cita. Si el software de que disponen no es compatible con ICAL, recibirán un elemento de correo con la información de la cita añadida al texto del mensaje.