6.4 Uso de la carpeta Contactos

La carpeta Contactos supone una cómoda forma de consultar la información de la guía de direcciones. Por defecto está asociada con la guía de direcciones Contactos frecuentes, pero es posible asignar una guía distinta si se desea, tal y como se describe en Cambio de la guía de direcciones para la carpeta Contactos. Cuando se crea una guía de direcciones nueva, como se describe en la Sección 6.5.2, Creación de una guía de direcciones personal, la nueva guía también se añade automáticamente como nueva carpeta Contactos.

6.4.1 Gestión de contactos

Cada contacto de la carpeta Contactos se marca con el icono de contacto Icono de persona. Cuando se hace doble clic en un contacto, aparece la vista del elemento de contacto.

Adición de un contacto

Cuando se añade un contacto a la carpeta Contactos, se añade a la guía de direcciones correspondiente.

  1. En la lista de carpetas, seleccione la carpeta Contactos en la que desee añadir el contacto.

  2. Haga clic en Nuevo contacto en la barra de herramientas.

  3. Proporcione la información de contacto que precise en las pestañas disponibles:

    Contacto: Utilice esta pestaña para introducir el nombre del contacto, varias direcciones de correo electrónico, varios números de teléfono y varios ID de mensajería instantánea.

    Haga clic en la lista desplegable Mostrar como para seleccionar el modo en que desea que se muestre el nombre en Completar nombre. Puede seleccionar Apellido, Nombre, Nombre Apellido o introducir cualquier nombre de visualización que elija. Cuando desee dirigir un elemento a este contacto, escriba el nombre de visualización en un campo de dirección (A, CC o CO) del elemento.

    Puede especificar varios números de teléfono. Seleccione el botón de opción del número de teléfono por defecto.

    Oficina: Utilice esta página para introducir el cargo del contacto, el departamento, la organización, la dirección de la empresa, la estafeta y el sitio Web de la empresa.

    Escriba un nombre de organización. Si ya existe en la carpeta Contactos, Completar nombre completará el nombre. Si el nombre de la organización no está ya en la carpeta Contactos, se añadirá el nombre que introduzca. Utilice el botón de flecha para añadir más información sobre la organización.

    Haga clic en el botón del sitio Web para lanzar un navegador Web e ir al sitio Web.

    Personal: Utilice esta página para introducir la dirección particular del contacto y su sitio Web personal.

    Haga clic en el botón del sitio Web para lanzar un navegador Web e ir al sitio Web.

    Comentarios: Utilice esta página para escribir información acerca de la interacción con este contacto. Se puede introducir una marca horaria para cada entrada, para que sirva como diario de interacción con este contacto.

  4. Haga clic en Aceptar.

Modificación de un contacto

Puede modificar la información de un contacto en la guía de direcciones Contactos frecuentes o en una guía de direcciones personal. Para modificar un contacto de la guía de direcciones corporativa, primero debe copiar el contacto en la guía de direcciones Contactos frecuentes o en una guía de direcciones personal.

  1. En la lista de carpetas, seleccione la carpeta Contactos en la que quiera modificar el contacto.

  2. En la lista de contactos, haga doble clic en el contacto que desee modificar.

  3. Realice las modificaciones necesarias.

    Para obtener información detallada sobre el contacto, puede acceder a cada pestaña. Consulte la Adición de un contacto.

  4. Haga clic en Aceptar.

Búsqueda de un contacto

Utilice el campo Buscar del encabezado de la lista de elementos de la carpeta Contactos para buscar contactos concretos, como se describe en la Sección 7.1.2, Búsqueda de contactos.

Supresión de un contacto

Puede suprimir un contacto de la guía de direcciones Contactos frecuentes o de una guía de direcciones personal. No es posible suprimir contactos de la guía de direcciones corporativa.

  1. En la lista de carpetas, seleccione la carpeta Contactos en la que desee suprimir el contacto.

    En la lista de contactos:

  2. Linux: haga clic con el botón derecho en el contacto.

    Mac: haga clic en el contacto mientras mantiene pulsada la tecla Control.

  3. Haga clic en Suprimir.

  4. Haga clic en Sí para confirmar la supresión.

Cambio de la guía de direcciones para la carpeta Contactos

  1. Linux: haga clic con el botón derecho en la carpeta Contactos.

    Mac: haga clic en la carpeta Contactos mientras mantiene pulsada la tecla Control.

  2. Haga clic en Propiedades.

    Recuadro de diálogo Propiedades de la carpeta Contactos

  3. Haga clic en el nombre de la nueva guía de direcciones en la lista desplegable Guía de direcciones.

  4. Haga clic en Aceptar.

Cambio del nombre de presentación de un contacto

El nombre de visualización es el nombre que aparece cuando comienza a escribir en el campo A (CC o CO) de un mensaje. Cuando comienza a escribir un nombre, por ejemplo, “Ta”, Completar nombre rellena el resto del nombre con un nombre de la guía de direcciones, por ejemplo “Tamara Hoyos”. Sin embargo, si hay dos personas llamadas Tamara Hoyos en la guía de direcciones, una en Contabilidad y otra en Instalaciones, puede ser difícil para usted saber el nombre que ha rellenado Completar nombre, a menos que se tome el tiempo de mirar más propiedades.

Si lo desea, puede cambiar el nombre que se muestra para que sea más fácil saber qué nombre ha utilizado la función Completar nombre. Por ejemplo, si sólo mantiene correspondencia con Tamara Hoyos de Contabilidad, puede cambiar el nombre que se muestra para que sea Tamara-Contabilidad.

  1. Haga clic en la carpeta Contactos.

  2. Haga doble clic en un contacto.

  3. Haga clic en la pestaña Contacto.

  4. Haga clic en el campo Visualizar.

  5. Escriba un nuevo nombre en el campo Visualizar.

  6. Haga clic en Aceptar.

    La próxima vez que asigne direcciones a un mensaje, Completar nombre utilizará este nombre de presentación.

Uso de la carpeta Contactos para enviar un mensaje de correo electrónico

  1. Haga clic en la carpeta Contactos.

  2. Linux: haga clic con el botón derecho en un contacto.

    Mac: haga clic en un contacto mientras mantiene pulsada la tecla Control.

  3. Haga clic en Nuevo > Correo.

  4. Componga el mensaje de correo electrónico y haga clic en Enviar.

6.4.2 Gestión de grupos

Cada grupo de la carpeta Contactos se marca con Icono de grupo. Cuando se hace doble clic en un grupo, aparece la vista del elemento de grupo.

Organización de direcciones en grupos

Un grupo es una lista de usuarios o recursos a los que puede enviar mensajes. Utilice grupos para enviar un mensaje a varios usuarios o recursos escribiendo el nombre del grupo en los campos A, > CO o CC. Existen dos tipos de grupos: públicos y personales.

Un grupo público es una lista de usuarios creada por el administrador del sistema que está disponible para cualquier usuario de GroupWise. Por ejemplo, puede haber un grupo público para el departamento de Contabilidad. Este grupo incluirá todos los empleados de este departamento. Los grupos públicos se muestran en la guía de direcciones de GroupWise.

Los grupos personales los crea cada usuario. Por ejemplo, si suele enviar citas a su grupo de trabajo, en un grupo personal puede incluir la dirección o el nombre de todos los compañeros y un lugar de reuniones (un recurso).

Los grupos están marcados con el icono Icono de grupo y se muestran tanto en el panel izquierdo como en el derecho de la guía de direcciones abierta.

Creación y almacenamiento de un grupo personal

  1. En la lista de carpetas, seleccione la carpeta Contactos en la que desee crear el grupo personal.

  2. Haga clic en Grupo nuevo en la barra de herramientas.

  3. Escriba un nombre para el grupo.

  4. (Opcional) Escriba comentarios si lo desea, por ejemplo, la descripción del grupo.

  5. Haga clic en Miembros para abrir el recuadro de diálogo Selector de direcciones y mostrar la lista de direcciones.

  6. Haga clic en A, CC o CO, a continuación haga doble clic o seleccione y arrastre los usuarios y recursos para su grupo al panel del grupo.

    Si los usuarios que desea añadir se encuentran en una guía de direcciones distinta, haga clic en la guía de direcciones correspondiente de la lista desplegable Buscar en.

    Para restringir la lista de entradas a los contactos, grupos o recursos, haga clic en una opción de la lista desplegable Icono de búsqueda.

  7. Para añadir una entrada que no se encuentre en una guía de direcciones existente, haga clic en Nuevo contacto, rellene la información, haga clic en Aceptar y, a continuación, haga doble clic en la entrada.

  8. Haga clic en Aceptar dos veces para guardar el grupo en la guía personal de direcciones.

También puede crear y guardar un grupo personal desde el Selector de direcciones cuando esté asignando direcciones a un mensaje o a otro elemento:

  1. En una vista de elemento, haga clic en Icono de guía de direcciones de la barra de herramientas en la barra de herramientas.

  2. Haga doble clic en los contactos para añadirlos al panel de la derecha.

    Si los usuarios que desea añadir se encuentran en una guía de direcciones distinta, haga clic en la guía de direcciones correspondiente en la lista desplegable Buscar en.

    Para restringir la lista de entradas a los contactos, grupos o recursos, haga clic en una opción de la lista desplegable Icono de búsqueda.

  3. Para añadir una entrada que no se encuentre en una guía de direcciones existente, haga clic en Nuevo contacto, rellene la información, haga clic en Aceptar y, a continuación, haga doble clic en la entrada.

  4. Haga clic en Guardar grupo.

    O bien

    Si desea guardar el grupo en una guía de direcciones diferente a la que aparece, haga clic en la flecha situada a la derecha de Guardar grupo y, a continuación, seleccione la guía de direcciones.

  5. Escriba un nombre para el grupo.

  6. Escriba comentarios como, por ejemplo, una descripción del grupo.

  7. Haga clic en Aceptar dos veces.

Adición de contactos a un grupo

Si va a añadir contactos a un grupo público, como la lista de distribución corporativa, deberá disponer de los derechos adecuados otorgados por el administrador del sistema.

  1. En la lista de carpetas, seleccione la carpeta Contactos en la que desee añadir contactos a un grupo.

  2. Linux: haga clic con el botón derecho en el grupo.

    Mac: haga clic en el grupo mientras mantiene pulsada la tecla Control.

  3. Haga clic en Detalles.

    Los grupos están marcados con el icono Icono de grupo y se muestran tanto en el panel izquierdo como en el derecho de la guía de direcciones.

  4. En la pestaña Detalles, haga clic en Miembros para abrir el recuadro de diálogo Selector de direcciones y mostrar la lista de direcciones.

    Haga clic en la lista desplegable Icono de búsqueda para limitar la lista a los contactos, grupos o recursos.

  5. Para añadir un contacto, haga clic en la lista desplegable Buscar en y, a continuación, haga clic en la guía de direcciones en la que se encuentre el contacto.

  6. Haga clic en la lista desplegable Coincidir y, después, haga clic en la forma en que desea localizar el contacto (por nombre, apellido o nombre completo).

  7. En el campo Buscar, escriba el contacto que desee añadir.

    La lista de direcciones mostrará la coincidencia más próxima.

  8. Haga doble clic en el contacto de la lista para que se añada a la lista Seleccionado.

  9. Haga clic en Aceptar dos veces para guardar el grupo.

Supresión de un contacto de un grupo

  1. En la lista de carpetas, seleccione la carpeta Contactos en la que desee suprimir contactos a un grupo.

  2. En la lista de contactos, haga doble clic en el grupo.

  3. Haga clic en Miembros.

  4. Seleccione el contacto que desee suprimir y haga clic en Eliminar.

  5. Haga clic en Aceptar.

Envío de elementos a un grupo

  1. En la vista de un elemento, haga clic en Icono de dirección de la barra de herramientas en la barra de herramientas.

    Selector de direcciones con un grupo

  2. Seleccione un grupo y, a continuación, haga clic en A, > CC o CO.

  3. Repita esta operación tantas veces como sea necesario.

  4. (Opcional) Para ver más información sobre el grupo:

    1. Linux: haga clic con el botón derecho en el grupo.

      Mac: haga clic en el grupo mientras mantiene pulsada la tecla Control.

    2. Haga clic en Detalles.

  5. Haga clic en Aceptar para volver a la vista del elemento.

Visualización de información de un grupo

  1. En la lista de carpetas, seleccione la carpeta Contactos en la que desee ver información del grupo.

  2. Linux: haga clic con el botón derecho en el grupo.

    Mac: haga clic en el grupo mientras mantiene pulsada la tecla Control.

  3. Haga clic en Detalles.

Supresión de grupos de una guía personal de direcciones

  1. En la lista de carpetas, seleccione la carpeta Contactos en la que desee suprimir el grupo.

  2. Linux: haga clic con el botón derecho en el grupo.

    Mac: haga clic en el grupo mientras mantiene pulsada la tecla Control.

  3. Haga clic en Suprimir.

  4. Haga clic en Sí para confirmar la supresión del grupo.

6.4.3 Gestión de recursos

Los recursos son elementos que pueden programarse para reuniones u otros usos. Los recursos pueden incluir salas, proyectores de diapositivas, automóviles, etcétera. El administrador del sistema define un recurso dándole un nombre identificativo y asignándolo a un usuario. Los recursos pueden incluirse en una búsqueda de disponibilidad, al igual que los usuarios. Los ID de los recursos se escriben en el campo A. Un usuario asignado para gestionar un recurso es el propietario de dicho recurso.

El propietario de un recurso es responsable de aceptar y rechazar citas para el recurso. Para ello, el propietario debe tener plenos derechos de apoderado sobre el recurso. Como propietario de un recurso, puede seleccionar recibir notificación de citas para el recurso.

Descripción de los recursos

Cada recurso de la carpeta Contactos se marca con el icono Recurso. Cuando hace doble clic en un recurso, aparece la vista del elemento de recurso.

Figura 6-1 Vista de elemento de recurso

Utilice esta página para especificar un nombre para el recurso, un número de teléfono, un tipo de recurso, una dirección de correo electrónico, el propietario y los comentarios acerca del recurso.

En el campo Propietario, puede introducir un contacto que ya se encuentre en la guía de direcciones o puede utilizar el botón de flecha para crear una nueva entrada de contacto.

Aceptación y rechazo de peticiones de recursos

Sólo puede aceptar o rechazar peticiones para un recurso si es el propietario y tiene concedidos derechos de Lectura y Escritura.

  1. Haga clic en el selector de modo y, a continuación, en Apoderado.

  2. Haga clic en el recurso del que es propietario.

    Si el recurso del que es propietario no aparece en el recuadro de diálogo Apoderado, escriba el nombre del recurso en el recuadro Nombre y, a continuación, haga clic en Aceptar.

  3. Haga clic en el elemento que desea aceptar o rechazar.

  4. Haga clic en Aceptar o en Rechazar en la barra de herramientas.

Recepción de notificación para otro usuario o recurso

  1. Linux: haga clic en Herramientas > Opciones.

    Mac: haga clic en GroupWise > Preferencias.

  2. Haga clic en Seguridad > Notificar.

  3. Seleccione el nombre del usuario para el que actúa como apoderado o el nombre del recurso que usted posee.

    Si no ve el usuario o el recurso en la Lista de notificaciones, escriba el nombre y, a continuación, haga clic en Añadir usuario.

    Puede seleccionar el nombre en el recuadro de diálogo Selector de direcciones haciendo clic en Icono de guía de direcciones.

  4. Asegúrese de que las casillas Suscribirse a notificación y Suscribirse a alarmas estén seleccionadas.

    Usted queda suscrito automáticamente a alarmas y notificaciones. Si desactiva las opciones Suscribirse a alarmas y Suscribirse a notificación, no volverá a recibir alarmas ni notificaciones. Será necesario repetir los pasos de este procedimiento con su nombre de usuario.

  5. Haga clic en Aceptar.

El programa Notificar ha de estar abierto o minimizado para poder recibir notificación o alarmas. Para obtener más información, consulte el Sección 8.0, Notificar.

Creación de una regla para un recurso

Como propietario del recurso, tiene plenos derechos de apoderado sobre ese recurso, incluyendo la capacidad para crear reglas. Los pasos siguientes muestran cómo crear una regla que acepte todas las peticiones de un recurso. Éste es un ejemplo de una regla útil para un recurso. Puede crear otras reglas que realicen distintas acciones. Por ejemplo, puede crear una regla que rechace las peticiones de un recurso que ya está programado.

  1. Haga clic en el selector de modo y, a continuación, en Apoderado.

  2. Haga clic en el recurso del que es propietario.

    Si el recurso del que es propietario no aparece en el recuadro de diálogo Apoderado, escriba el nombre del recurso en el recuadro Nombre y, a continuación, haga clic en Aceptar.

  3. Haga clic en Herramientas > Reglas y, a continuación, en Nuevo.

  4. Escriba un nombre para la regla.

  5. Haga clic en Cita. Compruebe que los otros tipos de elementos no están seleccionados.

  6. Haga clic en la lista desplegable Hay citas superpuestas y, a continuación, haga clic en No.

  7. Haga clic en Añadir acción, haga clic en Aceptar, escriba un comentario si lo desea y, a continuación, haga clic en Aceptar.

    El Paso 6 y el Paso 7 indican a la regla que acepte la cita para el recurso sólo si está disponible.

  8. Haga clic en Guardar y después en Cerrar.

Adición de un recurso personal

Puede añadir un recurso personal a la guía de direcciones Contactos frecuentes o a una guía de direcciones personal.

  1. En la lista de carpetas, seleccione la carpeta Contactos en la que desee añadir un recurso personal.

  2. Haga clic en Recurso nuevo en la barra de herramientas.

  3. En el campo Nombre, especifique el nombre del recurso.

  4. En el campo Teléfono, especifique el número de teléfono del contacto responsable del recurso.

  5. En el campo Tipo, especifique el tipo de recurso.

    Puede especificar Recurso o Lugar. Si especifica Lugar, la descripción del recurso se añadirá automáticamente al campo Lugar en la cita.

  6. En el campo Correo electrónico, especifique la dirección de correo electrónico de la persona que debe recibir las notificaciones sobre este recurso.

  7. En el campo Propietario, especifique el propietario del recurso.

  8. En el campo Comentarios, especifique cualquier comentario que desee sobre el recurso.

    Por ejemplo, puede que desee especificar el tamaño de una sala de conferencias o el tipo de equipo que hay en la sala.

  9. Haga clic en Aceptar.

Modificación de un recurso personal

  1. En la lista de carpetas, seleccione la carpeta Contactos en la que desee modificar un recurso personal.

  2. Linux: haga clic con el botón derecho en el recurso.

    Mac: haga clic en el recurso mientras mantiene pulsada la tecla Control.

  3. Haga clic en Detalles.

    Los recursos se marcan con el icono Icono de recurso y se muestran en el panel izquierdo y el derecho de la guía de direcciones.

  4. Modifique la información según sea necesario.

  5. Haga clic en Aceptar.

Supresión de un recurso personal

  1. En la lista de carpetas, seleccione la carpeta Contactos en la que desee suprimir el recurso personal.

  2. Linux: haga clic con el botón derecho en el recurso.

    Mac: haga clic en el recurso mientras mantiene pulsada la tecla Control.

  3. Haga clic en Suprimir.

    Los recursos se marcan con el icono Icono de recurso y se muestran en el panel izquierdo y el derecho de la guía de direcciones.

  4. Haga clic en Sí para confirmar la supresión del recurso.

6.4.4 Gestión de organizaciones

Descripción de las organizaciones personales

Cada organización de la carpeta Contactos se marca con el icono de organización Icono de organización. Cuando hace doble clic en una organización, aparece la vista del elemento de organización.

Figura 6-2 Vista de elemento de organización

Utilice esta página para especificar un nombre para la organización, un número de teléfono y de fax, el contacto principal de la organización, la dirección, el sitio Web y comentarios acerca de esta organización.

En el campo Contacto principal, puede especificar un contacto que ya se encuentre en la guía de direcciones o puede utilizar el botón de flecha para crear una nueva entrada de contacto.

Adición de una organización personal

Puede añadir una organización a la guía de direcciones Contactos frecuentes o a una guía de direcciones personal.

  1. En la lista de carpetas, seleccione la carpeta Contactos en la que desee añadir una organización personal.

  2. Haga clic en Organización nueva en la barra de herramientas.

  3. En el campo Organización, especifique el nombre de la organización.

  4. (Opcional) Especifique cualquier otra información sobre la organización que desee registrar.

    Para ver el sitio Web, haga clic en el botón Web después de introducir la dirección URL.

  5. Haga clic en Aceptar.

Modificación de una organización personal

  1. En la lista de carpetas, seleccione la carpeta Contactos en la que desee modificar una organización personal.

  2. Linux: haga clic con el botón derecho en la organización.

    Mac: haga clic en la organización mientras mantiene pulsada la tecla Control.

  3. Haga clic en Detalles.

    Las organizaciones se marcan con el icono Icono de organización y se muestran en el panel izquierdo y el derecho de la guía de direcciones.

  4. Modifique la información según sea necesario.

  5. Haga clic en Aceptar.

Supresión de una organización personal

  1. En la lista de carpetas, seleccione la carpeta Contactos en la que desee suprimir una organización personal.

  2. Linux: haga clic con el botón derecho en la organización.

    Mac: haga clic en la organización mientras mantiene pulsada la tecla Control.

  3. Haga clic en Suprimir.

    Las organizaciones se marcan con el icono Icono de organización y se muestran en el panel izquierdo y el derecho de la guía de direcciones.

  4. Haga clic en Sí para confirmar la supresión de la organización.