4.3 Envío de elementos de calendario

4.3.1 Descripción de los iconos de elementos del calendario

Los iconos que aparecen en el Calendario proporcionan información adicional acerca de los elementos. Para obtener más información, consulte la Sección 1.8, Identificación de los iconos que aparecen junto a los elementos.

4.3.2 Programación de citas

Utilice las citas para programar bloques de tiempo en una fecha concreta o en un rango de fechas.

Puede utilizar Buscar disponibilidad para buscar una hora en la que todos los usuarios y los recursos que necesita para convocar una cita estén disponibles.

Si programa una cita y se incluye usted mismo como participante, GroupWise acepta la cita automáticamente.

Programación de una cita para uno mismo

Si no puede asistir a reuniones, programe una cita publicada para esas horas. Cuando otro usuario le incluya en una cita y realice una búsqueda de disponibilidad, podrá comprobar que no estará disponible a esas horas, pero podrá programar la cita.

Las citas publicadas se colocan en el Calendario en la fecha especificada. No se sitúan en su Buzón ni en el Buzón de otros usuarios. Del mismo modo, todas las citas publicadas se almacenan en el calendario principal de GroupWise. Para moverlas a un calendario personal, basta con arrastrarlas y soltarlas en el calendario personal después de su creación.

  1. En la barra de herramientas, haga clic en la flecha junto a Nuevo y, a continuación, en Cita publicada.

    O bien

    En el calendario, seleccione una flecha y haga clic en una hora de ese día.

    Vista Cita publicada

  2. (Opcional) Escriba un tema y un lugar.

  3. Especifique la fecha de inicio.

  4. Especifique una duración y una fecha de inicio. La duración puede expresarse en minutos, horas o días.

  5. Especifique el modo en que desee que se muestre la cita mediante el menú desplegable Mostrar como. Las citas pueden mostrarse como Ocupado, > Libre, > Ausente o Dudoso.

  6. (Opcional) Escriba un mensaje.

  7. En la barra de herramientas, haga clic en Publicar.

Programación de una cita para varias personas

  1. En la barra de herramientas, haga clic en la flecha junto a Nuevo y, a continuación, en Cita.

  2. En el campo A, escriba un nombre de usuario y, a continuación, pulse Intro. Repita el paso con los demás usuarios. Incluya también los ID de los recursos (por ejemplo, salas de conferencias) en el campo A. Si es necesario, escriba nombres de usuarios en los campos CC y CO.

    O bien

    Para seleccionar nombres de usuario o recursos de una lista, haga clic en Guía de direcciones en la barra de herramientas, busque y seleccione los usuarios y, a continuación, haga clic en Aceptar.

  3. Escriba la descripción del lugar en el campo Ubicación.

  4. Especifique la fecha de inicio.

  5. Especifique una duración y una fecha de inicio. La duración puede expresarse en minutos, horas o días.

  6. Especifique el modo en que desee que se muestre la cita mediante el menú desplegable Mostrar como. Las citas pueden mostrarse como Ocupado, > Libre, > Ausente o Dudoso.

  7. Escriba un tema y un mensaje.

    Si lo desea, cambie la fuente del texto del mensaje. Para obtener más información, consulte Cambio de la fuente en la vista HTML.

    Vista Cita

  8. Si desea asegurarse de que las personas y los recursos relacionados con la cita están disponibles, puede realizar una búsqueda de disponibilidad; para ello, haga clic en Búsqueda de disponibilidad en la barra de herramientas. Para obtener más información, consulte Comprobación de la disponibilidad.

    Puede especificar diversas opciones, como asignar a la cita una prioridad alta, solicitar una respuesta de los destinatarios, etc., haciendo clic en la pestaña Opciones de envío.

  9. Haga clic en Enviar en la barra de herramientas.

Comprobación de la disponibilidad

Utilice Buscar disponibilidad para buscar una hora a la que estén libres todas las personas y los recursos necesarios para una reunión.

  1. En la cita que esté creando, especifique los nombres de los usuarios y los ID de los recursos en el campo A.

  2. Especifique el primer día posible para la reunión en el campo Fecha de inicio.

  3. Especifique la duración de la reunión.

  4. Haga clic en Búsqueda de disponibilidad en la barra de herramientas.

    La parte inferior del recuadro de diálogo Cita muestra las horas disponibles.

  5. Haga clic en una de las horas sugeridas para seleccionar una hora de reunión disponible y compruebe que se haya especificado la hora de inicio correcta.

  6. Para eliminar un usuario o un recurso de la lista A después de la búsqueda, haga clic en la lista, haga clic en el nombre del usuario o recurso que desee eliminar y haga clic en Suprimir.

    Esto es útil si desea incluir en la búsqueda varias salas de conferencia para encontrar una que esté disponible y luego eliminar las que no son necesarias.

  7. Complete y envíe la cita.

Reprogramación de una cita

Si desea hacer cambios en las personas o los recursos para una cita, podrá reprogramarla.

  1. Haga clic en la carpeta Elementos enviados de la lista de carpetas.

  2. Seleccione la cita que desee reprogramar y ábrala.

  3. En la ventana de la cita, haga clic en Reenviar en la barra de herramientas.

  4. Haga clic en la casilla junto a ¿Desea retraer el elemento original? para retraer la cita original.

  5. Realice los cambios que desee y, a continuación, haga clic en Enviar en la barra de herramientas.

Cancelación de una cita

Puede cancelar una cita si la ha programado o si tiene los derechos de apoderado necesarios sobre el Buzón de la persona que la programó.

  1. Haga clic en la carpeta Elementos enviados de la lista de carpetas.

  2. Seleccione la cita que desee cancelar.

  3. Haga clic en Suprimir de este buzón o en Suprimir de todos los buzones.

4.3.3 Envío de recordatorios

Los recordatorios son como los mensajes de correo, con la diferencia de que los recordatorios están programados para un día en particular y aparecen en el calendario en la fecha correspondiente. Puede utilizar los recordatorios para reflejar las vacaciones, los días festivos, los días de pago, los cumpleaños, etc.

Programación de un recordatorio para uno mismo

Un recordatorio para uno mismo se denomina recordatorio publicado. Los recordatorios publicados se colocan en el Calendario en la fecha especificada. No se sitúan en su Buzón ni en el Buzón de otros usuarios.

  1. En la vista Día del calendario, escriba el recordatorio en el campo Añadir nota de la sección Notas.

O bien

  1. En la barra de herramientas, haga clic en la flecha junto a Nuevo y, a continuación, en Nota publicada.

  2. Seleccione una fecha.

  3. Escriba un tema y el mensaje del recordatorio.

  4. En la barra de herramientas, haga clic en Publicar.

Para acceder más tarde a la información, abra el Calendario y seleccione la fecha en la que aparece la información. Haga doble clic en el recordatorio dentro de la lista de recordatorios.

Programación de un recordatorio para otros usuarios

  1. En la barra de herramientas, haga clic en la flecha junto a Nuevo y, a continuación, en Nota.

  2. En el campo A, escriba un nombre de usuario y, a continuación, pulse Intro. Repita el paso con los demás usuarios. Si es necesario, escriba nombres de usuarios en los campos CC y CO.

    O bien

    Para seleccionar nombres de usuario de una lista, haga clic en Dirección en la barra de herramientas, seleccione los usuarios y, a continuación, haga clic en Aceptar.

  3. En el campo Fecha de inicio, seleccione la fecha en la que debe aparecer el recordatorio en los calendarios de los destinatarios.

    Puede especificar diversas opciones, como asignar al recordatorio una prioridad alta, solicitar una respuesta de los destinatarios, etc., haciendo clic en la pestaña Opciones de envío.

  4. (Opcional) Escriba un tema y el mensaje del recordatorio.

  5. Haga clic en Enviar en la barra de herramientas.