5.3 Uso de las tareas

Una tarea es un elemento que debe finalizarse en la fecha y hora especificadas. Al asignar una tarea a un usuario, el usuario puede aceptarla o rechazarla pero, hasta que la rechace o la complete, ésta aparecerá en la lista de tareas del usuario y en el calendario del usuario todos los días.

5.3.1 Asignación de una tarea

Al crear una tarea es posible asignarla a uno mismo (tarea publicada) o a varias personas.

Asignación de una tarea a otros usuarios

  1. En la ventana principal, haga clic en la flecha junto a Nuevo y luego en Tarea.

  2. En el campo A, escriba un nombre de usuario y, a continuación, pulse Intro. Repita el paso con los demás usuarios. Si es necesario, escriba nombres de usuarios en los campos CC y CO.

    O bien

    Para seleccionar nombres de usuario de una lista, haga clic en Guía de direcciones en la barra de herramientas, busque y seleccione los usuarios y, a continuación, haga clic en Aceptar.

  3. Escriba las fechas en las que desee que comience y finalice la tarea. Puede escribir la misma fecha en ambos campos.

    O bien

    Haga clic en Icono de calendario para especificar las fechas de la tarea.

  4. Escriba el tema.

  5. (Opcional) Escriba una prioridad para la tarea.

    La prioridad de las tareas puede consistir en un carácter seguido de un número, como por ejemplo A1, C2, B o 3.

  6. Escriba una descripción de la tarea.

  7. (Opcional) Haga clic en la pestaña Opciones de envío para especificar otras opciones, como la definición de la tarea como de alta prioridad, la solicitud de respuesta por parte de los destinatarios, etc.

  8. Haga clic en Enviar en la barra de herramientas.

Asignación de una tarea a uno mismo

  1. En el calendario, abra la vista Día y seleccione una fecha.

    Si intenta publicar una tarea en una fecha anterior a la actual, la tarea se publicará en la fecha actual.

  2. En la sección Tareas, haga clic en el campo Añadir tarea.

  3. Escriba un asunto.

  4. Pulse Intro.

    La tarea se publicará de inmediato en la fecha seleccionada. GroupWise utilizará la fecha seleccionada como la fecha de inicio y de finalización de la tarea.

  5. (Opcional) Para modificar la fecha de inicio, la fecha de finalización, la descripción o añadir una prioridad a la tarea, haga doble clic en ella en la sección Tareas.

  6. En la barra de herramientas, haga clic en Publicar.

Las tareas publicadas se colocarán en el calendario y en la carpeta Lista de tareas. No se colocarán en su buzón ni en el buzón de otros usuarios.

SUGERENCIA:También puede crear una lista de tareas que no esté asociada al calendario. En este tipo de lista, se puede utilizar cualquier tipo de elemento (correo, cita, tarea, recordatorio o mensaje telefónico). Para obtener más información, consulte Uso de la carpeta Lista de tareas.

5.3.2 Seguimiento del estado de finalización de las tareas

Cuando haya finalizado la tarea, puede marcarla como terminada. Las tareas que marque como terminadas no se trasladarán al día siguiente en el calendario. Las tareas terminadas se distinguen porque presentan una marca de verificación en el Calendario. Las tareas cuya fecha de caducidad se ha rebasado se muestran en la sección Retraso de la lista de tareas.

Si marca una tarea como terminada y luego se da cuenta de que queda una parte incompleta, puede desmarcarla. Las tareas a las que se les ha quitado la marca aparecen en el Calendario en el día en curso.

Marcado de un elemento como completado

  1. Haga clic en Calendario en la barra de navegación.

    Las tareas también se pueden marcar como completadas en la carpeta Lista de tareas. Consulte la Sección 5.3.2, Seguimiento del estado de finalización de las tareas para obtener más información.

  2. En la sección Tareas, seleccione la casilla de verificación junto a la tarea.

    Para desmarcar una tarea que se ha marcado como terminada, desactive la casilla de verificación situada junto a la tarea.

Comprobación del estado de finalización de una tarea enviada

  1. Haga clic en la carpeta Elementos enviados en la barra de navegación.

    Si también se ha asignado la tarea a usted mismo, podrá encontrarla en la carpeta Lista de tareas.

  2. Haga clic con el botón derecho en la tarea que desee comprobar y luego haga clic en Propiedades.