2.2 Kansioiden käyttäminen postilaatikon järjestelemiseen

Kansioiden avulla voit järjestää ja tallentaa viestisi. Voit esimerkiksi säilyttää kaikkia tiettyyn tehtävään tai tiettyyn aiheeseen liittyviä viestejä samassa paikassa.

2.2.1 Kansioiden kuvaus

Kansioluettelo näyttää nykyiseen kansioon liittyvät kansiot. Seuraavat ovat tilannekohtaisia kansioluetteloita:

  • Kalenteri: Näyttää luettelon kaikista kalentereista. Täältä voi valita kalenterin sisällön pääkalenterissa esitettäväksi. Voit myös vaihtaa kalenterin väriä.

  • Osoitteet: Tuo näyttöön luettelon kaikista omista osoitekirjoista. Oletusarvoisesti pääosoitekansio on Usein käytetyt osoitteet -osoitekirja.

  • Asiakirjat: Tuo näyttöön asiakirjakirjastoluettelon. Oletusarvoisesti pääasiakirjakansio on oletusarvoinen asiakirjakirjasto.

Laajenna ja tiivistä kansioita napsauttamalla Laajenna - ja Tiivistä -nuolia.

Lisätietoja kansioluettelossa mahdollisesti olevista yksittäisistä kansioista on kohdassa Kansioluettelon käsitteleminen.

Voit järjestellä kansioissa olevia viestejä siirtämällä niitä. Kun siirrät viestin kansioon, viesti otetaan pois toisesta paikasta ja siirretään toiseen.

Keskeneräiset viestit voit tallentaa ennalta määritettyyn kansioon, jonka nimi on Keskeneräiset (katso Keskeneräisen sähköpostiviestin tallentaminen). Voit myös jakaa kansioita muiden käyttäjien kanssa (katso Jaettujen kansioiden käyttö). Voit luoda säännön, joka lajittelee viestit kansioihin automaattisesti (katso Säännön luominen).

2.2.2 Kansioluettelon muokkaaminen

  1. Valitse WebAccessin pääsivulla työkaluriviltä Kansiot.

Hallitse kansioita -ikkunassa voit luoda, poistaa ja jakaa kansioita.

2.2.3 Kansioiden poistaminen

  1. Valitse Kansiot-ikkunan yläosasta Poista kansio -välilehti.

  2. Valitse poistettava kansio.

  3. Valitse Kyllä.

Et voi poistaa Kalenteri-, Postilaatikko-, Lähetetyt viestit-, Tehtäväluettelo-, Osoitteet-, Kaappi-, Keskeneräiset- ja Roskakori-kansioita. Voit poistaa Roskaposti-kansion vain silloin, jos roskapostin käsittely on poistettu käytöstä.

2.2.4 Henkilökohtaisen kansion luominen

  1. Valitse WebAccessin pääsivulla työkaluriviltä Kansiot.

  2. Valitse kansioluettelosta paikka, johon haluat lisätä kansion. Uusi kansio lisätään oletusarvoisesti Kaappi-kansion ensimmäiseksi kansioksi.

    Jos esimerkiksi haluat lisätä kansion samalle tasolle Postilaatikko-kansion kanssa, napsauta Postilaatikko-kansion vieressä olevaa Alas-painiketta. Jos haluat lisätä kansion Postilaatikko-kansioon, napsauta Postilaatikko-kansion vieressä olevaa Oikealle-painiketta.

  3. Kirjoita uuden kansion nimi Kansion nimi -kenttään.

  4. Valitse Lisää kansio.

2.2.5 Kansion nimeäminen uudelleen

Joissakin tapauksissa voit haluta muuttaa kansion nimen vastaamaan sen sisältöä entistä tarkemmin tai korjaamaan kirjoitusvirheen. WebAccessissa voi luoda uusia kansioita, mutta kansioiden nimiä ei voi muuttaa. Voit muuttaa kansioiden nimiä GroupWisen Windows-työasemaohjelmassa.

Lisätietoja kansioiden hallinnasta on kohdassa Kansioiden kuvaus.

2.2.6 Viestin siirtäminen toiseen kansioon

  1. Valitse viesti viestiluettelosta.

  2. Avaa viesti kaksoisnapsauttamalla sitä ja valitse Siirrä.

  3. Napsauta kansiota, johon haluat siirtää viestin.

    Jos haluat siirtää viestin Kaapissa olevaan kansioon, sinun täytyy ehkä ensin tuoda Kaapin kansiot näkyviin napsauttamalla Kaapin vieressä olevaa Laajenna -kuvaketta.

2.2.7 Etsinnän tulokset -kansioiden kuvaus

Etsinnän tulokset -kansio on kansio, joka näyttää kyselyn tulokset. Kun kansio avataan, GroupWise tutkii kansiolle määritetyt hakuehdot, etsii määritettyjä viestejä ja näyttää kaikki löydetyt viestit viestiluettelossa. Voit käsitellä Etsinnän tulokset -kansion viestejä samalla tavalla kuin muidenkin kansioiden viestejä, kuten avata, lähettää edelleen, tulostaa, kopioida, siirtää tai poistaa niitä, mutta alkuperäinen viesti säilyy kansiossa, josta haku löysi sen. Niinpä kun siirrät tai poistat viestin Etsinnän tulokset -kansiosta, se poistetaan viestiluettelosta, mutta ei alkuperäisestä sijainnistaan. Kun seuraavan kerran avaat Etsinnän tulokset -kansio, etsintä suoritetaan uudelleen ja viesti näkyy uudelleen.

WebAccessissa ei voi luoda uusia Etsinnän tulokset -kansioita, mutta voit käyttää GroupWisen Windows-työasemaohjelmassa luomiasi kansioita. Jotta kansiossa olisi varmasti uusimmat tiedot eikä välimuistissa olevia kopioita, sinun kannattaa napsauttaa työkalurivin Päivitä-painiketta, ennen kuin avaat Etsinnän tulokset -kansion.

2.2.8 Jaettujen kansioiden käyttö

Jaettu kansio on muuten kuten tavallinen Kaapin kansio, mutta myös muut käyttäjät pääsevät käyttämään sitä, ja kansio näkyy myös heidän Kaapeissaan. Voit luoda jaettuja kansioita Kaappiin tai jakaa omat aiemmin luodut kansiot. Voit valita, kenen kanssa jaat kansion ja mitä valtuuksia kullekin käyttäjälle myönnät. Käyttäjät voivat sijoittaa jaettuun kansioon viestejä, vetää sinne aiemmin tallennettuja viestejä ja luoda keskusteluja. Et voi jakaa järjestelmäkansioita, joita ovat muun muassa Postilaatikko, Avaamattomat viestit, Lähetetyt viestit, Kalenteri, Tehtäväluettelo, Tarkistusluettelo, Kaappi, Keskeneräiset, Roskaposti ja Roskakori.

Jos sijoitat asiakirjan jaettuun kansioon, käyttäjät, joilla on oikeudet jaettuun kansioon, voivat lukea asiakirjan, mutta heillä ei automaattisesti ole muokkausoikeuksia. Ennen kuin käyttäjät voivat muokata asiakirjaa, heille on myönnettävä muokkausoikeudet Jaa kansio -välilehdessä.

Voit jakaa omia kansioitasi muiden käyttäjien kanssa. Jaetun kansion vastaanottajat saavat ilmoituksen, jossa kerrotaan, että olet jakanut kansion näiden käyttäjien kanssa. He voivat tällöin joko hyväksyä tai hylätä kansion.

Kansion jakaminen muiden käyttäjien kanssa

  1. Valitse WebAccessin pääsivulla työkaluriviltä Kansiot ja napsauta sitten Jaa kansio -välilehteä.

  2. Valitse kansio, jonka haluat jakaa. Jaettavissa olevat kansiot on alleviivattu.

  3. Kirjoita käyttäjän nimen ensimmäiset kirjaimet Nimi-kenttään, kunnes nimi täydentyy.

    TAI

    Voit hakea käyttäjää napsauttamalla Osoitteenvalitsin-kohtaa. Lisätietoja osoitteenvalitsimesta on kohdassa Osoitteenvalitsimen käyttäminen.

  4. Valitse käyttäjälle haluamasi valtuudet.

  5. Toista vaiheet Vaihe 3 - Vaihe 4 kunkin käyttäjän kohdalla, jonka kanssa haluat jakaa kansion.

  6. Valitse Tallenna.

Jaetun kansion hyväksyminen

  1. Napsauta postilaatikossa olevaa jaettua kansiota koskevaa ilmoitusta.

  2. Valitse Hyväksy kansio.

  3. Kansion nimi on täytetty oletusarvoisesti. Tee kansion nimeen haluamasi muutokset.

  4. Valitse kansion sijainti.

  5. Valitse Lisää kansio.

Viestin lähettäminen jaettuun kansioon

  1. Avaa kansioluettelosta jaettu kansio, johon haluat lähettää viestin.

  2. Tuo viestilomake näyttöön valitsemalla viestiluettelosta Tallenna.

  3. Kirjoita aihe ja sanoma.

    Voit liittää sekä Aihe-kenttään että viestin tekstiin myös Web-sivustojen osoitteita tai URL-osoitteita.

  4. (Valinnainen) Jos haluat tarkistaa viestin oikeinkirjoituksen, valitse Tarkista oikeinkirjoitus.

  5. (Valinnainen) Voit liittää viestiin tiedostoja valitsemalla Liitä. Jotta tämä ominaisuus olisi käytettävissä, selaimen on tuettava liitteiden käyttöä.

  6. Lisää viesti jaettuun kansioon valitsemalla Tallenna.

Jaetun kansion poistaminen

Voit poistaa kansion, joka on jaettu käyttöösi, seuraavasti:

  1. Napsauta kansiota kakkospainikkeella.

  2. Valitse Poista kansio.

  3. Valitse OK.

Kun poistat kansion, joka on jaettu käyttöösi, kansio poistuu vain omasta GroupWise-postilaatikostasi. Toiminto ei vaikuta muihin käyttäjiin. Jos olet sen sijaan itse jakanut kansion muiden käyttöön ja poistat sen, kansio poistuu myös muilta käyttäjiltä.

Jaetun kansion omistusoikeuden siirtäminen

  1. Napsauta jaettua kansiota hiiren kakkospainikkeella ja valitse Jakaminen.

  2. Valitse Siirrä omistusoikeus.

  3. Valitse osallistujaluettelosta tai kirjoita sen käyttäjän käyttäjätunnus, jolle siirrät jaetun kansion. Voit myös muuttaa ilmoituksen aihetta ja viestiä ja valita, haluatko pysyä osallisena.

    Kun valitset Lähetä, uusi omistaja saa ilmoituksen, jossa häntä pyydetään hyväksymään jaetun kansion omistusoikeus. Jaetun kansion nimi on liitetty viestin aiheeseen.

Jaetun kansion omistusoikeuden ottaminen

Jos järjestelmänvalvoja poistaa, umpeuttaa tai poistaa käytöstä jaetun kansion käyttäjän kirjautumisen, kaikki kyseisen jaetun kansion käyttäjät saavat ilmoituksen siitä, että jaettu kansio on käytettävissä. Kenestä tahansa kyseisen jaetun kansion käyttäjästä voi tulla uusi omistaja kansion omistusoikeuden ottamisen myötä.

  1. Napsauta jaettua kansiota hiiren kakkospainikkeella ja valitse Jakaminen.

  2. Valitse Ota omistusoikeus.