7.1 Utilisation de la liste des dossiers

Les dossiers permettent de stocker et d'organiser vos éléments. Par exemple, vous pouvez regrouper tous les éléments associés à une tâche ou à un sujet précis.

Il existe deux vues de liste des dossiers. La liste de dossiers simple est une liste contextuelle. Elle affiche les dossiers liés au dossier dans lequel vous vous trouvez. L'illustration suivante représente une liste de dossiers simples typique.

Figure 7-1 Liste de dossiers simple

La liste de dossiers complexe affiche tous les dossiers existants. L'illustration suivante représente une liste de dossiers complexe typique.

Figure 7-2 Liste de dossiers

Tous les dossiers sont des sous-dossiers de votre dossier Utilisateur. Le dossier utilisateur représente votre vue d'utilisateur Accueil et contient toutes les informations propres à GroupWise.

Cliquez sur les signes + et - pour développer ou réduire les dossiers.

Pour plus d'informations sur chacun des dossiers présents dans votre Liste des dossiers, reportez-vous aux rubriques suivantes :

Le nombre d'éléments non lus s'affiche entre crochets en regard de chaque dossier (à l'exception des dossiers partagés). À côté du dossier Éléments envoyés, la valeur entre crochets indique le nombre d'éléments en attente d'envoi en mode Remote ou Caching.

Vous pouvez organiser les éléments de vos dossiers en les déplaçant ou en les liant. Lorsque vous déplacez un élément dans un dossier, il est amené d'un endroit vers un autre. Lorsque vous liez un élément à un dossier, il existe toujours dans son dossier d'origine et apparaît également dans le nouveau dossier. Lorsque vous modifiez un élément lié, celui-ci est également modifié dans les autres dossiers. Si un élément est lié à plusieurs dossiers et que vous supprimez l'élément d'origine, les copies placées dans les autres dossiers sont conservées.

Vous pouvez définir des propriétés différentes pour chaque dossier de votre boîte aux lettres. Par exemple, vous pouvez trier les éléments d'un dossier selon la date et trier les éléments d'un autre dossier en fonction de la société.

Vous pouvez stocker des éléments inachevés dans un dossier prédéfini intitulé Travail en cours. (Reportez-vous à Enregistrement d'un élément inachevé.) Vous pouvez stocker tous vos documents dans le dossier Documents. (Reportez-vous à la Section 13.3, Organisation de vos documents.) Vous pouvez également rendre des dossiers publics en les partageant (Reportez-vous à la Section 7.2, Utilisation des dossiers partagés.) Vous pouvez créer des règles pour trier automatiquement les éléments dans différents dossiers. (Reportez-vous à la Section 7.8, Création de règles.)

Cette section contient les rubriques suivantes :

7.1.1 Affichage de la liste de dossiers complète ou de la liste de dossiers simple

  1. Cliquez sur la liste déroulante de l'en-tête Liste des dossiers (la partie supérieure de la liste des dossiers affiche probablement En ligne ou Caching pour indiquer le mode de GroupWise exécuté).

  2. Sélectionnez Liste de dossiers complète ou Liste de dossiers simple.

7.1.2 Attribution d'un nouveau nom aux dossiers

  1. Dans la Liste des dossiers, cliquez avec le bouton droit de la souris sur le dossier, puis cliquez sur Renommer.

  2. Saisissez le nouveau nom du dossier.

Vous ne pouvez pas renommer les dossiers Agenda, Documents, Boîte aux lettres, Éléments envoyés, Liste de contrôle, Contacts, Armoire, Travail en cours et Corbeille.

7.1.3 Suppression de dossiers

  1. Cliquez avec le bouton droit de la souris sur le dossier que vous souhaitez supprimer, puis sur Supprimer.

  2. Sélectionnez Éléments uniquement ou Dossier(s) et éléments, puis cliquez sur OK.

Vous ne pouvez pas supprimer les dossiers Agenda, Documents, Boîte aux lettres, Éléments envoyés, Liste de contrôle, Contacts, Armoire, Travail en cours et Corbeille. Vous pouvez supprimer le dossier Courrier indésirable uniquement si la gestion du courrier indésirable a été désactivée.

Pour supprimer un dossier que vous partagez, cliquez dessus avec le bouton droit de la souris, cliquez sur Supprimer, puis sur Oui.

7.1.4 Création d'un dossier personnel

  1. Dans la liste des dossiers, cliquez sur Fichier > Nouveau > Dossier.

  2. Vérifiez que vous avez bien sélectionné Dossier personnel, puis cliquez sur Suivant.

  3. Saisissez le nom et la description du nouveau dossier.

  4. Cliquez sur Haut, Bas, Droite ou Gauche pour placer le dossier à l'endroit de votre choix dans la liste des dossiers, puis cliquez sur Suivant.

  5. Définissez les paramètres d'affichage du dossier, puis cliquez sur Terminer.

Si, après avoir créé un dossier, vous décidez de le déplacer, il suffit de le faire glisser vers un nouvel emplacement dans la liste des dossiers.

7.1.5 Création d'un dossier partagé

  1. Dans la liste des dossiers, cliquez sur Fichier > Nouveau > Dossier.

  2. Sélectionnez Dossier partagé, puis cliquez sur Suivant.

  3. Saisissez le nom et la description du nouveau dossier.

  4. Cliquez sur Haut, Bas, Droite ou Gauche pour placer le dossier à l'endroit de votre choix dans la liste des dossiers, puis cliquez sur Suivant.

  5. Définissez les paramètres d'affichage du dossier, puis cliquez sur Suivant.

  6. Dans le champ Nom, saisissez les premières lettres du nom d'un utilisateur.

  7. Lorsque le nom de l'utilisateur apparaît dans la zone, cliquez sur Ajouter un utilisateur pour le déplacer dans la liste de partage.

  8. Cliquez sur le nom de l'utilisateur dans cette liste.

  9. Sélectionnez les options d'accès que vous souhaitez attribuer à l'utilisateur.

  10. Répétez les étapes 6 à 9 pour définir chacun des utilisateurs avec lesquels vous souhaitez partager le dossier.

  11. Cliquez sur Suivant.

  12. Définissez les paramètres d'affichage souhaités pour le dossier.

  13. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur Terminer.

Pour plus d'informations sur les dossiers partagés, reportez-vous à la Section 7.2, Utilisation des dossiers partagés.

7.1.6 Déplacement ou liaison d'un élément à un autre dossier

  1. Faites glisser un élément de la Liste d'éléments vers le dossier souhaité.

    Maintenez la touche Alt enfoncée tout en faisant glisser l'élément pour le supprimer de tous les dossiers auxquels il était lié et le placer dans ce dossier uniquement.

    Appuyez sur la touche Ctrl tout en faisant glisser l'élément pour le lier à ce dossier.

Vous pouvez également cliquer sur un élément, sur Éditer > Déplacer/Lier à des dossiers, sélectionner les dossiers vers lesquels vous souhaitez déplacer l'élément ou auxquels vous souhaitez le lier, puis cliquer sur Déplacer ou sur Liaison. Sélectionnez Supprimer anciennes liaisons pour supprimer l'élément de tous les dossiers auxquels il était lié et le placer dans le dossier sélectionné.

Si vous supprimez l'élément d'origine, les copies placées dans d'autres dossiers sont conservées.

7.1.7 Présentation des dossiers Résultats de la recherche

Un dossier Résultats de la recherche affiche les résultats d'une requête. Lorsque le dossier est ouvert, GroupWise examine les critères de recherche définis pour le dossier, recherche tous les éléments spécifiés, puis affiche tout ce qu'il a trouvé dans la Liste d'éléments. Vous pouvez utiliser les éléments d'un dossier Résultats de la recherche de la même façon que ceux d'un n'importe quel autre dossier, c'est-à-dire les ouvrir, faire suivre, imprimer, copier, déplacer ou supprimer ; les éléments d'origine restent stockés dans le dossier dans lequel la recherche les a trouvés. Cela signifie que si vous déplacez ou supprimez un élément d'un dossier Résultats de la recherche, l'élément est supprimé de la Liste d'éléments mais pas de son emplacement d'origine. À l'ouverture suivante du dossier Résultats de la recherche, la recherche est effectuée à nouveau et l'élément s'affiche à nouveau.

Vous pouvez savoir de quel dossier provient l'élément affiché si vous ouvrez un dossier Résultats de la recherche et que vous examinez les colonnes d'informations affichées dans la Liste d'éléments. La colonne Dossier liste l'emplacement de stockage de chaque élément.

Vous pouvez créer vos propres dossiers Résultats de la recherche et définir des critères de recherche de votre choix tels que les éléments provenant d'une adresse particulière ou tous les éléments contenant un certain mot dans la ligne Objet.

Les dossiers Éléments envoyés et Liste des tâches (si vous en possédez) sont tous deux des dossiers Résultats de la recherche. Éléments envoyés recherche tout élément envoyé, indifféremment du dossier ou sous-dossier dans lequel il est actuellement stocké et affiche les résultats. La Liste des tâches effectue des recherches dans l'agenda et affiche toutes vos tâches effectuées et non effectuées. Si vous supprimez accidentellement votre dossier Éléments envoyés ou Liste des tâches, vous pouvez le restaurer.

Cette section contient les rubriques suivantes :

Création d'un dossier Résultats de la recherche

  1. Dans la liste des dossiers, cliquez sur Fichier > Nouveau > Dossier.

  2. Cliquez sur le dossier Résultats de la recherche.

  3. Pour créer un dossier Résultats de la recherche comportant vos propres critères de recherche, cliquez sur Personnaliser le dossier des résultats de la recherche, puis cliquez sur Suivant.

    ou

    Pour créer un dossier Résultats de la recherche basé sur Trouver par exemple, cliquez sur Personnaliser le dossier Trouver par exemple, puis cliquez sur Suivant.

    ou

    Si vous souhaitez utiliser un dossier Résultats de la recherche prédéfini comme modèle de création d'un dossier personnalisé, cliquez sur Dossier prédéfini des résultats de la recherche, sélectionnez le dossier prédéfini que vous voulez prendre comme exemple pour votre dossier (Éléments envoyés, par exemple), sélectionnez Modifier le dossier prédéfini des résultats de la recherche, puis cliquez sur Suivant.

  4. Saisissez le nom et la description de votre dossier.

  5. Cliquez sur Haut, Bas, Droite ou Gauche pour placer le dossier à l'endroit de votre choix dans la liste des dossiers, puis cliquez sur Suivant.

  6. Indiquez les critères de recherche, les critères de recherche par exemple ou des informations concernant les éléments que vous voulez rechercher.

  7. Si vous ne voulez pas que le dossier mette à jour les résultats à chaque ouverture, désélectionnez Rech. de nouveaux éléments concordants à chaque ouverture.

  8. Cliquez sur Suivant.

  9. Indiquez les paramètres d'affichage à appliquer à ce dossier, puis cliquez sur Terminer.

Restauration de votre dossier Éléments envoyés ou Liste des tâches

Les dossiers Éléments envoyés et Liste des tâches des versions antérieures à GroupWise 6.5 étaient des dossiers Résultats de la recherche (requête), qui différaient quelque peu des dossiers Éléments envoyés et Liste de contrôle actuels. Cette procédure permet de restaurer les anciens dossiers Éléments envoyés ou Liste des tâches.

Pour obtenir une comparaison entre les dossiers Éléments envoyés actuel et ancien, reportez-vous à Dossier Éléments envoyés. Pour obtenir une comparaison entre l'actuel dossier Liste de contrôle et l'ancien dossier Liste des tâches, reportez-vous à Dossier Liste de contrôle.

  1. Dans la liste des dossiers, cliquez sur Fichier > Nouveau > Dossier.

  2. Cliquez sur le dossier Résultats de la recherche, puis sur Dossier prédéfini des résultats de la recherche.

  3. Cliquez sur Liste des tâches ou sur Tous les éléments envoyés.

  4. Cliquez sur Suivant.

  5. Cliquez sur Haut, Bas, Droite ou Gauche pour placer le dossier à l'endroit de votre choix dans la liste des dossiers.

  6. Cliquez sur Terminer.

7.1.8 Modification ou suppression de paramètres d'affichage de dossier

Vous pouvez contrôler le nom qui apparaît dans la liste déroulante Affichage, la source des éléments dans le dossier, l'affichage des colonnes et l'ordre de tri des éléments dans le dossier.

  1. Avec le bouton droit de la souris, cliquez sur un dossier dans la liste des dossiers, puis cliquez sur Propriétés.

  2. Cliquez sur l'onglet Affichage.

  3. Dans la liste déroulante Nom du paramètre, cliquez sur le paramètre choisi.

  4. Dans la boîte de dialogue, apportez vos modifications.

  5. Cliquez sur Enregistrer sous, changez le nom du paramètre d'affichage comme souhaité, puis cliquez sur OK.

  6. Pour supprimer un paramètre d'affichage de dossier, cliquez sur le paramètre puis sur Supprimer.

  7. Cliquez sur OK.

Pour classer rapidement les dossiers par ordre alphabétique, cliquez avec le bouton droit de la souris sur le dossier Accueil, puis cliquez sur Trier les sous-dossiers.