1.2 Se familiariser avec la fenêtre principale de GroupWise
Dans GroupWise, la zone de travail principale est appelée « fenêtre principale ». À partir de la fenêtre principale de GroupWise, vous pouvez lire vos messages, planifier vos rendez-vous, afficher votre Agenda, gérer les contacts, modifier le mode d'exécution de GroupWise, ouvrir des dossiers ou des documents, etc.
Ses composants de base sont détaillés ci-dessous.
1.2.1 Barre de navigation
Figure 1-1 La barre de navigation de GroupWise
La barre de navigation permet d'accéder rapidement aux dossiers les plus utilisés. Par défaut, les dossiers Accueil, Boîte aux lettres, Agenda, Éléments envoyés et Contacts figurent sur la barre de navigation. Vous pouvez en ajouter d'autres. Pour plus d'informations sur la barre de navigation, reportez-vous à la Section 1.7, Utilisation de la barre de navigation.
1.2.2 Barre d'outils
Figure 1-2 La barre d'outils de GroupWise
La barre d'outils permet d'effectuer rapidement des tâches courantes dans GroupWise, telles qu'ouvrir le carnet d'adresses, envoyer des messages électroniques ou filtrer des éléments. Pour plus d'informations sur la barre d'outils, reportez-vous à la Section 1.8, Utilisation de la barre d'outils et à la Section 14.24, Personnalisation de votre barre d'outils.
1.2.3 Panneaux
Figure 1-3 Les panneaux de GroupWise
Les panneaux permettent de visualiser d'un seul coup d'oeil les informations les plus utilisées. Vous pouvez ajouter des panneaux à partir d'une liste préconfigurée ; il est également possible de créer de nouveaux panneaux pour afficher les informations de votre choix. Pour plus d'informations sur les panneaux, reportez-vous à la Section 1.6, Utilisation des panneaux.
1.2.4 En-tête Dossiers et liste des éléments
Cet en-tête fournit une liste déroulante dans laquelle vous pouvez sélectionner le mode souhaité pour l'exécution de GroupWise (En ligne, Caching, Remote ou Remote (Hors ligne)), choisir d'ouvrir votre boîte aux lettres archivée ou de sauvegarde et sélectionner une boîte aux lettres mandataire. Pour plus d'informations, reportez-vous à la Section 1.4, Utilisation des différents modes GroupWise (En ligne, Caching et Remote), à la Section 7.6, Archivage des éléments dans la boîte aux lettres, à la Section 7.14, Sauvegarde de la boîte aux lettres et à la Section 7.9, Octroi à d'autres utilisateurs de droits d'accès à votre boîte aux lettres.
Il fournit également la liste déroulante Affichage, dans laquelle vous pouvez choisir de n'afficher que les éléments d'une catégorie spécifique. Pour plus d'informations sur les catégories, reportez-vous à Utilisation de catégories pour organiser les éléments.
La nouvelle icône Filtre (
) se trouve également dans cet en-tête, ce qui vous donne un accès facile aux filtres prédéfinis et personnalisés. Pour plus d'informations sur le filtrage, reportez-vous à la Section 7.17, Filtrage des éléments.
Pour modifier l'affichage des informations dans les en-têtes, cliquez avec le bouton droit sur l'en-tête et choisissez les options. Pour plus d'informations, reportez-vous à la Section 14.6, Personnalisation des en-têtes.
1.2.5 Liste de dossiers
Figure 1-4 La liste des dossiers de GroupWise
La liste des dossiers, située à gauche de la fenêtre principale, permet d'organiser les éléments GroupWise. Vous pouvez créer des dossiers pour y stocker vos éléments. Le nombre d'éléments non lus s'affiche entre crochets à côté de chaque dossier (à l'exception des dossiers partagés). À côté du dossier Éléments envoyés, la valeur entre crochets indique le nombre d'éléments en attente d'envoi en mode Remote ou Caching. Pour obtenir des informations sur les différents dossiers GroupWise, reportez-vous à la Section 7.1, Utilisation de la liste des dossiers.
Il existe deux listes de dossiers : la liste de dossiers complète et la liste de dossiers simple. La liste de dossiers complète affiche tous les dossiers, tandis que la liste simple affiche uniquement les sous-dossiers du dossier dans lequel vous vous trouvez. Par exemple, si le dossier Boîte aux lettres est ouvert, les dossiers de l'Armoire sont affichés ; si le dossier Agenda est ouvert, les dossiers de l'Agenda s'affichent.
Si vous le souhaitez, vous pouvez fermer votre liste des dossiers pour afficher plus de vues, telles que l'Agenda, dans la fenêtre principale. Cliquez sur l'icône dans l'angle supérieur droit pour ouvrir ou fermer l'écran Liste des dossiers.
Vous trouverez ci-dessous le contenu de chacun des dossiers par défaut :
Dossier Accueil
Votre dossier Accueil 
(qui porte votre nom) représente votre base de données GroupWise. Tous les dossiers de votre fenêtre principale sont des sous-dossiers de votre dossier Utilisateur. Vous ouvrez le dossier Accueil pour accéder à la vue Accueil. Pour plus d'informations sur la vue Accueil, reportez-vous à la Section 1.3, Présentation de la vue Accueil.
Dossier Boîte aux lettres
La Boîte aux lettres 
affiche tous les éléments que vous avez reçus, à l'exception des éléments planifiés (rendez-vous, tâches et notes) que vous avez acceptés ou refusés. Les tâches et éléments planifiés acceptés sont déplacés dans l'Agenda.
Dossier Éléments envoyés
Le dossier Éléments envoyés 
contient tous les éléments envoyés depuis la Boîte aux lettres et l'Agenda. Dans les versions antérieures à GroupWise 6.5, le dossier Éléments envoyés était un dossier de requête, assez différent de l'actuel dossier Éléments envoyés.
Le tableau qui suit résume les caractéristiques du dossier de requête Éléments envoyés des versions précédentes par rapport au dossier Éléments envoyés actuel.
Table 1-1 Comparaison entre le nouveau dossier Éléments envoyés et l'ancien dossier éléments envoyés
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Dossier Éléments envoyés (actuel) |
Dossier Éléments envoyés (ancien) |
|---|---|
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Dossier système qui ne peut pas être supprimé. |
Dossier Rechercher les résultats qui peut être supprimé et recréé. (Pour plus d'informations sur les dossiers Résultats de la recherche, reportez-vous à Présentation des dossiers Résultats de la recherche.) |
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Tous les éléments envoyés se trouvent dans ce dossier sauf s'ils ont été déplacés vers un dossier autre que Boîte aux lettres ou Agenda. Si un élément envoyé est déplacé vers un autre dossier, il n'apparaît plus dans le dossier Éléments envoyés. |
Ce dossier ne contient réellement aucun élément. Il s'agit en fait d'un dossier Résultats de la recherche. Cela signifie qu'une recherche est effectuée chaque fois que vous cliquez sur ce dossier et que ce sont les résultats de cette recherche (de tous les éléments envoyés) qui s'affichent. Si vous supprimez un élément de ce dossier, l'élément d'origine demeure dans son dossier d'origine et s'affiche à la prochaine ouverture du dossier. |
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Vous pouvez renvoyer, replanifier et retirer des éléments envoyés contenus dans ce dossier. |
Vous pouvez renvoyer, replanifier et retirer des éléments envoyés contenus dans ce dossier. |
Dossier Agenda
Le dossier Agenda 
contient plusieurs options de vue Agenda. Pour masquer votre Liste de dossiers, cliquez sur > . La fenêtre principale affiche alors une meilleure vue de votre agenda. Le dossier Agenda contient tous les dossiers que vous avez créés. Vous pouvez sélectionner les agendas à afficher à partir de la Liste des dossiers. Les agendas sélectionnés s'affichent dans la vue d'agenda.
Dossier Contacts
Par défaut, le dossier Contacts 
affiche les contacts fréquents du carnet d'adresses. (Vous pouvez modifier les propriétés du dossier pour qu'il représente un autre carnet d'adresses du Carnet d'adresses. Pour plus d'informations, reportez-vous à Changement de carnet d'adresses pour le dossier Contacts.) Toute modification que vous apportez au dossier Contacts est également apportée au carnet d'adresses Contacts fréquents.
À partir de ce dossier, vous pouvez afficher, créer et modifier des contacts, des ressources, des organisations et des groupes.
Vos mandataires n'ont pas accès à votre dossier Contacts.
Dossier Liste de contrôle
Le dossier Liste de contrôle 
sert à créer une liste de tâches. Vous pouvez déplacer tous les éléments (messages électroniques, messages téléphoniques, notes, tâches ou rendez-vous) vers ce dossier et les organiser comme vous le souhaitez. Chaque élément est marqué d'une coche de façon à marquer les éléments une fois que vous les avez traités.
Pour qu'un autre dossier fonctionne de la même façon que le dossier Liste de contrôle, cliquez sur le dossier, cliquez sur la liste déroulante dans la barre d'outils, puis sélectionnez . Une zone Liste de contrôle apparaît en haut du dossier dans laquelle vous pouvez faire glisser des éléments.
Le tableau qui suit résume les caractéristiques du dossier Liste de contrôle par rapport au dossier de requête Liste des tâches (des versions antérieures de GroupWise).
Table 1-2 Comparaison entre le dossier Liste de contrôle et l'ancien dossier de requête Liste des tâches
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Dossier Liste de contrôle |
Dossier Liste des tâches |
|---|---|
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Dossier système qui ne peut pas être supprimé. |
Dossier Rechercher les résultats qui peut être supprimé et recréé. (Pour plus d'informations sur les dossiers Résultats de la recherche, reportez-vous à Présentation des dossiers Résultats de la recherche.) |
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Ce dossier contient les éléments suivants :
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Ce dossier ne contient réellement aucun élément. Il s'agit en fait d'un dossier Résultats de la recherche. Cela signifie qu'une recherche est effectuée chaque fois que vous cliquez sur ce dossier et que ce sont les résultats de cette recherche (de toutes les tâches planifiées) qui s'affichent. Si vous supprimez un élément de ce dossier, l'élément d'origine demeure dans son dossier d'origine et s'affiche à la prochaine ouverture du dossier. |
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Ce dossier peut contenir tout type d'élément. |
Seules les tâches s'affichent dans ce dossier. Les tâches sont des éléments planifiés associés à une date d'échéance. |
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Pour marquer un élément comme Effectué, cochez la case située à côté de cet élément dans la Liste des éléments. |
Pour marquer un élément comme Effectué, ouvrez-le, puis cliquez sur . |
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Pour définir une date d'échéance, ouvrez l'élément, cliquez sur l'onglet Liste de contrôle, puis indiquez une date. |
Les dates d'échéance sont définies par la personne qui envoie la tâche. Si vous publiez une tâche pour vous-même, vous pouvez définir une date d'échéance correspondante. |
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Pour définir la priorité d'un élément, faites glisser la tâche dans la liste de contrôle. |
Pour définir la priorité d'un élément, ouvrez cet élément, puis entrez une priorité dans le champ . |
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Les éléments de la Liste de contrôle ne s'affichent pas dans la Liste des tâches de l'Agenda. |
Les tâches s'affichent dans la Liste des tâches de l'Agenda et peuvent être marquées comme Effectué(es) dans l'Agenda. |
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Si un élément de la liste de contrôle a pour date d'échéance la date du jour, la case à cocher correspondante est de couleur verte. Lorsque la date d'échéance d'un élément est passée, la case à cocher correspondante est de couleur rouge. |
Les tâches dont la date d'échéance est passée s'affichent en rouge dans l'Agenda. |
Armoire
Le dossier Armoire 
contient tous vos dossiers personnels. Pour réorganiser et imbriquer les dossiers, cliquez sur > . Pour trier les dossiers de l'armoire par ordre alphabétique, cliquez avec le bouton droit de la souris sur le dossier , puis cliquez sur .
Dossier Documents
Les références de vos documents sont organisées dans le dossier Documents 
pour permettre de les retrouver facilement.
Toutes les références aux documents que vous créez ou ouvrez viennent s'ajouter au dossier Documents ; si vous le spécifiez, toutes les références aux documents que vous affichez ou importez s'y ajoutent également. Vous pouvez aussi indiquer qu'aucune de ces opérations n'entraîne l'ajout d'une référence de document au dossier Documents.
Le dossier Documents ne peut contenir que des documents. Si un autre type d'élément est placé dans ce dossier par le client GroupWise d'une version antérieure à la version 5.5 (par exemple une version antérieure de GroupWise Remote), cet élément sera supprimé.
Le dossier Documents contient, par défaut, vos 20 dernières références aux documents. Vous pouvez modifier ce nombre pour choisir un nombre compris entre 0 et 5000 références aux documents. Lorsque le nombre maximal est atteint, la plus ancienne référence aux documents est supprimée. Vous pouvez également supprimer manuellement des références aux documents du dossier Documents.
Le dossier Documents est associé à deux dossiers Résultats de la recherche. Le dossier Créé par contient les références à tous les documents dont vous êtes l'auteur. Bibliothèque par défaut contient les références à tous les documents auxquels vous avez accès dans la bibliothèque par défaut. Vous pouvez modifier ou supprimer ces dossiers. Vous pouvez créer d'autres dossiers de documents Résultats de la recherche selon vos besoins. Vous pouvez, par exemple, créer un dossier Résultats de la recherche correspondant à une bibliothèque, un sujet, un auteur ou un type de document spécifique.
Dossier Travail en cours
Le dossier Travail en cours 
est un dossier dans lequel vous pouvez enregistrer les messages que vous avez commencés mais que vous souhaitez terminer ultérieurement.
Dossier Courrier indésirable
Tous les messages électroniques provenant d'adresses et de domaines Internet considérés comme indésirables par la fonction de gestion de courrier indésirable sont placés dans le dossier Courrier indésirable 
. Ce dossier n'est créé dans la liste des dossiers qu'au moment où vous activez une option de courrier indésirable.
Tant que des options de courrier indésirable restent activées, vous ne pouvez pas supprimer ce dossier. Cependant, il peut être renommé ou déplacé dans la liste des dossiers. Si toutes les options de courrier indésirable sont désactivées, le dossier peut être supprimé. Vous pouvez également le supprimer si la fonction de gestion de courrier indésirable est désactivée par l'administrateur système.
Pour supprimer des éléments du dossier , cliquez avec le bouton droit de la souris sur le dossier, cliquez sur , puis sur .
Pour plus d'informations sur la gestion du courrier indésirable, reportez-vous à Gestion du courrier non souhaité.
Dossier Corbeille
Tous les messages téléphoniques et électroniques, les rendez-vous, les tâches, les documents et les notes qui ont été supprimés sont stockés dans le dossier Corbeille 
. Tant que la corbeille n'est pas vidée, les éléments qu'elle contient peuvent être affichés, ouverts ou renvoyés dans votre Boîte aux lettres. Une fois la corbeille vidée, les éléments qu'elle contient sont supprimés du système.
Vous pouvez vider la totalité de la corbeille ou ne supprimer que les éléments sélectionnés. Les éléments de la corbeille peuvent être supprimés automatiquement en fonction des jours saisis dans l'onglet Nettoyage des options d'environnement ou la corbeille peut être vidée manuellement. L'administrateur système peut spécifier que votre corbeille soit vidée automatiquement, de façon régulière.
Dossiers partagés
Un dossier partagé 
se comporte comme n'importe quel dossier de votre armoire, si ce n'est que les autres utilisateurs y ont accès. Vous pouvez créer des dossiers partagés ou partager des dossiers personnels existants de votre dossier Armoire. Vous choisissez les personnes avec lesquelles vous souhaitez partager le dossier et les droits que vous souhaitez accorder à chaque utilisateur. Les utilisateurs peuvent ensuite publier des messages dans le dossier partagé, y faire glisser des éléments existants et créer des suivis de discussion. Vous ne pouvez pas partager les dossiers système, c'est-à-dire les dossiers Armoire, Corbeille et Travail en cours.
Si vous placez un document dans un dossier partagé, les utilisateurs qui bénéficient d'un droit d'accès à ce dossier ne disposent pas automatiquement de droits d'édition. Pour qu'ils puissent modifier le document, vous devez leur attribuer des droits d'édition en utilisant l'onglet Partage de documents.
Dossier du compte IMAP4
Si vous ajoutez un dossier pour un compte IMAP4, l'icône 
s'affiche dans votre liste des dossiers.
Dossier de compte Forum NNTP
Si vous ajoutez un dossier pour un forum NNTP, l'icône 
s'affiche dans votre liste des dossiers.