9.7 Envoi et récupération d'éléments en mode Remote

Utilisez la commande Envoyer/Récupérer pour synchroniser vos boîtes aux lettres En ligne et Remote.

Lors de la connexion à votre système GroupWise, les éléments que vous avez envoyés depuis votre boîte aux lettres Remote sont distribués aux destinataires. Remote envoie également une requête à votre boîte aux lettres en ligne pour récupérer des éléments tels que du courrier. Le système GroupWise traite la requête, puis envoie les éléments demandés à votre boîte aux lettres Remote. Le nombre d'éléments dépend des critères indiqués dans la boîte de dialogue Envoyer/Récupérer. En plus des messages, vous pouvez récupérer des règles, des documents et des carnets d'adresses.

Cette section contient les rubriques suivantes :

9.7.1 Téléchargement d'éléments, de règles, d'adresses et de documents vers votre boîte aux lettres Remote

  1. Si vous exécutez GroupWise en mode En ligne, cliquez sur Outils > En route, entrez votre mot de passe de boîte aux lettres en ligne, sélectionnez un numéro de téléphone de connexion si vous y êtes invité, puis cliquez sur OK.

    ou

    Si vous exécutez GroupWise en mode Remote, cliquez sur Comptes > Envoyer/Récupérer > Options GroupWise.

    Boîte de dialogue Envoyer/Récupérer

  2. Pour récupérer des éléments, assurez-vous que l'option Éléments est sélectionnée, cliquez sur Avancé, cliquez sur un onglet disponible, cliquez sur une option puis sur OK.

    Si vous spécifiez une limitation des éléments à récupérer, par exemple, en sélectionnant En-têtes uniquement ou en définissant une taille maximale, vous pouvez télécharger le reste de l'élément ou les éléments restants plus tard. Reportez-vous au Récupération d'éléments partiellement téléchargés.

    Si vous êtes en mode Remote et que vous ne voulez télécharger que les nouveaux éléments, sélectionnez Nouveau uniquement dans l'onglet Récupérer.

  3. Cliquez sur OK.

  4. Pour récupérer des règles, cliquez sur Règles.

  5. Pour récupérer des adresses dans le carnet d'adresses système, cliquez sur Carnet d'adresses système pour le sélectionner, cliquez sur Filtre, indiquez les adresses à récupérer, puis cliquez sur OK.

    La récupération de carnets d'adresses peut prendre un certain temps avec une connexion modem. Il est donc conseillé de récupérer les carnets d'adresses avec une connexion réseau ou TCP/IP.

    Pour plus d'informations sur le filtrage du carnet d'adresses système, reportez-vous à Filtrage du carnet d'adresses système pour votre boîte aux lettres Remote.

  6. Pour récupérer vos carnets d'adresses personnels, cliquez sur Carnets d'adresses personnels pour les sélectionner.

  7. Pour récupérer les copies des documents stockés dans votre boîte aux lettres en ligne, cochez la case Documents, cliquez sur Documents, sélectionnez les documents concernés, marquez-les comme étant En cours d'utilisation, puis cliquez sur OK.

    Cette opération empêche les autres utilisateurs de modifier le document. Si vous ne marquez pas un document comme étant en cours d'utilisation, un autre utilisateur peut le modifier alors que la copie de ce document se trouve dans votre boîte aux lettres Remote. Si vous le modifiez et que vous le renvoyez ensuite dans la bibliothèque principale, votre document est enregistré en tant que nouvelle version et vos modifications ne sont pas enregistrées dans l'autre version. Si vous n'envisagez pas d'éditer un document, ne le marquez pas comme étant en cours d'utilisation.

    Lorsque vous quittez le document marqué comme étant en cours d'utilisation, le système vous demande de l'envoyer vers la bibliothèque principale et de le marquer comme étant disponible. Si vous n'avez plus besoin de ce document, vous devez le marquer comme étant disponible afin que les autres utilisateurs puissent y accéder pour le modifier.

  8. Si vous êtes en mode Remote et que vous voulez spécifier l'emplacement et la connexion à distance avant de télécharger l'élément, cliquez sur Configurer, sélectionnez votre emplacement à distance dans la liste déroulante Connexion depuis, sélectionnez une connexion dans la liste déroulante Connexion à, puis cliquez sur OK.

  9. Cliquez sur Connecter ou sur Terminer.

Si vous êtes en mode Remote, tous les éléments de votre liste Requêtes en attente sont envoyés immédiatement.

9.7.2 Envoi d'éléments en mode Remote

  1. Créez un élément, puis cliquez sur Envoyer dans la barre d'outils.

    Remote place l'élément dans la liste Requêtes en attente. Lorsque vous vous connectez à votre système GroupWise principal, tous les éléments contenus dans la liste Requêtes en attente sont envoyés.

  2. Cliquez sur Comptes > Envoyer/Récupérer, puis sur le compte Remote.

    ou

    Si vous voulez spécifier l'emplacement et la connexion à distance avant d'envoyer l'élément, cliquez sur Comptes > Envoyer/Récupérer > Options GroupWise, cliquez sur Configurer, sélectionnez votre emplacement à distance dans la liste déroulante Connexion depuis, sélectionnez une connexion dans la liste déroulante Connexion à, cliquez sur OK, puis sur Connecter.

Lorsque vos éléments sont envoyés, vos nouveaux éléments sont récupérés en fonction des paramètres spécifiés dans la boîte de dialogue Envoyer/Récupérer.

Vous pouvez basculer d'un type de connexion à un autre (réseau, modem et TCP/IP) s'il n'existe pas de requête en attente pour la connexion à partir de laquelle vous basculez. Par exemple, si vous envoyez et récupérez des éléments via une connexion réseau et que vous vous déconnectez avant la fin de la transmission, vous ne devez pas, pour traiter les requêtes, basculer ultérieurement vers une connexion modem. Terminez le traitement de la requête d'origine via la connexion d'origine.

9.7.3 Affichage des requêtes en attente

Chaque fois que vous effectuez une tâche qui requiert l'envoi d'informations de votre boîte aux lettres Remote vers votre boîte aux lettres en ligne, GroupWise crée une requête qu'il place ensuite dans la liste Requêtes en attente. Lorsque vous vous connectez à votre système GroupWise principal, toutes les requêtes sont transmises à votre boîte aux lettres en ligne. Requêtes en attente permet d'afficher les requêtes en suspens.

  1. Cliquez sur Comptes > Requêtes en attente.

    Boîte de dialogue Requêtes en attente

Pour empêcher le traitement d'une requête, cliquez sur celle-ci, puis sur Supprimer. Vous ne pouvez supprimer que les requêtes qui n'ont pas été envoyées au système GroupWise principal et dont l'état est « En attente d'envoi ». Si vous avez déjà envoyé une requête au système GroupWise principal, vous ne pouvez pas l'annuler.

9.7.4 Récupération d'éléments partiellement téléchargés

Si vous avez défini des limites de taille ou spécifié de ne récupérer que les en-têtes lors du téléchargement des éléments, il peut arriver que votre boîte aux lettres Remote comporte des éléments partiellement téléchargés.

  1. Sélectionnez les éléments dans votre boîte aux lettres Remote.

  2. Cliquez sur Comptes > Récupérer les éléments sélectionnés.

  3. Pour vous connecter immédiatement à votre boîte aux lettres en ligne, cliquez sur Connexion immédiate.

    ou

    Pour créer la requête sans l'envoyer, cliquez sur Connexion ultérieure. Ainsi, vous pouvez attendre d'avoir plusieurs requêtes et vous connecter ultérieurement.

9.7.5 Utilisation de la fonction Plages disponibles en mode Remote

  1. Créez un nouveau rendez-vous.

  2. Pour sélectionner le premier jour de réunion possible, cliquez sur l'icône Agenda, puis sur une date.

  3. Cliquez sur Plages disponibles dans la barre d'outils.

    Boîte de dialogue Plages disponibles en mode Remote

  4. Pour vous connecter immédiatement à votre système GroupWise principal et rechercher des plages disponibles, cliquez sur Connexion immédiate.

    ou

    Pour rechercher des plages disponibles ultérieures, cliquez sur Connexion ultérieure.

    Cette option génère une requête de recherche de plages disponibles mais ne l'envoie pas au système GroupWise principal. Vous pouvez enregistrer votre rendez-vous sous forme de brouillon dans le dossier Travail en cours jusqu'à ce que vous soyez prêt à l'envoyer. Lorsque vous êtes prêt à vérifier les heures de rendez-vous, cliquez sur Occupé, puis sur Connexion immédiate.

  5. Lorsque la fenêtre Choix de l'heure de rendez-vous apparaît, cliquez sur Sélection automatique pour choisir la première heure de réunion disponible. Cliquez sur Sélection auto. jusqu'à ce que l'heure qui vous convient soit affichée, puis cliquez sur OK.

    ou

    Cliquez sur l'onglet Heures disponibles, sur une heure disponible, puis sur OK.

  6. Complétez la demande de rendez-vous, puis cliquez sur Envoyer dans la barre d'outils.

Si vous perdez la connexion, avant que toutes les informations relatives à la planification ne soient renvoyées par une recherche de plages disponibles, cliquez de nouveau sur Occupé pour mettre à jour les informations issues de la requête Plages disponibles.

9.7.6 Filtrage du carnet d'adresses système pour votre boîte aux lettres Remote

Le carnet d'adresses système est généralement volumineux car il contient des informations concernant toute votre société. Si vous n'avez pas besoin de l'intégralité des informations de ce carnet d'adresses lorsque vous utilisez GroupWise hors du bureau, servez-vous de l'option Filtre du Carnet d'adresses système pour ne récupérer que les adresses des utilisateurs, des ressources et des groupes publics du système GroupWise.

Par exemple, l'instruction de filtrage Serv [ ] Marketing charge GroupWise de récupérer toutes les adresses comportant le terme « Marketing » dans la colonne Service du Carnet d'adresses. Vous pouvez ainsi, tout en voyageant, contacter toute personne appartenant à ce service.

Il est également conseillé de récupérer les informations du carnet d'adresses système avant de quitter votre bureau pour réduire le temps et le coût de téléchargement, notamment si vous vous déplacez à l'étranger, ce qui implique des frais de communication élevés.

  1. Si vous exécutez GroupWise en mode En ligne, cliquez sur Outils > En route, entrez votre mot de passe de boîte aux lettres en ligne, sélectionnez un numéro de téléphone de connexion si vous y êtes invité, puis cliquez sur OK.

    ou

    Si vous exécutez GroupWise en mode Remote, cliquez sur Comptes > Envoyer/Récupérer > Options GroupWise.

  2. Cliquez sur Carnet d'adresses système, puis sur Filtre.

    Boîte de dialogue Filtre du Carnet d'adresses système

  3. Cliquez sur une colonne du carnet d'adresses dans la première liste déroulante.

    Par exemple, cliquez sur Service pour rechercher les adresses d'un service en particulier.

  4. Cliquez sur la liste déroulante des opérateurs, cliquez sur un opérateur, puis entrez vos critères de recherche dans la zone ou cliquez sur une valeur, le cas échéant.

    Par exemple, cliquez sur [ ], puis saisissez Comptes pour rechercher des adresses dans le service Comptes. Utilisez l'opérateur le mieux adapté à votre recherche. Vos critères de recherche, le nom d'une personne ou un objet, peuvent comprendre des caractères joker tels qu'un astérisque (*) ou un point d'interrogation (?). L'option de filtrage ne tient pas compte de la casse de vos critères de recherche.

  5. Pour ajouter des conditions de filtrage, cliquez sur la dernière liste déroulante, puis sur Et.

  6. Après avoir spécifié toutes les conditions de filtre, lisez le texte qui commence par « Inclure les entrées où... » pendant que vous créez votre filtre. Celui-ci résume la façon dont va fonctionner votre filtre.

  7. Cliquez sur OK, puis sur Connecter.

Pour plus d'informations sur les opérateurs, reportez-vous à Utilisation d'opérateurs pour les filtres et les règles.

9.7.7 Suppression d'éléments de votre boîte aux lettres Remote

Utilisez l'option Supprimer et Vider et Gérer la taille de la bibliothèque pour supprimer les éléments de votre boîte aux lettres Remote.

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Suppression d'éléments de votre boîte aux lettres Remote

En mode Remote, vous pouvez supprimer et retirer des éléments, ou encore vider la corbeille comme vous le feriez en mode En ligne.

  1. Cliquez sur l'élément dans votre boîte aux lettres.

  2. Cliquez sur Éditer > Supprimer.

  3. Si vous supprimez un élément sortant, cliquez sur l'une des options disponibles.

  4. Pour libérer de l'espace sur le disque, cliquez sur Éditer > Vider la corbeille.

    Cette opération retire définitivement de votre boîte aux lettres Remote les éléments supprimés.

    La prochaine fois que vous vous connecterez à votre système GroupWise principal, les modifications apportées dans vos boîtes aux lettres en ligne et Remote seront automatiquement synchronisées. Vous pouvez désactiver la synchronisation en modifiant les options de suppression dans les propriétés Remote. Reportez-vous à Modification des options de suppression à distance.

Suppression de documents superflus de votre bibliothèque Remote

Le fait de supprimer des fichiers à l'aide de la fonctionnalité Gestion de l'espace disque de la bibliothèque Remote ne supprime pas ces fichiers de la bibliothèque principale. Cette opération ne supprime pas non plus les références aux documents correspondants. Les fichiers sont uniquement supprimés du poste sur lequel est située votre boîte aux lettres Remote, de façon à y libérer de l'espace disque.

  1. En mode Remote, cliquez sur Outils > Gérer la taille de la bibliothèque.

  2. Cliquez sur les documents que vous souhaitez supprimer, puis sur Supprimer.

  3. Une fois l'opération terminée, cliquez sur Fermer.

Si vous supprimez un document En cours d'utilisation, son état est redéfini sur Disponible dans la bibliothèque principale lors de votre prochaine connexion à la boîte aux lettres en ligne.