3.2 Envoi et réception d'éléments

Cette section contient les rubriques suivantes :

3.2.1 Envoi de messages électroniques

Les messages électroniques comportent un destinataire principal, un en-tête et une date. Une copie carbone ou masquée peut être envoyée à d'autres utilisateurs. Vous pouvez également joindre à vos messages des fichiers, des références aux documents, des sons, des films et des objets OLE.

CC (Copie carbone)

Les destinataires en copie carbone (CC) reçoivent une copie de l'élément. Les informations contenues dans cet élément peuvent leur être utiles, sans toutefois les concerner directement ou relever de leur responsabilité. Tous les destinataires voient qu'une copie carbone a été expédiée. Ils voient également le nom des destinataires en copie carbone.

CM (Copie masquée)

Les destinataires en copie masquée (CM) reçoivent une copie de l'élément. Les autres destinataires ne sont pas informés sur les destinataires en copie masquée. Seuls l'expéditeur et le destinataire de la copie masquée savent qu'elle a été envoyée. Si un destinataire choisit Répondre à tous pour envoyer une réponse à l'expéditeur, le destinataire de la copie masquée ne reçoit pas cette réponse.

  1. Cliquez sur l'icône de Message dans la barre d'outils.

    Pour sélectionner une autre vue de message, cliquez sur la flèche vers le bas dans Icône de Message.

  2. Dans le champ Dest., saisissez un nom d'utilisateur, puis appuyez sur Entrée. Répétez l'opération pour les utilisateurs supplémentaires. Si nécessaire, saisissez des noms d'utilisateurs dans les champs CC et CM.

    ou

    Pour sélectionner des noms d'utilisateurs dans une liste, dans la barre d'outils, cliquez sur Adresse, double-cliquez sur chaque utilisateur, puis cliquez sur OK.

  3. Pour modifier le nom de l'expéditeur (et le remplacer par un autre compte ou mandataire), cliquez sur Liste déroulante Expéditeur, puis cliquez sur un nom.

  4. Saisissez l'objet du message.

  5. Saisissez le message.

    Pour spécifier plusieurs options, par exemple attribuer une priorité élevée au message ou demander une réponse aux destinataires, cliquez sur l'onglet Options d'envoi.

    Si vous le souhaitez, vous pouvez modifier la police du texte du message. Pour plus d'informations, reportez-vous à Modification de la police des éléments que vous envoyez.

  6. Cliquez sur Liste déroulante Expéditeur dans la barre d'outils pour inclure des pièces jointes.

  7. Cliquez sur Envoyer dans la barre d'outils.

3.2.2 Envoi de messages téléphoniques

Un message téléphonique est une note que vous pouvez envoyer pour informer d'autres utilisateurs GroupWise des appels qu'ils ont reçus pendant qu'ils étaient absents de leur bureau ou indisponibles. Les messages téléphoniques sont stockés dans la Boîte aux lettres du destinataire. Vous ne pouvez pas répondre au téléphone à partir d'un message téléphonique.

Vous pouvez transformer les messages téléphoniques que vous recevez en tâches, en notes ou en toute autre vue d'élément publié. De cette manière, vous pouvez garder un enregistrement de la conversation à la date où elle a eu lieu (note) ou créer un élément à traiter ultérieurement (tâche).

  1. Cliquez sur Fichier > Nouveau > Téléphone.

  2. Dans le champ Dest., saisissez un nom d'utilisateur, puis appuyez sur Entrée. Répétez l'opération pour les utilisateurs supplémentaires. Si nécessaire, saisissez des noms d'utilisateurs dans les champs CC et CM.

    ou

    Pour sélectionner des noms d'utilisateurs dans une liste, dans la barre d'outils, cliquez sur Adresse, double-cliquez sur chaque utilisateur, puis cliquez sur OK.

  3. Saisissez le nom, la société et le numéro de téléphone de la personne qui a téléphoné.

  4. Sélectionnez les cases à cocher qui s'appliquent à ce message téléphonique.

  5. Saisissez le message dans le champ correspondant.

    Si vous le souhaitez, vous pouvez modifier la police du texte. Pour plus d'informations, reportez-vous à Modification de la police des éléments que vous envoyez.

  6. Pour modifier le nom de l'expéditeur (et le remplacer par un autre compte ou mandataire), cliquez sur Liste déroulante Expéditeur, puis cliquez sur un nom.

  7. Cliquez sur Envoyer dans la barre d'outils.

NOTE:dans la barre d'outils, vous pouvez insérer un bouton Nouveau message téléphonique.

3.2.3 Modification de la police des éléments que vous envoyez

Le destinataire d'un élément verra les changements que vous effectuez dans la vue Texte brut s'il affiche également l'élément dans la vue Texte brut. De même, il verra les changements que vous effectuez dans la vue HTML s'il affiche également l'élément dans la vue HTML. Vous pouvez permettre à l'utilisateur de savoir dans quelle vue vous avez composé l'élément.

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Modification de la police dans la vue Texte brut

  1. Dans un élément ouvert que vous composez, cliquez sur Afficher > Texte brut.

  2. Cliquez sur le champ Message.

  3. Cliquez sur Éditer > Police, puis une nouvelle fois sur Police.

  4. Sélectionnez une police et un style de police.

  5. Sélectionnez une taille.

  6. Sélectionnez les autres options que vous souhaitez modifier, puis cliquez sur OK.

Vous pouvez également mettre en gras, en italique ou souligner certaines parties du texte via les boutons de la barre d'outils.

Modification de la police dans la vue HTML

  1. Dans un élément ouvert que vous composez, cliquez sur Afficher > HTML.

  2. Utilisez la barre d'outils HTML pour changer la police, ajouter des couleurs d'arrière-plan ou des images, etc.

Vous devrez peut-être redimensionner la vue d'élément horizontalement pour afficher tous les boutons dans la barre d'outils HTML.

Vous pouvez définir une police par défaut pour les éléments que vous composez dans la vue HTML. Pour plus d'informations, reportez-vous à Affichage et composition d'éléments au format HTML.

3.2.4 Ajout d'une signature ou d'une vCard aux éléments que vous envoyez

Utilisez Signature pour insérer une signature ou vos références à la fin des éléments que vous envoyez. Vous pouvez, par exemple, demander à GroupWise d'ajouter automatiquement votre nom, votre numéro de téléphone et votre adresse électronique au bas de chacun des éléments que vous envoyez.

Vous avez également la possibilité de donner à GroupWise l'instruction d'ajouter automatiquement une carte de visite électronique (vCard*) à la fin de vos messages. GroupWise recherche les informations utilisateur vous concernant dans le carnet d'adresses et les insère à la fin de chaque message.

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Présentation des fichiers vCard

Les vCard sont des cartes de visite électroniques formatées en fonction des normes définies par l'Internet Mail Consortium. Un fichier vCard possède l'extension .vcf et peut être ajouté à vos messages électroniques sortants. Vous pouvez utiliser des logiciels d'éditeurs tiers pour créer des vCards qui peuvent comporter du texte, des images et du son. Lorsque vous générez votre vCard avec GroupWise, celui-ci utilise les informations des champs de votre carnet d'adresses.

Pour afficher une vCard jointe à un élément, cliquez avec le bouton droit de la souris sur l'élément, puis cliquez sur Afficher la pièce jointe.

Ajout d'une signature ou d'une vCard à des éléments

  1. Pour spécifier une signature générale pour tous les éléments, cliquez sur Outils > Options, puis sur Envoyer.

    ou

    Sous Macintosh, cliquez sur GroupWise > Préférences, puis sur Envoyer.

  2. Cliquez sur l'onglet Signature.

  3. Cliquez sur Carte de visite électronique (vCard) ou sur Signature.

  4. Si vous avez sélectionné Signature, saisissez le texte que vous souhaitez utiliser en tant que signature dans le champ Signature.

    ou

    Si vous avez sélectionné vCard, spécifiez un fichier .vcf ou laissez le champ vide pour que la vCard utilise les informations de la liste de votre carnet d'adresses.

  5. Choisissez une option de signature.

  6. Cliquez sur OK.

Vous pouvez spécifier à la fois une signature et une vCard. Si vous choisissez les deux, la signature est utilisée par défaut.

3.2.5 Correction orthographique des éléments que vous envoyez

Il existe deux méthodes pour corriger l'orthographe des éléments que vous envoyez. Quick Speller vérifie le texte pendant la frappe et souligne les mots mal orthographiés. Le correcteur d'orthographe fonctionne séparément, manuellement ou en spécifiant son exécution automatique lorsque vous cliquez sur Envoyer.

Ces deux fonctions permettent de rechercher dans les éléments que vous créez, les mots mal orthographiés ou en double, ainsi que les majuscules injustifiées.

Lorsque Quick Speller détecte un mot mal orthographié, il vous propose de le remplacer par un autre ou de l'ignorer dans tout le message. Vous pouvez également ajouter le mot à une liste de mots personnelle.

Lorsque le correcteur d'orthographe détecte un mot mal orthographié, il vous propose de le remplacer par un autre, de le modifier manuellement ou de l'ignorer.

Vous pouvez utiliser les options d'environnement pour configurer le correcteur d'orthographe de façon à ce qu'il vérifie automatiquement l'orthographe de vos messages avant leur envoi.

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Correction orthographique d'un élément avec Quick Speller

  1. Cliquez avec le bouton droit de la souris sur le mot mal orthographié dans le champ Objet ou Message.

  2. Sélectionnez la bonne orthographe.

    ou

    Cliquez sur Ignorer le mot pour l'ignorer.

    ou

    Cliquez sur Intégrer le mot pour ajouter le mot à votre dictionnaire.

Désactivation de Quick Speller

  1. Cliquez avec le bouton droit de la souris sur le mot mal orthographié dans le champ Objet ou Message.

  2. Désélectionnez l'option Vérifier l'orthographe pendant la frappe.

    Pour réactiver Quick Speller, cliquez avec le bouton droit de la souris dans le champ Objet ou Message, puis sélectionnez l'option Vérifier l'orthographe pendant la frappe.

Correction orthographique d'un élément avec le correcteur d'orthographe

  1. Cliquez dans le champ Objet ou dans le champ Message.

    ou

    Sélectionnez le texte à vérifier.

  2. Cliquez sur Outils > Correcteur d'orthographe.

    Boîte de dialogue Outils d'aide à la rédaction

  3. Pour spécifier un dictionnaire, sélectionnez-le dans la liste déroulante Dictionnaire.

  4. Lorsque le correcteur d'orthographe s'arrête sur un mot, cliquez sur une des options disponibles ou modifiez le mot manuellement.

    Vous pouvez choisir parmi les options suivantes.

    Remplacer : remplace un mot mal orthographié par un mot suggéré par le correcteur d'orthographe. Pour procéder au remplacement, double-cliquez sur le mot (vous pouvez également cliquer dessus, puis cliquer sur Remplacer). Pour apporter vos propres corrections, modifiez le mot dans la zone Remplacer, puis cliquez sur Remplacer.

    Remplacer tout : remplace toutes les occurrences d'un mot mal orthographié par un mot suggéré par le correcteur d'orthographe. Pour procéder au remplacement, double-cliquez sur le mot (vous pouvez également cliquer dessus, puis cliquer sur Remplacer tout). Pour apporter vos propres corrections, modifiez le mot dans la zone Remplacer, puis cliquez sur Remplacer tout.

    Ignorer : ignore le mot une fois. Le correcteur d'orthographe s'arrêtera dessus la prochaine fois qu'il le rencontrera.

    Ignorer tout : ignore le mot chaque fois qu'il apparaît dans le document. Le correcteur d'orthographe l'ignore jusqu'à la fin de la vérification en cours.

    Intégrer : ajoute le mot à la liste de mots personnelle en cours, dans laquelle sont stockés des mots supplémentaires, afin que le correcteur d'orthographe puisse le reconnaître lors des vérifications orthographiques suivantes.

  5. Cliquez sur Terminer une fois la correction orthographique terminée.

Correction orthographique automatique avec le correcteur d'orthographe

Vous pouvez vérifier automatiquement l'orthographe des éléments chaque fois que vous cliquez sur Envoyer.

  1. Cliquez sur Outils > Options, puis sur Général.

    ou

    Sous Macintosh, cliquez sur GroupWise > Préférences, puis sur Général.

  2. Sélectionnez Vérifier l'orthographe avant l'envoi, puis cliquez sur OK.

Configuration du correcteur d'orthographe

  1. Cliquez dans le champ Objet ou dans le champ Message.

    ou

    Sélectionnez le texte à vérifier.

  2. Cliquez sur Outils > Correcteur d'orthographe.

  3. Cliquez sur Options. Les options suivantes sont disponibles.

Ignorer la casse : Ignore la casse des mots.

Ignorer les mots avec majuscules et minuscules : ignore les mots qui contiennent une majuscule en plus de leur initiale (tels que « LEs »).

Ignorer les mots contenant des chiffres : ignore les mots qui contiennent à la fois des lettres et des chiffres (tels que « 2ème »).

Ignorer les mots en double : ignore les mots en double (tels que « le le »).

Ignorer les mots ressemblant à une URL : ignore les mots qui ressemblent à des adresses URL.

Vérifier la ponctuation : recherche les erreurs de ponctuation dans les phrases.

Activer le remplacement automatique : remplace automatiquement les mots qui sont généralement mal orthographiés.

Activer les mots composés : vérifie l'orthographe des noms composés.

Activer les préfixes généraux : contrôle l'orthographe des préfixes.

Suggestions : utilisez ce paramètre pour indiquer si la rapidité doit être prioritaire sur la qualité, si les deux sont égales ou si la qualité doit être prioritaire sur la rapidité. Tous ces paramètres ont une incidence sur la longueur de la liste des suggestions.

Configuration de la langue du correcteur d'orthographe

  1. Cliquez dans le champ Objet ou dans le champ Message.

    ou

    Sélectionnez le texte à vérifier.

  2. Cliquez sur Outils > Correcteur d'orthographe.

  3. Dans le champ Dictionnaire sélectionnez la langue du correcteur d'orthographe à utiliser, puis cliquez sur Terminé.