4.2 Gestion de l'agenda

4.2.1 Affichage de l'agenda

Vous pouvez afficher votre Agenda GroupWise® de plusieurs manières, de la vue par jour à la vue par mois. De même, vous pouvez afficher votre agenda et celui d'un de vos mandataires simultanément.

Afin d'identifier plus facilement les éléments non acceptés de votre Boîte aux lettres, ceux-ci apparaissent en italique.

Ouverture du dossier Agenda ou d'une vue Agenda

L'agenda comporte plusieurs options d'affichage. Vous pouvez ajouter d'autres boutons à cette barre d'outils et les configurer selon vos besoins. Lorsque vous rouvrez le dossier Agenda, la vue affichée à la fermeture de l'agenda apparaît.

  1. Cliquez sur Fenêtre > Nouvelle fenêtre d'agenda, puis sur une vue Agenda.

Vous pouvez visualiser l'agenda par jour, par semaine, par semaine et mois, par mois et par année.

Sélection d'agendas à afficher

GroupWise permet d'afficher plusieurs agendas dans l'agenda principal. Vous pouvez choisir d'afficher votre agenda GroupWise principal, des agendas personnels et des agendas partagés.

  1. Cochez dans la liste des dossiers la case située en regard des agendas à afficher dans la vue Agenda.

Affichage d'une autre date dans l'agenda

  1. Si la barre d'outils Agenda apparaît dans la vue affichée, cliquez sur icône Sélecteur de date dans l'agenda, puis cliquez sur une date.

  2. Cliquez sur icône Aller à aujourd'hui pour revenir à la date du jour.

Certaines vues ne permettent pas de passer à une autre date.

Affichage des événements Toute la journée dans l'Agenda

Les événements Toute la journée sont affichés en haut du panneau Événements Toute la journée.

Figure 4-1 Panneau Événements Toute la journée

Pour masquer le panneau Événements Toute la journée, procédez comme suit :

  1. Linux : cliquez avec le bouton droit sur le panneau Événements Toute la journée.

    Mac : Ctrl + clic sur le panneau Événements Toute la journée.

  2. Désélectionnez Panneau Événements Toute la journée à dimensionnement automatique.

  3. Déplacez le curseur vers la ligne inférieure du panneau jusqu'à ce qu'apparaisse Pointeur de redimensionnement.

  4. Cliquez sur la ligne et faites glisser le curseur pour réduire la taille du panneau.

Navigation dans l'agenda

Utilisez la barre d'outils de l'Agenda pour naviguer dans votre agenda :

Tableau 4-1 Description des boutons de la barre d'outils de l'Agenda

Bouton

Description

sélecteur de date de l'Agenda

Sélectionner la date à afficher

Icône Aller à Aujourd'hui

Revenir à la date du jour

icône Avancer ou reculer d'un jour, d'un mois ou d'un an

Avancer ou reculer d'un jour, d'un mois ou d'un an, selon la vue affichée par l'Agenda.

Icône vue Jour

Afficher la vue Jour.

Icône vue Semaine

Afficher la vue Semaine.

Icône vue Mois

Afficher la vue Mois.

Icône vue Année

Afficher la vue Année.

Icône Afficher les rendez-vous

Afficher ou masquer les rendez-vous (dans les vues concernées).

Icône Afficher les tâches

Afficher ou masquer les tâches (dans les vues concernées).

Icône Afficher les notes

Afficher ou masquer les notes (dans les vues concernées).

icône Afficher un autre jour

Afficher un autre jour dans la vue Semaine.

icône Supprimer un jour

Supprimer un jour dans la vue Semaine.

Affichage de deux fuseaux horaires dans l'Agenda

Vous pouvez affiche deux fuseaux horaires différents dans l'Agenda. Vous pouvez également passer rapidement d'un fuseau horaire à l'autre. Cela est pratique lorsque vous voyagez fréquemment entre plusieurs fuseaux horaires ou lorsque vous devez planifier des rendez-vous sur plusieurs fuseaux horaires.

  1. Linux : cliquez avec le bouton droit sur votre Agenda.

    Mac : Ctrl + clic sur votre Agenda.

  2. Cliquez sur Fuseau horaire supplémentaire.

  3. Sélectionnez Afficher le fuseau horaire supplémentaire.

  4. Saisissez une étiquette pour l'autre fuseau horaire, par exemple Londres.

  5. Sélectionnez le fuseau horaire dans la liste déroulante Autre fuseau horaire.

  6. Saisissez une étiquette pour le fuseau horaire de votre poste de travail.

  7. Sélectionnez le fuseau horaire dans lequel se trouve votre poste de travail dans la liste déroulante des fuseaux horaires.

  8. Cliquez sur OK.

Pour échanger les deux fuseaux horaires, cliquez sur Échange dans la fenêtre Autre fuseau horaire. Cliquez·sur Échange pour modifier également le fuseau horaire de votre machine.

Utilisation des différences d'heure et de date

Vous pouvez configurer l'Agenda pour afficher la différence entre deux fuseaux horaires et calculer les dates de début et de fin basées sur un nombre spécifié de jours.

La fonction de différence de fuseau horaire permet d'afficher le fuseau horaire correspondant à un paramètre régional en fonction d'un autre fuseau horaire. Si, par exemple, vous vous trouvez à New York, vous pouvez utiliser cette fonction pour afficher l'heure de Londres.

Vous pouvez déterminer une date de début ou de fin en fonction d'une date et d'un nombre de jours donnés. Vous pouvez, par exemple, disposer d'un délai de 90 jours après une opération précise. L'option Nombre de jours entre les dates permet de calculer la date de fin de ce délai.

Affichage des fuseaux horaires d'autres régions

  1. Cliquez sur Outils > Nombre d'heures de différence.

  2. Dans la zone Fuseau horaire A, sélectionnez le fuseau horaire d'origine.

  3. Dans la zone Fuseau horaire B, sélectionnez le fuseau horaire de destination.

  4. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur Fermer.

Calcul d'une date de début ou de fin

  1. Cliquez sur Outils > Nombre de jours entre les dates.

  2. Pour calculer une date de début lorsque vous connaissez la date de fin, utilisez les flèches de défilement de façon à avancer ou à reculer d'un mois ou d'une année à la fois dans la zone de groupe Date de fin, puis cliquez sur une date.

    ou

    Pour déterminer une date de fin lorsque vous connaissez la date de début, utilisez les flèches de défilement pour avancer ou reculer d'un mois ou d'une année à la fois dans la zone de groupe Date de début, puis cliquez sur une date.

  3. Saisissez un nombre dans la zone de saisie Nombre de jours différents.

  4. Cliquez sur Calculer la date de début, puis reportez-vous à la date de début calculée dans la zone de saisie Date de début et l'agenda.

    ou

    Cliquez sur Calculer la date de fin, puis reportez-vous à la date de fin calculée dans la zone de saisie Date de fin et l'agenda.

Présentation des icônes d'éléments de l'Agenda

Les icônes affichées dans votre agenda fournissent des informations supplémentaires sur les éléments. Pour plus d'informations, reportez-vous à Identification des icônes qui apparaissent en regard des éléments.

Présentation de l'ombrage de l'Agenda

Les rendez-vous de votre agenda apparaissent avec des ombres différentes selon leur mode d'affichage :

  • Occupé : le rendez-vous s'affiche en gris.

  • Libre : le rendez-vous s'affiche en blanc.

  • Absent : le rendez-vous s'affiche en gris foncé.

  • Possible : le rendez-vous s'affiche en gris avec des bandes blanches et grises sur le côté.

Pour modifier l'état Afficher le rendez-vous comme étant d'un rendez-vous :

  1. Cliquez sur Opérations > Afficher le rendez-vous comme étant, puis sélectionnez Occupé, Libre, Absent du bureau ou Possible.

4.2.2 Lecture d'une entrée de l'Agenda

  1. Cliquez sur Agenda dans la liste des dossiers.

  2. Double-cliquez sur l'élément que vous souhaitez lire.

Dans toutes les vues (sauf Année), vous pouvez positionner le pointeur de la souris sur la plupart des éléments et visualiser les informations telles que l'objet, l'heure, le lieu et le destinataire.

4.2.3 Création d'un Agenda personnel

  1. Linux : cliquez avec le bouton droit sur le dossier Agenda.

    Mac : Ctrl + clic sur le dossier Agenda.

  2. Cliquez sur Nouvel agenda.

  3. Saisissez le nom du nouvel agenda.

  4. Pour sélectionner la couleur de l'agenda, cliquez sur la case colorée.

4.2.4 Personnalisation des agendas

Plusieurs options sont à votre disposition pour personnaliser la vue Agenda. Par exemple, vous pouvez faciliter l'affichage de vos journées de travail en spécifiant le premier jour de la semaine et en mettant les week-ends en surbrillance.

Les sections suivantes fournissent des instructions pour personnaliser l'agenda :

Définition de vos heures de travail

Vos heures de travail indiquent aux autres utilisateurs vos plages disponibles et ont une incidence sur l'affichage des agendas. Par défaut, GroupWise suppose une journée de travail de 8 heures à 17 heures, du lundi au vendredi. Si votre journée de travail est différente, vous pouvez la définir en conséquence.

  1. Linux : cliquez sur Outils > Options.

    Mac : cliquez sur GroupWise > Préférences.

  2. Cliquez sur Agenda > Heures de travail.

  3. (Facultatif) Si vous êtes toujours disponible pour des rendez-vous, cliquez sur Toujours disponible et ignorez les étapes restantes.

  4. Dans le champ Heure de début, indiquez l'heure à laquelle vous voulez faire démarrer votre journée.

  5. Dans le champ Heure de fin, indiquez l'heure à laquelle vous voulez que votre journée se termine.

  6. Sélectionnez les jours pendant lesquels vous travaillez et ne sélectionnez pas les jours pendant lesquels vous ne travaillez pas.

  7. Dans le menu déroulant Fuseau horaire, sélectionnez votre fuseau horaire.

  8. Cliquez sur OK.

Modification du premier jour de la semaine dans votre agenda

  1. Linux : cliquez sur Outils > Options.

    Mac : cliquez sur GroupWise > Préférences.

  2. Cliquez sur Agenda > Général.

  3. Sélectionnez un jour dans la zone de groupe Options d'affichage de l'agenda, puis cliquez sur OK.

Mise en surbrillance des week-ends

Pour mettre les week-ends en surbrillance et les différencier plus facilement des jours de travail dans votre agenda :

  1. Linux : cliquez sur Outils > Options.

    Mac : cliquez sur GroupWise > Préférences.

  2. Cliquez sur Agenda > Général.

  3. Cochez la case Mettre les week-ends en surbrillance, puis cliquez sur OK.

Affichage des numéros de semaine

  1. Linux : cliquez sur Outils > Options.

    Mac : cliquez sur GroupWise > Préférences.

  2. Cliquez sur Agenda > Général.

  3. Cochez la case Afficher le numéro de la semaine, puis cliquez sur OK.

Pour s'inclure dans de nouveaux rendez-vous

Par défaut, GroupWise inclut automatiquement votre nom dans la liste Destinataire lorsque vous créez un nouveau rendez-vous. Pour désactiver cette fonction afin de ne pas être inclus automatiquement ou pour l'activer si elle a été désactivée :

  1. Linux : cliquez sur Outils > Options.

    Mac : cliquez sur GroupWise > Préférences.

  2. Cliquez sur Agenda > Général.

  3. Cochez la case M'inclure dans les nouveaux rendez-vous, puis cliquez sur OK.

Définition de l'affichage de la durée des rendez-vous

Lorsque vous configurez comment afficher la durée des nouveaux rendez-vous, vous pouvez sélectionner si cette durée doit s'afficher selon la durée ou selon la date et l'heure de fin. Vous pouvez également définir la durée par défaut des rendez-vous.

Affichage du temps des rendez-vous selon la durée ou selon la date et l'heure de fin

Par défaut, GroupWise affiche le temps d'un rendez-vous par durée. Cela signifie que lorsque vous créez un rendez-vous, un champ s'affiche, dans lequel vous pouvez saisir une durée (par exemple, 30 minutes ou 2 heures) pour indiquer la durée du rendez-vous.

Si vous préférez, vous pouvez spécifier la date et l'heure de fin de chaque rendez-vous. S'il est configuré de cette manière, GroupWise affiche un champ pour saisir une date de fin et une autre pour saisir une heure de fin lorsque vous créez un nouveau rendez-vous.

  1. Linux : cliquez sur Outils > Options.

    Mac : cliquez sur GroupWise > Préférences.

  2. Cliquez sur l'onglet Agenda > Général.

  3. Sous Afficher la durée des rendez-vous en utilisant, sélectionnez Durée ou Date et heure de fin, puis cliquez sur OK.

Définition de la durée par défaut des rendez-vous

Par défaut, un nouveau rendez-vous dure une heure, mais vous pouvez en régler la durée lorsque vous le créez. Par exemple, si la plupart des rendez-vous que vous créez durent en général 30 minutes, vous pouvez définir la valeur par défaut à 30 minutes.

  1. Linux : cliquez sur Outils > Options.

    Mac : cliquez sur GroupWise > Préférences.

  2. Cliquez sur Agenda > Général.

  3. Saisissez ou sélectionnez le nombre d'heures et de minutes de la Durée par défaut des rendez-vous, puis cliquez sur OK.

Modification de la couleur d'un agenda

  1. Linux : cliquez avec le bouton droit sur le dossier Agenda.

    Mac : Ctrl + clic sur le dossier Agenda.

  2. Cliquez sur Propriétés > Général.

  3. Sélectionnez Couleur, puis cochez la case couleur et sélectionnez une couleur.

  4. Cliquez sur OK.

4.2.5 Partage d'un agenda

Un agenda partagé se comporte comme n'importe quel autre agenda, si ce n'est que les autres utilisateurs y ont accès et qu'il s'affiche également dans leur liste d'agendas. Vous pouvez partager des agendas personnels existants dans votre liste d'agendas. Vous choisissez les personnes avec lesquelles vous souhaitez partager l'agenda et les droits que vous souhaitez accorder à chaque utilisateur. Ensuite, les utilisateurs peuvent publier les entrées de l'agenda dans l'agenda partagé. Vous ne pouvez pas partager votre agenda principal.

En mode Caching, les modifications effectuées dans l'agenda partagé sont mises à jour chaque fois que vous vous connectez au système GroupWise principal.

Partage d'un agenda existant avec d'autres utilisateurs

  1. Linux : cliquez avec le bouton droit sur l'agenda à partager.

    Mac : Ctrl + clic sur l'agenda à partager.

  2. Cliquez sur Partage.

    Boîte de dialogue des propriétés du dossier

  3. Cliquez sur Partagé avec.

  4. Dans le champ Nom, commencez à saisir le nom d'un utilisateur ou cliquez sur Carnet d'adresses pour sélectionner ce nom dans la boîte de dialogue Sélecteur d'adresses.

  5. Lorsque le nom de l'utilisateur apparaît dans le champ, cliquez sur Ajouter un utilisateur pour le déplacer dans la liste de partage.

  6. Cliquez sur le nom de l'utilisateur dans la liste de partage.

  7. Sélectionnez les options d'accès que vous souhaitez attribuer à l'utilisateur.

  8. Répétez les opérations de l'Étape 4 à l'Étape 7 pour chacun des utilisateurs avec lesquels vous souhaitez partager le dossier.

  9. Cliquez sur OK.

Si vous souhaitez que l'agenda ait une fonction spéciale, vous pouvez créer un nouveau paramètre d'affichage.

  1. Linux : cliquez avec le bouton droit sur l'agenda.

    Mac : Ctrl + clic sur l'agenda.

  2. Cliquez sur Propriétés puis sur Affichage.

Publication d'une entrée d'agenda dans un agenda partagé

  1. Dans l'agenda partagé, ouvrez une vue avec la liste des rendez-vous, cliquez sur une date, puis double-cliquez sur une heure.

  2. (Facultatif) Indiquez l'objet et le lieu du rendez-vous si nécessaire.

  3. Indiquez une date de début.

    ou

    Cliquez sur Icône Date pour préciser la date de début ou un rappel automatique pour le rendez-vous. Pour créer un rendez-vous qui se répète, reportez-vous à la Replanification de rendez-vous récurrents.

    ou

    Cliquez sur Toute la journée si l'événement doit durer toute la journée.

  4. Indiquez une heure de début et une durée. La durée peut être exprimée en minutes, en heures ou en jours.

  5. Indiquez le type de rendez-vous souhaité. Les rendez-vous peuvent avoir le statut Libre, Possible, Occupé ou Absent.

  6. (Facultatif) Saisissez un message.

    Cliquez sur l'onglet Options pour spécifier de nombreuses options, telles qu'une priorité élevée pour ce rendez-vous.

  7. (Facultatif) Pour indiquer un type Afficher le rendez-vous comme étant, cliquez sur Opérations > Afficher le rendez-vous comme étant, puis sur un type.

  8. Cliquez sur Publier dans la barre d'outils.

4.2.6 Importation d'un agenda

Vous pouvez importer un agenda ou un élément de l'agenda (fichier .ics) envoyé sous la forme de pièce jointe ou enregistré depuis un service d'agenda Internet.

  1. Enregistrez un agenda ou un élément de l'agenda sur votre disque dur.

  2. Linux : cliquez avec le bouton droit sur le dossier Agenda.

    Mac : Ctrl + clic sur le dossier Agenda.

  3. Cliquez sur Importer un agenda.

  4. Accédez à l'emplacement dans lequel vous avez enregistré le fichier de l'agenda.

  5. Sélectionnez le fichier, puis cliquez sur Ouvrir.

Le fichier est importé en tant que nouvel agenda personnel.

4.2.7 Exportation d'un agenda

Lorsque vous exportez un agenda, il est exporté en tant qu'agenda Internet. Les pièces jointes aux agendas Internet portent l'extension de fichier .ics.

  1. Linux : cliquez avec le bouton droit sur l'agenda à exporter.

    Mac : Ctrl + clic sur l'agenda à exporter.

  2. Cliquez sur Exporter.

  3. Saisissez le nom de fichier de l'élément dans le champ Nom de fichier.

  4. Pour enregistrer l'élément dans autre un répertoire que celui qui est affiché, recherchez et sélectionnez un nouveau répertoire.

  5. Cliquez sur Enregistrer.